Вопросы
1. Классификация бухгалтерских программ
2. Виды бухгалтерий
3. Общие требования к бухгалтерским программам
Классификация бухгалтерских программ
Предлагаемое сегодня на рынке программное обеспечение для бухгалтерии разнообразно и неоднородно, что является результатом воздействия на его развитие трех основных факторов:
ü постоянно растущих требований потребителей;
ü неустойчивости нормативно-правовой среды;
ü конъюнктурного подхода подавляющегося числа разработчиков.
Рассмотрим основные классы бухгалтерских программ.
«Мини-бухгалтерия».Программы этого класса реализует функции ведения синтетического учета и стоимостного аналитического учета, позволяют вводить и обрабатывать бухгалтерские записи, оформлять небольшой набор первичных документов и формировать отчетность. Первые программы этого класса появились в начале 90-х годов. Сегодня многие подобные разработки интенсивно вытесняются с рынка.
«Интегрированная бухгалтерская система» (ИБС). Большинство разработок этого класса “выросло” из предыдущего. На сегодня класс ИБС является одним из наиболее распространенных. К этому классу относятся программы, объединяющие и поддерживающие ведение всех основных учетных функции и разделов. Реализованные обычно в рамках единой программы, эти системы ориентированны, в основном, на малый и средний бизнес и предназначены для бухгалтерий численностью 2-5 человек. Эти системы рассчитаны для работы, как правило, на одном компьютере, хотя возможные варианты их использования и на нескольких компьютерах, а также в локальной сети. При этом на каждом компьютере обычно отображается вся система.
«Бухгалтерский конструктор» (Бухгалтерская система с расширенными инструментальными возможностями).
Реализованные в таких системах возможности не слишком большие. Выполнение в таких операций, как расчет износа основных средств, оценка запасов товарно-материальных ценностей, расчет зарплаты, калькуляция себестоимости, переоценка валютных счетов, распределение прибыли, движение и взаимодействие первичных документов крупной бухгалтерии между различными участками учета “конструкторы”, как правило, без соответствующих настроек осуществить не могут. Однако при овладении специальным встроенным языком можно самостоятельно научить программу выполнять необходимые расчеты, выдавать любые ведомости, отчёты.
По сути дела этот класс программ появился как результат переориентации разработчиков на массовый тираж. Принципиально невозможно заложить в одну программу специфику учета тысяч бухгалтерий, т. е. написать программу, которая подходила бы всем. Поэтому такие системы стали делать как некие универсальные заготовки, из которых с помощью настроек можно получить программу, подходящую для любой фирмы.
Главной особенностью программных средств этого класса является модульная и гибкая архитектура с основными функциями бухгалтерских систем названных выше классов, но с наличием специального встроенного процедурного языка и средств настройки, предполагающими широкие возможности адаптации к конкретным условиям учета и дополнительным требованиям либо самим пользователем, либо дилером разработчика.
«Бухгалтерский комплекс» (БК АРМ). «Бухгалтерский комплекс» относится к наиболее старой форме существования бухгалтерских программ. Создание отдельных программ под каждый раздел учета с возможностью последующего агрегирования данных сложились исторически. Для средних и крупных предприятий оно остается рациональным до сих пор. Развитие технологии здесь идет в направлении более глубокой интеграции отдельных участков учета, в создании новых модулей.
Типовой бухгалтерский комплекс состоит из отдельных функционально законченных и взаимосвязанных автоматизированных рабочих мест (АРМ), соответствующих основным разделами, участками бухгалтерского учета. Он может функционировать на нескольких компьютерах, иметь средства обмена между отдельными АРМ через гибкие магнитные диски или по локальной вычислительной сети с целью объединения информации, сведения баланса, получения синтетических выходных форм, построения отчетности. Бухгалтерский комплекс дает возможность одновременной работы с АРМ нескольким пользователям, может иметь элементы управления, анализа, сбыта.
Бухгалтерский комплекс представлен комплексом программ, реализующих функции не только отдельных разделов учета с полным и глубоким отражением их специфики, но и основных функций бухгалтерского учета в целом. Эти программные средства предназначены для бухгалтерий с численностью более 5 человек, при наличии явного разделения функций между работниками.
«Бухгалтерия-офис» (система автоматизации управления предприятием). Подобные разработки часто построены не столько “под бухгалтера”, сколько “под управляющего”. Данные класс программ относится к программам корпоративных систем управления финансами и бизнесом. Бухгалтерская составляющая здесь перестает быть главной. Важнее взаимосвязь всех составных частей системы, возможность эффективного управления предприятием, способствующие главной задачей бизнеса - извлечение прибыли. Многие западные разработки относятся к этому классу программ.
