Опорный конспект
План
План
План
План
ХАРАКТЕРИСТИКИ ЕФЕКТИВНОГО КОНТРОЛЮ
1. Параметри ефективної системи контролю
2. Інструменти управлінського контролю
1. Параметри ефективної системи контролю
| Параметри ефективної системи контролю. Ефективна система контролю має відповідати певному набору критеріїв, серед яких можна визначити: | |
| 1. Точність | Система контролю, яка генерує неточну інформацію, призводить до управлінських помилок і витрат зусиль на вирішення проблем, яких взагалі не існує. Точність означає, що система контролю повинна бути достовірною, такою, що продукує реальні дані. |
| 2. Своєчасність | Найкраща інформація мало чого варта, якщо вона не надійшла своєчасно. Тобто система контролю повинна вчасно забезпечувати менеджера інформацією, скорочувати часовий інтервал між подією і її відображенням у контролюючих інформаційних потоках. |
| 3. Економічність | Означає, що результати здійснення контролю повинні бути більшими за витрати, пов’язані з його впровадженням. З метою мінімізації витрат менеджерові слід порівнювати (зіставляти) витрати на контроль із вигодами, що від нього очікуються. |
| 4. Гнучкість | Система контролю повинна бути “спроможною” враховувати зміни та “вміти” пристосовуватися до них. |
| 5. Зрозумілість | Система контролю, яку важко зрозуміти (усвідомити), може бути причиною помилок підлеглих і навіть ігнорування ними самого контролю. |
| 6. Обґрунтованість критеріїв | Стандарти в системі контролю мають бути обґрунтованими (виваженими). Завищені стандарти знижують мотивацію. Більшість людей не бажає отримати ярлик "некомпетентності”, говорячи начальнику, що він вимагає забагато. Стандарти повинні підтягувати виконавців до вищих показників діяльності, але не демотивувати працівників. |
| 7. Стратегічна спрямованість | Менеджмент не здатний контролювати все, що робиться в організації. Навіть, якщо б і міг, то витрати на контроль перевищували б вигоди від нього. Отже, менеджери мають вибирати для контролю об’єкти (сфери), які є стратегічними. З цієї точки зору контроль має концентруватися: - на відхиленнях, що трапляються найчастіше; - на відхиленнях, що завдають найбільшої шкоди; - на факторах, які піддаються впливу менеджера (які менеджер спроможний змінювати, коригувати). |
| 8. Особлива увага виняткам! | |
| 9.Численність критеріїв | Як менеджери, так і підлеглі намагаються виглядати кращими за критеріями, які контролюються. Якщо контроль здійснюється з використанням одного єдиного критерію, то зусилля підлеглого будуть спрямовані на намагання виглядати краще саме за цим стандартом. Використання кількох критеріїв контролю забезпечує подвійний позитивний результат: - кількома критеріями важче маніпулювати; - наявність кількох критеріїв руйнує прагнення виглядати краще за одним із них. |
| 10.Підтримка коригуючих дій | Система контролю має не лише сигналізувати про відхилення, але і підказувати, які саме коригуючі дії можна запровадити для виправлення ситуації. Це досягається, наприклад, встановленням стандарту типу “якщо…- тоді…” |
2. Інструменти управлінського контролю
| Існують різні підходи до класифікації засобів управлінського контролю. На практиці усю сукупність інструментів контролю поділяють на три групи: ü інструменти фінансового контролю; ü інструменти операційного контролю; ü інструменти контролю поведінки працівників в організації. |
| Складовими елементами фінансового контролю є: ü фінансовий аналіз; ü бюджетування; ü аудит. |
| Фінансовий аналіз також можна розглядати як складну підсистему, де основними інструментами є: ü аналіз фінансової звітності організації; ü аналіз фінансових коефіцієнтів; ü аналіз беззбитковості. |
| Аналіз фінансової звітностіорганізації. Для оцінки та контролю діяльності організації широко застосовують такі документи звітності: фінансової ü баланс; ü звіт про прибутки та збитки; ü звіт про рух готівки. |
Характеристика інструментів аналізу фінансової звітності
| Назва інструменту | Сфери контролю |
| Аналіз балансу | - попередня оцінка можливостей організації виконувати свої поточні зобов’язання; - визначення загального фінансового стану організації |
