Состав и назначение реквизитов документа
Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.). Состав реквизитов документа установлен ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Современный состав реквизитов документа представлен в таблице 2.
Таблица 2 – Состав реквизитов документа
| Номер реквизита | Наименование реквизита |
| Государственный герб Российской Федерации; | |
| герб субъекта Российской Федерации; | |
| эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); | |
| код организации; | |
| основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; | |
| идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); | |
| код формы документа; | |
| наименование организации; | |
| справочные данные об организации; | |
| наименование вида документа; | |
| дата документа; | |
| регистрационный номер документа; | |
| ссылка на регистрационный номер и дату документа; | |
| место составления или издания документа; | |
| адресат; | |
| гриф утверждения документа; | |
| резолюция; | |
| заголовок к тексту; | |
| отметка о контроле; | |
| текст документа; | |
| отметка о наличии приложения; | |
| подпись; | |
| гриф согласования документа; | |
| визы согласования документа; | |
| оттиск печати; | |
| отметка о заверении копии документа; | |
| отметка об исполнителе; | |
| отметка об исполнении документа и направлении его в дело; | |
| отметка о поступлении документа в организацию; | |
| идентификатор электронной копии документа. |
Различают постоянные и переменные реквизиты.
Постоянные реквизиты повторяются в обязательном порядке во всех управленческих документах.
Переменные – указывают непосредственно при подготовке и оформлении конкретного вида документа.При составлении и оформлении управленческих документов все предусмотренные реквизиты могут не быть использованы. Конкретный набор реквизитов в документе зависит от вида документа, этапов его подготовки и работы с ним.
Набор реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа. Для ряда документов состав реквизитов установлен законодательными и нормативными актами, отдельные виды документов могут быть оформлены организацией по собственному усмотрению с выполнением единых правил документирования.
Формуляр-образец организационно-управленческих документов представляет собой графическую модель или схему построения документа. Формуляр-образец также устанавливает размеры стандартных полей в документе, расположение постоянных и переменных реквизитов.