Труд как ресурс

Раздел 2. Организация работы с документами

Тема 2.1 Понятие документооборота, регистрация документов

 

 

1. Организация работы с входящей и исходящей документацией.

2. Состав и учет объема документооборота предприятий и организаций.

3. Передача документов внутри организации.

1. Организация работы с входящей и исходящей документацией.

 

Все документы делятся на три группы: входящие, исходящие и внутренние.

На всех входящих документах должна быть проставлена отметка о поступлении документа в организацию (реквизит 29), которая состоит из даты получения и учетного порядкового номера. Отметка о поступлении может проставляться в правом нижнем углу первой страницы документа в виде штампа, или от руки.

Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

Документы регистрируются в организации один раз: создаваемые – в день подписания или утверждения, поступающие – в день поступления.

Существует три формы регистрации документов:

· журнальная,

· карточная,

· автоматизированная.

Журнальная форма регистрации документов является исторически наиболее ранней регистрационной формой.

В настоящее время она используется только в том случае, когда на первое место выступает надежность учета документов, что предотвращает конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Во всех остальных случаях журнальная форма регистрации устарела, т.к. затрудняет ведение контроля за исполнением документов и справочную работу по ним.

При карточной форме регистрации документов создаются регистрационно-контрольные карточки на документы, которые формируются в картотеки в зависимости от задач в соответствии с используемыми классификаторами.

Автоматизированная (электронная) форма регистрации документовведется с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютер (или на сервер и персональные компьютеры, объединенные в сеть).


2. Состав и учет объема документооборота предприятий и организаций.

 

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Основными характеристиками документооборота являются маршрут движения, который включает все инстанции на пути движения документа от создания черновика (или от получения) до подшивки в дело, и время, затрачиваемое на прохождение документов по этому маршруту. Отсюда главное правило организации документооборота - оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени. Кроме того, при организации движения документов необходимо выполнение следующих правил:

- максимальное сокращение инстанций прохождения документов (за счет исключения технологических операций по обработке документов и управленческих звеньев, не обусловленных деловой необходимостью);

- исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (при их обработке - регистрация и доставка, при их подготовке - визирование и согласование и т.д.);

- максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, исходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным.

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства - специализацию, возможность централизованного выполнения однородных технологических операций, эффективного использования средств оргтехники и персонала.

Кроме того, соблюдение этих правил позволяет улучшить документационное обеспечение аппарата управления за счет:

- прямоточности направления документопотоков, исключения дублирующих и повторных операций по подготовке и обработке документов;

- ритмичности движения документов, которая обеспечивает их равномерное поступление и способствует пропорциональной загрузке как специалистов аппарата управления, так и службы делопроизводства.

Объективные данные о состоянии документооборота можно получить из качественных и количественных характеристик его параметров.

К качественным характеристикам документооборота относятся:

- характеристики документопотоков (состав документов, их содержание);

- маршруты движения документов (направление движения, этапы и инстанции маршрута движения документов);

периодичность (стадии документооборота);

направленность движения.

Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей - потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Под документопотоком (потоком документной информации) понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник.

Документопотоки различают по направлению и по отношению к управленческому объекту. По направлению выделяют горизонтальные потоки, связывающие организации одного уровня управления, и вертикальные (восходящие и нисходящие), связывающие организации различных уровней, например, руководящий орган власти и подчиненные ему учреждения и организации, центральный офис фирмы и дочерние фирмы и филиалы. Восходящие потоки - это входные документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций (исходящие документы подчиненных организаций, направляемые в вышестоящие инстанции). Нисходящие потоки - это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.

Объем документооборота – это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

Объем документооборота подсчитывают на основе данных учета документов в экспедиции или канцелярии, т.е. на участках первоначальной обработки и отправки, а также по регистрационным формам в службе делопроизводства и в структурных подразделениях. Так как регистрация ведется в пределах отдельных групп документов (приказы, протоколы, переписка, отчеты, обращения граждан и др.), то и подсчет объема документооборота нужно проводить по выделенным участкам регистрации.

Общепринятая методика подсчета документооборота предусматривает выражение его объема дробью, в числителе которой указывают количество подлинников, а в знаменателе - количество копий. Однако при этом полученный результат будет некорректным - многие документы составляются на нескольких страницах, что при таком подходе не отразится в общем результате. Основное правило подсчета документов - однократность.

Служба делопроизводства периодически (ежеквартально, ежегодно) составляет сводки данных об объеме документооборота, где помимо количественных данных приводится анализ объема документооборота. Такие сведения позволяют установить определенные закономерности роста и состояния документооборота, его изменений. Установлено, что плотность документооборота существенно меняется в пределах года, квартала, месяца, недели. В начале этих временных отрезков резко возрастает количество поступающих документов, в конце - отправляемых.

Кроме того, учет документооборота позволяет:

- определить загрузку организации в целом, ее структурных подразделений и отдельных исполнителей;

- определить соответствие маршрутов движения тех или иных документов задачам и функциям структурных подразделений или должностных лиц;

- разработать мероприятия по совершенствованию процессов обработки документов в целом или их отдельных операций;

- установить оптимальное количество информации, необходимой и достаточной для функционирования аппарата управления;

- рассчитать численность службы делопроизводства.

 

3. Передача документов внутри организации.

 

Передача документов между структурными подразделениями обычно осуществляется через инспекторов (секретарей) структурных подразделений или лиц, ответственных за документационное обеспечение управления (ДОУ). При этом документы должны передаваться с соответствующей отметкой в регистрационной форме 1, которая будет содержать информацию о местонахождении оригинала документа и его копий.

В целях оптимизации документопотоков целесообразно также установить единый порядок передачи документов, например через лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении.

Документы в структурное подразделение передаются в основном для исполнения, реже для ознакомления.

