Информационно-поведенческая подсистема

Структурно-функциональная подсистема

СФП – это совокупность управленческих органов, подразделений и исполнителей, выполняющих закрепленные за ними функции и решаю­щих поставленные перед ними задачи, а также совокупность мето­дов, с помощью которых осуществляется управленческое воздействие (рис. 2.11). Данную подсистему СУ принято рассматривать как собст­венно систему управления, а также можно рассматривать как единство организации, технологии и методов управления.

 

Рис. 2.11. Структуризация структурно-функциональной подсистемы СУ
по Виханскому и Наумову

Обычно именно СФП подвергается самому тщательному анализу и описанию при рассмотрении вопросов построения и функционирования системы управления. В настоящее время разработана (в основном глубоко и полно) теория по 4-м направлениям построения и функционирования СУ:

1) функции управления;

2) развитие кадров системы управления;

3) организационные структуры систем управления;

4) технологии и методы управления.

СФП выступает как бы в роли «костяка», «остова» или же даже «тела» системы управления. Причем при определенном уровне развития управления «тело» системы управления фактически эквивалентно системе управления в целом. Но всякий развитый организм не эквивалентен только своему телу. Есть еще нечто исключительное, что условно можно назвать «душой» организма. Чем выше уровень развития организма, тем выше значимость этой его подсистемы. Что же можно считать душой системы управления? Ответ на этот вопрос можно получить, если проанализировать вторую подсистему системы управления – информационно-поведенческую.

Основными частями информационно-поведенческой подсистемы (ИПП) СУ являются следующие три блока (рис. 2.12):

1) управленческая идеология и ценностная ориентация системы управления;

2) интересы и поведенческие нормативы участников процесса управ­ленческой деятельности;

3) информация и информационное обеспечение коммуникаций в системе управления.

 

Рис. 2.12. Структуризация информационно-поведенческой подсистемы
по Виханскому и Наумову

Совокупность данных трех блоков в основном раскрывает сущность рассматриваемой подсистемы, хотя применительно к определенным модификациям СУ можно указать на существование дополнительных блоков, играющих определенную роль в данной подсистеме. Такими дополнительными могут быть 3 блока:

1) блоки национальных интересов,

2) блоки национальных управленческих стереотипов,

3) блоки реализации в управлении идеологических установок.

Данные блоки следует принципиально отличать от первого выделенного блока управленческой идеологии, так как они служат выразителями определенных видов бытующей в обществе идеологии вообще, а не только управленческой идеологии.

И основные названные блоки, и блоки, возникающие в конкретных условиях, имеющие явно выраженный ситуационный характер, находятся в динамическом взаимодействии как между собой, так и с элементами структурно-функциональной подсистемы СУ. При этом в различных СУ в зависимости от общих свойств системы, ее характерных особенностей, а также в зависимости от уровня развитости СУ и условий осуществления управленческой деятельности степень проявления отдельных блоков, а также характер их взаимодействия могут быть совершенно различными.

Однако в любых случаях рассматриваемая подсистема СУ имеет общее свойство, суть которого состоит в том, что она связывает воедино, и не только связывает, а и сводит воедино в успешно функционирующих системах управления на основе развития информационных каналов и связей в организации, воплощаемые в критериях функционирования, управленческую идеологию, интересы и критериально-норма­тивную базу, работников управления, процедуры и организацию управленческого труда (Виханский и Наумов, 1996).

Реальными формами проявления данной подсистемы являются:

· управленческие теории и управленческая идеология;

· формальные и неформальные отношения внутри управленческого коллектива и с представителями внешнего окружения;

· уровень организационного развития, а также уровень развития каждого отдельного члена управленческого коллектива;

· информированность работников, носители информации между членами управленческого коллектива и работниками объекта управления, а также между членами управления, методы распространения этой информации.

В настоящее время в связи с объективно происходящим процессом ускоренного и расширенного распространения информации, а также в связи с заметным увеличением значимости синергетического эффекта, получаемого от органично осуществляемых совместных действий, резко возрастает роль информационно-поведенческой подсистемы СУ. О.С. Ви­ханский и А.И. Наумов (1996) рассматривают четыре типа информацион­но-поведенческих подсистем: 1) формальный; 2) нестабильный; 3) разви­вающийся; 4) партнерский.

Первый тип ИПП – формальный – характеризуется наличием формальной организации деятельности и отношений в системе управления. Деятельность инициируется распоряжениями и требует наличия формального контроля исполнения, отношение к работе безразличное, безответственное и безынициативное. Интересы работников и их умения направлены вовне организации. Отношения между работниками по поводу работы формальные, неформальные отношения связаны с интересами, находящимися за пределами организации. Уровень информированности невысок, доступность информации низкая как в силу формальных ограничений, так и по причине слабости и неразвитости технической базы обращения к информации и ее распространения.

Второй тип ИПП – нестабильный – характеризуется наличием конфликтных ситуаций, стремлением отдельных членов коллектива к привнесению изменений в основном за счет других членов либо же путем организационных перестроек. Отсутствует безразличие, характерное для первого типа, однако и нет органичной заинтересованности в реальном повышении эффективности и качества функционирования всего коллектива. Как и при первом типе, здесь доминируют собственные цели и интересы, находящиеся за пределами интересов организации. Официальная система информирования функционирует плохо, низок уровень доступности информации, часты попытки сознательного сокрытия информации или введения необоснованных ограничений на получение информации. В то же время очень широко практикуется неформальный сбор и распространение информации. Широко практикуются закрытые обсуждения либо же обсуждения в узком кругу избранных лиц.

