Перечень реквизитов согласно ГОСТ Р 6.30-2003

Раздел 1. Документирование управленческой деятельности

Краткий курс лекций

по дисциплине «Документационное обеспечение управления»

для специальности 080118 Страховое дело

Тема 1.1 Введение. Документ и система документации

1. Значение и содержание дисциплины «Документационное обеспечение управления», ее цели, задачи, связь с другими дисциплинами. Основные понятия современного делопроизводства. История развития научных представлений о документационном обеспечении управления.

2. Документ и его реквизиты. Классификация документов.Нормативно-правовая база организации современного документационного обеспечения управления.

3. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Понятие системы документации. Функциональные и отраслевые системы документации. Унификация и стандартизация управленческих документов.

Информация возникла на Земле несколько миллионов лет назад вместе с появлением зачатков речи в виде нечленораздельных звуков, мимики, жестов, прикосновений и других приемов общения наших предков. Но тогда обеспечивался лишь обмен сиюминутной оперативной информацией между индивидами. Только около 100 тыс. лет назад с развитием речи стало возможным индивидуальное накопление информации в памяти человека. Коллективную память человечеству дало возникновение письменности 5-6 тыс. лет назад. Затем письменность позволила реализовать полный набор процессов переработки информации: сбор, передачу, хранение и т. д. Это стало возможным с появлением методов фиксации информации на материальных носителях.

Появление первых документов стало возможным с изобретением письма, с возникновением письменности.

Вообще делопроизводство прошло в своем историческом развитии несколько этапов:

1. Столбцовое делопроизводство - Х-ХV вв.

2. Приказное делопроизводство - XV-XVII вв.

3. Коллежское делопроизводство - XVIII в.

4. Министерское делопроизводство - XIX – начало XX вв.

5. Советский период - 1917-1991 гг. - можно разделить на два этапа:

1 этап: 1917-1973 гг. от отдельных правительственных мер по упорядочиванию документирования архивного дела до внедрения в стране Единой государственной системы делопроизводства;

2 этап: 1973-1991 гг. формирование основ современного делопроизводства.

ДОУ – есть документирование деятельности предприятия, основанное на научной организации с применением современной техники. ДОУ выполняет специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат. В организациях с малым документооборотом все эти функции выполняет секретарь или специально назначенное должностное лицо.

Главными целями ДОУ являются:

- Создание общей атмосферы понимания важности делопроизводства;

- Обеспечение взаимодействия информационных и документационных процессов;

- Устранение дублирования информации;

- Улучшение организационной структуры;

- Повышение эффективности работы предприятии в целом.

Слово «документ» в переводе с латинского означает «свидетельство», «способ доказательства». Документ – это материальный носитель с закрепленной в нем информацией для передачи ее во времени и пространстве. Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат.

Основные функции документа:

- Информационная – в документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека;

- Организационная – с помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности;

- Коммуникативная – документы обеспечивают внешние связи организации;

- Юридическая – содержание документов используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов в суде, органами следствия и прокуратуры;

- Воспитательная – документ дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образования, хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус, повышает престиж организации.

Реквизит документа – это обязательный элемент оформления официального документа.

Различные виды документов имеют разные реквизиты.

	Государственный герб Российской Федерации
	Герб субъекта Российской Федерации
	Эмблема организации или товарный знак
	Код организации (ОКПО)
	Основной государственный регистрационный номер (ОГРН)
	Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет ИНН/КПП
	Код формы документа
	Наименование организации
	Справочные данные об организации
	Наименование виды документа
	Дата документа
	Регистрационный номер документа
	Ссылка на регистрационный номер и дату документа
	Место составления или издания документа
	Адресат
	Гриф утверждения документа
	Резолюция
	Заголовок к тексту
	Отметка о контроле
	Текст документа
	Отметка о наличии приложения
	Подпись
	Гриф согласования документа
	Визы согласования документа
	Оттиск печати
	Отметка о заверении копии
	Отметка об исполнителе
	Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
	Отметка о поступлении документа в организацию
	Идентификатор электронной копии документа

С целью проведения унификации и стандартизации документов проводится классификация документов по определенным признакам:

1. По способу изготовления:

- Письменные (рукописные и печатные);

- Технические – это обобщенное названии документов, отражающих техническую мысль – конструкторскую, проектно-сметную, техно логическую; основная часть технических документов выполняется графическими приемами с описанием;

- Фоно-, аудио-, акустические документы – содержание которых передано посредством звукозаписи;

- Кинодокументы – изобразительные документы, содержание которых фиксируется с помощью специальной аппаратуры на кинопленке и отражает предметы и события в движении;

- Фотодокументы – изобразительные документы, содержание которых передано фотографическим способом;

- Аудиовизуальные и видеодокументы – содержат и изобразительную и звуковую информацию.