При передаче документов необходимо помнить, что исполнители получают документы не только в соответствии с резолюциями руководителей организации, но и в соответствии с указаниями непосредственных руководителей структурных подразделений, с учетом функциональных обязанностей, квалификации и равномерной загруженности сотрудников. Поэтому не рекомендуется передавать документы исполнителям без уведомления руководителей структурных подразделений.

При оптимально налаженной работе исполнители должны знакомиться с документами в день их поступления. При этом документы, которые исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяется лицом, организующим исполнение.

При использовании в организации автоматизированной системы документационного обеспечения управления (АСДОУ) исполнителям обычно пересылается регистрационно-контрольная карточка документа с прикрепленным файлом, содержащим образ самого документа. При этом ответственному исполнителю при необходимости может передаваться и сам бумажный оригинал документа. Использование такой технологии позволяет уменьшить количество бумажных копий документов, ускорить движение документов в организации, сократить трудоемкость обработки документов и повысить оперативность и эффективность выполнения должностных обязанностей.

 

Тема 2.2 Исполнение документов. Контроль исполнения

 

1. Контроль исполнения документов. Организация и техника контроля исполнения.

2. Типовые и индивидуальные сроки исполнения документов.

3. Система автоматизированного контроля исполнения документов.

1. Контроль исполнения документов. Организация и техника контроля исполнения

 

Контроль за исполнением документов и принятых решений – одна из важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.

Различают:

· контроль по существу решения вопроса, выполнения поручения;

· контроль за сроками исполнения задания.

Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляет руководитель (организации или структурного подразделения) или специально уполномоченные лица. Контроль по существу – это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос.

Контроль за сроками исполнения документов осуществляется в крупной организации подразделением или группой контроля, входящей в службу документационного обеспечения управления (ДОУ), в небольшой организации – секретариатом или секретарем. Контроль за сроками исполнения документов можно разделить на текущий и предупредительный.

Существует две формы (т.е. способа ведения) контроля за исполнением документов:

· ручная сроковая картотека (или контрольно-справочная картотека);

· автоматизированная система контроля исполнения документов.

 

 

2. Типовые и индивидуальные сроки исполнения документов.

 

Срок исполнения документа – это срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.

Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными.

Типовой срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом.

Индивидуальный срок исполнения документа – это срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.

Исполнение документов, содержащих сложные задания, с длительным сроком исполнения (несколько месяцев, полгода, год) ставится на поэтапный контроль.

В сроковом контроле выделяют текущий контроль, предупредительный и итоговый контроль.

Текущий контроль предполагает ежедневную проверку хода исполнения документов, срок исполнения которых истекает сегодня, и напоминание исполнителю о необходимости завершения работы над документом.

Текущий контроль помогает составить план работы на день и сразу показывает, какие дела должны быть завершены сегодня (подписание контракта, отправка сообщения, решение вопроса на совещании и т.д.).

Предупредительный контроль отличается от текущего тем, что он проводится по документам, срок исполнения которых истекает через 2-3 дня и тем самым сотрудник имеет еще время для решения вопроса.

Если в процессе контроля выясняется, что документ не может быть исполнен в срок, вопрос об изменении срока исполнения документа должен быть поставлен не позднее одного дня до истечения контрольной даты.

Изменить срок исполнения документа может только руководитель, установивший его ранее.

Снятие документа с контроля осуществляется после полного исполнения документа: подготовки ответного документа, получения ответа на исходящий документ и другого документированного подтверждения факта исполнения. Результат исполнения документа записывается в регистрационной карточке. Например: направлена телефонограмма, командирован сотрудник, составлен договор и т.п.

В регистрационную карточку также вносятся сведения о дате исполнения документа и указывается номер дела по номенклатуре, в которое подшит исполненный документ.

В крупных учреждениях служба делопроизводства ведет и итоговый контроль. Он осуществляется сотрудниками (службой), отвечающими за контроль исполнения, или секретарем фирмы с заданной периодичностью (еженедельно, ежемесячно, ежеквартально). Фактически он представляет собой анализ исполнительской дисциплины в организации, фирме и ее структурных подразделениях.

 

3. Система автоматизированного контроля исполнения документов.

 

Наиболее рациональным является на сегодняшний день ав­томатизированный контроль за исполнением документов, кото­рый секретарь ведет на персональном компьютере.

Постановка документа на контроль происходит автоматиче­ски при заполнении поля «Срок исполнения (Контрольная да­та)» в регистрационной карточке документа. Одновременно на подлежащий контролю документ может ставиться отметка о контроле - специальный штамп в виде буквы «К», слова «Кон­троль» или просто делается отметка ярким карандашом (К). Это привлекает внимание исполнителя к контролируемому докумен­ту. Отметка о взятии документа на контроль проставляется на левом поле документа на уровне заголовка.

При ведении текущего контроля ответственные за кон­троль исполнения (в небольшой фирме - секретарь) еже­дневно, как правило, в начале рабочего дня вызывают на эк­ран компьютера и при необходимости распечатывают список документов, срок исполнения которых (поле «Контрольная да­та») истекает сегодня. При соответствующих настройках про­граммы список может автоматически распечатываться в нача­ле каждого рабочего дня.

В организациях, использующих систему электронной почты, предупреждение исполнителю о документах с истекающим сро­ком исполнения может отправляться на компьютер исполнителя также в автоматическом режиме (с уведомлением о прочтении).

Специальные программы позволяют выводить на экран спи­ски документов, исполнение которых истекает в определенный срок. Автоматизированная система контроля легко позволяет просмотреть все задания не только по срокам, но и по исполни­телям и таким образом видеть загрузку каждого. Так как маши­на фиксирует все задержки исполнения документов, программу контроля можно увязать с премированием сотрудников. При использовании локальных сетей в учреждении компьютер в лю­бой момент может выдать списки неисполненных документов, с истекающим сроком исполнения, еще не просмотренных ис­полнителем, с сортировкой по срокам, по исполнителям, по ви­дам документов. Соответствующие аналитические справки могут автоматически составляться компьютером по заданной форме и поступать на компьютер руководителя.

