Порядок приемки и передачи товаров и их документальное оформление
Порядок приемки тс варов регламентируется договором с поставщиком и соответствующими стандартами и правилами. К ним относятся:
— Инструкция Госарбитража СССР от 15 октября 1990 г. «О порядке и сроках Приемки импортных товаров по количеству и качеству, составления и направления рекламационных актов»;
— инструкция Госарбитража при Совете Министров СССР «О порядке приемки продукции назначения и товаров народного потребления по количеству» (постановление от 15 июня 1965 г. № П-6);
— инструкция Госарбитража при Совете Министров СССР «О Порядке приемки процедура производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству» (постановление от 25 апреля 1966 г. № П-7).
Торговая организация получает товар от поставщиков по договорам купли-продажи, договорам комиссии, договорам поставки, по отдельным заявкам и т. п. Администрация торговой организации должна ознакомить персонал, ответственный за приемку товара, с условиями этих договоров. По прямым договорам :с длительными хозяйственными связями в качестве отдельного документа, необходимо передать согласованный график поставок. Если поставка товара осуществляется на основании заявок, то персонал информируется о заказанном товаре и сроках его поставки. Материально ответственный работник и члены приемной комиссии знакомятся с условиями договора, которые касаются наименования товара, количества, качества, комплектности, сроков приемки, перечня технических и иных документов.
Порядок приемки товаров и ее документальное оформление зависят от места приемки, характера приемки (по количеству, качеству, комплектности), от степени соответствия договора поставки сопроводительным документам (наличие или отсутствие) и т. д.
Приемку товаров можно вести на территории (складе, базе) поставщика, на территории Перевозчика и на территории самой торговой организации-покупателя.
Если приемка товаров осуществляется на складе поставщика, то материально ответственное лицо покупателя получает товар по доверенности. Доверенность подтверждает право на получение товара от имени покупателя. Материально ответственное лицо вместе с доверенностью предъявляет поставщику свой паспорт или иной документ, удостоверяющий личность. Доверенность оформляется по унифицированным формам М-2 и М-2а, утвержденным постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а. В доверенности указываются следующие сведения:
— номер и дата выдачи;
— срок ее действия;
— должность и фамилия лица, которому выдана доверенность, его паспортные данные;
— номер и дата документа, на основании которого отпускается товар;
— наименование, адрес, банковские реквизиты покупателя;
— наименование товаров,; подлежащих получению материально ответственным лицом, единицы их измерения и количество.
Доверенность подписывают материально ответственное лицо, руководитель и главный бухгалтер организации-покупателя.
Если доверенности выписывают по форме М-2, то их учет ведется по корешкам, которые хранятся в бухгалтерии торговой организации. На корешке ставится отметка о выдаче доверенности материально ответственному лицу и о том, что по этой доверенности получены материальные ценности (с указанием номера и даты товаросопроводительного документа).
Если доверенности выписываются по форме М-2а, то они регистрируются в книге доверенностей. В этой книге проставляются:
— дата выдачи доверенности и ее порядковый номер;
— Ф.И.О. лица, получившего доверенность;
— срок действия доверенности;
— наименование поставщика, у которого материально ответственное лицо должно получить товар;
— подпись материально ответственного лица за получение доверенности.
После доставки полученного товара в торговую организацию материально ответственное лицо предъявляет в бухгалтерию товаросопроводительные документы. Бухгалтер делает отметку в книге доверенностей о том, что по данной доверенности товар получен по такому- то документу. Эта процедура называется «закрытием доверенности».
Листы в книге доверенностей должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью главного бухгалтера и печатью организации.
Для приемки товаров на территории торговой организации руководитель назначает прйказом приемную комиссию либо материально ответственных лиц, ответственных за приемку товара (заведующий складом, секцией, отделом, кладовщик, продавец). Все зависит от размера самого предприятия, вида деятельности (оптовая или розничная торговля), объемов поступающего товара и т. п. Обязанности работников по приемке товаров и условия ответственности закрепляются в приказах руководителя, трудовых контрактах, договорах о материальной ответственности, должностных инструкциях.
О каждой поставке товаров на территорию торговой организации администрация сообщает материально ответственному лицу, которое должно подготовить подъездные пути, разгрузочные площадки, складские площади под товар и необходимые документы.
При приемке товаров по количеству, качеству и комплектности проверяется соответствие товара его характеристикам.
Существует два способа проверки поступившего товара по количеству, качеству и комплектации - сплошной и выборочный:
— сплошным способом проверяют товары, поступившие в rape или упаковке;
— выборочный способ применяют при поступлении товара навалом и иногда в упакованном виде. При выборочной проверке ее результаты распространяются на всю партию товара. Процентное соотношение проверяемой партии товара определяется договором или нормативными документами.