2. По ценности содержания:

- Научные;

- Исторические;

- Оперативные.

3. По назначению:

- Для фиксации событий;

- Для передачи информации;

- Для выполнения основных задач.

4. По стадиям создания:

- Черновик – предварительная редакция документа;

- Беловик (чистовик);

- Подлинник (оригинал) – документ в окончательной редакции, оформленный в соответствии с требованиями ГОСТов;

- Копия документа – точное воспроизведение подлинника; копии бывают факсимильные и свободные; факсимильная копия содержит все реквизиты документа и отражает особенности их изготовления;

- Отпуск – копия исходящего документа, остающаяся в учреждении;

- Дубликат – копия, которая выдается в случае утраты подлинника, или оригинала, обладает той же юридической силой, что и подлинник;

- Выписка – копия официального документа, воспроизводящая какую-либо его часть, заверенную в установленном порядке;

- Автограф – документ, написанный рукой автора.

Государственная система документационного обеспеченияуправления (ГСДОУ) - совокупность принципов и правил, устанавливающихединые требования к документированию управленческой деятельности иорганизации работы с документами в органах государственногоуправления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях иобщественных организациях.

Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота,сокращение количества и повышения качества документов, созданиеусловий для эффективного применения прогрессивных технических средстви технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствованиеработы аппарата управления.

Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению называется системой документации.

Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям и применяемый в определенной деятельности, называют унифицированной системой документации.

Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, приведение к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.

Стандартизация – это возведение в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве.

Тема 1.2 Организационно-распорядительные и справочно-информационные документы

1. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Классификация организационно-распорядительной документации.

2. Организационные документы: устав, учредительный договор, положение, правила внутреннего трудового распорядка, структура и штатная численность, штатное расписание, должностная инструкция.

3. Распорядительные документы: приказы, распоряжения, указания, постановления, решения, инструкции, протокол. Справочно-информационные документы: докладная (служебная) записка, объяснительная записка, акт, справка, служебные письма, факс, телеграмма, телефонограмма.

Унифицированная система ОРД – это совокупность документов, включенных в перечень управленческой документации (приказы, постановления, решения, постановления, письма и т. д.).

Организационно-распорядительный документ – это вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий и организаций, их подразделений и должностных лиц.

Документы оформляются на бланках. Бланк – это стандартный лист бумаги с заранее нанесенной на нем типографским или другим способом постоянной информацией об организации-авторе.

Бланки должны быть изготовлены на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Устанавливаются два бланков: А4, (210ммХ297 мм) и А5 (148ммХ210 мм). Бланки должны иметь поля не менее, чем: левое – 20мм, правое – 10 мм, верхнее – 20 мм, нижнее – 20 мм.

Бланки допускается изготавливать:

- Типографским способом;

- С помощью ксерокопии;

- С помощью средств вычислительной техники.

Исключительно типографским способом должны изготавливаться бланки, на которых есть реквизиты 01 и 02.

Установлено два варианта расположения реквизитов на бланках: угловой и продольный. При продольном расположении все реквизиты располагаются вдоль верхнего поля и выравниваются либо по ширине, либо по центру. При угловом расположении реквизитов они занимают 73Х88 мм в левом верхнем углу и выравниваются либо по левому полю (флаговое положение), либо по центру (центрированное положение).

Основные виды бланков:

- Бланк письма;

- Общий бланк;

- Блан конкретного вида документа;

- Бланк должностного лица;

- Бланк структурного подразделения.

Все организационно-распорядительные документы можно разделить на организационные и распорядительные.

Организационные документы – это комплекс документов, содержащих правила функционирования организации, включая выбор ее организационно-правовой формы, ее структуру, штатную численность, состав должностей и т. д.

К основным видам организационных документов относят:

1. Устав – правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия. Основными разделами устава являются: общие положения, акционерный капитал, порядок деятельности, управление, учет и отчетность, прекращение деятельности.

2. Положение об организации – правовой акт, определяющий состав, компетенцию, порядок образования, правовое положение, права, обязанности.

