ОБМЕН ДАННЫМИ С ДРУГИМИ ПРИЛОЖЕНИЯМИ

ОТЧЕТЫ В MS ACCESS

Для конечно пользователя данные, хранимые в таблицах и запросах, могут быть оформлены в виде отчета. Отчет позволит представить информацию на печать в желаемом формате. Его можно дополнить рисунками и графиками, которые сделают данные более привлекательными. В отчете легче всего группировать и сортировать данные.

Создать новый отчет можно следующими способами :

· Автоматически:

a) Вставка – Автоотчет для выбранной таблицы;

b) Вкладка Отчет – кнопка Создать – Автоотчет различных видов;

· Полуавтоматически с помощью Мастера отчетов:

a) Вкладка Отчеты – Создать с помощью мастера;

b) Кнопка Создать – Мастер отчетов;

· Вручную с помощью Конструктора отчетов:

a) Вкладка Отчет – Создать с помощью Конструктора;

b) Вставка – Отчет – Конструктор отчетов;

c) Кнопка Создать – Конструктор отчетов;

Существует два основных режима работы с отчетами:

· Конструктор – для создания новых отчетов и изменения существующих;

· Предварительный просмотр – внешний вид отчета при печати.

К разделам отчета относятся – область данных, где размещаются записи из источника данных, заголовок и примечание отчета, которые только однажды размещаются соответственно в начале и конце отчета. Дополнительные разделы Заголовок и Примечание группы связаны с группировкой записей. Количество этих разделов – по числу уровней группировки.

Группа – это набор записей, отобранных по определенному критерию. Группа состоит из заголовка, включенных в нее записей и примечания. Группировка позволяет разбить записи на логические группы и напечатать вводную и итоговую информацию для каждой.

Группировка может быть:

· Для чисел – по десяткам, сотням и другим диапазонам значений, которые задаются в свойстве Интервал;

· Для текстовых полей – по первой букве, по двум первым буква и т.д.

· Для полей типа Дата – по годам, кварталам, месяцам и т.д.

В отчетах, как и в формах, можно использовать вычисляемые поля, которые в режиме Мастера устанавливаются с помощью кнопки Итоги, а в режиме Конструктора – кнопкой «ab».

Почтовые наклейки являются разновидностью отчета. Для их создания выполняется команда: вкладкаОтчеты – кнопка Создать – Почтовые наклейки – выбрать источник и формат наклеек.

MS ACCESS позволяет импортировать данные из других прикладных программ, таких, как MS Excel, dBase, MS FoxPro, Lotus 1 – 2 – 3, а также текстовые файлы. Для импортирования следует выполнить команду Файл – Внешние данные – Импорт. Запускаемый при этом Мастер импорта создаст на основе импортируемого файла таблицу в MS Access.

Для сохранения объекта в файле другого приложения, например MS Word, нужно выделить объект и выполнить команду Сервис – Связи с Office – Публикация с MS Word.

Если нужно использовать таблицу MS Access для создания составного документа с помощью функции слияния, то используется команда Сервис – Связи с Office – Слияние с MS Word.

Экспорт таблиц в MS Access можно осуществлять в текстовый файл, файл электронных таблиц или баз данных других форматов командами Файл – Экспорт – и указать тип файла, в который нужно преобразовать данные. Если есть необходимость экспортировать таблицу в формат MS Excel, то можно использовать команду Сервис – Связи с Office – Анализ данных в MS Excel.

При желании можно установить связь с таблицей из другой программы для просмотра и обработки имеющихся там данных (Файл – Внешние данные – Связать таблицы).