Возможность или обязательность выборочной проверки должна быть установлена условиями договора, стандартами, техническими условиями, иными обязательными правилами. Согласно этим правилам выборочным порядком отбирают и вскрывают от количества мест:
— в партии колбас, копченостей, субпродуктов, вырезки в блоках, блоков мясных замороженных — 10 процентов;
— в партии мяса, птицы, мяса кроликов, шпика — 5 процентов. В случае несогласия отправителя (поставщика) с результатами проверки производится рассортировка и перевешивание всей партии.
Приемку товара могут производить:
— стороны иди их представители совместно;
— стороны или их представители совместно с третьими лицами; — указанная в Договоре незаинтересованная контролирующая организация, назначенная по соглашению сторон.
Если стороны определили в договоре, что приемка будет производиться в их присутствие, и одна из сторон не явилась, то приемка производится в отсутствие этой стороны. При этом должна присутствовать третья назначенная, сторона. Расходы по приемке товара, связанные с участием приглашенного третьего лица, относятся за счет неявившейся стороны.
Когда по результатам приемки товара установлено соответствие их количества, качества и комплектности условиям поставки, тогда на товаросопроводительные документы (накладную, счет-фактуру, товаротранспортную накладную, качественное удостоверение и др.) накладывается штамп торговой организации. Этим подтверждается соответствие принятых товаров данным, указанным в документах.
Материально ответственное лицо, принявшее под отчет поступивший товар, ставит свою подпись на товарной накладной (или другом сопроводительном документе) и заверяет ее круглой печатью торговой организации.
При нарушении правил и сроков приемки товаров торговая организация не сможет предъявить претензию поставщику или транспортной организации при недостаче или снижении качества товаров. В случае несоответствия фактического наличия товаров данным товаросопроводительных документов или отклонения по качеству приемка товаров приостанавливается:' 'Составляется акт о приемке товаров по унифицированной форме, а в сопроводительных документах делается отметка об актировании.
В состав комиссии, составляющей акт, должны входить представители администрации торговой организации (например, заместитель руководителя, товаровед, бухгалтер), материально ответственное лицо (лица) торговой организации, представитель поставщика или незаинтересованной стороны. В случае отказа какого-либо лица подписать акт об этом делается отметка в самом акте.
При наличии согласия поставщика акт в одностороннем порядке может быть составлен и подписан получателем товара.
Акт утверждает руководитель торговой организации.
Акты о приемке товаров регистрируются и хранятся в бухгалтерии торговой организации — получателе товара.
Если при приемке товара выявлены излишки по сравнению с количеством, указанным в сопроводительных документах, то получатель может по своему усмотрению либо принять большее количество товара и оплатить его, либо принять к оплате предусмотренное количество и отказаться от излишков. О выявленных излишках делается отметка в приемном акте.
Акты о приемке товаров и сопроводительные документы на товар поступают в бухгалтерию и служат основанием для бухгалтерских записей по дебету счета 41 «Товары». Эти документы являются первичными оправдательными документами и принимаются к учету'' в бухгалтерии, если они составлены в соответствии с требованиями бухгалтерского законодательства. Поступающие товары приходуются по фактическому количеству и сумме в день окончания их приемки. На основании оформленных документов на приемку товаров производятся расчеты с поставщиком. После приемки показатели о количестве посту пивших товаров не пересматриваются (за исключением потерь товаров от естественной убыли и боя при транспортировке).
Ниже приведены унифицированные формы при приемке товаров.
— Форма ТОРГ-1 «Акт о приемке товаров»;
— Форма ТОРГ-2 «Акт рб установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей»;
— Форма ТОРГ-3 «Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импортных товаров»;
— Форма ТОРГ-4 «Акт о приемке товаров, поступившего без счета поставщика»;
— Форма ТОРГ-5«Акт об оприходовании тары, не указанной в счете поставщика»;
— Форма ТОРГ-6 «Акт о завесе тары»;
— Форма ТОРГ-7 «Журнал регистрации товарно-материальных ценностей, требующих завеса тары».
Нормативный порядок списания потерь при подготовке товаров к розничной продаже действующим законодательством не предусмотрен. В связи с этим организациям ' рекомендуется самостоятельно разработать и утвердить для целей бухгалтерского учета соответствующие нормы. Расчет отходов по утвержденным нормам может быть произведен материальноответственными лицами непосредственно на сопроводительных документах поставщика при приемке поступивших товаров. На его основании поступившие товары приходуются чистым весом, т.е. за вычетом рассчитанных отходов.
Потери при подготовке товаров к розничной продаже могут включаться либо в расходы на продажу (Дт счета 44 «Расходы на продажу», Кт счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»), либо относиться на увеличение фактической себестоимости приобретения товаров (Дт счета 41 «Товары», субсчет 2 «Товары в розничной торговле», Кт счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»). Конкретный вариант учета устанавливается учетной политикой организации. При подготовке товаров к продаже акт на списание отходов не составляется. Проводя инвентаризацию, остатки указанных товаров, не подготовленных к продаже, следует показывать чистым весом (за вычетом отходов по утвержденным нормам). Для этого инвентаризационная комиссия производит специальный расчет. Отмечу, что Ж РФ не предусматривает признания потерь при подготовке товаров к розничной продаже в качестве материальных расходов для целей налогообложения прибыли.