При создании (настройке) системы регистрации рекомендует­ся сразу заложить определенный перечень типовых справок (от­четов), создаваемых в автоматическом режиме. Это могут быть:

• справка (отчет) об отправленных документах (список от­правленных документов или количественные данные);

• справка (отчет) о поступивших (входящих) документах (список или количественные данные);

• справка (отчет) о документах, числящихся за исполнителя­ми, т.е. находящихся в стадии исполнения (полный список или количественные данные);

• справка (отчет) о количестве выполненных исходящих до­кументов (исполнителями, списочный или количественно);

• справка (отчет) о движении документов (используется для фиксации передачи документа от исполнителя ис­полнителю);

• справка (отчет) о неисполненных входящих документах (списочный или количественно);

• справка (отчет) о неисполненных исходящих документах (списочный или количественно);

• справка (отчет) о ходе выполнения внутренних документов;

и т. п.

Для получения определенного вида справки (отчета) в меню программы выбирается соответствующий тип отчета, а затем в открывшемся экране задаются начальная и конечная даты инте­ресующего периода.

Полученный отчет выводится на экран компьютера и при необходимости распечатывается.


 

Тема 2.3 Организация оперативного хранения документа

1. Систематизация документов и их хранение.

2. Номенклатура дел, виды номенклатур.

3. Требования к оформлению дел.

4. Хранение документов в структурных подразделениях.

1. Систематизация документов и их хранение.

 

Систематизировать - значит распределить элементы объекта (документной информации) по признакам родства, сходства, т. е. классифицировать и типизировать их. На практике простейшей классификацией документов является группировка их в определенные предметные комплексы, так называемые «дела».

В специальной литературе в качестве терминологических приняты следующие признаки группировок документной информации: номинальный, предметно-вопросный, авторский, корреспондентский, географический, хронологический и экспертный.

Номинальный признак - это группировка в одно дело документов одного вида. Примером такого рода может служить организационно-распорядительная документация (приказы, протоколы, акты и т. д.).

Предметно-вопросный признак - это совокупность документной информации, ее объединение по типизированному виду. Например: папки, файлы с документами о строительстве промышленного объекта.

Авторский признак является приоритетным при подборе документов одного автора, единого творческого коллектива (статьи, диссертации, патенты, тезисы докладов и сообщений и т. п.).

Корреспондентский признак превалирует при формировании переписки с конкретным юридическим или физическим лицом (к примеру, с областным комитетом по управлению имуществом).

Географический признак целесообразен при группировке документов нескольких корреспондентов на территории данного региона (например, переписка с предприятиями-потребителями продукции Волгоградской области).

Хронологический признак уместен при формировании документов по конкретным временным параметрам (к примеру, балансовые отчеты предприятия за 2000-2005 годы).

Экспертный признак учитывает сроки хранения документов (постоянного хранения - свыше 10 лет и временного хранения - до 10 лет).
При классификации документов, однако, используют несколько признаков в различных сочетаниях (с обязательным учетомэкспертного). Таков, например, заголовок (рубрика) дела (файла): «Организационно-распорядительная документация предприятия за 1999 год», сочетающий в себе номинальный, корреспондентский и хронологический признаки.
2. Номенклатура дел, виды номенклатур

Номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Рассмотрим ее основные функции:

§ Номенклатура дел является основой для размещения и поиска документов по папкам.

§ Номенклатура дел закрепляет индексацию документов и дел.

§ Номенклатура дел устанавливает сроки хранения документов и является пособием по проведению первого этапа экспертизы ценности.

§ Номенклатура дел - учетный документ для дел временного (до 10 лет) хранения.

§ Номенклатура дел - основа для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу и актов на уничтожение дел организации с истекшими сроками хранения.

Различаются три вида номенклатур дел: типовая, примерная и индивидуальная.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.

Типовая и примерная номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения управления организаций, имеющих подведомственную сеть учреждений. Они являются методическими пособиями и используются организациями для составления конкретных номенклатур дел. В номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносят заголовки дел, конкретизированные с учетом ее специфики. Сроки хранения переносятся в индивидуальную номенклатуру без изменений.

Индивидуальная номенклатура дел составляется сотрудниками службы документационного обеспечения организации с привлечением руководства структурных подразделений. Руководители знают о перспективах развития организации, что позволяет предусмотреть состав документов, которые могут появиться в будущем.

Рис. Форма номенклатуры дел организации

 

 

Номенклатура дел состоит из разделов, соответствующих структурным подразделениям. Первым разделом должна быть служба документационного обеспечения управления, так как там хранятся документы руководства организации. В небольших организациях, где не существует четкой структуры, разделами номенклатуры могут быть основные направления деятельности (организационно-распорядительная, планирование, финансирование, управление персоналом и т. п.).

В номенклатуру включают заголовки дел для группировки всех документов, поступающих или создаваемых в организации. Свои индексы имеют справочные журналы и картотеки. Электронные документы и базы данных также включаются в номенклатуру дел. Не включаются в номенклатуру заголовки печатных изданий (книг, буклетов, брошюр).


 

3. Требования к оформлению дел

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Оформление дел происходит при их заведении, а также в процессе подготовки документов к передаче их на хранение в архив. При заведении дела, прежде всего, необходимо правильно оформить обложку дела (оформление всех необходимых элементов обложки).

  • наименование организации (полное в именительном падеже, в скобках сокращенное название);
  • наименование структурного подразделения, где оформилось дело;
  • номер папки (индекс дела) по номенклатуре дел;
  • заголовок дела;
  • год заведения, если дело делится на тома, части, на их обложках указывается число, месяц, год заведения;
  • срок хранения переносится на обложку из номенклатуры дел.

В течение делопроизводственного года необходимо придерживаться существующих требований к формированию дел.