3. Учредительный договор – юридическое понятие, с которым связано возникновение различных обязательств и отношений, регулирующих их, в нем указываются предмет и цели деятельности юридического лица, его местоположение.

4. Инструкция – правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые стороны деятельности организации.

5. Положение о персонале – документ, отражающий вопросы профессионального и социального развития трудового коллектива, взаимоотношения с работодателем, гарантии занятости персонала, правила деловой этики и т. д.

6. Регламент – правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа.

7. Структура и штатная численность – это документ, в котором закрепляется состав подразделений и штатная численность каждого структурного подразделения и всей организации в целом.

8. Штатное расписание – правовой акт, закрепляющий структуру, численность и должностной состав работников организации с указанием должностных окладов.

Распорядительные документы – документы, регулирующие деятельность компании по организационным, оперативным и кадровым вопросам.

Состав распорядительных документов зависит от статуса организации и ее формы собственности. Вообще к распорядительным документам относят:

1. Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем организации в целях решения основных задач. Приказы бывают двух видов: по основной деятельности и по личному составу.

Основные этапы подготовки приказов:

I. Изучение законодательства по данному вопросу.

II. Выявление ранее изданных по данному вопросу приказов.

III. Составление проекта приказа.

IV. Оформление приказа, его согласование, визирование, подписание, регистрация и доведение до исполнителя.

Приказы оформляются на общем бланке. Они вступают в силу с момента подписания. Приказы нумеруются по порядку в пределах календарного года. Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части указывают причины, основания составления приказа. Распорядительную часть излагают в повелительном наклонении и начинают словом «ПРИКАЗЫВАЮ:». В распорядительной части содержатся предписания, изложенные по пунктам. Каждый пункт начинается с красной строки и нумеруется арабскими цифрами. Каждый пункт должен содержать исполнителя и сроки.

2. Распоряжения и указания – это правовые акты, издаваемые руководителем организации в целях решения оперативных вопросов. Они оформляются по тем же правилам, что и приказ, но вместо «ПРИКАЗЫВАЮ:» используют слова «ПРЕДЛАГАЮ:», «ОБЯЗЫВАЮ:», «РЕКОМЕНДУЮ:».

3. Выписка из приказа – это дословное воспроизведение части текста приказа.

4. Постановление (решение) – это правовой акт, принимаемый коллегиальными органами в целях разрешения наиболее важных задач, установления стабильных норм и правил. Данный документ оформляется на общем бланке. Датой постановления считается дата заседания коллегиального органа.

Справочно-информационные документы содержат информацию о фактическом состоянии дел для принятия создания организационно-распорядительных документов. К таким документам относят служебные письма, справки, докладные и объяснительные записки, акты, протоколы и др.

К информационно-справочным документам относят:

1. Служебное письмо. Письмо - самый распространенный вид служебных документов. Служебное письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в одну группу по способу передачи.

2. Протокол. Это документ, фиксирующий ход событий, порядок обсуждения вопросов, принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях.

Протокол ведется во время заседания, ведет его секретарь или специально назначенное лицо.

Все протоколы делятся на: полные, краткие, стенографические.

Текст протокола состоит из вводной и основной части. Во вводной части указывают фамилии и инициалы председательствующего, секретаря, присутствующих, приглашенных и повестка дня.

В основной части фиксируется ход заседания. Основная часть строится по схеме:

- СЛУШАЛИ

- ВЫСТУПАЛИ

- РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)

3. Акт. Это документ, составленный несколькими лицами для подтверждения факта, события, действия.

Акт оформляется на общем бланке или листе формата А4. Дата и место составления акта должна совпадать с датой и местом проведения работ. Почти все виды актов подлежат утверждению. Текст акта состоит из 2 частей:

1. Вводная – содержит основание для составления акта, перечень лиц его составляющих и присутствующих при этом. Она начинается словом ОСНОВАНИЕ.

2. Констатирующая – содержит выводы и рекомендации, цели и задачи составления документа, сущность, методы и характеристику проделанной работы.

Акт составляется в нескольких экземплярах, каждый подписывается всеми членами комиссии.

4. Справка.Это документ информационного характера, содержащий описание производственной деятельности организации или подтверждение какого-либо факта. Справки бывают личные и служебные, внутренние и внешние. Часто для справок используют трафаретный бланк.

5. Докладная и служебная записка.Докладная записка составляется в случае необходимости поставить в известность руководство о каких-либо фактах, обстоятельствах. Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений какого-либо документа или объясняющий причины какого-либо события, факта, явления.