Ненормируемые потери возникают вследствие несоблюдения нормальных условий приемки, хранения и продажи товаров, небрежности персонала организации и в других случаях. В их число входят потери от завеса тары, порчи, боя, лома и пр. Нормы списания на такие потери не устанавливаются.
Отдельно стоит выделить потери от завеса тары. Завес тары - это разница между фактической массой тары из-под товара и ее массой по маркировке. Обусловленные им потери возникают, как правило, в розничной торговле. В процессе приемки некоторых нефасованных продовольственных товаров (растительного масла, повидла и др.) их масса-нетто нередко определяется расчетным путем - посредством вычитания из массы-брутто массы тары, указанной в маркировке. После продажи таких товаров освобожденную тару взвешивают; При этом ее фактическая масса может превысить массу, указанную в маркировке, т.е. происходит завес тары. Наличие завеса тары означает, что фактически товаров поступило меньше, чем оприходовано. Поэтому со счета 41 «Товары», субсчет 2 «Товары в розничной торговле», следует списать сумму искусственно образовавшегося излишка. Порядок документального оформления и списания рассматриваемых потерь зависит от того, предоставил ли поставщик организации скидку на завес тары или нет. В последнее время такие скидки, как правило, не предоставляются. Поэтому все товары, по которым могут возникнуть потери от завеса тары, должны регистрироваться в книге регистрации товаров и материалов, требующих завеса тары. Записи в книгу производятся на основании приемных товарных документов.
Завес тары устанавливают в весовом и суммовом выражении путем перевешивания тары* освобожденной из-под товара, и оформляют актом о завесе тары по форме ТОРГ-6. Акт должен быть составлен в срок, предусмотренный договором с поставщиком, но не позднее 10 дней после ее освобождения, а по таре из-под влажных товаров (повидло, варенье и т.д.) - немедленно после ее освобождения. Для усиления контроля за работой материально-ответственных лиц на взвешенной таре рекомендуется делать отметку об актировании завеса с указанием даты и номера акта. Акт о завесе тары служит основанием для отражения в учете товарных потерь:
Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
Кт 41 «Товары», субсчет «Товары в розничной торговле».
При списании потерь за счет поставщика ему предъявляют претензию вместе с экземпляром акта о завесе тары. Эта операция находит следующее отражение в учете:
Дт 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты по претензиям»
Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
В случае учета товаров по продажным ценам производится также списание торговой наценки, относящейся к завесу тары:
Дт 42 «Торговая наценка»
Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
В связи с тем, что товарные потери вследствие естественной убыли образуются в течение всего межинвентаризационного периода, включаться в расходы на продажу они должны не единовременно, а по месяцам этого периода. Поэтому ежемесячно следует списывать в расходы на продажу плановую сумму потерь путем начисления резерва на естественную убыль. Резерв начисляется в пределах действующих норм. Создание резерва необходимо отразить в приказе по учетной политике организации.
Чтобы определить сумму, на которую следует создать резерв, можно рассчитать средний процент товарных потерь по отношению к товарообороту прошлого периода и применять этот процент к товарообороту отчетного периода. Создание резерва отражается по кредиту балансового счета 96 «Резервы предстоящих расходов» в корреспонденции со счетом учета расходов на продажу (балансовый счет 44 «Расходы на продажу»). Таким образом, начисление резерва ежемесячно отражается записью:
Дт 44 «Расходы на продажу»
Кт 96 «Резервы предстоящих расходов»
После проведения инвентаризации списание недостачи товара отражают проводками:
Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
Кт 41 «Товары», субсчет «Товары в розничной торговле» - отражена недостача товара в учетных ценах;
Дт 96 «Резервы предстоящих расходов»
Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - списана недостача
товара в покупных ценах в пределах норм естественной убыли;
Дт 42 «Торговая наценка»
Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - списана недостача товара в пределах норм в части торговой надбавки (для организаций, учитывающих товар по продажным ценам);
Дт 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»
Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - недостача сверх норм отнесена на виновных лиц;
Дт 42 «Торговая наценка»
Кт 98 «Доходы будущих периодов» - в доходы будущих периодов включена торговая надбавка по недостаче, отнесенной на виновных лиц (для организаций, учитывающих товар по продажным ценам).
Как правило, суммы фактической недостачи товаров вследствие естественной убыли и начисленного резерва не совпадают. Поэтому после проведения инвентаризации следует скорректировать сумму начисленного резерва.
Если сумма образованного резерва меньше фактической недостачи в пределах норм, то следует доначислить резерв на сумму недостачи в покупных ценах:
Дт 44 «Расходы на продажу»
Кт 96 «Резервы предстоящих расходов»
Если сумма образованного резерва больше фактической недостачи в пределах норм, то следует сторнировать излишне начисленный резерв методом «красное сторно»:
Дт 44 «Расходы на продажу
Кт 96 «Резервы предстоящих расходов» (сторно)
Типовая корреспонденция счетов по учету товарных потерь представлена в таблице.