Выдача денежного аванса при направлении в командировку

Документальное оформление командировок

Направление работника в командировку осуществляется руководителем этого предприятия и оформляется приказом (распоряжением), содержащим следующую информацию:

- фамилию, имя, отчество и должность командируемого лица;

- пункт назначения;

- название предприятия, куда командируется работник;

- цель командировки;

- срок командировки.

Предприятие самостоятельно определяет срок командировки.

Кроме этого, если работник направляется в командировку за границу, то, кроме приказа о направлении в командировку за границу, дополнительно оформляются следующие документы:

- смета расходов;

- задание, в котором указываются цель поездки, срок, условия пребывания за границей.

Обращаем внимание, что в случае поездки по приглашению к заданию прилагается его копия с переводом (см. также письма Минфина от 17.05.2010 г. № 31-26030-12-27/11504 и от 24.02.2010 г. № 31-26030-13-10/4069).

Небюджетные предприятия порядок выдачи и размеры выплаты аванса при направлении работника в командировку определяют самостоятельно.

Как правило, аванс выдается под отчет командируемому лицу наличностью или перечисляться в безналичной форме на соответствующий счет для использования с применением платежной карточки.

Сумма аванса рассчитывается исходя из предполагаемых расходов на найм жилья, проезд и суточных.

При выдаче аванса необходимо учитывать следующее:

- выдача наличности под отчет осуществляется из касс предприятий при условии полного отчета подотчетного лица по ранее выданным под отчет суммам, то есть после представления в бухгалтерию отчета об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет, и возврата в кассу предприятия остатка наличности, ранее выданной под отчет и неиспользованной (Положение № 637) . Нарушение данного требования влечет за собой наложение штрафа в размере 25 % выданных под отчет сумм согласно абз. 5 п. 1 Указа Президента Украины от 12.06.95 г. № 436/95 "О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию обращения наличности";

- существующтий порядок получения наличной иностранной валюты на заграничную командировку. Согласно требованиям п. 2.2 Правил № 200 («Правила использования наличной иностранной валюты на территории Украины» Постановление правления НБУ от 30.05.2007 № 200) для получения наличной иностранной валюты на командировку субъект хозяйствования должен представить в банк:

- письмо-расчет, содержащее фамилию, имя, отчество лиц, выезжающих за границу;

- cмету расходов.

При этом, составляя расчет расходов, необходимо учитывать, что согласно п. 2.4 Правил № 200 одному работнику (резиденту или нерезиденту) может быть выдана иностранная валюта наличностью или дорожными чеками на общую сумму, не превышающую норм вывоза иностранной валюты (дорожных чеков), установленных Инструкцией о перемещении наличности и банковских металлов через таможенную границу Украины, утвержденной постановлением Правления НБУ от 27.05.2008 г. № 148 (далее - Инструкция № 148).

Согласно ст. 371 ТКУ физическое лицо имеет право без письменного декларирования ввозить в Украину (вывозить за пределы Украины) наличность в сумме, не превышающей эквивалент 10 000 евро (п. 1 главы 2 Инструкции № 148). Если ввозимая (вывозимая) сумма превышает установленное ограничение, то физическое лицо обязано:

- письменно задекларировать всю сумму. Напомним, что форма таможенной декларации утверждена постановлением КМУ от 21.05.2012 г. № 431;

- предъявить таможенным органам документы, подтверждающие снятие суммы, превышающей указанный размер, с банковского счета (п. 4 главы 2 Инструкции № 148). Например, при вывозе 12 000 евро физическое лицо декларирует всю эту сумму и предъявляет документы, подтверждающие снятие 2 000 евро с банковского счета.

При этом необходимо учитывать, что подтверждением снятия средств с банковского счета может быть расходный кассовый документ или справка банка, составленная в произвольной форме.

Если командированное лицо, кроме собственных средств, перевозит через таможенную границу Украины наличность предприятия, такое лицо как полномочный представитель юридического лица обязано письменно задекларировать всю сумму в полном объеме, причем отдельно от собственных средств (п. 3 главы 2 Инструкции № 148). При этом право работника на перемещение валютных ценностей как представителя юридического лица должно быть подтверждено доверенностью этого юридического лица (см. также тему Представительство и доверенность).