Построение эффективных систем контроля за движением запасов на предприятии

Обоснование учетной политики запасов

Обеспечение высокой оборачиваемости и эффективных форм движения запасов

Оптимизация общей суммы запасов товарно-материальных ценностей, включаемых в состав оборотных активов

Оптимизация размера основных групп текущих запасов

Определение целей формирования запасов

Анализ запасов товарно-материальных ценностей в предшествующем периоде

Управление запасами

Управление запасами направлено на обеспечение бесперебой­ного осуществления процесса производства и реализации продукции и минимизацию текущих затрат по их обслуживанию на предприятии. Эффективное управление запасами позволяет снизить продолжитель­ность производственного и всего операционного цикла, уменьшить уро­вень текущих затрат на их хранение, снизить уровень транзакционных издержек по их закупке, высвободить из текущего хозяйственного обо­рота часть финансовых средств, реинвестируя их в другие активы.

Управление запасами охватывает ряд последовательно выполняе­мых этапов работ, основными из которых являются:

1. Анализ запасов товарно-материальных ценностей в предше­ствующем периоде.Основной задачей этого анализа является выяв­ление уровня обеспеченности производства и реализации продукции соответствующими запасами товарно-материальных ценностей в пред­шествующем периоде и оценка эффективности их использования. Ана­лиз проводится в разрезе основных видов запасов.

• На первой стадии анализа рассматриваются показатели об­щей суммы запасов товарно-материальных ценностей — темпы ее ди­намики, удельный вес в объеме оборотных активов и т.п.

• На второй стадии анализа изучается структура запасов в разрезе их видов и основных групп, выявляются сезонные колебания их размеров.

• На третьей стадии анализа изучается эффективность исполь­зования различных видов и групп запасов, а также их объема в це­лом, которая характеризуется показателями их оборачиваемости и рентабельности.

• На четвертой стадии анализа изучаются объем и структура текущих затрат по обслуживанию запасов в разрезе отдельных видов этих затрат.

2. Определение целей формирования запасов.Запасы товарно-материальных ценностей, включаемых в состав оборотных активов, могут создаваться на предприятии с разными целями:

а) обеспечение текущей производственной деятельности (теку­щие запасы сырья и материалов);

б) обеспечение текущей сбытовой деятельности (текущие запа­сы готовой продукции);

в) накопление сезонных запасов, обеспечивающих хозяйствен­ный процесс в предстоящем периоде (сезонные запасы сырья, материалов и готовой продукции) и т.п.

В процессе управления запасами они соответствующим образом классифицируются для обеспечения последующей дифференциации методов управления ими. Так, при классификации запасов по их ви­дам могут быть выделены:

• сырье, основные и вспомогательные материалы, комплектующие изделия и другие материальные ценности, предназначенные для про­изводства продукции, выполнения работ, предоставления услуг, об­служивания производства и административных нужд;

• незавершенное производство в виде незаконченных обработкой и сборкой деталей, узлов, изделий и незавершенных технологических процессов;

• готовая продукция, изготовленная на предприятии и предназначен­ная для продажи;

• товары в виде материальных ценностей, приобретенные (получен­ные) с целью дальнейшей продажи;

• малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, используемые в течение не более одного года (или нормального операционного цикла, если его продолжительность превышает один год);

• прочие запасы материальных ценностей, входящие в состав обо­ротных активов.

2. Оптимизация размера основных групп текущих запасов.Та­кая оптимизация связана с предварительным разделением всей сово­купности запасов товарно-материальных ценностей на два основных вида — производственные (запасы сырья, материалов и полуфабри­катов) и запасы готовой продукции. В разрезе каждого из этих видов выделяются запасы текущего хранения — постоянно обновляемая часть запасов, формируемых на регулярной основе и равномерно потреб­ляемых в процессе производства продукции или ее реализации поку­пателям.

Для оптимизации размера текущих запасов товарно-материаль­ных ценностей используется ряд моделей, среди которых наибольшее распространение получила „Модель экономически обоснованного раз­мера заказа" (Economic ordering quantity — EOQ model). Она может быть использована для оптимизации размера, как производственных запасов, так и запасов готовой продукции.

Расчетный механизм модели EОQ основан на минимизации со­вокупных операционных затрат по закупке и хранению запасов на пред­приятии. Эти операционные затраты предварительно разделяются на две группы: а) сумма затрат по размещению заказов (включающих рас­ходы по транспортированию и приемке товаров); б) сумма затрат по хранению товаров на складе.