6. Телеграмма и телефонограмма. Являются разновидностью служебных писем, которые составляются в краткой форме. Телеграмма – передается по каналам телеграфной связи, а телефонограмма – по телефону.

Тема 1.3 Кадровая документация

1. Документирование трудовых правоотношений. Состав и особенности оформления документов по личному составу.

2. Комплектование личного дела: назначение и последовательность.

3. Автобиография. Резюме. Заявление о приеме на работу. Приказы по личному составу.

Документы по личному составу (кадровая документация) организации позволяют определить трудовой путь работника, его стаж, необходимый при начислении пенсии, определить условия, при которых работник «продает» свой труд. За неправильное ведение деловой документации, особенно по персоналу предприятия, руководители предприятия могут быть привлечены к административной ответственности.

Трудовые правоотношения работодателя (государственной организации, собственника предприятия) и работника в Российской Федерации регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ).

Необходимые функции по управлению личным составом в организациях осуществляют самостоятельные структурные подразделения (отдел персонала, отдел кадров), а в сфере малого бизнеса их выполняют отдельные работники (инспектор по кадрам, менеджер по персоналу) или в порядке совместительства - секретарь руководителя организации, иногда главный бухгалтер.

Все этапы трудового цикла от приема на работу нового сотрудника до его увольнения независимо от формы собственности подлежат обязательному документированию. Совокупность взаимосвязанных документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работника, расчетов по оплате труда и другим вопросам, называют документацией по личному составу (персоналу, кадрам).

Всю документацию по личному составу, в том числе организационно-распорядительную, и первичную учетную можно классифицировать на четыре группы в логическом порядке - по этапам трудового цикла работника:

• документация, связанная с комплектованием персонала организации;

• документация, связанная с процессом движения персонала в период работы в организации;

• документация, связанная с отношением работника к трудовому процессу;

• документация, связанная с прекращением трудовых отношений работника с организацией, т. е. с увольнением.

2. Комплектование личного дела: назначение и последовательность.

На каждого работника компании заводится личное дело. Состав личного дела обычно таков:

- внутренняя опись документов дела;

- личное заявление о приеме на работу (увольнении);

- трудовой договор;

- личный листок учета кадров (анкета);

- заявление сотрудника о перемещениях;

- представление руководства при перемещении,

- аттестационные листы;

- автобиография;

- документы, подтверждающие присвоение ученой степени,

- копии наградных листов;

- карточки учета поощрений и взысканий;

- фотографии;

- результаты медицинского обследования;

- карточка формы Т-2;

- копии приказов о назначении на должность

При формировании личного дела работника руководствуются хронологическим принципом, т.е. документы в личное дело работника помещаются по мере их появления. После увольнения работника личное дело считается законченным делопроизводством и готовится к передаче в архив. При этом дела госслужащих передаются в архив после 10 лет хранения в кадровой службе (нормативное требование, поскольку при переводе гражданского служащего в другой государственный орган его личное место передается по новому месту работы), остальных работников – желательно не позднее 3-х лет после завершения их делопроизводством.

Ввиду важности документов, составляющих личное дело, требуется составлять внутреннюю опись по определенной форме (см. образец внутренней описи дела), при этом она всегда нумеруется отдельно от остальных документов дела. Затем в процессе подготовки к архивному хранению завершенного личного дела количество листов внутренней описи отмечается в листе-заверителе (посмотрите образец).

На каждого сотрудника формируется самостоятельное личное дело.

В процессе оформления следующая информация должна в обязательном порядке быть отражена на обложке:

- заголовком личного дела будет указание фамилии, имени и отчества конкретного работника в именительном падеже;

- в документах дела могут быть варианты написания фамилии, имени или отчества работника;

- в случае формирования в общем деле в наименование заголовка добавляются буквы, с которых начинаются фамилии работников, чьи личные дела включены в данный том;

- согласно нормативным актам крайние даты следует проставлять такие же, как в приказах о поступлении и увольнении с работы, в некоторых организациях крайние даты определяют согласно датам поступления и увольнения с работы (последний вариант все-таки не совсем правильный);

- в личном деле могут быть документы, датируемые более ранней датой, чем дата приказа о приеме на работу (тем не менее, это не принимается во внимание при определении крайних дат личного дела работника);

- срок хранения личных дел работников – 75 лет ЭПК, руководителей – вообще постоянно согласно ст. 656 Типового перечня – 2010 года (при оформлении дела для архивного хранения номер статьи не переносится на обложку, указывают только срок хранения личного дела), он не зависит от возраста работника и начинает отсчитываться с момента его увольнения;

- важно зафиксировать количество листов дела.

