Эффективное совещание
Природа дала человеку два уха, но только один язык, тонко намекнув, что лучше больше слушать, чем говорить.
10 правил эффективного слушания.
1. Перестаньте говорить. Невозможно слушать, разговаривая. Полоний (Гамлету) : “Дай каждому твой слух, но никому - твой голос”.
2. Помогите говорящему раскрепоститься. Создайте у человека ощущение свободы. Это часто называют созданием разрешающей атмосферы.
3. Покажите говорящему, что вы готовы слушать. Необходимо выглядеть и действовать заинтересованно. Не читайте почту, когда кто-либо говорит. Слушая старайтесь понять,а не искать поводов для возражений.
4. Устраните раздражающие моменты. Не рисуйте, не постукивайте по столу, не перекладывайте бумаги. Будет ли спокойнее в кабинете, если закрыть дверь?
5. Сопереживайте говорящему. Постарайтесь встать в положение говорящего. Эмпатия - это внимание к чувствам других людей, готовность “влезть в их шкуру”. Это вовсе не означает, что вам следует соглашаться с тем, что говорит собеседник. Это значит только, что вы пытаетесь понять его слова.
6. Будьте терпеливы. Не экономьте время. Не прерывайте говорящего. Не порывайтесь выйти, не делайте шагов в направлении двери.
7. Сдерживайте свой характер. Рассерженный человек придает словам неверный смысл.
8. Не допускайте споров и критики. Это заставляет говорящего занять оборонительную позицию, он может замолчать или рассердиться. Не спорьте. Именно победив в споре, вы проиграете.
9. Задавайте вопросы. Это подбадривает говорящего и показывает ему, что вы слушаете. Это помогает продвигаться вперед.
10.Перестаньте говорить! Это наставление идет и первым, и последним, ибо все остальные зависят от него. Вы сможете эффективно слушать, если будете разговаривать.
Сделайте выводы по Вашему умению слушать с учетом всего материала и тестов.
Основной элемент собрания или совещания - дискуссия по решаемым вопросам, главная цель которой - поиск истины.
Современный подход:
· введение специальной роли КООРДИНАТОРА, ответственного за ход групповой работы и нейтрального по отношению к обсуждаемым на совещании вопросам;
· разработка ПРОЦЕССА И ПРАВИЛ СОВМЕСТНОЙ РАБОТЫ с учетом специфики решаемой задачи, целей совещания, особенностей группы и имеющегося времени;
· использование ГРУППОВОЙ ПАМЯТИ – особого способа наглядной регистрации хода и результатов совещания.
·
· Виды совещаний
По цели совещания подразделяются на:
Информативное собеседование. Каждый участник кратко докладывает о положении дел начальнику, что позволяет избежать подачи письменных отчетов и дает возможность каждому участнику получить представление о состоянии дел в учреждении.
Совещание с целью принятия решения. Координация мнений участников, представляющих разные отделы, подразделения организации, для принятия решения по конкретной проблеме.
Творческое совещание. Использование новых идей, разработка перспективных направлений деятельности.
По стилю проведения различают совещания диктаторские, автократические, сегрегативные, дискуссионные и свободные.
На диктаторском совещании руководитель обычно сообщает присутствующим свое решение по определенным вопросам или знакомит с позицией или распоряжением вышестоящей организации. Дискуссии не проводятся. Участники только задают вопросы.
Автократическое совещание - разновидность диктаторского. Руководитель задает поочередно вопросы участникам и выслушивает их ответы. Приглашенные не имеют права высказывать мнения относительно позиций других участников.
Сегрегативное совещание (сегрегация - лат. отделение, удаление) состоит из доклада руководителя или назначенного им лица. Участники выступают в прениях по указанию (выбору) председательствующего.
Демократический характер имеет дискуссионное совещание. Происходит свободный обмен мнениями, после которого решение принимается общим голосованием с последующим утверждением руководителем или принимается руководителем без голосования, с учетом высказанных мнений и предложений. Свободные заседания проводятся без четко сформулированной повестки дня.
Типичные ошибки в поведении ведущего совещание
1 Эмоциональная расторможенность со стороны ведущего.
Ведущий подает такие сигналы, как:
- громкий, резкий, часто неприятный голос;
- хаотичная, суетливая жестикуляция;
- фамильярное обращение к участникам совещания;
- взгляд "в лоб" или "по волчьи".
2 Преобладание негативных оценок в речи:
- ведущий называет участников негативными именами
- ведущий акцентирует ТОЛЬКО негативный момент в информации со стороны участников ("говори о том, что не получилось", "опять план сорвали", "чего ждать дальше", "хватить пудрить мозги" и пр.).
- описание только возможных бед в будущем ("надеюсь, мы НЕ развалимся").
3 Ориентация на провокацию негативных эмоций в группе участников:
- стравливание участников между собой;
- обвинение и наказание локальных руководителей на глазах их подчиненных;
- делается ставка на тревогу и страх - как основные мотивационные состояния.
4 Изолированное использование стимулов:
- ставка только на рациональные действия, запрет эмоций;
- ставка только на личные эмоции, избегание "мозгового штурма";
- потеря контроля над событиями совещания (и как следствие, быструю утомляемость ведущего) через растворение внимания в периферийных стимулах.
5. Отсутствие обратной связи:
- преобладает навязывание мнения ведущего;
- ведущий избегает, и даже боится, мнения участников совещания;
- неопределенность в целях совещания: участники не ознакомлены заранее с регламентом и повесткой;
- ведущий и участники предоставляют друг другу информацию, которая потеряла актуальность или искажена.
Правила эффективного проведения совещания
· Собрание - инструмент управления. Инструмент должен быть адекватен целям, задачам и специфике предприятия, а также оптимизировать деятельность персонала организации.
· Участники собрания определяются предварительно, рационально и дифференцировано (вероятно эффективнее провести собрания по отделам или рабочим группам).
· Повестка собрания должна быть известна до начала собрания. Повестка должна быть обоснованной.
· Время проведения собрания должно фиксированным и удобным для всех участников.
· Ведение. Ведущий контролирует соответствие происходящего повестке дня и регламенту, стимулирует достижение заявленных целей, заботится о комфорте участников, объявляет перерывы. Отвечает за принятие решения.
Рекомендации ведущему:
· Собрание должно начаться вовремя и ведущий всячески поощряет пунктуальность
· Все необходимое должно быть подготовлено заранее и может быть быстро использовано (роздано).
· Объясните цель и объявите повестку дня. Все изменения - дополнения, исключения вопросов обсуждаются в начале совещания.
· Поддерживайте ориентацию на цели совещания, не давайте уйти в сторону от существенных вопросов. Только один человек может говорить одновременно, только одно совещание должно идти в это время.
· Действуйте как судья - контролируйте эмоции, снижайте накал страстей периодическим подведением итогов и формулированием возможного соглашения между спорящими. Вовлекайте более уравновешенных работников в обсуждение. Пытайтесь дать каждому ощущение того, что он часть общего процесса.
· Заканчивайте совещание на положительной ноте, выразите уверенность в возможности решения проблемы. Постарайтесь сгладить острые моменты до того, как люди разойдутся.