Использование шаблонов для создания документов

Создание таблиц

Для создания таблицы автоматически необходимо:

1. Щелкнуть по кнопке Добавить таблицу на панели инструментов или дать команду ТаблицаДобавить таблицу.

2. Задать число строк и столбцов.

Для создания таблицы вручную необходимо нажать на кнопку Таблица и границыили дать команду ТаблицаНарисовать таблицу.

Сначала создают таблицу с равным числом ячеек в строках и столбцах, а потом объединяют или разделяют отдельные ячейки. Для этого выделяют ячейки и дают команду ТаблицаОбъединить ячейки или ТаблицаРазбить ячейки.

Вставка столбца (строки):

1. Выделить столбец или строку, перед которой необходимо вставить новую

2. ТаблицаДобавить столбцы (строки)

Удаление столбца (строки):

1. Выделить столбец или строку, которую необходимо удалить

2. ТаблицаУдалить столбцы (строки)

Ввод в таблицу осуществляют по ячейкам. Клавиша TAB позволяет переходить от текущей ячейки к следующей.

Каждую ячейку можно форматировать независимо от остальных.
Команда ТаблицаАвтоформат позволяет применить один из готовых стандартных форматов, определяющих шрифт, границы и цвета ячеек таблицы.

Для изменения цвета и прорисовки границ ячеек служит кнопка Внешние границы на панели инструментов.

В делопроизводстве различают уникальные и типовые документы. Содержание одного уникального документа отличается от содержания другого. Типовые документы содержат изменяемую и неизменяемую часть. Неизменяемая часть повторяется в каждом документе данного вида. Например, в каждом бланке анкеты повторяются вопросы. Работа по созданию типовых документов может быть значительно облегчена за счет использования шаблонов.

Шаблон – это особый вид документа, содержащий неизменяемую часть и средства оформления изменяемой части.
Шаблон определяет основную структуру документа: параметры страницы, форматирование и стили.

Файл шаблона имеет расширение dot. Существуют два основных вида шаблонов: общие шаблоны и шаблоны документов. Общие шаблоны, в том числе шаблон Normal.dot, содержат настройки, доступные для всех документов. Шаблоны документов, например шаблоны записок или факсов содержат настройки, доступные только для документов, основанных на этом шаблоне.

В Word имеется набор шаблонов документов, кроме того, можно создавать шаблоны документов самостоятельно.

Создание документа на основе шаблона документа.

1. Выполнить команду ФайлСоздать. На экране появится диалоговое окноСоздание документа.

2. Выбрать вкладку, в которой находится требующийся шаблон (например, – Письма и факсы).

3. Выбрать конкретный шаблон данного вида (например, Современный факс).

4. На панели Создать установить переключатель на Документ и щелкнуть на кнопке ОК. На экране появится шаблон вызванного документа.

5. Ввести свои данные, удалить неиспользуемые

6. Сохранить созданный документ командой ФайлСохранить как.


Создание шаблона документа

1. Выбрать команду ФайлСоздать.

2. Либо выбрать шаблон, похожий на требуемый, либо на вкладке Общие выбрать шаблон Обычный.

3. Установить переключатель Создать в положение Шаблон, затем щелкнуть на кнопке ОК.

4. Ввести неизменяемые данные, удалить неиспользуемые данные Внести изменения в размеры полей и страниц. Определить стили и другие параметры форматирования для изменяемых данных.

5. Выбрать команду ФайлСохранить как.

6. По умолчанию в поле Папка указывается папка Шаблоны. В диалоговом окнеСоздание документа этой папке соответствует вкладка Общие. Чтобы включить данный шаблон в список на другой вкладке, надо открыть одну из папок, вложенных в папку Шаблоны.

7. Ввести имя нового шаблона в поле Имя файла, а затем щелкнуть на кнопкеСохранить.

 

Знакомство с электронной таблицей Excel

Электронные таблицы Microsoft Excel очень мощное средство создания и ведения различных электронных документов.

В Интернете встречаются еще такие названия: exel, excell, exsel, эксель,ексель.

