Инвентаризация. Ее виды и использование в деятельности правоохранительных органов

В целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности организации, учреждения проводят инвентаризацию имущества и финансовых обязательств. Согласно ст. 12 ФЗ «О бухгалтерском учете» для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации проводят инвентаризацию имущества и обязательств в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Основные цели инвентаризации:

1. Выявление фактического наличия имущества

2. Сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета

3. Проверка полноты отражения в учете обязательств

Основные задачи инвентаризации:

1. Контроль за сохранностью материальных и денежных средств путем сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета

2. Выявление товарно-материальных ценностей частично потерявших свое первоначальное качество, а так же устаревших фасонов, моделей

3. Выявление сверхнормативных и неиспользованных материальных ценностей с целью последующей реализации

4. Проверка соблюдения правил и условий хранения материальных ценностей и денежных средств

5. Проверка реальной стоимости учтенных на балансе товарно-материальных ценностей, сумм денежных средств в кассах, на расчетных счетах и не завершенного производства.

Виды инвентаризации:

1. По основаниям проведения инвентаризации бывают:

v Плановые – проводятся на основании утвержденных планов

v Внеплановые – они проводятся в зависимости от ситуации в результате которой необходимо провести инвентаризацию (при смене материально-ответственных лиц, в случае хищений, злоупотреблений, пожаров).

2. По объему проверки инвентаризации бывают:

v Полные – инвентаризации подвергается все имущество и все обязательства

v Не полные – инвентаризации подлежат отдельные статьи баланса

3. По полноте охвата материальных ценностей:

v Сплошные – проверяется сохранность всего имущества. Инвентаризация денежных средств проводиться только сплошным метолом

v Выборочные – инвентаризуются отдельные виды имущества

4. По объекту проверки:

v Основных средств

v Денежных средств

v Расчетов

v Товароматериальных ценностей

v Незавершенного производства

Согласно ФЗ «О бухгалтерском учете инвентаризация обязательно проводиться в случаях:

Ø При передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а так же преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия

Ø Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности

Ø При смене материально ответственных лиц

Ø При выявлении фактов хищения, злоупотреблении или порчи имущества

Ø В случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями.

Ø При реорганизации или ликвидации организации

Требования (принципы) к проведению инвентаризации:

· Внезапность – это основное условие, которое обеспечивает успех инвентаризации. При несоблюдении его материально-ответственное лицо может:

ü Восполнить недостачу

ü Избавиться от излишков

ü Составить подложные документы на имеющиеся излишки и недостачу

· Комиссионность – инвентаризация всегда проводиться комиссионно. Комиссия назначается приказом, распоряжением руководителя организации. Состав комиссии определяется в зависимости от вида инвентаризации.

· Действительность – в ходе проведения инвентаризации члены комиссии должны непосредственно проверять фактическое наличие материальных ценностей. Не допускается заполнение инвентаризационной ведомости (описи) на основе книжных остатков (бухгалтерских остатков) со слов материально ответственного лица без фактической проверки содержания коробок, упаковок.

· Непрерывность – проводиться непрерывно. В случаях невозможности ее проведения в течение дня применяется правило «Ключа и пломбира»: помещение опечатывается комиссионно печатью председателя комиссии, а ключ остается у материально ответственного лица.

· Обязательное участие материально ответственного лица. Участие материально ответственного лица обязательно даже в случае ареста. Если материальную ответственность несут несколько лиц достаточно чтобы по поручению остальных присутствовало одно из них.

Этапы проведения инвентаризации:

1. Подготовительный. Здесь формируется состав инвентаризационной комиссии. Издается приказ (распоряжение) о проведении инвентаризации, опечатываются места хранении ценностей. К началу инвентаризации бухгалтерия выводит бухгалтерские данные (книжные остатки) на каждую инвентаризуемую позицию. На этом этапе проверяется правильность весоизмерительных приборов, опломбируются комиссией помещения, места хранения ценностей, материально ответственное лицо подготавливает товароматериальные ценности к инвентаризации, то есть разделяет товары по наименованиям, производит рассортировку товаров и тары, отделяет бракованные и пришедшие в негодность товары. Этап заканчивается тем, что материально ответственное лицо дает подписку председателю комиссии о том, что им сданы в бухгалтерию и предъявлены все документы, денежные средства по инвентаризуемым ценностям. Данная расписка может оформляться в инвентаризационной ведомости, если она имеет там место.

