Поиск с помощью расширенного фильтра

Поиск с помощью автофильтра

Поиск с помощью формы данных

Форма данных представляет собой средство для поиска и редактирования записей, которые удовлетворяют простому или множественному критерию сравнения. В форме данных условия в критерии должны соответствовать логической операции и. Здесь нельзя использовать логическую операцию или и конструировать вычисляемые критерии. В форме данных при вводе критерия для поиска некоторого фрагмента текста всегда считается, что шаблон поиска заканчивается символом *.

Поиск с помощью формы данных производится следующим образом:

1. Поместите указатель ячейки в любое место внутри списка.

2. Выберите команду Данные | Форма, затем нажмите кнопку Критерии (рис. 8.4).

 

Рис. 8.4. Поиск с помощью формы данных

 

3. В открывшемся окне введите критерии поиска в необходимых полях. Для перехода к записи, удовлетворяющей критерию, следует нажать кнопку Далее или Назад.

Автофильтр позволяет вывести на рабочий лист все записи, удовлетворяющие заданному критерию. Автофильтр предлагает три метода фильтрации данных:

- установку необходимых значений полей для поиска точного соответствия рис. 8.5);

 

Рис. 8.5. Поиск с помощью автофильтра по точному соответствию

 

- применение пользовательского автофильтра Условие - позволяет осуществить поиск близкого соответствия на основе критериев и/или (рис. 8.6);

- использование команды Первые 10 (рис. 8.7) для отбора некоторого количества наибольших или наименьших элементов списка (в основном необходимо хотя бы одно поле с числами).

 

Рис. 8.6. Поиск с помощью пользовательского автофильтра

 

Рис. 8.7. Окно Наложение условия по списку

 

Поиск с помощью автофильтра производится в следующем порядке:

1. Установите указатель ячейки в список данных.

2. Выполните команду Данные | Фильтр | Автофильтр. Возле каждого поля строки заголовка появятся раскрывающиеся списки в виде кнопки с треугольником.

3. Перейдите к необходимому полю.

4. Выберите необходимый критерий поиска или воспользуйтесь пользовательским автофильтром Условие.

5. Для включения в критерий другого поля возвратитесь к пункту 1.

 

Расширенный фильтр позволяет одновременно или по отдельности применять операции и, или и составлять вычисляемые критерии.

 

Поиск с помощью расширенного фильтра предполагает использование следующей методики:

1. Подготовить диапазон критериев для расширенного фильтра:

- верхняя строка должна содержать заголовки полей, по которым будет производиться отбор (точное соответствие заголовкам полей списка);

- условия критериев поиска записываются в пустые строки под подготовленной строкой заголовка, причем следует учитывать, что:

- выполнение условия и требует располагать критерии поиска рядом в одной строке;

- выполнение условия или требует располагать критерии в разных строках;

- поиск по вычисляемому критерию включает формулы (пользовательские или функции MS Excel), в которых аргументами являются поля списка. Вычисляемый критерий располагается под некоторым заголовком, например, Условие, который не должен совпадать ни с одним именем поля списка. Ссылки на список используются относительные. Они указывают на верхние записи в диапазоне данных списка. Ссылки на ячейки вне списка берутся абсолютными. Вычисляемый критерий может включать несколько функций и зависеть от нескольких полей. Результатом вычисления критерия должно быть логическое значение ИСТИНА ИЛИ ЛОЖЬ (расширенный фильтр отбирает записи, соответствующие критерию ИСТИНА);

- в случае сложного условия поиск данных осуществляется по составному критерию с применением отбора по и и или. Критерий следует составлять с помощью логических функций и (), или (), НЕ ().

2. Поместить указатель ячейки в список (или выделить весь необходимый список).

3. Выполнить команду Данные | Фильтр | Расширенный фильтр.