Если срок хранения дела составляет менее 10 лет, то допускается частичное оформление дела. Сроки уточняют по номенклатуре дел или по перечням документов. Собственно говоря, в любой организации количество дел со сроком хранения 5 лет будут составлять абсолютное большинство.

При частичном оформлении дела допускается документы оставлять в папках, в которые они помещались в течение делопроизводственного года, и не проводить каких-либо дополнительных действий с ними. После истечения срока хранения и потери практической их надобности составляется акт на уничтожение документов.

Полное оформление необходимо проводить для дел с постоянным сроком хранения и с долговременным сроком (т.е. более 10 лет), включая документы по личному составу. Обычно данную работу выполняют в процессе подготовки к передаче дел в архив организации. В этом случае предусмотрены следующие требования к оформлению дел:

· Пересистематизация листов дела – самый ранний документ должен оказаться первым – вверху стопки, при этом удаляют все металлические детали (скрепки, скобки степлера).

· Нумерация листов – простым карандашом проставляют номер в правом верхнем углу каждого листа (лист-заверитель и внутреннюю опись не нумеруют) отдельно каждого тома, все «старые» номера просто зачеркивают.

· Проводят оформление листа-заверителя дела.

· Если требуется, то составляют внутреннюю опись документов дела.

· Оформление обложки дела;

· Проводят переплет или прошивку документов в твердую обложку (картон) на четыре прокола – можно с привлечением специализированной организации, а можно выполнить и самостоятельно.

4. Хранение документов в структурных подразделениях

 

С момента заведения и до передачи в ведомственный архив документы хранятся по месту их формирования в дела (в небольших организациях целесообразно централизованное хранение дел в службе документационного обеспечения).

Руководители структурных подразделений и сотрудники, ответственные за документацию, обеспечивают сохранность документов и дел.

Для средств оперативного хранения документов характерны такие особенности, как обеспечение максимального удобства пользования ими, оптимальных режимов хранения размещенных в них документов относительно небольшого габарита и массы.

Дела находятся в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в запирающихся шкафах и столах, элеваторных картотеках, обеспечивающих полную сохранность документов. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел, копия которой помещается на дверце шкафа с внутренней стороны. На корешках обложек дел указываются номера дел по номенклатуре. Хранить документы в неприспособленных рабочих столах запрещается.

Большая часть документов, находящихся на оперативном хранении, выполнена на бумажной основе. В основном они хранятся на рабочем месте работников управленческого труда или в непосредственной близости от них. Для обеспечения сохранности таких документов и содержания их в определенном порядке применяется несколько видов технических средств: лотки, кассеты, картотеки настольные и другие.

Лотки и кассеты позволяют хранить на поверхности рабочих столов отдельные документы и их комплексы (дела). Наиболее эффектны поворотные лотки, которые монтируются по 2-4 на общей стойке, прикрепляемой к краю рабочего стола, причем лотки можно поворачивать в горизонтальной плоскости, вместимость лотков от 600 до 1200 листов бумаги формата А4. Применяются также коробки для хранения документов из ударопрочных пластмасс, которые предохраняют их от пыли. Для удобства хранения документов на рабочих местах предусматривается реконструкция тумб письменных столов, ящики в которых меняются штангами для обеспечения возможности вертикального хранения папок с документами.

Наиболее эффективна для делопроизводственных операций механизированные (автоматизированные) картотеки. Они представляют собой хранилища карточек (документов) с механической (автоматической) подачей документов к рабочей зоне или на стол оператора по его запросу. Целесообразность применения таких картотек определяется объемами хранящихся документов и частотой обращения к ним.

С момента заведения и до сдачи в ведомственный архив дела хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных для этой цели помещениях. Дела помещают в закрывающиеся шкафы, которые должны обеспечивать сохранность документов, и ставят корешками наружу.

В течение делопроизводственного года из дела разрешается выдавать документы для работы сотрудникам учреждения. При выдаче документа на его место помещают лист-заместитель, на котором указывают, какой документ, кому и на какое время выдан. Изымать и выдавать документы из дел постоянного хранения можно лишь в исключительных случаях (например, по требованию судебно-следственных органов) с разрешения руководителя учреждения. При этом в дело обязательно вкладывают точную заверенную копию документа и акт о причинах изъятия подлинника. Копии и выписки из документов для использования в работе учреждения или в интересах отдельных граждан делают с разрешения руководства или должностных лиц, которым такое право предоставлено соответствующими ведомственными инструкциями

 


 

Тема 2.4 Подготовка документов к архивному хранению

 

1. Экспертиза ценности документов.

2. Подготовка дел к сдаче в архив.

3. Нормативное регулирование архивного хранения документов. Взаимодействие служб ДОУ и ведомственных архивов. Требования к хранению документации в архивах.

 

1. Экспертиза ценности документов.

 

Экспертиза ценности документов – это изучение состава и содержания документов учреждения на основании критериев ценности документов в целях определения сроков их хранения и отбора документов на их дальнейшее хранение.

В ходе проведения работ по отбору документов на постоянное или длительное хранение экспертизе ценности подвергается весь комплекс документов, образующихся в деятельности всех структурных подразделений организации. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов их уничтожение запрещается.

Экспертиза ценности документов в учреждении проводится:

· в делопроизводстве: при составлении номенклатуры дел, формировании дел и подготовке их к передаче в архив;

· в архиве: в ходе подготовки дел к передаче на постоянное хранение.

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов приказом руководителя создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).

В состав ЭК включаются квалифицированные и опытные работники основных структурных подразделений организации, хорошо знающие состав и содержание, а также значение и ценность информации документов, создаваемых тем структурным подразделением, в котором они работают. В обязательном порядке в состав комиссии включается руководитель службы документационного обеспечения управления и архива организации (или лицо, ответственное за архив организации). В случае если организация передает свои документы на хранение в государственный или муниципальный архив, рекомендуется включать в состав комиссии его представителя.

Как правило, председателем комиссии назначают заместителя руководителя организации, курирующего вопросы делопроизводства и архива. Секретарем комиссии является заведующий архивом или ответственный за архив организации.

Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяются положением об этой комиссии.

Основными задачами ЭК (ЦЭК) являются:

· организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и их формировании;

· организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив организации;

· организация и проведение отбора, подготовка документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

Основными функциями ЭКявляются:

· организация ежегодного отбора документов для хранения и уничтожения;

· рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование ЭПК архивного органа проектов номенклатур дел организации, описей дел постоянного и долговременного хранения, в т.ч. по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;

· подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК архивного органа предложений об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями;

· участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации.

Итоги работы комиссии оформляются протоколом.

 

 

2. Подготовка дел к сдаче в архив.

 

 

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации; отбор документов с временными сроками хранения (до 10 лет включительно) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению документов за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.

Отбор документов на хранение и уничтожение должен проводиться путем полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел в номенклатурах, описях структурных подразделений организации или на обложках дел без просмотра самих документов.

В делах, предназначенных для постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов.

При отборе дел на хранение уточняется также характер повторения и поглощения содержащейся информации в других документах, при этом учитывается вид, форма и полнота повторения и поглощения. Хранению подлежат только подлинники документов, а в случае их отсутствия (утраты, выемки) – заверенные копии, так как это в дальнейшем играет существенную роль при их использовании. Особенно это касается подтверждения по архивным документам сведений социально-правового и имущественного характера.

Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производятся после составления описей на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Описи и акт рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации.

В случае если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то описи и акт о выделении документов к уничтожению после согласования ЭК организации направляются на утверждение ЭПК соответствующего архивного органа.

Организации, документы которых не подлежат приему в архивные учреждения, уничтожают дела с истекшими сроками хранения без согласования с архивными органами при условии упорядочения документов по личному составу. В этом случае ЭК организаций дано право самостоятельно согласовывать описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и акты о выделении документов с истекшими сроками хранения. После согласования описи и акты утверждаются руководителем организации, и только после этого организация имеет право уничтожать документы с истекшими сроками хранения.

Если организация передает свои документы на государственное или муниципальное хранение, то работа по экспертизе ценности документов проводится под методическим руководством того архивного учреждения, источником комплектования которого оно является.

Запрещается уничтожение дел без проведения всего комплекса работ потому, что в ходе подготовки дел к постоянному или длительному хранению может обнаружиться, что часть документов утрачена, и восполнить информацию, содержащуюся в утраченных документах, могут только те документы с временными сроками хранения, которые были несвоевременно уничтожены.

 

3. Нормативное регулирование архивного хранения документов. Взаимодействие служб ДОУ и ведомственных архивов. Требования к хранению документации в архивах

Архивную стадию жизненного цикла документов определяют следующие нормативные правовые акты.

Федеральный закон от 22.10.04 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" устанавливает:

· ключевые понятия в сфере архивного дела (архивный документ, Архивный фонд Российской Федерации, документ Архивного фонда Российской Федерации, архив);

· принцип разделения Архивного фонда Российской Федерации по формам собственности;

· запрет на приватизацию, продажу, мену, дарение и совершение иных сделок с архивными документами, находящимися в государственной и муниципальной собственности;

· порядок изменения формы собственности (передачи) архивных документов;

· правовой режим постоянного и временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации.

Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утв. начальником главного архивного управления при Совете Министров СССР 15.08.88 (только ч. II), и Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный. руководителем Росархива 06.10.2000, устанавливают:

· состав и сроки хранения документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности;

· состав и сроки хранения документов, образующихся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых организациями, независимо от функционально-целевого назначения, уровня и масштаба деятельности, форм собственности.

Состав и сроки хранения документов, отражающих специфические функции организаций (присущие определенному виду деятельности), обычно предусматриваются соответствующими ведомственными перечнями, примерными или типовыми номенклатурами дел, которые утверждаются государственными органами по согласованию с Росархивом (например, Минобороны России, МВД России и др.).

На основании перечней типовых документов ежегодно формируется индивидуальная номенклатура дел организации, осуществляется экспертиза ценности документов, оформляются архивные описи.

Общие для всех видов документов правила документирования и документооборота, сформулированные в перечисленных норма­тивных правовых актах, конкретизируются в индивидуальной инструкции по делопроизводству организации, положениями которой руководствуется секретарь в своей повседневной деятельности.

Такая инструкция является основным актом, регулирующим систему документационного обеспечения управления.

К названной инструкции обычно прилагаются образцы-формуляры бланков, доверенностей, актов, описей и др. документов.

При подготовке такой инструкции используется Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций от 08.11.05 № 536 в соответствии с постановлением Правительства РФ от 19.11.05 № 30 "О типовых регламентах взаимодействия федеральных органов исполнительной власти" и зарегистрированная в Минюсте РФ 27.01.06 № 7418, устанавливает:

· общие требования и основные задачи функционирования служб (подразделений) документационного обеспечения управления;

· порядок документирования управленческой деятельности и организации делопроизводства;

· правила оформления конкретных видов документов.

На основе многолетнего изучения практического опыта и проведенных экспериментальных исследований учеными Московского государственного историко–архивного института и Всероссийского научно исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) были разработан перечень общих условий хранения архивных документов на разных носителях:

1. Архив юридического лица должен иметь отдельное помещение в офисе юридического лица.

2. Архивное помещение должно отвечать необходимым минимальным требованиям:

· изолированность;

· пожарная безопасность;

· возможность быстрой эвакуации документов из архива в случае возникновения форс-мажорных обстоятельств;

· соблюдение требований температурно-влажностного и светового режима.

Температура архивохранилищ:

· для документов на бумажной основе не должна превышать 19 градусов, влажность воздуха – 50%;

· для документов на пленочных носителях (черно-белых) температура не должна превышать 15 градусов, влажность – 40%;

· для цветных документов – 5 градусов, влажность – 40%;

· для документов на магнитных носителях нужно обеспечить температуру 15 градусов, влажность – не более 40% .