2. Основной или рабочий этап. Комиссия в присутствии материально ответственного лица производит подсчет ценностей в натуре и вносит полученные данные в инвентаризационную ведомость (опись). Фактическое наличие материальных ценностей осуществляется путем подсчета, взвешивания, обмеривания. Инвентаризационная ведомость составляется в 3 – 4 экземплярах. В ней указывается наименование организации, полное наименование товароматериальных ценностей (марки, сорта, артикула), указывается количество, цена и сумма товара, время начала и окончания инвентаризации. Исправления в инвентаризационную ведомость вносятся корректурным способом (тонкой линией зачеркивается неправильная запись, делается правильная запись, указывается исправленному верить, ставиться дата и подписи тех лиц, которые участвовали в совершении операции). Инвентаризационную ведомость подписывают все члены комиссии и материально ответственное лицо на каждой странице, не допускается подпись через копирку. Не допускается внесение в инвентаризационную ведомость книжных остатков со слов материально ответственного лица. Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй у председателя, третий у материально ответственного лица. Если инвентаризация проводиться по требованию ПО, то первый экземпляр передается в ПО через сотрудников этих органов, который участвует в проведении инвентаризации.

3. Заключительный. На этом этапе бухгалтер составляет сличительную ведомость, в которую заносятся фактические и книжные остатки. Путем сравнения этих остатков определяются результаты инвентаризации, которые бывают:

· Положительный результат – совпадение книжных и фактических остатков

· Недостача - превышение книжных остатков над фактическими

· Излишки – превышение фактических остатков над книжными. В случае выявления излишков и недостач необходимо взять объяснительную с материально ответственного лица по поводу возникновения излишков и недостач.

Согласно ст. 12 ФЗ о бухгалтерском учете выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

1. Излишек имущества приходуется (то есть ставиться на баланс) и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации (прибыль), а у бюджетной организации на увеличение финансирования.

2. Недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения (на затраты), а сверх норм на счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организаций (убыток), а у бюджетной организации на уменьшение финансирования.

Виды естественной убыли:

1. Усушка

2. Выветривание

3. Утечка (розлив)

4. Распыл

5. Раскрошка

6. Разтруска

В нормы естественной убыли не включаются потери, которые образуются в следствие порчи, боя, лома товара, повреждения тары. Нормы естественной убыли не применяются:

1. По товарам, которые принимаются и отпускаются базой и кладовой без взвешивания (счета)

2. По товарам списанным по актам в следствие лома, крошения, порчи, снижения качества товара, завеса и повреждения тары

3. По товарам, которые учтены в общем обороте базы и кладовой, но фактически там не хранились (это транзитные операции)

Пересортица при инвентаризации:

1. Случайная – она образуется в результате неопытности, незнания, ошибки материально ответственного лица при работе с ценностями (приемка, отпуск, хранение) либо в результате ошибочных записей в бухгалтерском учете

2. Умышленная – это внесение записей в бухгалтерские документы с целью запутать сортовой (количественный) учет и злоупотребления материально ответственных лиц при приеме (отпуске) товаров.

3. Простая – она образуется за один рабочий прием, ее создание и реализация совпадают по времени

4. Сложная – это когда суммовые разницы от пересортицы накапливаются постепенно в несколько рабочих приемов и в конце периода реализуются

Порядок зачета пересортицы: зачет пересортицы допускается только в виде исключения при наличии следующих условий:

1. Она производиться за один и то же проверяемый период

2. У одного и того же проверяемого лица

3. В отношении товароматериальных ценностей одного и того же наименования

4. Только в тождественных одинаковых количествах

Основания проведения инвентаризации по инициативе ПО:

1. Наличие фактических данных о присвоении, растрате ценностей

2. Факты обмана потребителей

3. Умышленное уничтожение имущества

4. Наличие информации об изготовлении не учтенных товаров

5. Наличие информации о приписках, пересортице

6. Имеются данные о наличие документально не оформленных ценностей