В диалоговом окне Расширенный фильтр (рис. 8.8):

- указать в области Обработка место, куда будут помещаться результаты выборки данных;

- в поле Исходный диапазон пометить весь список, подлежащий фильтрации (как правило, после помещения указателя ячейки в список данный диапазон выделяется по умолчанию);

- в поле Диапазон условий указать подготовленный диапазон условий отбора записей (удобно выделить мышью на рабочем листе);

- если отобранные записи необходимо поместить в другое место, в поле Поместить результат в диапазон указать соответствующее место для отобранных данных;

- для отбора уникальных записей (без повторений) необходимо установить флажок Только уникальные записи.

Результаты расширенной фильтрации отображаются на данном рабочем листе или копируются в другое место.

 

Рис. 8.8. Окно Расширенный фильтр

 

Анализ данных

MS Excel предоставляет широкие возможности для проведения

анализа данных, находящихся в списке. К средствам анализа от-

носятся:

• обработка списка с помощью различных формул и функций;

• построение диаграмм и использование карт MS Excel;

• проверка данных рабочих листов и рабочих книг на наличие

ошибок;

• структуризация рабочих листов

П автоматическое подведение итогов (включая мастер частич-

ных сумм);

П консолидация данных;

• сводные таблицы;

О специальные средства анализа выборочных записей и дан-

ных — подбор параметра, поиск решения, сценарии, пакет

анализа и др.

Структуризация ра эчих листов

Цель структуризации заключается в разбиении данных, содер-

жащихся на рабочем листе, на определенные уровни детализа-

ции. Используя структуру, легче проводить анализ и сравнение

данных.

Если между данными имеется строгая зависимость, то MS Excel

позволяет автоматически создать структуру — в этом случае про-

грамма ищет ячейки, которые содержат формулы, обобщающие

информацию в строках, и расположенные слева от данных. Дан-

ные должны быть согласованы в одном направлении. Для выпол-

нения автоматической структуризации все детальные столбцы

должны стоять по одну сторону от итоговых столбцов, все де-

тальные строки должны находиться по отношению к итоговым

либо только снизу, либо — только сверху. Если это условие не

соблюдается, то структуру следует создать вручную.

Рабочий лист может содержать только одну структуру, хотя ее

можно разделить на несколько частей (рис. 8.17).

Отображение и скрытие данных структуры может отразиться на

частях рабочего листа, которые не участвуют в иерархии,

т. к. строки сворачиваются и разворачиваются по всей ширине

рабочего листа, а столбцы — по всей высоте рабочего листа

(рис. 8.18).

При выводе структуры по левому и верхнему краю рабочего лис-

та отображаются специальные символы, которые служат для вы-

вода и скрытия уровней детализации (табл. 8.1).__

 

Рис. 8.17. Пример структуризации данных на рабочем листе

 

Рис. 8.18. Скрытие низших уровней в структуре данных

 

Для автоматического создания структуры следует:

• удостовериться, что в итоговых формулах содержатся ссылки

на детальные данные, расположенные в одном направлении

относительно итоговых;

• выделить нужный диапазон ячеек — для структуризации час-

ти рабочего листа или выбрать одну ячейку — для структури-

зации всего рабочего листа;

П выполнить команду Данные | Группа и структура | Создание

структуры.

При структуризации рабочего листа "вручную" необходимо:

О выделить нужные ячейки строк и столбцов, которые подлежат

объединению в структуру (за исключением ячейки с итоговой

формулой);

• выполнить команду Данные | Группа и структура | Группи-

ровать.

В случае ошибочных действий или для разгруппировки дан-

ных выбрать команду Данные | Группа и структура | Раз-

группировать;

 

О указать вид организации документа и создать структуру, вы-

полнив команду Данные | Группа и структура | Настройка.

Для возврата рабочего листа в исходное состояние следует вос-

пользоваться командой Данные | Группа и структура | Удалить

структуру.

Для структурированных данных имеется возможность создавать

диаграммы с заданных уровней структуры.

Автоматическое подведение итогов

Итоги необходимы для создания разнообразных отчетов и для

обобщения большого количества однотипной информации. Итоги

подразделяются на:

О простые промежуточные;

• сложные промежуточные;

• связанные с вычислением частичных сумм (используется мас-

тер частичных сумм).

