Почему деловые встречи не всегда бывают успешными

Проблема неудавшихся, нерезультативных встреч требует особенно пристального рассмотрения, так как то ли на основе печального преды­дущего опыта, то ли по какой-то неясной традиции в обществе суще­ствует до некоторого рода скептическое отношение к деловым встречам вообще и к той пользе, которую они могут принести. И можно выделить причины, лежащие в основе таких неудавшихся встреч, которые послу­жат положительным опытом и помогут избежать некоторых ошибок.

1. Эффект «многоголовой гидры»

Одной из причин неэффективности встречи очень часто оказывается изначально неудачный, неправильно подобранный состав участников, приглашенных для решения конкретного вопроса. Басня И. А. Крылова «Лебедь, рак и щука» прекрасно иллюстрирует это положение. И мы знаем, что «воз и ныне там»: вопрос не решается, если им занимаются люди, пришедшие на встречу с разными целями, не умеющие и не жела­ющие слушать других.

С другой стороны, на уровне истины бытует мнение относительно того, что чем больше людей принимает участие в дискуссии, тем мень­ше можно надеяться на эффективность встречи. Оно отчасти основано на том, что для обсуждения вопроса собрались люди либо не вполне понимающие, почему их пригласили на встречу, либо не разбирающие­ся в сути обсуждаемого вопроса, либо предлагающие узкое, односторон­нее решение проблемы. При этом очень часто приглашенные на встречу оказываются знаменитыми, важными людьми, считающими свое мне­ние непререкаемым и не привыкшими прислушиваться к мнению дру­гих. Приводимый далее пример иллюстрирует именно это положение.

Но далеко не всегда в неуспехе деловой встречи или заседания вино­ваты организаторы. Рядовые участники своим поведением и отношени­ем к происходящему на встрече могут столь отрицательным образом влиять на присутствующих, что вся атмосфера, царящая на встрече, и групповое мнение приобретают налет сомнения и неприятия. Назовем наиболее часто встречающиеся разновидности таких участников дело­вых встреч.

♦ Люди, опаздывающие на встречу. Если не заметить их опоздания, то остальные тоже могут позволить себе опоздать в следующий раз. Опоздавший, естественно, не знает, что происходило до его прихода (если встреча началась вовремя), и не может эффектив­но включиться в обсуждение. Если же ему пересказать, что кто сказал до его прихода, это непродуктивно затянет встречу.

♦ Люди, покидающие встречу до ее окончания. Если кто-то уходит до того, как объявлено об окончании встречи, остальные могут подумать: «А мы-то что здесь сидим?».

Поэтому обо всех случаях опоздания или преждевременного ухода, вызванных конкретной ситуацией, остальные присутствующие на деловой встрече должны быть уведомлены в начале встречи, в та­ком случае хотя бы определенные формальности будут соблюдены.

♦ Люди, наделенные феноменом постоянного сомнения. Их возгласы: «Это не пройдет!», «Не доказано!», «А стоит ли вообще этим зани­маться?». Такие восклицания, да и не только громогласные заявле­ния, а просто непрерывное отрицательное покачивание головой во время выступления других участников всегда носят деструктивный характер. Единственный путь покончить с этим на данной встрече — предложить их автору изложить свою позицию в личном выступ­лении.

♦ Люди, беседующие или шепчущиеся во время выступления дру­гих. Обсуждают ли они предложения, высказываемые оратором, или говорят на посторонние темы — они мешают всем остальным и более всего — выступающему.

♦ Люди, не имеющие собственных идей и предложений, но любящие привлекать внимание, часто занимаются интерпретацией и толко­ванием чужих идей, разъясняя их присутствующим, как если бы они не сумели понять того, что было сказано.

Наверное, этот список людей, мешающих положительному разви­тию деловой встречи, можно было бы и продолжить, но и из сказанно­го ясно, как много препятствий лежит на пути организаторов деловых встреч и как серьезно следует относиться к их преодолению.