 

Интерфейс программы очень схож с Microsoft Word. После запуска программы экран Excel содержит пять областей (по порядку сверху вниз):

  • строка меню;
  • панели инструментов;
  • строка формул;
  • окно книги;
  • строка состояния.

Основным отличием от Word является присутствие вместо окна документа, так называемого окна книги, другими словами электронной таблицы.

Книга Excel разбита на несколько листов (таблиц). Листы можно удалять или добавлять новые. Как и всякая таблица, лист Excel состоит из строк и столбцов, пересечения которых образуют ячейки.

 

 

В нижней части окна книги находится несколько кнопок, с помощью которых можно переходить от одного листа к другому. Если видны не все ярлычки листов, то для просмотра содержания книги можно использовать четыре кнопки, расположенные в нижнем левом углу окна.

 

Ячейки Excel являются основными строительными единицами рабочего листа. Каждая ячейка имеет свои строго определенные координаты, или адрес ячейки, где можно хранить и отображать информацию. Ячейка, находящаяся на пересечении столбца А и строки 1 имеет адрес А1.

 

Зачастую границы данных таблицы выходят за пределы экрана монитора. В этом случае для просмотра содержимого листа надо использовать полосы прокрутки, расположенные вдоль правой и нижней сторон окна книги.

 

В верхней части рабочей области Excel расположена строка меню. Ниже находятся панели инструментов с кнопками, выполняющими наиболее часто используемые функции. Работа с этой частью рабочей области Excel аналогична работе в Word.

 

Ниже панели инструментов расположена строка формул.

 

 

Содержимое активной (выделенной в данный момент) ячейки Excel всегда появляется в строке формул. В процессе ввода или редактирования данных в ячейке, в строке формул появляются три кнопки:

  • кнопка отмены (красный крестик);
  • кнопка ввода (зеленая галочка);
  • кнопка изменения формулы (знак функции).

Информацию можно вводить как непосредственно в ячейку, так и в строку формул.

 

В самом низу окна рабочей области находится строка состояния, показывающая режим работы программы.

Математические формулы и ссылки в Excel

Формула Excel - это математическое выражение, которое создается для вычисления результата и которое может зависеть от содержимого других ячеек. Формула в ячейке Excel может содержать данные, ссылки на другие ячейки, а также обозначение действий, которые необходимо выполнить.

Использование ссылок на ячейки позволяет пересчитывать результат по формулам, когда происходят изменения содержимого ячеек, включенных в формулы.

Формулы Excel начинаются со знака =. Скобки ( ) могут использоваться для определения порядка математических операции.

Excel поддерживает следующие арифметические операции:

  • сложение (+);
  • умножение (*);
  • нахождение процента (%);
  • вычитание (-);
  • деление (/);
  • экспонента ( ^ ).

Операторы сравнения:

  • = равно;
  • < меньше;
  • > больше;
  • <= меньше или равно;
  • >= больше или равно;
  • <> не равно.

Операторы связи:

  • : диапазон;
  • ; объединение;
  • & оператор соединения текстов.

Таблица 22. Примеры формул Excel

Формула Excel Составляющие элементы формулы Excel
=27+36 =А1+А2-АЗ =45%*АЗ , Цифры Ссылки на ячейки Цифры и ссылки на ячейки
=СУММ(А1:А5), =МАКС(АЗ:А5) Предварительно определенные функции
=(А1+А2)/АЗ Ссылки на ячейки при заданном порядке действий

Упражнение

Вставка формулы -25-А1+АЗ

Предварительно введите любые числа в ячейки А1 и A3.

1. Выберите необходимую ячейку, например В1.

2. Начните ввод формулы со знака =.

3. Введите число 25, затем оператор (знак -).

4. Введите ссылку на первый операнд, например щелчком мыши на нужную ячейку А1.

5. Введите следующий оператор(знак +).

6. Щелкните мышью в той ячейке, которая является вторым операндом в формуле.

7. Завершите ввод формулы нажатием клавиши Enter . В ячейке В1 получите результат.