Промежуточные итоги формируются с помощью команды Дан-

ные | Итоги. MS Excel автоматически создает необходимые ма-

тематические выражения, вставляет строки промежуточных и

общих итогов, а также структурирует данные. Такую информа-

цию легко обрабатывать— форматировать ячейки, создавать

диаграммы и т. д.

С помощью операции Итоги можно:

D указать способ группировки данных;

• вывести промежуточные и общие итоги для одной группы

в списке;

О вывести промежуточные и общие итоги для нескольких групп

в списке;

• выполнить расчеты над данными.

Подведение промежуточных итогов предполагает использование

следующей методики:

1. Подготовить список данных и оставить в нем указатель ячей-

ки. Определиться с тем, какие нужны итоги.

 

2. Провести сортировку по необходимому полю или полям

(команда Данные | Сортировка).

3. Подвести итоги (команда Данные | Итоги).

( Совет )

При создании вложенных промежуточных итогов следует четко

представлять уровни итогов и создавать их в порядке увеличения

уровня детализации: сначала — по первому ключу, далее, снимая

флажок Заменить текущие итоги, — по вторичному ключу и т. д.

Чтобы убрать итоги, необходимо установить указатель в список

с итогами и выполнить команду Данные | Итоги | кнопка Убрать

все.

При создании итогов при необходимости можно:

П использовать одну операцию для нескольких столбцов данных;

• использовать несколько операций для одного набора данных

(например, вычислить среднее и суммарное значение для

столбца с числовыми данными);

• подвести итоги по отфильтрованным данным (сначала — от-

фильтровать, затем— отсортировать по необходимому полю

(полям) и, наконец, — подвести итоги;

• использовать мастер суммирования (команда Сервис | Мас-

тер | Частичная сумма) позволяет просуммировать только те

данные в списке (рис. 8.19), которые удовлетворяют заданно-

му критерию (например, вычислить сумму продаж для това-

ров, цена которых больше некоторого значения).__

 

Консолидация данных

Консолидация предназначается для обобщения однородных дан-

ных. Ее осуществление предполагает использование следующей

методики:

1. Указать местоположение будущих консолидированных данных.

2. Выбрать команду Данные | Консолидация.

3. В открывшемся окне указать диапазоны данных, подлежащие

консолидации.

4. Указать способ консолидации:

• согласно расположению в диапазоне — сняты все флажки

области Использовать в качестве имен;

• согласно заголовкам строк и столбцов— установлены

флажки подписи верхней строки и значения левого

столбца.

5. Выбрать тип консолидации, т. е. указать, какая операция будет

проводиться с консолидируемыми данными.

6. При необходимости указать добавление структуры — устано-

вить флажок Создавать связи с исходными данными.

 

Сводные таблицы

Сводные таблицы представляют собой средство для группировки,

обобщения и анализа данных, находящихся в списках MS Excel

или в таблицах, созданных в других приложениях. Внешне сводные

 

Рис. 8.27. Представление консолидированных данных

 

таблицы являются структурой, позволяющей размещать данные в

трехмерном виде. Сводные таблицы могут использоваться:

• для обобщения большого количества однотипных данных;

• для реорганизации данных (с помощью перетаскивания);

• для отбора и группировки данных;

• для построения диаграмм.

Сводные таблицы создаются с помощью мастера сводных таблиц

(команда Данные | Сводная таблица) по следующей методике:

1. Выбрать место для сводной таблицы, т. е. установить указа-

тель ячейки в необходимое место на рабочем листе.

2. Выполнить команду Данные | Сводная таблица.

3. Задать исходный диапазон данных, выполнив шаги 1 и 2 мас-

тера (рис. 8.28 и 8.29). После нажатия кнопки Далее в окне

мастера, приведенном на рис. 8.29, откроется окно 3-го шага

мастера (рис. 8.30).

 

Рис. 8.28. Определение местоположения данных для сводной таблицы

 

Рис. 8.29. Диапазон данных для сводной таблицы

 

Рис. 8.30. Указание местоположения будущей сводной таблицы

 

4. Прежде чем указать местоположение будущей таблицы

(рис. 8.30), необходимо нажать кнопку Макет и в открывшем-

ся окне (рис. 8.31) сформировать макет сводной таблицы (т. е.