| Аналіз звіту про прибутки та збитки | - зіставлення прибутків і збитків організації; - зміна прибутків і витрат поточного періоду проти попередніх |
| Аналіз звіту про рух готівки | - контроль надходжень грошей в організацію з усіх джерел та їх виплат за зобов’язаннями організації; - попередні висновки щодо рівня ліквідності організації |
| Аналіз фінансових коефіцієнтів переслідує наступні цілі: ü порівняння поточних фінансових результатів організації із попередніми, визначення змін, встановлення тенденцій; ü порівняння результатів фінансової діяльності однієї фірми із відповідними результатами інших фірм галузі. Для інтерпретації результатів діяльності організації використовують декілька груп фінансових коефіцієнтів, до найважливіших серед яких відносять: ü коефіцієнти ліквідності; ü коефіцієнти платоспроможності; ü коефіцієнти прибутковості (рентабельності). Аналіз беззбитковості проводиться для з’ясування, якими мають бути обсяги продажу продукції організації, щоб досягти прибутковості. |
| Бюджетування - один із основних засобів планування і контролю за діяльністю підрозділів в організації. Бюджетами визначаються як планові, так і фактичні показники витрат (грошові кошти, активи, сировина і ресурси, заробітна плата) структурних одиниць організації. |
| Цілі аналізу виконання бюджетів: ü точне вимірювання дійсного стану справ; ü порівняння результатів діяльності різних підрозділів і рівнів управління за ü різні проміжки часу. |
| Переваги бюджетного контролю: ü простота здійснення; ü можливість формалізації; ü широке залучення менеджерів до процесу контролю. Недоліки бюджетного контролю: ü орієнтація переважно не на результати, а на витрати; ü можливість перевитрачання коштів запланованого бюджету. |
| Аудит – незалежна формальна верифікація (засвідчення) фінансових звітів і операційних видів діяльності організації. Розрізняють зовнішній і внутрішній аудит. |
| Зовнішній аудит проводиться зовнішньою незалежною аудиторською організацією і спрямований на перевірку фінансової звітності. |
| Внутрішній аудит окрім фінансової перевірки додатково оцінює операційну діяльність організації і опрацьовує рекомендації щодо її удосконалення. |
| Обов’язкові напрямки аудиторської перевірки: ü грошові кошти (залишки на рахунках, аналіз процедур управління грошовими потоками); ü надходження (перевірка гарантій сплати боргів споживачами, перевірка балансу); ü запаси (перевірка матеріальних запасів на складах, порівняння оцінок з показниками балансу, оцінка фізичного зносу); ü основні фонди (огляд, оцінка зносу, визначення адекватності страхування); ü кредити (аналіз кредитних угод, узагальнення зобов’язань); ü доходи і витрати (оцінка їх розподілу за термінами, доречності, сум). |
| Інструменти операційного контролю. На практиці широко використовують такі інструменти операційного контролю: ü графіки Г. Гантта; ü сітьові графіки; ü метод оцінки та перегляду планів; ü метод критичного шляху; ü методи управління запасами; ü методи контролю якості. |
| Графік Гантта – інструмент розробки графіків виробничих процесів і контролю за їх виконанням, що дає можливість швидко оцінити стан виробничого процесу (які процеси завершені, а які - ні). Графік Гантта із виготовлення партії письмових столів, наведений на рис. 8.4, показує кількість часу, який необхідний на виконання кожного елементу робіт у процесі виготовлення. |
| Мережеві графіки. Мережеве планування та управління (МПУ) –специфічний метод планування та управління проектами шляхом застосування мережевих графіків. |
| Система МПУ дозволяє: ü формувати календарний план виконання комплексу робіт; |
| ü мобілізувати часові, трудові, матеріальні та грошові ресурси; ü управляти комплексом робіт за принципом "провідної ланки" із прогнозуванням та попередженням можливих зривів у ході робіт; ü підвищити ефективність управління шляхом чіткого поділу відповідальності між керівниками різних рівнів та виконавцями. |
| Метод оцінки та перегляду планів – це метод складання виробничого графіку, при якому виробничий процес розбивається на окремі операції з наступним аналізом їх послідовності і ролі кожної в загальному процесі. Операції можуть здійснюватись як одночасно, так і послідовно. Далі визначається час, необхідний для виконання кожної операції. На основі цього складається таблиця наступного вигляду: |
