Landocs (компания Ланит)
Optima Workflow (компания Оптима)
Система Optima Workflow предназначена для управления процессами создания, обработки, тиражирования и хранения документов или иных информационных объектов, а также для автоматизации основных процедур современного делопроизводства и организации документооборота. В состав системы Optima Workflow входят пять программных модулей, которые могут быть установлены на различные клиентские станции или серверное оборудование в корпоративной сети, в зависимости от методов организации процессов документооборота и создания рабочих мест пользователей.
Внедрение подобной системы в организации обеспечивает следующие возможности:
▪ централизованное хранение документов в электронном виде;
▪ формализацию процедур создания и обработки документов;
▪ наличие case-подобного графического редактора для описания процессов движения документов и технологических операций на этапе работы с ними;
▪ единые управление и контроль за движением документов в рамках бизнес-процессов.
Контроль реализован следующим образом: создается специального вида документ – «документ на контроле», который помещается на «доску объявлений». Исполнители могут не только ознакомиться с содержанием поручения, но и непосредственно в документ внести сведения о ходе исполнения, отметить факт выполнения и т.д. Все это происходит в одном экземпляре документа, который не тиражируется и не рассылается в адрес всех упомянутых в документе контролеров, исполнителей и соисполнителей. Уведомления рассылаются по электронной почте MS Outlook/Exchange.
Система Optima Workflow содержит инструменты задания маршрутов прохождения документов, аудита, отслеживания их статуса в процессе обработки, настраиваемые на специфику организации, и не предлагает каких-либо стандартных процедур.
Система LanDocs предназначена для автоматизации процессов управления документами, документооборотом и делопроизводством на предприятиях и в организациях различного профиля и масштаба.
Система LanDocs реализована как адаптивная CASE-модель электронного офисного документооборота и делопроизводства. Настройка системы на конкретные условия эксплуатации осуществляется модификацией параметров CASE-модели без изменения программного кода. Поставляется в двух вариантах: как законченная система (программное обеспечение, документация, обучение пользователей) или как открытый к развитию вариант (базовый набор CASE-моделей, специализированная библиотека диалоговых элементов, CASE-технология адаптации и поддержки, обучение пользователей, разработчиков и специалистов группы поддержки).
Программный комплекс LanDocs позволяет реализовать в автоматизированном режиме следующее множество операций по работе с документами:
▪ Регистрацию входящих, внутренних и исходящих документов с использованием механизма регистрационных карточек. Система сохраняет документы, созданные разнообразными приложениями в виде файлов текстов, таблиц, изображений, звука.
▪ Рассылку документов, заданий, поручений как одному пользователю, так и по списку с помощью механизма электронной почты.
▪ Хранение содержания документов (файлов, созданных внешними приложениями в виде текстов, таблиц, изображений, звука и т д.).
▪ Контроль за прохождением и исполнением документов и поручений.
▪ Поиск документов с возможностью сохранения поисковых запросов, просмотр и редактирование документов.
▪ Поддержку нескольких версий одного документа.
▪ Сканирование бумажных документов и распознавание текстов (OCR).
▪ Интегрированный вызов офисных приложений для просмотра, редактирования и печати документов.
▪ Организацию архивирования документов,
▪ Регламентацию прав доступа пользователей к документам и функциям системы;
▪ Возможность доступа к информации через сеть Internet;
▪ Интеграция с другими приложениями через OLE
Система LanDocs обеспечивает контроль за исполнением документов и заданий исполнителями, предоставляет возможность отслеживать движение каждого документа по исполнителям. Контроль версий документа осуществляется с помощью механизма контрольных карточек. Все данные о зарегистрированных документах и ходе их исполнения могут быть отпечатаны в виде отчетов.
LanDocs сохраняет документы, созданные различными приложениями в виде файлов: текстов, таблиц, изображений, звука и т.д. При попытке пользователя просмотреть содержание документа он обеспечивает интегрированный вызов соответствующего приложения, а при открытии документа на редактирование – блокирует документ на основе механизма Check In-Check Out (что существенно ужесточает требования к пропускной способности сети в территориально-распределенной системе).
