Вопросы делопроизводства ЮС.

При наличии в организации общего локального акта по документообороту, в положении о юридической службы, делается ссылка. Должен быть определен перечень документов, которые оформляются, учитываются и хранятся в юридической службе (претензионные и исковые дела, некоторые локальные акты – которые являются общими для организации, типовые бланки документов, разработанные ЮС , некоторые виды договоров). В положении определяется порядок прохождения документов через ЮС, в том числе с указанием перечня визируемых службой документов.

Критерий перечня визируемых документов:

1. Уровень принимаемого документа – как правило, ЮС визирует ТОЛЬКО те документы, которые идут на ПОДПИСЬ к Руководителю организации.

2. Правовой характер документов. Визируются только те документы, которые имеют юридическое содержание – устанавливают права и обязанности. Так, например, не визируется смета к договору строительного подряда, хотя она и является приложением к договору.

3. Возможность и необходимость проверки предварительной проверки документов. Так не подлежат визированию:

- документы, которые фиксируют конкретные факты и обстоятельства, и подписи соответствующих д/лиц,подтверждают, что они имеет место. Это различные акты приема работ, акты передачи материальных ценностей, акты инвентаризации.

- это документы, требования и форма к которым установлено законодательством. Примеры: акты в сфере капитального строительства, платежное поручение, инкассо, приходный/ расходный ордер- первичные документы бухгалтерского и налогового учета.

- документы и требования/ формы, которые установлены самой организацией. Пример: типовые бланки договоров, утверждаются приказом руководителя организации.

Исходя из этих критериев в состав визируемых документов можно включить:

А) локальные акты – учредительные документы, коллективный договор, положения, правила и др.

Б) Договоры, дополнительное соглашения и иная договорная документация. Необходимо также визировать договоры о коллективной или индивидуальной полной материальной ответственности.

В) приказы руководителя организации, имеющие нормативное значение. ЮС визирует последней после подписи руководителя. В случае отказа от визирования документа ЮС предоставляет руководителю письменное мотивированное заключение в форме служебной записки.

Целесообразно составить перечень документов, предоставляемых ЮС и документов исходящий из нее. С указанием структурным подразделений, указанием д/лиц, сроков предоставления ил отправления.

Например, акты инвентаризации с установлением факта недостачи предоставляется бухгалтерией в ЮС в течение 3х дней, после проведения инвентаризации.

Юридическая служба передает в бухгалтерию исполнительный лист, в течение 1 рабочего дня с момента его получения.

ЮС должна вести свою внутреннюю регистрацию входящей и исходящей документации в специальном журнале под подпись соответствующих лиц.

Вопросы материально – техническое обеспечение службы.

В нем необходимо указать порядок, сроки, объем материально-технического обеспечения, ответственность служебных и конкретных лиц по должности.

· Объем технического обеспечения устанавливается применительно к числу работников юридической службы (например, в положении желательно указать о постоянном приобретении ПО, пример: служебная записка, в соответствии с п.? приказа о ЮС, приобретение ПО (желательно частое ) и тогда не будет такой ситуации когда руководитель скажет что нет денег на приобретение (он обязан с соответствии с приказом о ЮС).

· в целях обеспечения сохранности документов и соблюдения коммерческой тайны, юридическая служба должна быть снабжена сервером.

· Отдельным вопросом необходимо прописать обеспечение юридической литературы. Необходимо предусмотреть возможность приобретения литературы непосредственной работодателями юридического лица, в том числе с последующей компенсацией затрат работника. Рекомендация прописывать в положении: необходимо предусмотреть возможность приобретения литературы самим работником непосредственно с последующей компенсацией затрат и подлежат оприходованию в бухгалтерии (т.е вдруг вы нашли в книжном именно ту одну единственную вам нужную литературу).

· Целесообразно также оформить перечень периодической юридической литературой и порядок внесения изменений в такой перечень на каждый новый период подписки.

· Целесообразно отразить вопрос обеспечения юридической службы служебным автотранспортом. Порядок предоставления транспорта (например: подача заявки на неделю с указанием времени и места прибытия).

· При использовании личного автотранспорта целесообразно заключить договор: аренда с экипажем; либо просто возмещение средств. (например, можно заключить договор аренды автомобиля; или договор лизинга – на дорогостоящую машину – по сути машина предприятия а ездит сам руководитель).

· Необходимо обеспечить юридическую службу в силу специфики ее работы средствами для осуществления представительных функций.

Юридическая литература подлежит бух.учету как материалы.