| Найдовший шлях називають критичним шляхом, оскільки саме він визначає тривалість усього виробничого процесу. Знання критичного шляху необхідно для того, аби сконцентрувати зусилля на його удосконаленні, оскільки він показує найбільш важливі етапи процесу. |
| Метод критичного шляху на основі виробничого графіку дозволяє встановити критичну послідовність операцій, що обмежують швидкість здійснення будь-якого процесу. Як правило, це найбільш тривалий етап в процесі. Удосконалення критичного шляху дозволяє скоротити процес в цілому. |
| Критичний шлях складає 15 тижнів (1+4+2+6+1+1). Таким чином, і в методі оцінки та перегляду планів, і в методі критичного шляху проекти розглядаються як мережі окремих подій та робіт. Основна розбіжність двох методів полягає в різному підході до оцінки тривалості операцій. Метод критичного шляху виходить з того, що тривалість операцій можна оцінити з достатньо високою мірою точності та визначеності, тоді як метод ПЕРТ базується на використанні імовірнісного підходу до визначення тривалості операцій і аналізує вплив невизначеності на тривалість робіт за проектом у цілому. |
| Техніка управління запасами. Основними системами управління запасами з незалежним попитом є система «з фіксованим часом» (періодичністю |
| замовлення) та система «з фіксованою кількістю» (розміром замовлення). |
| У системі «з фіксованою кількістю» постійно контролюють рівень запасів. Коли кількість знижується до певного рівня (точки замовлення), видається чергове замовлення на поповнення запасів при чому замовляється завжди одна й та сама кількість. Фіксованими величинами в цій системі є рівень, за якого повторюється замовлення тобто – точка замовлення та обсяг замовлення. |
| У системі «з фіксованим часом» замовлення на поповнення запасів розміщуються з заданою періодичністю, наприклад, раз на два тижні. Обсяг, що замовляється, щоразу інший і залежить від залишку, який лишається на складі. Фіксованими величинами у цій системі є інтервал замовлення та максимальний рівень запасу на складі. |
| Інструментами контролю якості є статистичні методи контролю. Цілі статистичного контролю якості: ü встановлення відповідності продукції та процесів вимогам нормативно-технічної документації, зразкам-еталонам тощо; ü отримання інформації про хід виробничого процесу та рівень його стабільності; ü захист підприємства від постачання недоброякісних сировини та матеріалів; ü виявлення дефектної продукції на якомога ранніх етапах її виготовлення; ü запобігання випуску недоброякісної продукції. |
| Використовуються два підходи: 1. Статистичний приймальний контроль – застосовується для контролю якості готової продукції або вхідних матеріалів. 2. Статистичний контроль якості процесу – використовується для регулювання якості продукції у процесі її виготовлення. |
| Статистичний приймальний контроль - вибірковий активний контроль, в основу якого покладене застосування методів математичної статистики, що дозволяє оцінювати якість великої партії продукції за результатами контролю малої вибірки (проби). |
| Карта контролю технологічного процесу використовується в тих випадках, коли необхідно проконтролювати якість продукції або послуг у процесі виробництва. Мета полягає у визначенні моменту виходу процесу виробництва "з-під контролю" і випуску продукції з нестабільною якістю. При цьому можна одразу приймати необхідні заходи з коригування процесу. |
Контрольні запитання та завдання:
1. У чому полягає суть контролю?
2. Яка функція контролю?
3. Які завдання контролю?
4. Які види контролю Ви знаєте?
5. Три етапи процесу контролю.
6. Три лінії поведінки менеджера після оцінки процесу контролю.
7. Наведіть приклади різних видів контролю. Яка мета цих видів?
8. Чому, на Вашу думку, контроль повинен бути гнучким?
9. Наведіть конкретні приклади взаємодії процесів планування та контролю.
10. Чому менеджер повинен враховувати поведінкові аспекти контролю?
11. Поясніть характеристики ефективного контролю.