При включенной функции безопасности (поставляется отдельно) все действия заверяются с использованием электронной цифровой подписи. Система работает с РСУБД Oracle и MS SQL. Серверная часть реализована только под Windows NT.
Первоначально выделены следующие типы пользователей системы, которые будут использовать разрабатываемые механизмы работы.
• администратор – сотрудник, выполняющий настройку и контроль работы системы;
• руководитель – сотрудник организации, осуществляющий руководство организацией в целом. Несет полноту ответственности за выполнение организацией своих функций и обязательств;
• руководитель структурного подразделения– сотрудник организации, осуществляющий руководство определенным структурным подразделением организации, несет ответственность за работу своего подразделения;
• делопроизводитель (регистратор, контролер поручений)– сотрудник отдела делопроизводства, выполняющий функции обработки документов, контроля маршрутов движения документов в организации в целом, а также осуществляющий контроль исполнения документов;
• ответственный за делопроизводство в подразделении (секретарь руководителя)– сотрудник, выполняющий функции по обработке документов, поступивших в конкретное подразделение (конкретному руководителю), и контроля исполнения поручений, выданных исполнителям, приписанным к данному подразделению (выданных данным руководителем);
• исполнитель (все сотрудники)– сотрудник, не выполняющий специфических делопроизводственных функций, производящий исполнение документа и ответственный за его своевременную подготовку, согласование и передачу на подписание.
Каждому пользователю системы LanDocs предоставляется три почтовых ящика:
▪ входящий, в который помещаются все извещения и задания, ему адресованные;
▪ исходящий, в котором содержится информация об отправленных пользователем извещениях и заданиях;
▪ на контроле, в котором содержится информация о заданиях, по которым сотрудник является контролером, т.е. для работы в системе пользователь должен переключаться между тремя ящиками, что не очень удобно.
3.6. 1С: Документооборот 8
Программный продукт "1С:Документооборот 8", разработанный на новой технологической платформе "1С:Предприятие 8.2", является преемником программного продукта "1С:Архив 3", который уже более 10 лет применяется в сотнях организаций, предприятий и учреждений, и предназначена для автоматизации документооборота.
"1С:Документооборот 8" позволяет:
▪ упорядочить работу сотрудников с документами, исключить возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе;
▪ сократить время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов;
▪ повысить качество готового материала (проектов, документации и пр.) за счет решения большого количества спорных вопросов и упорядочивания работы пользователей.
"1С:Документооборот 8" не имеет отраслевой специфики и может эффективно использоваться как в бюджетном секторе, так и на коммерческих предприятиях, будь то распределенная холдинговая структура с большим количеством пользователей или небольшое предприятие. Будучи универсальной, программа легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретной организации.
"1С:Документооборот 8" в комплексе решает задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины:
▪ централизованное безопасное хранение документов,
▪ оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей,
▪ регистрация входящих и исходящих документов,
▪ просмотр и редактирование документов,
▪ контроль версий документов,
▪ полнотекстовый поиск документов по их содержанию,
▪ работа с документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио- и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т.д.,
▪ коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов,
▪ маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов в отдельности,
▪ автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера,
▪ учет и контроль рабочего времени сотрудников.
Учет документов ведется в разрезе видов документов в соответствии с положением о документообороте предприятия. Принципы учета входящих, исходящих и внутренних документов, заложенные в программу, полностью соответствуют действующим стандартам и нормам, например:
▪ ГОСТ Р 6.30-2003,
▪ ГОСТ Р 51141-98,
▪ Федеральный закон Российской Федерации от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации",
▪ Требования ГСДОУ,
▪ Типовая инструкция по делопроизводству в органах федеральной исполнительной власти и др.
"1С:Документооборот 8" поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет, в том числе и через веб-браузеры.
Пользователи, создававшие документы в ознакомительной версии "1С:Архив 8" и бета-версии "1С:Документооборот 8", могут автоматически обновить их на финальную версию "1С:Документооборот 8". После обновления все созданные ранее документы будут сохранены.