Третий тип ИПП – развивающийся – характеризуется наличием заинтересованности в конечных результатах функционирования системы управления, стремлением к получению больших результатов за счет совершенствования внутренних отношений, развития всех членов организации и повышения уровня совместной трудовой деятельности. Широкое распространение имеют групповые формы совместной деятельности, однако они носят довольно формальный характер. Для этого типа характерны доброжелательность в отношениях, стремление к разрешению конфликтных ситуаций, открытость в высказываниях, склонность к сотрудничеству. Важной характеристикой данного типа является появление активности в осуществлении производственной деятельности, зарождение творческого отношения к работе, возникновение самодеятельных начал. Осознается роль и значимость широкой информированности, создается атмосфера гласности и широко распространены открытые обсуждения.

Четвертый тип ИПП – партнерский – характеризуется наличием такого состояния системы управления, при котором складывается органичное сочетание личных интересов со стремлением к получению высоких конечных результатов функционирования организации в целом. Для данного типа характерны ориентация на конечные результаты, самоорганизуемость и самонастраиваемость. Состояние отношений в системе настолько высоко развито, что позволяет системе гибко адаптироваться к новым задачам и условиям, т.е. обеспечивать саморазвитие СУ. Хранение, получение необходимой информации, передача и обработка ее осуществляются с помощью быстродействующих и высокопроизводительных технических средств. Информация и информированность являются органичными составляющими функционирования СУ.

2.3.5.4. Подсистема саморазвития

Подсистема саморазвития СУ (ПСС) – третья подсистема системы управления. Появление третьей подсистемы саморазвития отражает возникновение в системе управления таких качеств, как стремление к самосовершенствованию, гибкость и адаптивность к изменениям, ориентация на новшества, поиск и разработка прогрессивных идей и ускоренное введение их в практику функционирования системы управления.

ПСС не просто отражает названные качества системы, она является генератором этих качеств, она же несет в себе механизм их воспроизводства, закрепления, распространения и практического воплощения. Данная подсистема является источником и проводником потребности системы управления в самосовершенствовании и одновременно носителем механизма, посредством которого осуществляется развитие системы управления (рис. 2.13). Подсистема саморазвития СУ может быть разделена на две части: блок ориентировки и блок обеспечения саморазвития.

Блок ориентировки ориентирует систему управления на постоянное совершенствование и развитие, обеспечивает потребность системы управления в изменении в направлении улучшения и в регулярном обновлении. Для данной части ПСС характерно решение следующих задач и выполнение следующих функций:

· разработка, введение в СУ и постоянное поддержание должного уровня стимуляторов, побуждающих систему к самосовершенствованию;

· постоянный анализ уровня функционирования системы управления, ее наличных и потенциальных возможностей, а также анализ динамики задач, стоящих перед ней, и изменения окружающей среды;

· выявление новых тенденций и направлений развития СУ, наблюдающихся в мировой практике менеджмента, а также анализ используемых форм и методов обновления систем.

 

Рис. 2.13. Структуризация подсистемы саморазвития СУ
по Виханскому и Наумову

Данная часть ПСС очень тесно примыкает к ИПП, и ее функциональные возможности в значительной мере определяются уровнем развитости ИПП. Это связано с тем, что и готовность к изменениям, и адаптивность, и гибкость, и мобильность, и, наконец, заинтересованность в высоких конечных результатах функционирования СУ, ориентация на результат совместной деятельности преимущественно задаются состоянием ИПП.

Блок обеспечения саморазвития (вторая часть ПСС) СУ обеспечивает развитие системы. Выделяются три наиболее существенные задачи, решаемые блоком обеспечения саморазвития:

· выработка траекторий саморазвития СУ, включающая в себя поиск возможностей совершенствования, дескриптивное[22] описание нового состояния системы управления, разработку процедуры и содержания перехода в новое состояние, а также определение средств обеспечения этого перехода;

· организация перехода СУ в новое состояние, включающая в себя составление программы перехода, распределение заданий и позиций между субъектами перехода, распределение функций координации и корректировку их деятельности в процессе перехода и т.п.;

· анализ результатов перехода, обобщение опыта работы по переводу системы управления в новое состояние, получение выводов по развитию ПСС.

Важнейшим направлением функционирования подсистемы саморазвития СУ является развитие кадров системы управления. Это обусловлено тем, что единственно возможным реальным движением системы управления может быть только движение ее кадров: во-первых, по вертикали (должностное продвижение), во-вторых, по горизонтали (смена профиля работ и рабочего места) и, в-третьих, вглубь (улучшение поведения и способностей в общении, рост позитивного отношения к работе, повышение профессиональной квалификации, производственного кругозора и навыков работы, овладение смежными профессиями и современными средствами обработки и передачи информации).

2.4. Особенности исследования
подсистемы саморазвития

Исследование подсистемы саморазвития (разд. 2.5.5.4) направлено не столько на диагностику имеющихся в организации проблем, сколько на определение эффективности функционирования ПСС. Ведь именно эта подсистема, в силу своего функционального предназначения, призвана отслеживать состояние СУ и генерировать предложения по предупреждению развития наметившихся на уровне системы, подсистем, элементов и компонентов недостатков (рис. 2.14).

В первую очередь должны быть выявлены структура и состав подсистемы саморазвития. Цели, критерии функционирования СУ и подсистемы должны быть сопоставлены с полученными результатами.

Выявленные отклонения позволяют сформулировать имеющиеся проблемы. Сформулировав проблемы, можно разработать меры или действия, направленные на ликвидацию проблем или минимизацию их негативного влияния на результаты функционирования организации или предприятия. При этом надо учитывать то обстоятельство, что, повышая эффективность функционирования ПСС, вы повышаете эффективность системы управления в целом, обеспечиваете наращивание ее потенциала, или способности к самосовершенствованию.