12. Які правила поведінки під час проведення ефективного контролю Ви запам’ятали?
13. Поясніть використання лінійних діаграм для ілюстрації контролю процесу виконання завдань.
Модуль 2
ОСНОВНЫ ФУНКЦІЇ МЕНЕДЖМЕНТУ
Тема 9
КЕРІВНИЦТВО ТА ЛІДЕРСТВО
1. Керівництво і управління
2. Форми влади і впливу
3. Суть і теорії лідерства
4. Стилі керівництва
5. Конфлікти та шляхи їх подолання
Рекомендована література
1. Осовська Г.В. Основи менеджменту: Підручник / Г.В. Осовська, О.А. Осовський. – К.: Кондор, 2006. – 664 с.
2. Мостенська Т.Л. Менеджмент / Т.Л. Мостенська, В.О. Новак, М.Г. Луцький, М.А. Міненко. – К.: Сузір'я, 2007. – 690 с.
3. Гірняк О. М. Менеджмент: Підручник / О. М. Гірняк, В. П. Нечаев,
П. П. Лазановський. - Л. : Магнолія плюс, 2005. - 352 с.
4. Мескон М. Основы менеджмента: Пер. с англ / М. Мескон,
М. Альберт, Ф. Хедоури. - М. : Дело, 2001. - 800 с.
Ключові терміни та поняття
& Стиль
& Лідер
& Керівник
& Результативність
& Продуктивність
& Ефективність
& Фактори
& Методи
& Стиль управління
& Стиль керівництва
& Стиль роботи
& Класифікація стилів
& Ефективність стилів
& Управління персоналом
& Управління діяльністю
Вивчивши дану тему Ви повинні знати:
& Суть поняття «стиль управління» та «стиль керівництва»;
& Класифікацію стилів керівництва; сучасні підходи до визначення ефективності стилів керівництва;
& Фактори, що впливають на ефективність управління;
& Основні принципи спілкування з людьми зі складним характером.
Ви повинні вміти:
& Удосконалювати власний стиль керівництва та управління;
& Оптимально застосовувати основні принципи спілкування з людьми зі складним характером у практичній діяльності.
1. Керівництво і управління
Керівник організації — людина, яка одночасно є лідером і ефективно керує своїми підлеглими. Його мета — впливати на інших таким чином, щоб вони виконували роботу, доручену організації.
Для забезпечення ефективного керівництва треба враховувати такі шість елементів:
& ініціативність;
& інформованість;
& захист своєї думки;
& прийняття рішень;
& розв'язання конфліктних ситуацій;
& критичний аналіз.
Відомий український економіст Валерій Терешенко підкреслював, що завдання керівника — диригувати, підібрати хороший персонал, розробити організаційну структуру підприємства, вибрати загальний напрям його діяльності, координувати всю роботу, боротися з непродуктивними витратами часу.
| В основі керівництва лежать такі категорії менеджменту: | ||
| Повноваження | Вплив | Влада |
| Санкціоноване право впливати на окремі особи та групи працівників з метою зосередження їх зусиль на досягненні цілей організації | Будь-яка поведінка одного індивідуума, яка вносить зміни у поведінку, стосунки, відчуття іншого індивідуума | Можливість впливати на поведінку інших людей |
В практиці управління підприємствами знаходить більш широке застосування моральна, дисциплінарна, а іноді адміністративна і кримінальна відповідальність.
Відповідальність в менеджменті повинна визначатися за кінцевими показниками, що найбільш повно віддзеркалюють результати виробничо-фінансової і маркетингової діяльності підприємств.
| У сфері менеджменту відповідальність безпосередньо пов'язана із повноваженнями, які виступають обов'язковою умовою ефективної роботи персоналу управління. Повноваження— це посадові (службові) права і можливості менеджера приймати рішення, що впливають на дії підлеглих. | |
| лінійні | штабні (функціональні, консультативні) |
| Управління виробництвом, продажем, а в багатьох випадках — фінансами, в основі яких лежить скалярний принцип — пряме і безпосереднє підпорядкування | Допомагають лінійним менеджерам в досягненні поставлених цілей: управління закупками, обліком, персоналом, контроль |
Насамперед керівництво варто розглядати як процес, який, в свою чергу, може бути розбитий на окремі дії і кроки керівника, які направлені на досягнення проміжних, оперативних цілей. Керувати можна навчитися, в потенціалі це дано кожному.