3. Автобиография. Резюме. Заявление о приеме на работу. Приказы по личному составу.

Прием на работу нового сотрудника сопровождается оформлением ряда документов:

Резюме – сжатая краткая информация о себе, составленная претендентом на вакантное место. Существует несколько современных вариантов резюме: хронологическое, функциональное, краткое, в табличной форме.

Свое согласие на трудоустройство претендент выражает с помощью заявления.

Анкета – составляется собственноручно поступающими на работу. Все записи в анкете должны быть подтверждены документально. Данные проверяются инспектором отдела персонала, заверяются его подписью и печатью.

Автобиография не считается Трудовым кодексом РФ обязательным документом. Вопрос о предоставлении такого документа решается работодателем и поступающим на работу по взаимному согласию. Автобиография пишется от руки в произвольной форме.

Характеристика – официальный документ, который выдает организация по прежнему месту работы претендента на должность. В характеристике приводится отзыв о служебной и общественной деятельности работника. Подписывается характеристика руководителем организации и заверяется гербовой печатью.

Близким характеристике по содержанию и назначению документом является рекомендательное письмо. Оно не носит официального характера и составляется по инициативе претендента.

Трудовой договор заключается между работодателем и работником. В соответствии с ТК РФ он заключается в письменном виде на неопределенный срок или срок до пяти лет. Права, обязанности и ответственность сторон, условия оплаты и организации труда устанавливаются самостоятельно сторонами соглашения. Также в договоре могут быть предусмотрены определенные льготы для создания дополнительных стимулов к труду. По истечении срока действия срочного договора он автоматически продлевается на неопределенный срок, если ни одна из сторон не потребовала прекращения трудовых отношений.

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности рабочих и служащих. Прием на работу без трудовой книжки не допускается.

В трудовую книжку вносятся:

· Сведения о работнике;

· Сведения о работе;

· Сведения о наградах и поощрениях;

· Сведения об открытиях.

Взыскания в трудовую книжку не вносятся.

Впервые трудовая книжка оформляется первым работодателем в присутствии работника.

Тема 1.5 Договорно-правовая документация

1. Понятие договора (контракта), соглашения, протокола. Типовая структура договора.

2. Классификация договоров. Порядок составления и рассмотрения протокола разногласий. Порядок заключения и оформления договоров страхования.

3. Документы, оформляющие порядок рассмотрения споров между юридическими лицами: исковое заявление, претензионное письмо, отзыв на претензию. Порядок организации документооборота при решении споров.

Договор - это документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирующий эти отношения.
Договоры определяют права и обязанности сторон. Условия, установленные сторонами в договоре, характеризуют его содержание.
Порядок заключения договоров и сроки их исполнения регулируются в общем виде законодательными актами, а также рядом специальных нормативных актов.

Соглашение – это договор, устанавливающий взаимные обязательства.

Протокол – это распорядительный документ, который содержит в себе запись всего происходящего на собрании, заседании, совещании.

Существует базовая (типовая) структура договора,содержащая следующие основные положения:

1.Преамбула (или вводная часть).

2. Предмет договора.

3.Дополнительные условия договора.

4.Прочие условия по договору.

2. Классификация договоров. Порядок составления и рассмотрения протокола разногласий. Порядок заключения и оформления договоров страхования

Договоры бывают разных видов: купли-продажи, поставки; по государственным закупкам; на строительство хозяйственных помещений и т.д.

Договоры, как правило, составляются не менее чем в двух экземплярах, подписываются уполномоченными лицами и удостоверяются печатями организаций, их заключающих.

Текст договора допускается делить на разделы, подразделы, пункты, подпункты и абзацы.

Договор вступает в силу с момента подписания его сторонами.

Протоколы разногласий к договорам поставкисоставляются в тех случаях, когда по предложенному поставщиком проекту договора у покупателя имеются возражения. Однако он обязан подписать договор, а по спорным условиям составить протокол разногласий.

Протокол разногласий к договорам составляется в трех экземплярах. Два экземпляра направляются поставщику одновременно с подписанным договором. Поставщик, получивший подписанный покупателем проект договора с протоколом разногласий, обязан в течение 10 дней рассмотреть его, включить в договор все принятые им предложения покупателя, а спорные вопросы передать в тот же срок на рассмотрение арбитража, сообщив об этом покупателю.