Рассмотрим механизм модели EОQ на примере формирования производственных запасов.

С одной стороны, предприятию выгодно завозить сырье и мате­риалы как можно более высокими партиями. Чем выше размер партии поставки, тем ниже совокупный размер операционных затрат по раз­мещению заказов в определенном периоде (оформлению заказов, до­ставке заказанных товаров на склад и их приемке на складе).

Сумма совокупных операционных затрат по размещению зака­зов при этом определяется по следующей формуле:

 

где ОЗрз — сумма совокупных операционных затрат по размещению заказов;

ОПП — объем производственного потребления товаров (сырья или материалов) в рассматриваемом периоде;

РПП — средний размер одной партии поставки товаров;

Срз — средняя стоимость размещения одного заказа.

Из приведенной формулы видно, что при неизменном объеме производственного потребления и средней стоимости размещения од­ного заказа общая сумма операционных затрат по размещению зака­зов минимизируется с ростом среднего размера одной партии поставки товаров.

С другой стороны, высокий размер одной партии поставки това­ров вызывает соответствующий рост операционных затрат по хране­нию товаров на складе, так как при этом увеличивается средний раз­мер запаса в днях оборота (период их хранения). Если закупать сырье один раз в два месяца, то средний размер его запаса (период хране­ния) составит 30 дней, а если размер партии поставки снизить вдвое, т. е. закупать сырье один раз в месяц, то средний размер его запаса (период хранения) составит 15 дней.

С учетом этой зависимости сумма операционных затрат по хра­нению запасов на складе может быть определена по следующей фор­муле:

 

 

где ОЗ_Х — сумма операционных затрат по хранению запасов на складе;

РПП — средний размер одной партии поставки товаров;

С_х — стоимость хранения единицы товара в рассматриваемом периоде.

Из приведенной формулы видно, что при неизменной стоимости хранения единицы товара в рассматриваемом периоде общая сумма операционных затрат по хранению товарных запасов на складе мини­мизируется при снижении среднего размера одной партии поставки то­варов.

Таким образом, с ростом среднего размера одной партии поставки товаров снижаются операционные затраты по размещению заказа и возрастают операционные затраты по хранению товарных запасов на складе предприятия (и наоборот). Модель EОQ позволяет оптимизиро­вать пропорции между этими двумя группами операционных затрат таким образом, чтобы совокупная их сумма была минимальной.

Математически Модель EОQ выражается следующей принципи­альной формулой:

 

где РПП_О — оптимальный средний размер партии поставки товаров (EОQ);

ОПП — объем производственного потребления товаров (сырья или материалов) в рассматриваемом периоде;

Срз — средняя стоимость размещения одного заказа;

С_х — стоимость хранения единицы товара в рассматриваемом периоде.

Соответственно оптимальный средний размер производственного запаса определяется по следующей формуле:

П3_О = РПП_О / 2,

где П3_О — оптимальный средний размер производственного запа­са (сырья, материалов);

РПП_О — оптимальный средний размер партии поставки товаров (EОQ).

Рассмотрим механизм использования Модели EОQ на конкрет­ном примере:

Пример. Годовая потребность в определенном виде сырья, опре­деляющая объем его закупки, составляет 1000 усл. ден. eд. Средняя стоимость размещения одного заказа составляет 12 усл. ден. eд., а средняя стоимость хранения единицы товара — 6 усл. ден. eд. Подставляя эти данные в Модель EOQ, получаем:

РПП_О = 63,2 усл. ден. eд.

Оптимальный средний размер производственного запаса сырья

составит при этом:

П3_О = 31,6 усл. ден. eд.

При таких показателях среднего размера партии постав­ки и среднего размера запаса сырья операционные затраты предприятия по обслуживанию запаса будут минимальными.

Для запасов готовой продукции задача минимизации операцион­ных затрат по их обслуживанию состоит в определении оптимального размера партии производимой продукции (вместо среднего размера партии поставки). Если производить определенный товар мелкими партиями, то операционные затраты по хранению его запасов в виде готовой продукции (С_х) будут минимальными. Вместе с тем, при таком подходе к операционному процессу существенно возрастут операци­онные затраты, связанные с частой переналадкой оборудования, под­готовкой производства и другие (С_рз). Используя вместо показателя объема производственного потребления (ОПП) показатель планируе­мого объема производства продукции, мы на основе Модели EОQ ана­логичным образом можем определить оптимальный средний размер партии производимой продукции и оптимальный средний размер за­паса готовой продукции.