Другим елементом керівництва є безпосередній вплив на учнів, підлеглих, друзів тощо.
Третій елемент керівництва - обов'язкова наявність послідовників і спільної мети, на досягнення якої будуть направлені сумісні зусилля.
Керівництво - це процес впливу на підлеглих, який є способом заставити їх працювати на досягнення єдиної мети. Керівництво (в бізнесі) - це здатність примусити весь колектив прагнути до виконання завдань, що стоять перед організацією.
| Різниця між управлінням і лідерством | |
| Управління | Лідерство |
| Розумовий і фізичний процес, який приводить до того, що підлеглі виконують офіційні доручення і вирішують певні завдання | Процес, за допомогою якого одна і та ж особа впливає на членів групи |
2. Форми влади і впливу
Влада — це потенційна здатність індивіда впливати на поведінку інших людей. Влада — це основний наявний у розпорядженні керівника ресурс, який дозволяє змінювати поведінку співробітників. Як правило, в установах виділяють п'ять джерел влади:
& закон,
& винагорода,
& примус,
& досвід (компетенція),
& референтне право.
Іноді джерелом влади є посада, яку займає менеджер в організації, в інших випадках — особисті якості лідера.
Для того щоб керувати, необхідно впливати, а щоб впливати — необхідно мати основу влади. Для того щоб тримати владу, необхідно мати можливість тримати під своїм контролем що-небудь значуще для виконавця, що зробить його залежним від керівника і примусить діяти так, як бажає керівник.
| Влада може приймати самі різні форми: | |
| Влада, яка базується на засадах примусу | Вплив через страх |
| Влада, в основі якої лежать винагороди | Використовує бажання підлеглих отримати винагороду в обмін на виконану дію (роботу), певну поведінку тощо |
| Законна влада | Базується на традиціях, які здатні задовольнити потребу виконавця в захищеності і приналежності |
| Еталонна влада | Полягає у використанні впливу лідера завдяки наявності у нього захоплюючих характеристик і властивостей, які охоче наслідують ся підлеглими, які прагнуть бути такими ж, як і лідер |
| Влада експерта | В своїй основі має вплив через "розумну" віру. Виконавець свідомо й логічно приймає на віру цінність знань експерта (керівника). Чим більші досягнення у експерта (керівника), тим більше в нього влади |
У той же час слід мати на увазі, що, оскільки відбувається постійне зростання кваліфікації працівників і вирівнювання інтелектуального рівня керівників і підлеглих, то з кожним роком стає все важче реалізувати владу, покладаючись на примушення, винагороди та інші описані вище типи влади. Тепер здійснюються пошуки інших форм впливу з тим, щоб спонукати підлеглих до активного співробітництва.
Найбільш поширеними формами такого впливу є переконання і участь.
Вплив через залучення працівників до управління здійснюється шляхом спрямування їхніх зусиль на здійснення потрібної мети.
Найбільш сильним вплив буде тоді, коли виконавець високо цінить ту потребу, до якої апелюють, вважає важливим її задоволення або незадоволення і думає, що його зусилля обов'язково виправдають очікування керівника.
3. Суть і теорії лідерства
Лідерство (керівництво) - це здатність індивіда для досягнення деяких цілей впливати на інших людей. Передбачається, що керівники разом з іншими членами колективу направляють свої зусилля на вирішення деяких завдань.
Лідерство — двосторонній процес, що протікає між людьми. Керівництво — це "робота з людьми", на відміну від адміністративної паперової роботи чи дії для вирішення проблем. Керівництво динамічне й містить у собі використання особистих повноважень і прав.
Трудовий процес протікає в соціальних групах. У кожній конкретній групі діє індивід, до якого прислухаються і придивляються інші люди. Це лідер.
| Він впливає на навколишніх головним чином за двома соціально-психологічними каналами: | |
| за каналом авторитету (члени групи визнають перевагу лідера перед іншими в силу його положення, досвіду, майстерності, освіти тощо) | за каналом харизматичних властивостей (людяність, ввічливість, моральність) |
У реальному житті все це виливається в добровільне визнання винятковості лідера, що характеризується в неухильному наслідуванні, копіюванні його дій і в цілому його поведінки.