Если в течение указанного срока поставщик не передаст спорные вопросы на рассмотрение арбитражного суда, то условия договора по этим пунктам считаются принятыми поставщиком.

Коммерческие актысоставляются при несоответствии между наименованием, массой или количеством мест груза или багажа в натуре и данными, указанными в перевозном документе; порче и повреждении груза; обнаружении груза без документов или документов без груза; возвращении железной дорогой похищенного груза; непередаче железной дорогой на железнодорожный подъездной путь груза в течение 24 ч после оформления в товарной конторе (кассе) выдачи груза по документам. В этом случае коммерческий акт составляется только по требованию грузополучателя.

Поскольку к договору страхования применяются все общие правила о гражданско-правовых договорах, в том числе и о форме (ст. 434 ГК РФ), он может заключаться в традиционной форме – путем составления одного документа, подписанного обеими сторонами. Однако в процессе исторического развития института страхования выработалась специфическая его форма – непосредственно «страховая»: страховой полис (свидетельство, сертификат, квитанция). Такие страховые документы выдаются страховщиком (с его подписью) на основании письменного или устного заявления страхователя (абз. 1 п. 2 ст. 940 ГК РФ). В этом случае согласие страхователя (акцепт) заключить договор на предложенных страховщиком условиях подтверждается принятием этих документов от страховщика (абз. 2 п. 2 ст. 940 ГК РФ).

Страховой полис, свидетельство, сертификат, квитанция – тождественные по своей юридической силе документы и по общему правилу являются именными, хотя допускается выдача их и на предъявителя (абз. 2 п. 3 ст. 930 ГК РФ, п. 2 ст. 253 КТМ).

Таким образом, договор страхования можно оформить:

1) путем составления одного документа, подписанного сторонами;

2) путем вручения страховщиком страхователю страхового полиса (свидетельства, сертификата)

Согласно действующему законодательству, организации обязаны принять меры к непосредственному урегулированию разногласий путем предъявления претензий.

Претензия – требование о добровольном устранении нарушения законодательства.

В целях урегулирования споров виновной стороне направляются претензионные письма. В претензионном письме кроме общих реквизитов письма должны быть указаны:

· Предъявляемы требования;

· Подробный расчет сумм;

· Срок для ответа на претензию;

· Банковские реквизиты заявителя.

При получении претензии руководитель организации обязан рассмотреть ее, удовлетворить претензию или дать мотивированный отказ.

При удовлетворении претензии к ответу прилагается поручение банку на перечисление средств с отметкой об исполнении.

При полном или частичном отказе в удовлетворении претензии заявителю должны быть возвращены подлинные документы, которые были приложены к претензии, а также направлены копии документов, обосновывающих отказ.

Ответ на претензию отправляется ценным или заказным письмом по телеграфу, телетайпу, а также с использованием других средств связи, обеспечивающих фиксирование ответа на претензии, либо вручается под расписку.

В случае полного или частичного отказа в удовлетворении претензии заявитель вправе предъявить иск в Арбитражный суд.

Исковое заявление – это требование к компетентному органу о защите нарушенного права организации. Исковое заявление подлежит оплате государственной пошлиной. Она направляется в арбитражный суд области, края, республики – по месту нахождения ответчика.

Исковые заявления подаются в арбитражный суд с просьбой о взыскании с ответчиков в принудительном порядке претензионных сумм.

Подавая исковое заявление в арбитраж, истец обязан отправить ответчику копии исковых материалов и приложить к исковому заявлению документ, удостоверяющий отсылку копий исковых материалов ответчику, а также документы, подтверждающие, что истцом были приняты меры к урегулированию спора.

Исковые заявления составляются для разрешения в суде спорных вопросов. В заголовочной части заявления указывается: кто направляет заявление (истец), адрес истца и наименование лица, которое нарушило права заявителя (ответчик). В некоторых случаях в заголовочной части указывают цену иска. В заголовке также указывается в краткой форме суть претензии. Текст заявления должен быть подтвержден соответствующими документами, которые оформляются как приложения. Для отдельных видов споров перечень документов, подлежащих предоставлению в арбитраж, указывается в инструкциях.

Два экземпляра заявления направляются заказным письмом или передаются лично в суд, третий – остается у истца.