Нельзя размещать архивохранилище выше второго этажа по соображениям пожарной безопасности.

Архивное помещение должно быть подключено к системам охранной и пожарной сигнализации. На окнах архивохранилища (от подвального до второго этажей) устанавливаются металлические решетки. Дверь архивохранилища должна быть укреплена с внешней стороны металлическим листом и оборудована замком. Ключ должен находиться только в распоряжении должностных лиц, уполномоченных приказом руководства юридического лица.

Обязательными условиями архивного хранения электронных документов являются:

1. Наличие в архиве или другом месте хранения программно-аппаратных средств для хранения, копирования и воспроизведения электронных документов, их перезаписи в новые форматы, передачи информации по каналам связи.

2. Обеспечение доступа к информации установленных категорий пользователей и обеспечение защиты информации от несанкционированного доступа (путем применения соответствующих технических и правовых норм ее защиты).

3. Обеспечение режима хранения электронных документов, исключающего утрату, уничтожение или искажение информации.

4. Технические параметры режимов хранения электронных документов, которые определяются следующими государственными стандартами:

o ГОСТ 28388-89. Система обработки информации. Документы на магнитных носителях. Порядок выполнения и обращения;

o ГОСТ 24.402-80. Единая система стандартов автоматизированной системы управления. Система технической документации на АСУ. Учет, хранение и обращение;

o РД 50-524- 84. Методические указания. Порядок хранения документов на машинных носителях;

o ГОСТ 2 501-88. ЕСКД. Правила учета и хранения.

5. При планировании будущей расстановки документов и дел в архивохранилище следует провести анализ и выделить основные категории дел, подлежащих архивному хранению.

6. Если в юридическом лице образуются виды документов, пользующиеся постоянным оперативным спросом и подлежащие архивному хранению, а их объемы велики (например, первичная банковская документация), то целесообразно создать для них отдельное хранилище с упрощенным учетом документов (например, не описям, а по журнальной форме, где записан лишь самый необходимый для поиска минимум данных).

Тема 2.5 Использование ПЭВМ в делопроизводстве

1. Компьютеризация и автоматизация делопроизводства на предприятии как условие внедрения Государственной системы документационного обеспечения.

2. Работа с оргтехникой.

3. Правила оформления основных реквизитов документов.

 

 

1. Компьютеризация и автоматизация делопроизводства на предприятии как условие внедрения Государственной системы документационного обеспечения

 

При работе с комплексом документов технические средства должны обеспечивать:

· Объединение в единый делопроизводственный цикл всех структурных подразделений компании и дочерних организаций;

· Сбор, передачу информации, запись ее на машинные носители, решение поставленных задач, ввод и вывод информации;

· Сбор, передачу информации, запись ее на машинные носители, решение поставленных задач, ввод и вывод информации;

  • Обеспечение эффективного контроля исполнения поручений и документов;
  • Сокращение сроков обработки документов;
  • Оптимизация маршрутов прохождения документов и улучшение исполнительской дисциплины и т. д.

Один из основных способов использования ПЭВМ в делопроизводстве – организация электронного документооборота.

К принципам внедрения электронного документооборота в организации следует отнести:

– постепенное увеличение удельного веса электронных документов;

– своевременную модернизацию технического и программного обеспечения;

– первоочередное использование ПЭВМ для сокращения рутинных операций при создании документов;

– предпочтительное использование ПЭВМ на этапах документооборота с наибольшими временными затратами (как правило, при переписке);

– ясное понимание необходимости внедрения подобных систем руководством организации.

 

2. Работа с оргтехникой

Выбор оргтехники для офиса - это весьма сложная и трудоемкая задача. При выборе оргтехники для офиса нужно учитывать множество факторов. Первая характеристика, которая должна учитываться это функционал сотрудников офиса. На сегодняшний день существует огромное количество оргтехники. Это и принтеры, и плоттеры и различные многофункциональные устройства (МФУ), а также и различные другие разновидности офисной техники. Основные задачи, которые решаются в офисе - это набор, редактирование, печать, сканирование, размножение, ламинирование, брошюровка и уничтожение документов. Разумеется, также - это и передача информации по различным видам связи. Кроме этого, желательно, также иметь и проектор, который может использоваться для презентации различных товаров и услуг.

Также, весьма важно и определиться с форматом, который будет использоваться для презентации тех или иных товаров или услуг. Обычно, это стандартный формат А4.

Наконец, обязательно следует проработать вопросы технического обслуживания различной техники, а также гарантийной и постгарантийной поддержки техники.

Сегодня современная оргтехника достигла очень высокого уровня развития. Все больше и больше требований к функциональности данной техники предъявляют пользователи.

Важным показателем является и хорошая функциональность и удобство работы с современной оргтехникой. Именно здесь, необходимо уделить большое внимание создания комфортных условий труда для пользователей.

Сегодня в офисе оргтехника является практически незаменимой. Использование различной офисной техники обеспечивает быстрый и удобный доступ к самым разнообразным ресурсам. Так, особой популярностью в современном офисе пользуются различные многофункциональные устройства. Такие устройства позволяют экономить и офисное пространство, а также, позволяют выполнять самые разнообразные операции, связанные с приемом - передачей информации, копированием, сканированием информации и обладают многими другими полезными функциями.

Большой популярностью для работы в офисе пользуются и корпоративные факс - системы. Подобные факс - системы предоставляют весьма удобный и быстрый доступ к информации и при этом обладают большой памятью. Для передачи информации используется обычная бумага. Все сообщения, которые присланы по факсу легко читаются и не требуют особых условий хранения.

 

3. Правила оформления основных реквизитов документов

 

Некоторые реквизиты не изменяются при оформлении различных документов одного предприятия, как например: эмблема организации, наименование организации, справочные данные об организации. Поэтому эти реквизиты принято называть постоянными. Остальные реквизиты, фиксируемые при составлении конкретного документа, (наименование вида документа, дата документа и т. д.) на разных документах будут отличаться – поэтому их называют переменными.