4. Оптимизация общей суммы запасов товарно-материальных ценностей, включаемых в состав оборотных активов.Расчет оптималь­ной суммы запасов каждого вида (в целом и по основным группам учи­тываемой их номенклатуры) осуществляется по формуле:

 

Зп = (Нтх × Оо) + Зсх + Зцн ,

 

где Зп — оптимальная сумма запасов на конец рассматриваемого периода;

Нтх — норматив запасов текущего хранения в днях оборота;

О_О — однодневный объем производства (для запасов сырья и материалов) или реализации (для запасов готовой продук­ции) в предстоящем периоде;

Зсх — планируемая сумма запасов сезонного хранения;

Зцн — планируемая сумма запасов целевого назначения других видов.

5. Обеспечение высокой оборачиваемости и эффективных форм движения запасов.Управление этими процессами осуществляется пу­тем оптимизации материальных потоков всех видов запасов.

Оптимизация материальных потоков представляет собой процесс выбора наилучших форм их организации на предприятии с учетом ус­ловий и особенностей осуществления технологического цикла его опе­рационной деятельности.

Основной цельюоптимизации материальных потоков предприя­тия является обеспечение своевременной доставки различных мате­риальных активов в необходимом количестве в нужные пункты с ми­нимумом затрат на осуществление этого процесса. Методологическую основу оптимизации материальных потоков составляют концепции, ме­тоды и приемы логистики.

Интегральная оценка экономической эффективности оптимиза­ции материальных потоков может быть получена путем использова­ния „метода совокупных затрат" [total distribution cost method; TDS], в основе которого лежит сравнение суммы полных затрат на организа­цию материальных потоков оборотных активов до и после проведения их оптимизации. Алгоритм расчетов интегральной экономической эф­фективности этого процесса имеет следующий вид:

 

 

где ИЭ_О — интегральная экономическая эффективность оптимизации материальных потоков оборотных активов предприятия, в %;

П3₁ — фактическая сумма полных затрат на организацию мате­риальных потоков до проведения их оптимизации в опре­деленном периоде;

ПЗ₂— ожидаемая сумма полных затрат на организацию матери­ального потока аналогичного объема после проведения его оптимизации в аналогичном периоде;

ОМП_п — планируемый объем материального потока оборотных ак­тивов в аналогичном периоде.

Результаты оптимизации материальных потоков оборотных акти­вов получают отражение в системе соответствующих текущих и опе­ративных планов предприятия по операционной деятельности.

6. Обоснование учетной политики оценки запасов.При отпуске запасов в производстве, продаже и другом выбытии предприятие мо­жет осуществлять их оценку одним из следующих методов:

• идентифицированной себестоимости соответствующей единицы запасов. Такой метод может использоваться по отпускаемым запа­сам готовой продукции при выполнении специальных заказов и проектов;

• средневзвешенной себестоимости. Такая оценка производится по каждой единице запасов делением суммарной стоимости их остат­ка на начало отчетного месяца и стоимости полученных в отчетном месяце запасов на суммарное количество запасов (в натуральном вы­ражении) на начало отчетного месяца и полученных в данном месяце запасов;

• себестоимости первых по времени поступления запасов (ме­тод ФИФО). Оценка запасов по методу ФИФО базируется на предпо­ложении, что запасы используются в той последовательности, в кото­рой они поступали на предприятие (т.е. запасы, первыми отпускаемые в производство или продажу, оцениваются по себестоимости первых по времени поступления входящих запасов);

• себестоимости последних по времени поступления запасов (метод ЛИФО). Оценка запасов по методу ЛИФО базируется на пред­положении, что запасы используются в последовательности, противо­положной их поступлению на предприятие (т.е. запасы, первыми от­пускаемые в производство или продажу, оцениваются по себестоимости последних по времени поступления входящих запасов);

• нормативных затрат. Оценка по нормативным затратам со­стоит в применении норм расходов на единицу продукции, установ­ленных предприятием с учетом нормальных уровней использования запасов, труда, производственных мощностей и действующих цен. Нормы и цены в нормативной базе должны регулярно прове­ряться и при необходимости пересматриваться для обеспечения максимального приближения нормативных затрат к фак­тическим;

• цены продажи. Оценка запасов по ценам продажи использует­ся на предприятиях розничной торговли путем применения среднего процента торговой наценки на реализуемые товары. Этот метод могут применять торговые предприятия, реализующие обширный и измен­чивый ассортимент товаров с примерно одинаковым уровнем торго­вой наценки. Себестоимость реализованных товаров определяется как разница между продажной (розничной) стоимостью этих товаров и суммой торговой наценки на них. В свою очередь, сумма торговой на­ценки на реализованные товары рассчитывается как произведение про­дажной (розничной) стоимости этих товаров и среднего процента тор­говой наценки.