Лідер — істотна ланка соціальної групи. Як тільки на світ з'являється яка-небудь людська спільність, у її структурі народжується свій лідер. В міру розростання функцій групи і розширення сфери діяльності, складається ієрархія лідерів. Отут починають діяти і «формальні», і "неформальні" лідери. Перші одержують повноваження керувати людьми з рук вищої інстанції, другі стають лідерами за визнанням навколишніх. Справжнім лідером, здатним вести за собою людей, стає той, хто знаходить у людей загальне визнання.
| Навколишні сприймають такого лідера за чотирма моделями: | |
| "Один з нас" | Передбачається, що спосіб життя лідера ідентичний способу життя будь-якого члена соціальної групи. Лідер, як і всі, радується, переживає, обурюється і страждає: життя приносить йому і приємне, і неприємне |
| "Кращий з нас" | Мається на увазі, що лідер — це приклад для всієї групи як людини і професіонала. У зв'язку з цим поведінка лідера стає предметом наслідування |
| "Утілення чеснот" | Вважається, що лідер є носієм загальнолюдських норм моралі. Лідер розділяє з групою її соціальні цінності і готовий їх відстоювати |
| "Виправдання наших очікувань" | Люди сподіваються на сталість поведінкових дій лідера незалежно від мінливої обстановки. Вони хочуть, щоб лідер завжди був вірний слову, не допускав відхилень від схваленого групою курсу поведінки |
| Не кожному керівнику (менеджеру) дано стати лідером. Таким може бути людина, що володіє цілком визначеними якостями: | |
| чесність | повна ясність із приводу дотримання норм загальнолюдської моралі. Відповідь на запитання — "Пішов би ти з цією людиною в розвідку?" — повинна бути позитивною |
| інтелект | швидкість, гнучкість і прогностичність розуму; стійка увага, уміння володіти мовою; допитливість |
| здатність розуміти людей | уміння зрозуміти поведінку співрозмовника; здатність бачити в людині особистість; прагнення збагатити людину духовно |
| стійкість поглядів | адекватна реакція на ситуацію; контроль над емоціями; сталість дій |
| впевненість у собі | прагнення брати на себе відповідальність; поінформованість про свої достоїнства і недоліки; наполегливість у досягненні мети |
| скромність у побуті | відсутність спрямованості до розкоші; раціоналізм у поводженні з речами; схильність до самообслуговування |
| ерудованість | широта і глибина пізнання в різних галузях науки і техніки; гарна поінформованість у філософії, політології, історії; знання в сфері людинознавства |
Лідерство - це істотний компонент діяльності менеджера, його цілеспрямований вплив на поведінку окремих осіб чи цілої робочої групи; інструментами такого впливу виступають навички спілкування й особисті якості менеджера, що відповідають зовнішнім і внутрішнім потребам групи.
