Совещание – способ коллективного обмена деловой информацией, при котором руководство приглашает

Собрание – способ коллективного обмена деловой информацией с принятием (доведением) конкретных решений. Собрание обычно организуется руководством для информирования трудового коллектива.

Ведение собрания, совещания. Конфликты на собраниях

 

Общепринятыми способами общения с подчиненными и одновременно формами организации работы менеджера являются производственные совещания и собрания.

Собрания и совещания представляют собой способ коллективного обмена деловой информацией под руководством начальника с принятием конкретных решений.

По целям выделяются следующие типы собраний и совещаний:

• ознакомительное (презентация новых проектов, повышение квалификации);

• информационное (обобщение сведений, изучение точек зрения);

·разъяснительное (убеждение сотрудников в чем-либо);

·проблемное (коллективный поиск решения вопроса);

·инструктивное (доведение до сведения необходимой информации и объяснения способа действий);

• оперативное («оперативка») (получение текущих сведений о состоянии дел и определение «узких мест»);

• планерка (постановка задач и планов на ближайший короткий период времени)

• координационное (обеспечение взаимодействия

подразделений);

• итоговое (подведение итогов за период времени или производственный цикл);

• торжественность (торжественное подведение итогов,

важных для предприятия дат или событий, награждение лучших сотрудников);

• «собрание Трудового коллектива» (на все остальные

собрания тоже собирают трудовой коллектив, но это название подчеркивает, что на собрании обсуждаются какие-то важные, больше для трудового коллектива, чем для руководства, вопросы – условия труда, полготовки к

праздникам, какие-то другие неформальные, не имеющие прямого отношения к производству темы; из этого же ряда – профсоюзное собрание).

Термины «собрание» и «совещание» часто воспринимаются как синонимы. Однако, строго говоря, собрание и совещание отличаются и по целям, и по способам проведения.

необходимых специалистов и выслушивает их мнение (организует дискуссию) для принятия решений. Обычно совещания собирают с участием руководителя, руководителей подразделений, ведущих специалистов - то есть тех, чье мнение значимо и может повлиять на принятие

решения.

Итак, задача собрания – проинформировать трудовой коллектив, задача совещания - выработать совместное

решение в более узком кругу причастных к проблеме

специалистов. Различие этих форматов делового общения легко понять с помощью анализа этимологии

(происхождения) их названий: на собрание собирают для

любой цели, на совещание собирают, чтобы посовещаться. Любое совещание является собранием, но не любое Собрание является совещанием. Совещание предполагает обычно более узкий формат, поэтому далее рассмотрим основные принципы организации и проведения собрания, чтобы охватить более широкий спектр аспектов.

Подготовка собранияначинается с постановки цели, определения темы, повестки и состава участников.

Результативность собрания во многом определяется

временем и местом его проведения, а также составом его

участников. Приглашать на собрание следует минимальное количество людей – только тех, без кого оно окажется неэффективным. (Иногда разумно отпускать еще до завершения собрания тех работников, в присутствии которых уже нет необходимости.)

Основа успеха собрания – правильно составленная повестка дня. Обычно она доводится до участников собрания заблаговременно, чтобы они уже знали, какие вопросы будут обсуждаться на собрании, и могли подготовиться. В любом случае, повестка обязательно объявляется в самом начале собрания.

Повестка дня часто выполняется в виде отдельного документа. Этот документ одновременно является и

объявлением о собрании, и распоряжением, предписывающим провести собрание на такую-то тему с

такими-то вопросами и такими-то участниками. Поэтому есть смысл вывешивать его на доске распоряжений.

Повестка собрания должна содержать:

·название (тему) собрания;

·информацию о месте, времени и продолжительности собрания; .

·информацию об участниках собрания (кому явиться);

·перечень вопросов для обсуждения (если надо – с именами докладчиков);

• регламент – распределение времени по вопросам повестки. Если статус собрания незначителен, в повестке достаточно указать тему, время-место, перечень вопросов, и

перечень категорий работников (или персональный перечень), которые должны участвовать в собрании.

Некоторые собрания не требуют подробной повестки. Например, для проведения небольшого совещания иногда

достаточно устно объявить место-время, состав участников и

тему. Перечень обсуждаемых вопросов будет выработан уже на самом совещании.

Начало собрания.Собрание всегда ведет один человек -

председательствующий, чаще всего, сам руководитель. В самой первой, начальной фазе собрания председатель, прежде всего, доводит до сведения основные процедурные вопросы: тему и цель собрания, содержание повестки, регламент.

Ведение собраниядля руководителя всегда разбивается на две параллельные линии: ведение процедуры и ведение содержания.

Таб. 6.1

Ведение собрания

Управление процедурой собрания	Управление содержанием собрания
Открытие собрания Соблюдение повестки Соблюдение регламента Соблюдение очередности выступления Соблюдения порядка в зале Контроль за ведением протокола, фиксацией решений Закрытие собрания	Выступление с основным сообщением Комментарии к другим сообщениям Соблюдение темы собрания Ведение дискуссии Выработка решений Обеспечение адекватного понимания в зале Объявление выводов и решений

 

Ведение собрания с точки зрения процедуры, в основном, сводится к предоставлению слова выступающим в соответствии с повесткой собрания. С точки зрения содержания, руководитель вставляет также свои комментарии, выступает с сообщениями, организует обмен мнениями, подводит итоги собрания, объявляет его результаты и формулирует решения.

Важно не удариться в крайности. Если слишком подчиняться процедуре, то можно упустить интересные для

обсуждения линии, которые требуют отклонения от регламента, но могут быть полезны для дела. Если слишком

подчиняться содержанию, то можно пойти вразнос по всем увлекательным темам, забыв о регламенте и необходимости

выработать формальные решения. Поэтому управление процедурой должно быть гармонично сбалансировано с управлением содержанием. И оба процесса должны подчиняться здравому смыслу.

Для формирования делового настроя на собрании, совещании, следует сразу же заявить, что во время совещания

обсуждаются и критикуются идеи, а не высказавшие их

люди.

Демократия хороша как общественный механизм; в производственном процессе она бывает разрушительной. Поэтому следует также четко определить ограничения, связанные с правом принятия решения. Есть вопросы, решение по которым может принять собрание. Но чаще всего, собрание является способом выработки решений, консультативным органом. Решение же принимает руководитель или конкретные менеджеры.

В то же время нельзя задавить инициативу сотрудников авторитетом руководителей. Собрание и, особенно,

совещание не будет иметь смысла, если на нем будет выступать только топ-менеджер, а специалисты и сотрудники

будут благоговейно внимать. Надо стимулировать их инициативу, предлагать им слово, подбадривать, отмечать хорошие идеи и просто преданность делу.