Обеспечение сохранности документов
ГОСТ Р 51141.
Глоссарий лекции
План лекции
ОРГАНИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ (ДЕЛ).
1. Обеспечение сохранности документов как одно из главных направлений работы сотрудников служб ДОУ и архивистов. Понятие «комплекс мер по организации хранения документов и дел». Оперативное и архивное хранение документов.
2. Комплекс технологических операций по учёту, рациональному размещению, выдаче во временное пользование и контроля наличия документов в процессе их оперативного хранения.
3. Основные требования к хранилищам и хранению документов.
4. Средства технического хранения дел (документов), их эксплуатационные характеристики. Характеристика режимов временного хранения дел (документов).
5. Особенности организации хранения документов в структурных подразделениях.
6. Текущее и архивное хранение ЭД, БД.Х.
99) обеспечение сохранности документов: Обеспечение физико-химической сохранности документов и их учет
100) обеспечение физико-химической сохранности документов: Разработка, создание и практическое применение научно-технических средств и методов хранения, реставрации, консервации, биохимической защиты и воспроизведения документов
101) режим хранения архивных документов: Совокупность температурно-влажностных и санитарно-гигиенических условий, создаваемых в архивохранилищах для обеспечения сохранности документов, и контроль за их выполнением
107) хранение архивных документов: Обеспечение рационального размещения и сохранности документов
108) государственное хранение архивных документов: Постоянное хранение архивных документов, осуществляемое архивами, рукописными отделами библиотек и музеев
109) ведомственное хранение архивных документов: Хранение архивных документов в ведомственных архивах, осуществляемое государственными и муниципальными организациями в течение периода, установленного нормативными документами
110) депозитарное хранение документов: Хранение в архиве, музе, библиотеке архивных документов Архивного фонда Российской Федерации на условиях, определяемых договором между собственником документов и соответствующим архивом, музеем, библиотекой, с сохранением за собственником права собственности на архивные документы.
111) постоянное хранение документов: Бессрочное хранение документов в архивном учреждении, государственном музее, библиотеке
112) документ постоянного хранения: Документ, которому в соответствии с нормативными документами и иными правовыми актами установлено бессрочное хранение
113) документ временного хранения: Документ с установленным сроком хранения, по истечении которого он полежит уничтожению
114) ограничительный срок секретного хранения архивных документов: Срок засекречивания сведений, установленный законодательными актами, в течение которого запрещается свободный доступ к документам государственной части Архивного фонда Российской Федерации, содержащим охраняемую законом тайну
117) единица хранения архивных документов: Учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение
124) проверка наличия [состояния] дел: Установление соответствия реального количества единиц хранения записям в учетных документах архива, а также выявление дел и документов, требующих улучшения физического состояния, реставрации, дезинфекции
Обеспечение сохранности документов — одно из главных направлений работы сотрудников служб ДОУ и архивистов. От того насколько верно была выбрана стратегия хранения документов, зависят их физическое состояние и возможности использования в самых разнообразных целях.
В соответствии с ГОСТ Р 51141 «обеспечение сохранности документов – обеспечение физико-химической сохранности документов и их учет.
Сохранность документов обеспечивается в результате комплекса мероприятий по их учёту и хранению.
В свою очередь хранение архивных документов понимается как обеспечение рационального размещения и сохранности документов.
Организация хранения документов включает рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставрация) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению.
В соответствии с требованиями ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. документы следует хранить на носителях, которые обеспечивают их пригодность для использования, достоверность, аутентичность и сохранность в течение установленного периода времени (см. п. 8.2). Вопросы, относящиеся к хранению, обращению и использованию документов должны решаться на протяжении всего периода их жизненного цикла. Документы требуют таких условий и технологий хранения, которые учитывают их особые физические и химические свойства.
Ценные документы требуют более качественного хранения и обслуживания, с тем, чтобы сохранить их до тех пор, пока они не утратят свою ценность. Условия и технологии хранения документов должны быть спроектированы таким образом, чтобы защищать документы от несанкционированного доступа, утраты или повреждения, а также от кражи и чрезвычайных ситуаций.
Правила, определяющие, в соответствии с действующим законодательством, порядок отбора и передачи документов на последующее хранение или уничтожение, должны применяться системно и в установленном порядке в ходе обычной деловой деятельности. Никаких действий по отбору и передаче документов на последующее хранение или уничтожение не должно предприниматься без уверенности в том, что определенный документ больше не требуется, работа с ним завершена, и он не потребуется в качестве доказательства.
Для обеспечения сохранности документов в организации должны осуществляться:
1. комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание
· материально-технической базы хранения документов (здание и помещения хранилищ,
· средства хранения документов (стационарные или передвижные: шкафы, сейфы, стеллажи. Нормы установки– Раздел 4.4. Основных правил),
· средства охраны и безопасности хранения,
· средства климатического контроля,
· средства копирования и восстановления поврежденных документов и т.п.);
2. комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиеническией, охранный режимы хранения), а также организацию размещения документов в хранилищах и на средствах хранения, топографирование и организацию порядка выдачи документов.
При организации хранения и создании условий хранения следует учитывать специфику видового состава документов, характерного для конкретного архива.
Система мер по организации хранения должна обеспечивать сохранность документов и контроль их физического состояния:
· в процессе делопроизводства
· при поступлении документов в архив,
· при их хранении и передаче документов на Постоянное хранение.
При физическом уничтожении документов, утратившими практическаую и научную ценность, следует руководствоваться следующими принципами:
- - уничтожение должно всегда быть санкционированным;
- - документы, связанные с предстоящими или актуальными судебными
- разбирательствами и расследованиями, не следует уничтожать;
- - уничтожение документов должно проводиться таким образом, чтобы сохранить
- конфиденциальность любой содержащейся в них информации;
- - все копии документов, разрешенных к уничтожению, включая конфиденциальные,
- страховые и резервные копии, следует уничтожить.
Хранение документов до экспертизы их ценности и передачи на архивное хранение в российской практике работы с документами называется оперативным.
Оперативное хранение подразделяется на хранение документов в процессе их исполнения и хранение уже исполненных документов.
Организация оперативного хранения документов находится в компетенции непосредственного руководителя структурного подразделения или устанавливается единообразной в целом по офису в инструкции по делопроизводству.
Непосредственное хранение подавляющего большинства документов, как приходящих в офис извне, так и создаваемых в процессе работы,в течение определённого времениосуществляетсяв структурных подразделениях. Если в отделе нет работника, ответственного за делопроизводство (секретарь отдела), формирование и хранение дел возлагаетсяна одного из сотрудников или непосредственно на исполнителя.
В небольшой фирме за хранение дел отвечает секретарь руководителя или один из сотрудников секретариата.