В качестве типовых компонентов системы присутствуют: полная подсистема бухгалтерского учета, подсистема управления, делопроизводства и планирования, элементы анализа и принятия решения и т.д.
«Эккаунт кутюр» (Индивидуально дорабатываемые и внедряемые системы на базе типового бухгалтерского ядра). Системы данного класса предназначены для очень разборчивых и состоятельных заказчиков или для крупных объектов. Здесь важны не только достоинства продукта, но и имидж фирмы разработчика, ее потенциал и репутация.
Для таких систем характерны обычно авторская установка, доработка и индивидуальная настройка под каждого клиента, обучения, ввод в эксплуатацию и обязательно последующее сопровождение, немалая стоимость.
«Отдельные участки учета и АРМы». Спрос на отдельные АРМ (автоматизированное рабочее место) типа «Учет труда и заработной платы», «Управление материальными ресурсами и складскими операциями», «Банк», «Касса» и им подобных постоянно сокращается. Пользователи начинают понимать, что наибольшую отдачу такие системы принесут, если использовать их в комплексе.
«Отраслевые системы с бухгалтерским учетом». Наиболее распространены и проработаны отраслевые системы для бюджетной сферы, торговли, промышленных и строительных организаций, страховых и аудиторских компаний, банков. Для подсистем данной группы, прежде всего, учитывается и оценивается полнота функции, комплексность и удобство решений отраслевой специфики бухгалтерского учета. В оценке таких подсистем мнение практиков рассматриваемой отрасли наиболее ценно.
«Системы учета международного уровня». Эти системы поддерживают как российские, так и западные стандарты учета и отчетности; распространенные формы внутрифирменной отчетности, несколько языков, валют. Здесь преобладают западные системы, хотя они хуже адаптируются российским условиям. Как правило, такие системы сопровождаются и настраиваются на специфику покупателя аудиторской фирмой международного уровня.
Виды бухгалтерий
Требования, предъявляемые покупателями к программам, во многом зависят от размера бухгалтерии. Можно условно разделить бухгалтерии на малые, средние и большие.
Малая бухгалтерия (в месяц учитывается до 200 первичных документов, расчет зарплаты не более чем на 150 человек, бухгалтерия ориентирована на безцеховую структуру). Для бухгалтерии следует покупать не отдельные программы по расчету зарплаты, учету материалов, денежных средств и т.д., а единую комплексную программу, обеспечивающую ведение всех задач бухгалтерского учета с выходом на баланс. Для малой бухгалтерии, как правило, достаточно одного компьютера.
Средняя бухгалтерия (зарплата на 150-1200 человек или значительный оборот материальных средств). В этом случае целесообразно приобрести несколько отдельных программ. Желательно, чтобы АРМы были разработаны одной фирмой и были совместимы на уровне обмена файлами. Обычно учет материалов и расчет зарплаты удобнее разместить на разных компьютерах, а остальные задачи вести на третьем.
Большая бухгалтерия (расчет зарплаты более чем на 1200 человек и сложный внутризаводской учет продукции). Для большой бухгалтерии необходимы следующие модели: склад материалов, склад товаров и готовой продукции, основные средства и нематериальные активы, зарплата, касса, расчетные и валютные счета, финансовый анализ, сводный баланс.
Требования, предъявляемые покупателям к системам, зависят не только от размера фирмы, но и от ее профиля. Крупные торговые фирмы, помимо бухгалтерии, хотят обычно автоматизировать оперативный товарный учет, в том числе на удаленных от офиса складах, в магазинах.
Общие требования к бухгалтерским программам
К бухгалтерским программам предъявляются следующие общие требования:
1. Программа должна основываться на понятной для бухгалтера методике организации учета.
2. Документация на программу должна содержать достаточно полное и понятное описание принятой учетной методики и последовательности запуска системы в работу.
3. Программа должна иметь дружественный интерфейс, т.е. быть простой в управлении и настройках, иметь систему помощи.
4. Программа должна иметь гибкую систему настроек на постоянную изменяющееся законодательство, разную методологию бухучета, формирование самых разных нестандартных отчетов.
Контрольные вопросы
1. Дайте характеристику мини-бухгалтерии.
2. Дайте характеристику интегрированной бухгалтерской системе.
3. Дайте характеристику программе «Бухгалтерский конструктор».
4. Дайте характеристику системе «Бухгалтерский комплекс.
5. Дайте характеристику программе «Бухгалтерия-офис».
6. Дайте характеристику программе «Эккаунт кутюр».
7. Какие бывают виды бухгалтерий. Расскажите про каждый вид.
8. Сформулируйте общие требования к бухгалтерским программам.
Лекция 5. Система «1C:Предприятие»