Для всех видов и разновидностей запасов, имеющих одинако­вое назначение и одинаковые условия использования, может приме­няться только один из приведенных методов их оценки.

На дату баланса запасы могут отражаться в отчетности по наимень­шей из двух оценок — первоначальной стоимости или чистой стоимости реализации. Первоначальная стоимость запасов включает сумму, упла­чиваемую поставщику (за вычетом непрямых налогов); сумму ввозной таможенной пошлины; сумму непрямых налогов, не возмещаемых пред­приятию; транспортно-заготовительные расходы; другие расходы, не­посредственно связанные с приобретением запасов и доведением их до состояния, пригодного для использования в предусмотренных це­лях. Чистая стоимость реализации представляет собой ожидаемую цену реализации запасов в условиях обычной операционной деятель­ности за вычетом ожидаемых затрат на завершение их производства и реализацию.

Выбор учетной политики оценки запасов обосновывается осо­бенностями управления ими на предприятии.

7. Построение эффективных систем контроля за движением за­пасов на предприятии.Основной задачей таких контролирующих сис­тем, которые являются составной частью оперативного финансового контроллинга предприятия, является своевременное размещение за­казов на пополнение запасов и вовлечение в операционный оборот излишне сформированных их видов.

Среди систем контроля за движением запасов в странах с раз­витой экономикой наиболее широкое применение получила „Система ABC". Суть этой контролирующей системы состоит в разделении всей совокупности запасов товарно-материальных ценностей на три кате­гории исходя из их стоимости, объема и частоты расходования, отри­цательных последствий их нехватки для хода операционной деятель­ности и финансовых результатов и т.п.

• В категорию «А» включают наиболее дорогостоящие виды за­пасов с продолжительным циклом заказа, которые требуют постоян­ного мониторинга в связи с серьезностью финансовых последствий, вызываемых их недостатком. Частота завоза этой категории запасов определяется, как правило, на основе „Модели EОQ". Круг конкретных товарно-материальных ценностей, входящих в категорию „А", обычно ограничен и требует еженедельного контроля.

• В категорию «В» включают товарно-материальные ценности, имеющие меньшую значимость в обеспечении бесперебойного опера­ционного процесса и формировании конечных результатов финансо­вой деятельности. Запасы этой группы контролируются обычно один раз в месяц.

• В категорию «С» включают все остальные товарно-матери­альные ценности с низкой стоимостью, не играющие значимой роли в формировании конечных финансовых результатов. Объем закупок та­ких материальных ценностей может быть довольно большим, поэтому контроль за их движением осуществляется с периодичностью один раз в квартал.

Таким образом, основной контроль запасов по „Системе ABC концентрируется на наиболее важной их категории с позиций обеспечения бесперебойности операционной деятельности предприятия и формирования конечных финансовых результатов.

Определенное распространение в зарубежной практике контро­ля запасов получила и „Система уровня повторного заказа". Она при­меняется обычно специализированными предприятиями торговли с от­носительно узким ассортиментом товаров, но с достаточно обширным контингентом покупателей.

В основе этой системы лежит предварительное установление трех нормативных элементов уровня запаса по определенной товарной по­зиции:

• средний период исполнения заказа, в днях;

• страховой запас на возможное нарушение срока поставки товара;

• страховой запас на возможное превышение среднего уровня спро­са покупателей на товар.

На основе суммирования этих трех нормативных элементов опре­деляется „уровень повторного заказа". При снижении фактического размера запасов до этого уровня, осуществляется повторный заказ данного товара у поставщиков.

Эта система контроля позволяет минимизировать издержки по хранению запасов на предприятии.

В процессе управления запасами должны быть заранее предус­мотрены меры по ускорению вовлечения их в непосредственный опе­рационный процесс (производство или реализацию). Это обеспечивает выс­вобождение части финансовых ресурсов, а также снижение размера потерь товарно-материальных ценностей в процессе их хранения.