Особенно важным является правильное оформление таких реквизитов, как дата, подпись, печать, регистрационный номер, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу.

Каждый документ можно разделить на три основные части:

1) заголовочную часть (в нее входят реквизиты, расположенные до текста);

2) основную часть (реквизиты «текст» и «приложения»);

3) оформляющую часть (реквизиты, расположенные ниже теста и приложения).

В документе реквизиты отделяются друг от друга 2–3 междустрочными интервалами.

При подготовке документов рекомендуется применять текстовый процессор WordforWindows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов TimesNewRomanCyr размером № 12 (для оформления табличных материалов), 6-16. Для оформления реквизита «Наименование организации» допускается применять шрифты 6-24.

При оформлении документов на двух и более страницах вторая и все последующие страницы нумеруются. Номера страниц должны быть проставлены посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова страница и знаков препинания.

Рассмотрим более подробное оформление некоторых основных реквизитов.

Дата – один из основных реквизитов документа, обеспечивающих его юридическую силу.

Датой документа является:

1) дата его подписания или утверждения;

2) дата события, которое в нем зафиксировано (для протоколов, актов).

Все даты в документе оформляются арабскими цифрами в одну строку в следующей последовательности: число, месяц, год. Например: дату 17 марта 2005 г. следует оформить 17.03.2005. В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, нормативных документах допускается применять словесно-цифровой способ оформления дат: 17 марта 2005 г.

Если число или месяц состоит из одной цифры, перед ней необходимо проставлять 0, например 01.02.2006.

В состав реквизита «подпись» входят:

1) наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке);

2) личная подпись;

3) расшифровка подписи (инициалы, фамилия);

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Если документ составляется комиссией, указывают не должности лиц, подписавших документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Все экземпляры документов, остающиеся в делах предприятия, должны содержать подлинные подписи должностных лиц и визы согласования. Исключение составляют лишь копии исходящих писем, в которых вместо подписи ставится отметка о заверении копии.

Реквизит «подпись» проставляется после реквизитов «текст» и «приложение».

Реквизит «Гриф утверждения документа» должен состоять из слова

УТВЕРЖДАЮ (без кавычек)

1) Наименования должности лица, утверждающего документ;

2) Его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера. Номер документа проставляется на исходящих, входящих и внутренних документах фирмы рядом с реквизитом «дата документа».

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Порядковые номера присваиваются отдельно входящим и исходящим письмам.

Реквизит состоит из трафаретной части «_________№_______», которая заполняется от руки датой и регистрационным номером.

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами и материальными ценностями, а также специально предусмотренных правовыми актами.

Оттиск печати проставляют так, чтобы он захватывал часть личной подписи реквизита «Подпись» лица, подписавшего документ.

Печати бывают гербовыми и простыми.

Гербовая печать круглая, в центре расположено изображения герба, а по окружности указывается полное название учреждения.

Простые печати по форме могут быть: круглые, квадратные, треугольные и прямоугольные. На таких печатях нет изображения герба, а только название учреждения или его структурного подразделения.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы оттиск проставляемой печати и личная подпись были хорошо читаемы.

Письма, выполняемые на бланках не требуют удостоверения печатью.

Перечень документов, на которых ставится гербовая печать:

1) гражданско-правовые договоры или контракты (о поставках, подрядах, совместной деятельности, аренде помещений, о производстве работ и т. д.);

2) трудовые договоры, договоры о материальной ответственности;

3) доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т. д.);

4) акты приема объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы и т. д.;

5) гарантийные и коммерческие письма (на выполнение работ, услуг и т. д.);

6) справки, подтверждающие юридический факт;

7) официально-личные документы (диплом об образовании, трудовые книжки, свидетельство о браке и т. д.);

8) бухгалтерские документы (наряды и др.);

9) заявление на аккредитив, об отказе от акцепта и т. д.;

10) поручения бюджетные, банковские, пенсионные, платежные (сводные вбаю на получение и перевод валюты, на импорт и т. д.);

11) реестры чеков, бюджетных поручений, представляемые в банках

12) справки о выплате страховых сумм, отчисленной и причитающейся зарплат и т. д.;

13) смета расходов (на производство новых изделий на капстроительство, калькуляцию к договору и т. д.);

14) заявки на оборудование и т. д.;

15) командировочные удостоверения;

16) образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;

17) спецификации (изделий, продукции и т. д.);

18) штатные расписания и изменения к ним.

 

Ресурсы — то, из чего или благодаря чему производятся блага. Современные экономисты выделяют такие ресурсы как земля, труд, капитал и предпринимательские способности

По мнению Б.М. Генкина, названные термины нельзя при­знать адекватными сущности обозначаемых ими объектов. Так, земля является лишь частью природных ресурсов. Труд, как было показано выше, — это прежде всего процесс преобразования ре­сурсов в блага. Капитал — широкое понятие, характеризующее, в общем случае, любой источник дохода: землю, творческие спо­собности человека, станки, здания и т.д. Б.М. Генкин считает, что единственным объяснением суще­ствующей классификации экономических ресурсов является ее связь с источниками доходов: от земли — рента; от труда (наемных работников) — заработная плата; от капитала — проценты (диви­денды); от предпринимательских способностей - предприниматель­ская прибыль. Однако указанное внешнее соответствие структу­ры ресурсов и доходов не отражает сущности экономических про­цессов. Поэтому предлагается деление множества экономичес­ких ресурсов на три вида.

1. Природа (природные ресурсы).

2. Трудовой потенциал.

3. Ресурсы, произведенные человеком.

Трудовой потенциал в общем случае характеризует возмож­ность участия человека, сотрудников предприятия, населения стра­ны в производстве и обмене благ. Его составляющие должны ха­рактеризовать:

► психофизиологические возможности участия в общественно

полезной деятельности;

► возможности нормальных социальных контактов;

► способности к генерации новых идей, методов, образов, пред­ставлений;

► рациональность поведения;

► наличие знаний и навыков, необходимых для выполнения оп­ределенных обязанностей и видов работ;

► предложение на рынке труда.

