Внутренние регистры учета бэк-офиса, порядок их ведения.

Сущность и организация деятельности фронт-офиса и бэк-офиса в брокерской компании

Ведение внутренних регистров учета и отчетности. Стандарты внутреннего учета операций с ценными бумагами. Организация работы бэк-офиса и фронт-офиса.

 

Необходимым условием осуществления брокерской и дилерской деятельности является эффективная работа подразделений по внутреннему учету сделок с ЦБ.

Основной целью учета является:

  1. Формирование полной и достоверной информации о сделках с ЦБ.
  2. Обеспечение контроля за деятельностью профессиональных участников со стороны клиентов, СРО и ФСФР.

Организации, осуществляющие брокерскую и дилерскую деятельность самостоятельно разрабатывают правила ведения внутреннего учета в соответствии с установленными ФСФР требованиями, а также требованиями СРО, членами которого они являются. При этом должны соблюдаться следующие условия:

  1. Сделки с ЦБ, совершаемые профессиональными участниками как от собственного имени, так и от имени клиентов должны отражаться в регистрах внутреннего учета в день заключения до конца рабочего дня.
  2. Внутренний учет собственных денежных средств и ЦБ должен быть отделен от учета денежных средств и ЦБ клиента. Для выполнения данного условия профессиональные участники должны открывать и вести в системе внутреннего учета аналитические счета для учета ЦБ и денежных средств, пронумерованные в соответствии с внутренним порядком нумерации счетов в системе учета отдельно для каждого клиента.
  3. Профессиональные участники обязаны регулярно представлять своим клиентам отчетность по результатам сделок с ЦБ, включающую остатки денежных средств и ЦБ на счетах клиентов.

Основаниями для записи в регистры внутреннего учета являются следующие первичные документы:

  1. Гражданско-правовые договоры (агентский, комиссии и т.д.).
  2. Кассовый и банковские документы (поступление, списание денежных средств).
  3. Документы, удостоверяющие регистрацию права собственности на ЦБ (выписки с лицевого счета и со счета Депо), передаточное распоряжение, акты приема-передачи сертификатов ЦБ.
  4. Поручение на сделку и распорядительные записки.

Поручение на сделку – первичный документ внутреннего учета, оно составляется в 3-х экземплярах в случае осуществления брокерской деятельности. Поручение на сделку состоит из клиентской части, заполняемой непосредственно после получения поручения клиента и брокерской части, заполняемой после исполнения поручения клиента.

Распорядительная записка – является первичным документом внутреннего учета, удостоверяющая факт совершения сделки с ЦБ. Она должна быть составлена в 2-х экземплярах после совершения сделки, а если это невозможно, не позднее конца рабочего дня, в течение которого была совершена сделка.

Информация, содержащаяся в принятых к учету первичных документах отражается и систематизируется в учетных регистрах. Допускается ведение учетных регистров без указания имен и наименования клиента, при этом каждому клиенту должен быть присвоен код, позволяющий идентифицировать клиента.

Первичные документы и учетные регистры должны храниться профессиональными участниками в течение пяти лет.

Для брокерских организаций установлены следующие обязательные регистры внутреннего учета, которые ведутся в хронологическом порядке:

  1. Регистры учета сделок.

В регистры учета сделок вносится информация о всех сделках с ЦБ, поступлении и выплате денежных средств в течение рабочего дня.

  1. Регистры учета расчетов.

Регистры учета расчетов предназначены для обобщения информации о расчетах по операциям с клиентами. Регистры ведутся по каждому клиенту в разрезе аналитических счетов учета расчетов как по денежным средствам, так и по ЦБ.

Регистры учета расчетов должны содержать информацию о неисполненных обязательствах, т.е. о дате возникновения и дате исполнения.

  1. Регистры учета ЦБ.

Регистры учета ЦБ подразделяются:

1) Регистры лицевого учета и оборотов операций с ЦБ.

Они ведутся с целью отражения операции с собственными ЦБ брокерской компании. Для учета государственных ценных бумаг, с которыми совершается сделка, регистры лицевого учета ведутся по каждому выпуску, для учета других ЦБ регистры ведутся по каждому эмитенту.

2) Регистры учета операций клиентов.

Предназначены для отражения информации о сделках, совершенных за счет и по поручению клиентов.

3) Регистры сводных итогов.

Заполняются на основании данных регистра лицевого учета и оборотов по сделкам с ЦБ и регистра учета операций клиента.

Брокерские компании предоставляют своим клиентам отчеты по совершенным сделкам в следующие сроки:

- 1 раз в месяц – если было движение по счету клиента;

- 1 раз в три месяца – если не произошло в этом сроке движения по счету клиента.

Отчет клиенту должен содержать следующую информацию:

  1. Движение денежных средств и ЦБ, включая сделки с ЦБ по счету расчетов с клиентами с момента предоставления предыдущего отчета данному клиенту.
  2. Количество ЦБ клиента, учтенных на счете расчетов с клиентом по состоянию на дату отчета.
  3. Количество денежных средств, учтенных на счете расчетов с клиентом по состоянию на дату расчета.

Ответственность за организацию внутреннего учета в брокерской и дилерской компании несет и руководитель, в обязанности которого входит обеспечение, соблюдение установленных требований по организации ведения регистров внутреннего учета, документарному оформлению сделок с ЦБ для формирования достоверной внутренней отчетности, предоставляемой клиентам.

В случае выявления в организации профессионального участника нарушений, установленных ФСФР, требований по ведению внутреннего учета, составлению и предоставлению отчетности, у организации может быть приостановлена или аннулирована лицензия на право осуществления деятельности на рцб.