задать страницу, строки, столбцы, итоговые и вычисляемые

поля сводной таблицы).

 

Рис. 8.31. Формирование макета сводной таблицы

 

5. Для определения необходимой операции для полей, помещен-

ных в область Данные, либо задания вычисляемого поля два-

жды щелкнуть левой кнопкой мыши на поле, помещенном в

область Данные (рис. 8.31), и выбрать необходимые действия

в окне Вычисление поля сводной таблицы (рис. 8.32).

6. Нажать кнопку Параметры (рис. 8.30) и в открывшемся окне

(рис. 8.33) установить необходимые параметры сводной таб-

лицы.

7. После проведения всех подготовительных операций нажать

кнопку Готово (рис. 8.30).

При создании, редактировании и работе со сводными таблицами

необходимо учитывать следующее:

• местоположение сводной таблицы — желательно располагать

ее на отдельном листе, т. к. при обновлении, группировках

 

Рис. 8.32. Окно Вычисление поля сводной таблицы

 

Рис. 8.33. Установка параметров сводной таблицы

 

сводной таблицы информация, содержащаяся на рабочих лис-

тах рядом со сводной таблицей, может оказаться скрытой;

• местонахождение исходных данных — список MS Excel,

внешний источник данных, диапазоны консолидации, нахо-

дящиеся в другой сводной таблице;

• необходимость при задании структуры сводной таблицы опре-

делить:

• поля, находящиеся в строках и столбцах таблицы;

• поля, по которым подводятся итоги (с выбором необходи-

мой операции);

• поля для страниц, что позволяет представить информацию

в трехмерном виде;

• сводная таблица— это средство только для отображения

данных. Поэтому в самой таблице данные редактировать нель-

зя. Для изменения данных в сводной таблице необходимо вне-

сти изменения в источник данных, а затем обновить сводную

таблицу (кнопкой | \ \ Обновить данные панели инструмен-

тов Сводные таблицы (рис. 8.34);

 

Рис. 8.34. Панель инструментов Сводные таблицы

 

• в сводных таблицах можно изменять названия полей, что не

влечет изменений в полях исходных данных. Манипулирова-

ние элементами сводной таблицы можно также осуществлять

мышью — для удаления какого-либо поля из сводной таблицы

следует перетащить удаляемый элемент за ее границы. Изме-

нения в перестановке полей для страниц, столбцов и строк

также осуществляется перетаскиванием;

• сводные таблицы допускают возможность группировки эле-

ментов полей по различным уровням иерархии путем объеди-

нения в группы (выделение данных сводной таблицы осуще-

ствляется, например, с помощью мыши). Для этой цели в ме-

ню Данные | Группа и структура существуют две кнопки:

[ + | Группировать и [•_] Разгруппировать. Группы эти мож-

но переименовывать по желанию.

Детали в группе можно скрывать и показывать. Элементы са-

мого высокого уровня группировки (обобщающие элементы)

располагаются по верхней или по крайней левой границе

сводной таблицы (отображение исходных данных в этом слу-

чае производится путем выделения группированной ячейки

сводной таблицы и выполнения команды отображения данных

кнопкой | °1 I Отобразить детали). Применяются _ﾜ_____следующие

варианты группировки сводной таблицы:

• группировка элементов по их именам;

• группировка чисел по диапазонам (для числовых данных,

кнопка Группировать меню Данные | Группа и струк-

тура);

• группировка по временным диапазонам (данные в формате

Дата/Время);

• возможность построения диаграмм на основе сводных таб-

лиц;

• некоторые дополнительные возможности сводных таблиц

(многие из них производятся путем выбора соответствующей

команды контекстного меню необходимого поля или выде-

ленной области):

 

• сортировка элементов в сводной таблице;

• размещение страниц сводной таблицы на различных рабо-

чих листах (кнопкой Отобразить страницы);

• управление общими и промежуточными итогами;

• использование различных итоговых функций для анализа

данных и дополнительных вычислений;

• вставка в сводную таблицу вычисляемого поля;

• использование автоформата для форматирования сводной

таблицы.