Приведенным составляющим должны соответствовать следующие компоненты трудового потенциала: здоровье; нравственность, умение работать в коллективе; творческий потенциал; активность; организованность и ассертивность (гармоническое объединение свойств личности)*; образование, профессионализм; ресурсы рабочего времени.
2. Принципы организации труда

По степени охвата вопросов организации труда все принципы классифицируются на общие и частные.

^ Общие принципы применяются для всех случаев организации труда

( системность, комплексность, эконо­мичность и др.)
Частныепринципы используются по отдельным элементам орга­низации труда. К ним относятся:

► принципы разделения и кооперации труда: пропорциональность и равная напряженность производственных заданий при рас­пределении обязанностей, согласованность действий между смежными работниками, оптимальная специализация работ, создание условий для перемены труда и роста его содержатель­ности, соответствие квалификации и личных качеств исполни­теля требованиям со стороны выполняемой работы, оптималь­ное содержание трудового процесса и др.;

 


  • принципы организации рабочих мест: полное и комплексное оснащение и рациональная планировка рабочего места, дос­тупность элементов оснащения, удобство их обслуживания, переменное рабочее положение работника, хороший обзор оборудования и др.;


► принципы организации обслуживания рабочих мест, плановость, предупредительность, надежность, оперативность*, регламен­тация, персонификация обслуживания и др.;

► принципы установления рациональных приемов и методов тру­да: экономия движений, экономия мускульной и нервной энер­гии, прямоточность, параллельность, непрерывность, синх­ронность, симметричность, ритмичность движений и др.;

► принципы создания условий труда: минимизация воздействия неблагоприятных факторов внешней производственной среды на работника, безопасность труда, максимизация работоспо­собности, оптимизация режимов труда и отдыха, эстетизация производственной среды, оптимизация половозрастной струк­туры коллектива и др.

3. Сущность и задачи организации труда.
На предприятии принято различать три вида организационной деятельности:

- организация труда (организация личностных элементов труда), организация производства - направлена на формирование состава цехов и участков и их эффективного взаимодействия ( организацию соединения личностных и вещественных элементов труда),

- организация управления - вид деятельности, целью которого является создание эффективных структур управления.

При этом ОТ рассматривается как часть ОП, а ОП – как функция управления. Необходимо отметить, что разделение это только теоретическое, организация вещественных элементов труда и личностных взаимосвязаны.

Термин организация труда имеет два значения:

 

1.
Атрибутивное значение: организация труда – это система производственных взаимосвязей работников друг с другом и со средствами производства, образующая определённый порядок осуществления трудового процесса;

2.
Функциональное значение: организация труда – это действия по установлению или изменению порядка осуществления трудового процесса.


Элементы организации труда:

 

1.
разделение труда и кооперация труда;

2.
организация рабочих мест;

3.
организация обслуживания рабочих мест;

4.
организация трудовых процессов (рационализация приемов и методов труда;

5.
нормирование труда;

6.
условия труда;


7) стимулирование труда;

8) подбор, подготовка, переподготовка и повышение квалификации работников;

9) социально-трудовые отношения

10) дисциплина труда
Направления ОТ

Это направления практической деятельности, характеризующие процесс совершенствования отдельных элементов ОТ. Соответственно элементам выделяют 10 основных направлений: см. элементы
Задачи ОТ

Основное назначение ОТ - активно воздействовать на потенциальные возможности и результаты деятельности предприятий для достижения взаимосвязанных экономических и социальных целей:

- роста производства и реализации конкурентоспособных товаров и услуг,

- воспроизводства рабочей силы.

Это означает, что ОТ должна способствовать увеличению получаемой прибыли и помогать решению вопросов психофизиологического и социального плана.

Таким образом, можно выделить три группы задач ОТ:

 

1.
Экономические:


- увеличение объема производства

- создание условий для производства конкурентоспособных товаров

- рост производительности труда

- рост прибыли

- улучшение использования рабочего времени и т.д.

2. Психофизиологические:

- создание благоприятных условий труда

- сохранение здоровья человека

- поддержание работоспособности т.д.

3. Социальные:

- повышение содержательности и привлекательности труда

- создание условий для развития творческого труда и т.д.
Из содержания решаемых задач вытекает значение ОТ:

 

1.
Она обеспечивает экономию рабочего времени, экономию затрат труда, т.е. способствует росту производительности труда

2.
Способствует рациональному использованию рабочей силы и снижению удельных затрат на нее

3.
Позволяет лучше использовать вещественные элементы производства, повышать качественные показатели труда


Все это позволяет снижать издержки производства, повышать рентабельность, прибыльность, конкурентоспособность предприятия.

Социальное значение ОТ состоит в обеспечении благоприятных условий труда, снижении тяжести и напряженности труда, оптимизации нагрузок на работника, сохранении его здоровья и увеличении периода работоспособности.

Важнейшим признаком совершенной организации труда является платежеспособность предприятия.
4. Показатели эффективности труда
Понятие эффективность труда включает три аспекта.

^ Психофизиологическая эффективность труда определяется воздействием трудового процесса на организм человека. С этой точки зрения эффективным может быть признан только такой труд, который наряду с определенной производительностью обеспечивает

-безвредные, благоприятные санитарно- гигиенические условия и безопасность,

- достаточную содержательность труда и соблюдение границ его разделения,

- возможности всестороннего развития физических, умственных сил и способностей человека в процессе труда,

- предотвращает отрицательное влияние производственной обстановки на работника.

^ Социальная эффективность трудавключает требование

- гармоничного развития личности каждого работника,

повышение его квалификации и расширение производственного профиля,

- формирование позитивного социального климата

- усиление социально-политической активности и совершенствование всего образа жизни.