Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Регистрационный номер документа

Дата документа

Наименование вида документа

Справочные данные организации

Справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

ГОСТ Р 6.30 – 2003 не ограничивает состав сведений, включаемых в данные об организации.

 

Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД

(класс 0200000)

В письме наименование вида документа не указывают.

 

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания ( принятия решения), для акта – дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единственную) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 июня 2006 г. Следует оформлять 05.062006.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 июня 2006 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например 2006.06.05.

Последний способ оформления дат находит применение в больших архивах – даты на стеллажах, папках и в некоторых документах оформляются в «обратной» последовательности.

 

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Пример документе с указанием регистрационного номера приведен ниже (выделено курсивом п/ж)

Открытое акционерное общество Коммерческая тайна Российская лесопромышленная Экз. № компания «РОСЛЕСПРОМ» Первому заместителю главы Архангельский пер., 1, Москва, 101983 Председателю правительства Для телеграмм: Москва, 194, Саратовской области ОАО «Рослеспром» г-ну П.И. Колчину Факс: (495) 208-02-19, т. (496) 208-03-05 19.04.2003 г. № ВС-10-18 На № 09-5,7/101 от 25.03. 2003 г.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документов каждой из этих организаций, проставленных через косую черту в порядке указания авторов в документе.

 

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Ссылка используется только в тех видах документов, например, письмо, докладная записка, которые являются ответами на запрос. Сведения в реквизит переносятся с поступившего (входящего) документа.