Бланк документа и его виды

Качество подготовки фирменной организационно-распорядительной документации свидетельствует в пользу культуры организации и упрочивает ее положительный имидж среди работников, клиентов и других контрагентов. Немаловажную роль в этом играет изготовление стильной, удобной и правильно оформленной бланочной продукции компании, дизайн, качество и внешний вид которой с давних времен служит целям коммерческой идентификации компании среди клиентов и способствует укреплению ее положительного имиджа.

Бланк документа – стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем типографским способом постоянной информацией об организации. Содержание и размещение реквизитов на всех видах бланков зависит от информации, содержащейся в учредительных документах предприятия (организации, учреждения). Требования к изготовлению и хранению бланков, а также их виды предусмотрены ГОСТ Р 6.30 - 2003.

В управленческой, финансово-хозяйственной деятельности предприятий, организаций и учреждений для документирования используют следующие виды бланков документов:

1. Общий бланк – бланк предприятия или структурного подразделения для изготовления любого вида документа (за исключением письма).

2. Бланк для письма.

3. Бланк конкретного вида документа (кроме письма).

ГОСТ Р 6.30-2003 классифицирует бланки организационно-распорядительных документов по следующим признакам (рис.3):

 

1) Классификация 2) Классификация

по автору документа по виду документа

Бланк организации

Бланк структурного подразделения

Бланк должностного лица

Бланк организационно-распорядительного документа

Общий бланк

Бланк для письма

Бланк конкретного вида документа

 

 

3) Классификация по

расположению реквизитов

Угловой бланк

Бланк продольный

 

Рис.3 – Классификация бланков организационно-распорядительных

документов

 

Бланки документов можно изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств компьютерной техники при создании конкретного вида документа. Для наиболее важных документов предприятия используют бланки, выполненные типографским способом, с эмблемой, имеющей высокую степень детализации, с тиснением, водяными знаками, многоцветной печатью и другими элементами, затрудняющими подделку. Как правило, такие бланки нумеруются типографским способом или специальными нумераторами. Использование каждого такого бланка должно фиксироваться в специальных регистрационных бланках.

Бумага для бланков должна обладать такими качествами, как отсутствие пыления с поверхности листа и несворачиваемость при перегревах или смачивании, а также соответствие требованиям по плотности – от 80 г/м2 до 200 г/м2 и по белизне – от 88 % до 98 %. При этом независимо от сферы и порядка применения для изготовления бланков документов должна быть использована белая бумага или бумага светлых тонов.

Для изготовления бланков в основном используются два формата листов бумаги: А4 (210*297 мм) и А5 (148*210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля соответствующих размеров: левое – 20 мм; правое – 10 мм; верхнее – 20 мм; нижнее – 20 мм.

Предусмотрены два варианта расположения реквизитов в бланке: 1) угловое; 2) продольное.

Виды бланков и образцы их оформления предусмотрены ГОСТ Р 6.30-2003. При разработке вида и стиля бланка организационно-распорядительного документа необходимо определить следующие условия: 1) какие документы будут создаваться на этом бланке (кроме писем) или какой-то конкретный вид документа; 2) кто будет являться автором документа, создаваемого на этом бланке; 3) как будут располагаться реквизиты на бланке.

Элементами любого бланка является логотип, наименование организации и ряд других элементов фирменного стиля организации. В числе основных элементов фирменного стиля маркетологи называют логотип организации, фирменные цвета и шрифты, используемые для написания наименования организации и другой фирменной информации, текстовый знак и фирменную символику. Наиболее часто фирменный стиль находит свое применение в визитных карточках, фирменных конвертах для писем, фирменных бланках, на папках, буклетах, плакатах, флагах, упаковочной продукции и др.

Логотип – оригинальное начертание, изображение полного или сокращенного наименования фирмы или товаров фирмы. Логотип специально разрабатывается фирмой с целью привлечения внимания к ней и к ее товарам.

Фирменное наименование– наименование фирмы (организации), под которым она официально участвует в экономических операциях. Обычно фирменное наименование включает собственное имя фирмы, наименование области ее деятельности и наименование организационно-правовой структуры.

Фирменный стиль – один из важнейших компонентов успешного бизнеса, активный маркетинговый инструмент любой современной компании. От того, насколько профессионально разработан фирменный стиль организации, во многом зависит, будут ли ее запоминать клиенты, партнеры, потребители продукции (услуг) и будет ли она выделяться среди конкурентов.