Организация контроля исполнения документов

Тема 7. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

 

 

Контроль за исполнением документов и принятых решений – одна из важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.

Контроль (от франц. controle – проверка) можно определить в двух значениях: 1) контроль – как составная часть управления экономическими объектами и процессами, заключающаяся в наблюдении за объектом с целью проверки соответствия наблюдаемого состояния объекта желаемому и необходимому состоянию, предусмотренному законами, положениями, инструкциями, другими нормативными актами, а также программами, планами, договорами, проектами, соглашениями; 2) контроль – как контроль над объектом, реальная власть, сосредоточение прав управления объектом в одних руках.

Таким образом, контроль исполнения документов – это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Исполнение предложений, поручений и вопросов, содержащихся в документе должно постоянно контролироваться менеджерами организации. Работа по контролю исполнения документов заключается в обязательном учете определенных категорий документов, в соответствии с разработанным перечнем и по указанию руководства, в систематическом наблюдении за их фактическим исполнением, в принятии мер, способствующих своевременному исполнению, в воздействии на непосредственных исполнителей с целью повышения исполнительской и трудовой дисциплины, в периодическом анализе результативности контроля для последующего исправления выявленных недостатков.

Контролю за исполнением подлежат наиболее важные входящие, исходящие и внутренние документы. Категории документов, подлежащих контролю, устанавливаются в соответствии с действующими нормативными актами и с учетом специфики деятельности конкретного учреждения и закрепляются в перечне. По указанию руководства на контроль могут быть поставлены документы, не включенные в перечень, а также отдельные указания. Определяющим критерием постановки документа на контроль является его содержание.

Контроль исполнения документов в крупных учреждениях (организациях) осуществляется подразделением или группой контроля, входящими в службу документационного обеспечения управления (ДОУ), в небольшой организации – секретариатом или секретарем. В ряде случаев, по решению руководства организации, контроль исполнения документов может быть возложен и на сотрудника, не состоящего в штате службы ДОУ. Это довольно распространенная практика при подготовке распорядительных документов, когда контроль исполнения может быть возложен на любого из сотрудников или взят руководителем на себя. Централизация контроля исполнения документов при этом является важным фактором его эффективной постановки.

Основными задачами группы контроля (или сотрудника, осуществляющего контроль) исполнения документов являются:

1. Отслеживание хода и фиксации фактического исполнения входящих, исходящих и внутренних документов, а также исполнения зафиксированных указаний руководства.

2. Обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживания процесса и результатов исполнения, доведение этих сведений до руководства в удобном формализованном виде.

3. Разработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины.

Организация контроля исполнения документов должна обеспечивать их своевременное и качественное исполнение. Контроль исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:

1) постановку документов на контроль;

2) проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;

3) предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

4) снятие документов с контроля;

5) учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.

Контроль исполнения, как правило, ведется на нескольких уровнях. Многоуровненность контроля на практике выражается в том, что разные уровни контроля осуществляются в организации различными должностными лицами. В практической деятельности наибольшее распространение получили: а) контроль по существу решения вопроса или выполнения поручения; б) контроль сроков исполнения документа (задания).

Контроль по существу решения вопроса или выполнения поручения осуществляет руководитель организации (или структурного подразделения) или специально уполномоченное лицо. По своей сути такой контроль – это оценка того, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос или выполнено поручение. Контроль своевременности исполнения документов осуществляет служба ДОУ.