Вопрос 4 Сроки представления авансового отчета и возврата неиспользованных денежных средств

Вопрос 3 Порядок выдачи наличности под отчет

Выдача денежного аванса подотчетному лицу осуществляется на основании соответствующего распоряжения руководителя. Например, при направлении работника в командировку издается соответствующий приказ(о служебной командировке).

Выдача аванса подотчетному лицу может осуществляться через кассупредприятия путем оформления расходного кассового ордера или перечисления средств на выданную корпоративную банковскую карточку. При этом необходимо учитывать следующее:

- выдача соответствующему лицу наличных средств под отчет может осуществляться только при условии представления им авансового отчета по ранее полученному авансу (п. 2.11 Положения № 637);

- предельная сумма наличного расчета одного предприятия (предпринимателя) с другим предприятием (предпринимателем) в течение одного дня не может превышать 10 000 грн. (п. 2.3 Положения № 637 и постановление Правления НБУ от 09.02.2005 г. № 32). Платежи свыше указанной суммы проводятся исключительно в безналичной форме;

- денежные средства выдаются работникам под отчет на срок, определенный п. 2.11 Положения № 637. Нарушение этих сроков влечет за собой применение к работодателю штрафных санкций в размере 25 % от выданной суммы в соответствии с Указом Президента Украины от 12.06.95 г. № 436/95 "О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию обращения наличности" (далее - Указ № 436)

- нарушение сроков возврата выданных под отчет сумм, установленных п.п. 170.9.2 п. 170.9 ст. 170 НКУ, влечет за собой обложение налогом на доходы невозвращенной суммы, взимаемой с дохода подотчетного лица, нарушившего срок возврата денежных средств и представления авансового отчета (см. также письма ГНАУ от 12.05.2011 г. № 8882/6/17-0215).

Сроки возврата неиспользованных денежных средств и представления авансового отчета, установленные п. 2.11 Положения № 637 и п.п. 170.9.2 п. 170.9 ст. 170 НКУ:

Вид операции, совершенной подотчетным лицом	Срок использования денежных средств, выданных под отчет согласно п. 2.11 Положения № 637	Срок представления авансового отчета об использовании денежных средств, выданных под отчет согласно п.п. 170.9.2 п. 170.9 ст. 170 НКУ	Срок возврата неиспользованных денежных средств, выданных под отчет согласно п.п. 170.9.2 п. 170.9 ст. 170 НКУ
Командировка по Украине и за границу	до истечения срока командировки	до окончания пятого банковского дня, следующего за днем окончания командировки**	до окончания пятого банковского дня, следующего за днем окончания командировки**
Приобретение ТМЦ (работ, услуг) для хозяйственных нужд предприятия	не позднее дня, следующего за днем получения денежных средств под отчет*	до окончания пятого банковского дня, следующего за днем, в котором подотчетное лицо завершает выполнение задания	до окончания пятого банковского дня, следующего за днем, в котором подотчетное лицо завершает выполнение задания
Закупка сельхозпродукции и продуктов ее переработки	не позднее десятого рабочего дня, следующего за днем получения денежных средств под отчет

Если подотчетному лицу одновременно выдана наличность как на командировку, так и для решения в этой командировке производственных (хозяйственных) вопросов (в том числе для закупки сельскохозяйственной продукции у населения и заготовки вторичного сырья), то срок, на который выдавалась наличность под отчет на эти задания, может быть продлен до завершения срока командировки (п. 2.11 Положения № 637).

** Согласно п.п. 170.9.2 п. 170.9 ст. 170 НКУ, если командированное лицо получало наличность с применением платежных карточек, то отчет и возврат неиспользованных денежных средств осуществляется до окончания третьего банковского дня после завершения командировки (см. также письмо ГНСУ от 06.02.2012 г. № 2292/6/23-50.0214). Отметим, что данная норма содержит еще один срок, продлевающий представление отчета до 20 банковских дней в случае выявления расхождений между соответствующими отчетными документами при использовании в командировке платежной карточки.

Вопрос 5 Порядок составления, проверки, обработки отчетов об использовании денежных средств, предоставленных на командировку или под отчет

 

Работник отчитывается перед бухгалтерией о расходе полученного аванса в подотчет по авансовому отчету, к которому должны быть приложены все необходимые первичные документы, подтверждающие расход денег

На лицевой стороне отчета указывается: ФИО работника, дата и номер отчета, на какие цели были получены денежные средства сумма полученного аванса в подотчет, израсходованная сумм, остаток или перерасход аванса.

На обратной стороне авансового отчета должно быть подробно указано: кому, за что, по какому документу было оплачено. Определяется итоговая сумма, и ставиться подпись подотчетного лица.

Вновь утвержденная форма имеет новый раздел " Расчет штрафа и суммы удержанного налога за несвоевременное возвращение израсходованных средств на командировку или под отчет". В этом разделе производится начисление штрафа ( в размере 15%) и налога с доходов физических лиц ( по ставке 15-17%), предусмотренных в качестве штрафных санкций, применяемых к физическим лицам при невозврате или несвоевременном возврате излишне израсходованных средств, которые были выданы на командировку или под отчет.

В случае направ­ления в командировку такими средствами являют­ся суммы полученных денежных средств, превы­шающие расходы на командировку, рассчитанные в соответствии с п. 167.1 ст. 167 НКУ.

Установлены предельные сроки представления отче­та. Его необходимо податьдо истечения пятого банковского дня, следующего за днем, в ко­тором налогоплательщик завершил командировку.

Следует помнить:

1) если подотчетное лицо возвращает сумму излишне израсходованных средств позже предельного срока (пятого банковского дня со дня окончания командировки или осуществления гражданско-правового действия), но не позже отчетного месяца, на который приходится последний день такого предельного срока, то оно платит штраф в размере 15% суммы таких излишне израсходованных средств;

2) если же подотчетное лицо не возвращает сумму излишне израсходованных средств в течение отчетного месяца, на который приходится такой предельный срок, то оно платит штраф (15% суммы излишне израсходованных средств), а сумма невозвращенных средств подлежит налогообложению. То есть сумма невозвращенных в течение отчетного месяца подотчетных средств становится налогооблагаемым доходом физического лица и при налогообложении к ней будет применен коэффициент:

К = 100 : (100 - Сн) , где:

К — коэффициент;