Окончательный расчет с командированным работником

Согласно п.п. 170.9.2 и 170.9.3 п. 170.9 ст. 170 НКУ отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, должен быть предоставлен командируемым лицом до окончания пятого банковского дня, следующего за днем, в котором налогоплательщик завершает командировку.

Однако, если во время служебных командировок командированное лицо получало наличные средства с применением платежных карточек, то оно подает отчет и возвращает сумму излишне израсходованных средств до окончания третьего банковского дня после завершения командировки (см. также письмо ГНСУ от 06.02.2012 г. № 2292/6/23-50.0214).

К отчету об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, командированный работник обязан приложить все документы, подтверждающие понесенные в командировке расходы, а также копию паспорта с отметками о пересечении границы (при пересечении границы в страны с полным пограничным контролем), по которым (с учетом дат в проездных документах) бухгалтеру следует рассчитать срок командировки для правильной выплаты суточных расходов.

Напомним, что п.п. 140.1.7 п. 140.1 ст. 140 НКУ установлены предельные нормы суточных расходов, которые предприятие может отнести на расходы. При этом данной нормой также установлено, что сумма суточных определяется в случае командировки:

- в пределах Украины и стран, въезд граждан Украины на территорию которых не требует наличия визы (разрешения на въезд), - согласно приказу о командировке и соответствующим первичным документам;

- в страны, въезд граждан Украины на территорию которых осуществляется при наличии визы (разрешения на въезд), - согласно приказу о командировке и отметкам уполномоченного служебного лица Госпогранслужбы в загранпаспорте или заменяющем его документе.

Расчет с командированным работником осуществляется в зависимости от того, сколько он израсходовал денежных средств (больше или меньше выданной суммы денежного аванса):

- если работник потратил меньше, чем ему выдали, то он обязан до или во время представления отчета возвратить неизрасходованную сумму денежных средств в кассу предприятия (п.п. 170.9.2 п. 170.9 ст. 170 НКУ). В случае нарушения этих требований невозвращенная в срок сумма подлежит обложению налогом на доходы физических лиц (см. также письма ГНАУ от 12.05.2011 г. № 8882/6/17-0215 и КРУ от 09.03.2011 г. № 02-18/283.

Также следует учитывать, что если в кассу вносится неизрасходованная иностранная валюта, то в соответствии с требованиями п. 8.4 Правил № 200 такая валюта должна быть сдана в банк в течение 5 банковских дней (см. также письмо НБУ от 21.05.2009 г. № 11-113/2098-9922);

- если работником была потрачена сумма, превышающая аванс, выданный под отчет, то предприятие обязано возместить командированному работнику получившуюся разницу, но только если все расходы документально обоснованы. По заграничной командировке такая разница выплачивается согласно п. 2.5 Правил № 200:

- работникам-резидентам в национальной валюте Украины по официальному курсу НБУ, установленному на день выплаты (см. также письмо Минфина от 23.07.2010 г. № 31-26030-13-10/18904);

- работникам-нерезидентам по их желанию как в иностранной валюте (без получения индивидуальной лицензии НБУ), так и в денежной единице Украины (см. также письма НБУ от 03.04.2007 г. № 13-217/1231-3483 и от 19.12.2006 г. № 13-122/4738-13696).