НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
Снятие документа с контроля осуществляется только после полного исполнения документа.
Если документ требовал ответа, то он считается исполненным после отправки ответа по назначению.
Срок исполнения исчисляется в рабочих днях со дня, следующего за резолюцией руководителя.
3. После рассмотрения руководителя документы возвращаются на регистрацию.
В журнале делают соответствующие записи.
При карточной форме регистрации на контролируемый документ заводятся дополнительные экземпляры регистрационной карточки по количеству исполнителей. На карточке ставится знак «К». Карточку помещают в сроковую картотеку.
Сроковые картотеки содержат 33 раздела. В первый помещают карточки на документы с истекшими сроками хранения. Второй раздел имеет 31 ячейку по числу дней в месяце, в которые раскладываются карточки в соответствии с ожидаемыми сроками исполнения. В третий раздел помещают документы, исполнение которых намечено на следующий месяц или в более поздние сроки.
В течение установленного срока исполнения все вопросы, поставленные в резолюции, должны быть полностью решены.
Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе. Реквизит 29 – «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» (краткие сведения исполнения)
В дело №01-07; Отправлен факс от 01.04.2002 № 123
Волжанина Волжанина
06.04.2003 06.04.2003
Кроме того, ставится отметка об исполнении в журнале регистрации ( или регистрационной карточке)
Не реже 1 раза в месяц составляется справка о состоянии документов.
Справка о состоянии документов на 01.10.2003
Секретарь-референт подпись И.О.Ф. |
После исполнения документы определенное время хранятся в организации. Для того, что бы их можно было быстро найти, необходима систематизация документов, то есть группировка их в дела.
Все документы разделяют на группы с разными сроками хранения, составляется номенклатура дел на предприятии.
Номенклатура дел – это список заголовков (наименований) дел, заводимых на предприятии, с указанием сроков хранения.
Систематизации документов и составление номенклатурных дел осуществляется посредством изучения документов.
В номенклатуру включаются все документы, кроме технической документации и печатных изданий.
Номенклатура дел уточняется в конце каждого календарного года, перепечатывается, рассматривается и утверждается руководителем, и вводится с 1 января следующего года.
Правила составления заголовков дел:
1 Заголовок должен отражать смысловое содержание и состав документов дела.
2 Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок. Например, «Разные материалы», Общая переписка», «Исходящая документация», «Факсы» и т.д.
Примеры заголовков дел: «Приказы по основной деятельности за 2003 год. Копии»
«Переписка с Бизнес-банком»
«Переписка с заказчиками» и т.п.
Порядок расположения заголовков дел номенклатуры определяется степенью важности документов. В начале располагают организационно-распорядительную документацию, далее плановые и отчетные документы, затем дела с перепиской. При этом соблюдается принцип «иерархии» - в начале располагают заголовки дел с приказами руководителя организации, затем заголовки дел с распоряжениями заместителя. Переписку с вышестоящими организациями помещают перед перепиской с равностоящими (или неподчиненными организациями). Докладные записки на имя руководителя организации размещают перед докладными записками на имя руководителей структурных подразделений.
Каждое дело, включаемое в номенклатуру должно иметь индекс 04-12
04 – номер подразделения
12 – номер дела по порядку.
Номенклатура дел оформляется на общем бланке организации по следующей форме
Наименование предприятия
(структурного подразделения)
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель
(руководитель структурного подразделения)
(подпись) И.О.Фамилия
25.12.2002
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
25.12.2002 №
на 2003 год
Секретарь-референт (подпись) И.О. Фамилия Зав. архивом (подпись) И.О. Фамилия
В 2003 году заведено дел 12 (двенадцать) Секретарь-референт (подпись) И.О.Фамилия |
Сроки хранения документов указаны в «Перечне типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и др. учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков их хранения»
В графе «Примечание» проставляются отметки:
- О заведении новых дел
- О передаче дел в другие структурные подразделения
- О делах, переходящих на следующий год
- О выделении дел к уничтожению.
Графа «Количество дел» заполняется по окончании календарного года.