Проверка соблюдения условий, обеспечивающих сохранность денежных средств в кассе

Цель, задачи, последовательность проведения и источники информации проверки кассовых операций

Тема 5 Ревизия кассовых операций

 

Кассовые операции в организациях достигают значительных размеров и являются одним из важнейших объектов финансово­го контроля. Цель проверки — установление законно­сти, достоверности и целесообразности совершенных операций с денежными средствами организации, правильности отраже­ния их в учете.

При ревизии кассовых операций необходимо про­верить:

- обеспечение сохранности денежных средств и денежных документов в кассе организации;

- правильность учетных данных об остатках денег и денеж­ных документов;

- своевременность и правильность документального оформ­ления кассовых операций;

-соблюдение кассовой дисциплины в соответствии с требо­ваниями Инструкции о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских руб­лях на территории Республики Беларусь, утвержденной Постановлением Правления НБ РБ от 29.03.2011 г. № 107 (далее - Инструкция № 107);

-соблюдение установленного порядка расчетов наличны­ми денежными средствами между субъектами хозяйствования;

— соблюдение законности операций, совершаемых с налич­ными денежными средствами.

Особенностью ревизии кассовых операций является сплош­ная их проверка, осуществляемая в хронологической последова­тельности с использованием таких приемов контроля как: проверка по форме, экспертная проверка, арифметическая проверка, встречная проверка, ин­вентаризация.

Ревизию кассовых операций проводят в следующей последо­вательности:

1. Инвентаризация наличных денег и денежных документов в кассе организации.

2. Проверка условий, обеспечивающих сохранность денежных средств.

3. Проверка соблюдения установленного порядка ведения кас­совых операций.

Источниками информации являются: кассовая книга; отчеты кассира с приложенными пер­вичными документами (приходный кассовый ордер (ПКО) и расходный кассовый ордер (РКО), платежными ведомостями); журналы регистрации приходных и расходных кассовых документов; корешки чеков использованных чековых книжек; учетные регистры (журналы-ордера № 1- АПК; Главная кни­га, бухгалтерский баланс (форма № 1) и др.

 

При проведении инвентаризации особое внимание уделяется вопросам обеспечения сохранности денежных средств.

Руководителям субъектов хозяйствования при приеме на работу и назначении на должности, связанные с ведением кассо­вых операций рекомендует­ся обращаться в органы внутренних дел и медицинские учреждения для получения сведений об этих лицах, имея в виду, что к ведению кассовых операций, не допуска­ются лица:

• ранее привлекавшиеся к уголовной ответственности за умыш­ленные преступления, судимость у которых не погашена или не снята в установленном порядке;

• страдающие хроническими психическими заболеваниями;

• систематически нарушающие общественный порядок;

• злоупотребляющие спиртными напитками либо употребляю­щие наркотические вещества без назначения врача.

Кассир несет полную материальную ответственность за сохран­ность всех принятых им ценностей и за всякий ущерб, причиненный предприятию как в результате умышленных действий, так и в резуль­тате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязан­ностям. Поэтому после издания приказа (решения, постановления) о назначении кассира на работу руководитель предприятия обязан оз­накомить кассира с Инструкцией о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских руб­лях на территории Республики Беларусь и заклю­чить договор о его полной индивидуальной материальной ответ­ственности.

Договор хранится у инспектора по кадрам в личном деле кассира.

В ходе проверки особое внимание уделяется контролю за обеспе­чением сохранности денег при доставке их из банка на предприятие.

Руководитель субъекта хозяйствования должен пре­доставить кассиру охрану при транспортировке денежных средств и ценностей из учреждений банков или сдаче в них и, в случае необхо­димости, — транспортное средство.

Аудитор должен проверить обеспечивается ли сохранность денежных средств и других ценностей, находящихся в кассе предприятия, для чего проверяется, отвечает ли касса следующим требованиям.

1. Изолировано ли помещение кассы от других служебных и под­собных помещений.

2. Располагается ли она на промежуточных этажах многоэтажных зданий. В двухэтажных домах кассы размещаются на верхних этажах. В одноэтажных зданиях окна касс оборудуются внутренними ставня­ми, металлическими или деревянными, обитыми с двух сторон лис­товым металлом.

3. Имеются ли капитальные стены, прочные перекрытия пола и потолка, надежные внутренние стены и перегородки.

4. Закрывается ли помещение кассы на две двери:

а) внешнюю, открывающуюся наружу, дощатую, однопольную,
имеющую изнутри металлическую цепочку, смотровой глазок, запи­рающуюся на два внутренних врезных замка;

б) внутреннюю, открывающуюся вовнутрь, изготовленную в виде
стальной решетки и закрывающуюся на навесной замок в сторону
внутреннего расположения кассы, а также металлический засов.

5. Оборудована ли касса специальным окошком для проведения операций с работниками хозоргана или клиентами, закрывающимся изнутри на деревянную дверцу, обитую с двух сторон листовым ме­таллом. С внутренней стороны дверца должна запираться на метал­лическую накладку с надежным навесным замком.

6. Укреплена ли касса металлическими решетками на оконных проемах между рамами либо с внутренней стороны помещения, в теплопроводах, дымоходах, вентиляционных каналах, тонкостенных пе­регородках и других местах кассы, доступных для проникновения в нее с внешней стороны.

7. Имеется ли сейф (металлический шкаф) для хранения денег и
ценностей, в обязательном порядке, прочно прикрепленный к строи­тельным конструкциям пола и стены стальными ершами.

8. Имеется ли исправный огнетушитель.
Каждый субъект хозяйствования ведет только одну кас­совую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью.

Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руко­водителя и главного бухгалтера субъекта хозяйствования, физичес­кого лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность без образования юридического лица с применением наемного труда.

Записи в кассовой книге ведутся в 2-х экземплярах через копиро­вальную бумагу шариковой ручкой или чернилами.

Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковы­ми номерами. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге запрещаются. Сделанные исправления заверяются подписями касси­ра, а также главного бухгалтера субъекта хозяйствования или лица, его заменяющего, кассира и физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность без образования юридического лица с применением наемного труда.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег отдельно по каждому ордеру или друго­му заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег по кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве от­чета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

Помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу во время совершения операций — заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается.

Все наличные деньги и ценные бумаги субъектов хозяйствования хранятся, как правило, в несгораемых металлических шкафах, а в от­дельных случаях — в комбинированных и обычных металлических сейфах, которые по окончании работы закрываются ключом и опеча­тываются сургучной печатью кассира. Ключи от металлических сей­фов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготав­ливать неучтенные дубликаты.

Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и др. хранятся у руководителей субъектов хозяйствова­ния. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка. При об­наружении утраты ключа руководитель субъекта хозяйствования со­общает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к немедленной замене замка металлического шкафа.

Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принад­лежащих данному субъекту хозяйствования, запрещается.

5.3 Методика проведения и порядок оформления результатов инвен­таризации наличных денег и денежных документов, находящихся в кассе организации

Ревизия кассовых операций начинается с внезапной инвен­таризации наличности кассы. Поэтому сразу после прибытия в ревизуемую организацию и предъявления руководителю прика­за о назначении ревизии, ревизор приступает к ревизии нали­чия денег и денежных документов в кассе.

Инвентаризация кассовой наличности проводится комисси­ей в составе ревизора, главного бухгалтера и кассира. До начала инвентаризации кассир должен составить кассовый отчет, в который включаются все приходные и расходные кассовые документы, имеющиеся в кассе и подписывает расписку по установленной форме. При проверке кассового отчета и приложенных к нему приходных и расходных документов аудитор должен сопоста­вить номера последних приходных и расходных кассовых ордеров, приложенных к отчету, с записями в журналах регистрации, чтобы убедиться в полноте учета последних кассовых операций.

Если будут обнаружены расхождения в сумме или нумерации ор­деров, необходимо выяснить причины. После проверки кассового от­чета аудитор визирует отчет и все приложенные к нему приходные и расходные кассовые документы с указанием: "До инвентаризации, на ... (дата)". Это необходимо для того, чтобы не допустить в дальней­шем никаких исправлений в кассовом отчете. Проверенный и завизи­рованный аудитором отчет передается в бухгалтерию для выведения сальдо по счету "Касса" на момент инвентаризации кассовой налич­ности. Далее производится фактическая проверка наличия денежных средств путем пересчета по номиналам. При пересчете кассовой наличности в зачет не включаются наличные деньги и ценности, не принадлежащие предприятию. Не принимаются также предъявленные кассиром расписки и другие не оформленные в установленном порядке документы. В период выплаты заработной платы в кассе могут быть частично оплаченные платежные ведомости. Если срок оплаты платежных ведомостей истек, они закрываются и включаются в отчет кассира. Если срок оплаты не истек – выплаченные по платежным ведомостям суммы засчитывают в остаток наличных денег в кассе. Это делается для того, чтобы не закрывать досрочно ведомости и не возлагать на бухгалтеров трудоемкую работу по составлению реестра депонированной заработной платы.

После проверки составляется акт инвентаризации кассы в трех экземплярах. Кассир должен дать распис­ку в том, что все указанные в акте суммы денежных средств, докумен­ты и другие ценности приняты им на ответственное хранение. При проведении инвентаризации следует учитывать, что остатки выводятся по каждой валюте отдельно и не допускается зачет 1-ой валюты в счет другой.

Если в кассе установлена недостача или излишек, аудитор, с учас­тием работника бухгалтерии и кассира, должен проверить правиль­ность итогов по всем кассовым отчетам за период со дня предыдущей инвентаризации кассы до настоящей, выяснить не допущены ли в них арифметические ошибки.

При отсутствии таких ошибок установленная недостача считает­ся реальной и подлежит немедленному погашению, а излишек — оп­риходованию.

На сумму недостачи денег в кассе составляется расходный кассо­вый ордер, устанавливается причина недостачи, и при установлении вины кассира недостача относится на его счет.

Корреспонденция счетов:

В этом случае составляются следующие бухгалтерские записи: дебет счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей", кредит счета 50 "Касса" и одновременно дебет счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (субсчет "Расчеты по возмещению материально­го ущерба") и кредит счета 94.

Выявленные при инвентаризации излишки денежных средств в кассе подлежат оприходованию с отнесением их на финансовые ре­зультаты деятельности предприятия. Это отражается в бухгалтер­ском учете составлением приходного кассового ордера и записью по дебету счета 50 "Касса" и кредиту счета 92/2 "Внереализационные до­ходы". Одновременно устанавливаются причины возникновения из­лишков и недостач денег в кассе. По всем установленным фактам от­клонений фактического наличия денег в кассе от данных бухгалтер­ского учета кассир представляет инвентаризационной комиссии письменное объяснение.

Следующий этап - проверка условий, обеспечивающих сохранность денежных средств в кассе(см. вопрос 2). Для этого следует установить:

- имеется ли в делах организации обязательство кассира о полной материальной ответственности;

- обеспечивается ли сохранность денежных средств в кассе;

- обеспечивается ли сохранность денег при доставке их из банка в кассу организации;

- наличие металлических шкафов или сейфов для хранения денежных средств;

- наличие дубликата ключей от помещения кассы, сейфа у руководителя организации и др.