| Теорія рис характеру індивідуума |
| Спроби визначити, якими рисами характеру повинний володіти ідеальний керівник, складають основу даної теорії. Дослідники зупиняються на персональних якостях, фізичних характеристиках і розумових здібностях потенційного керівника. |
| Теорія поведінки | |
| Основа теорії поведінки базується на вивченні життєвого досвіду майбутнього керівника, на тому, наскільки успішні чи безуспішні його дії в різних сферах. У випадку, якщо стиль поведінки претендента відповідає визначеним вимогам, він, безумовно, має шанси бути прийнятим на роботу. | |
| Дві найбільш сильні течії у вивченні процесу керівництва утворилися у середині 40-х років: | |
| Турбота про людей | Упор на процес виробництва |
| При такому підході керівник приділяє особливу увагу своїм взаєминам з підлеглими, підтримує атмосферу довіри, взаємодопомоги, намагається чуйно відноситися до нестатків і потреб своїх підлеглих. Як правило, керівники такого типу відрізняються м'яким, відкритим, дружелюбним характером. Колективи, очолювані таким менеджером, відрізняються згуртованістю і гармонійністю | Цей підхід заснований на прагненні керівника змусити підлеглих працювати так, щоб досягти максимальної продуктивності. Менеджери, що підтримують подібний стиль поведінки, вимагають строгого підпорядкування робочим розпорядкам, чіткого виконання завдань, що стоять перед усім колективом. Вони найчастіше автократичні у своїх рішеннях, вище усього ставлять правила, інструкції, процедури |
| Найбільш істотний внесок у вивчення стилів поведінки керівника в останні роки вніс Гаррі Юкл, що розробив дев'ятнадцять категорій поведінки лідера. | |
| Головний акцентна виробництво | Дана сторона діяльності керівника містить у собі всі заходи, які здійснюються з метою збільшення продуктивності й ефективності виробничого процесу |
| Чуйність, уважність | Дані категорії є необхідними в діяльності керівника. Лідер колективу, щоб зберегти і зміцнити свою позицію, повинен бути винятково уважний до його членів, строгий і об'єктивний. Він повинен надавати визначену підтримку людям, що у нього вірять |
| Наснага | Подібна риса завжди з позитивної сторони характеризує керівника, що володіє нею. Здатність лідера стимулювати ентузіазм у членів колективу, вселяти в них впевненість у власних силах, надихати на виконання будь-яких завдань є запорукою успіху всієї справи |
| Похвала і визнання | Використання таких методів заохочення службовців є гарантією ефективності усього виробництва. Керівник може виразити вдячність за якісно виконану роботу, подякувати за особливий внесок у виробництво, виразити впевненість у збереженні подібного відношення і надалі |
| Винагорода за діяльність на благо фірми | Керівник може виразити свою вдячність підлеглим у вигляді подарунка або грошової премії, або підвищення в посаді, або надання більш сприятливих умов роботи, або збільшення часу відпустки |
| Участь у прийнятті рішень | Керівник проводить консультації з підлеглими з найважливіших питань ведення справ у компанії, дозволяє їм вносити корективи в прийняті ним рішення |
| Передача повноважень | Керівник передає частину своїх функцій підлеглим, а відповідно розподіляє і частину відповідальності, при цьому члени колективу самі вирішують, як найбільш правильно підійти до виконання доручених їм робіт |
| Роз'яснення ролей | Керівник доводить до відома підлеглих їхні обов'язки і ступінь відповідальності, пояснює правила, норми поведінки і роботи в даній організації, дає їм зрозуміти, чого конкретно він хоче від кожного з них |
| Постановка цілей | Керівник наголошує на важливості кожного з виконуваних доручень, пояснює загальну задачу, дає оцінку швидкості виконання кожного з завдань, забезпечує надійний зворотний зв'язок |
| Навчання | Керівник визначає потребу в перепідготовці й підвищенні кваліфікації для своїх підлеглих |
| Поширення інформації | Керівник тримає підлеглих у курсі всіх подій, що відбуваються у фірмі, в т. ч. зведення про діяльність усіх підрозділів усередині організації і за її межами. Доводить до відома працівників усі рішення, прийняті вищим керівництвом, а також інформацію про проведення зустрічей і конференцій |
| Рішення проблем | Керівник бере на себе ініціативу за вирішення проблем, що виникли у процесі виробництва. Цю ініціативу він повинен рішуче довести до кінця |
| Планування | Керівник складає чітку програму дій щодо втілення в життя поставлених цілей (оперативні плани, стратегії досягнення цілей, графіки робіт, терміни виконання) |
| Координація дій | Керівник зобов'язаний забезпечувати чітку координацію між різними підрозділами організації, залучати до цього процесу підлеглих, пояснювати, наскільки важлива для виробництва чітка координація робіт |
| Полегшення роботи | Керівник робить підлеглим підтримку, постачаючи необхідну сировину, забезпечуючи додатковими зручностями на робочих місцях, виявляє й усуває різного роду проблеми, видаляє перешкоди з виробничого процесу |
| Залучення консультантів | Керівник підтримує контакти з фахівцями в різних галузях і в разі потреби прибігає до їх допомоги, поради, консультації |
| Налагодження сприятливого клімату в колективі | Керівник робить усе, щоб у середовищі його підлеглих зберігалася атмосфера довіри і взаєморозуміння, кооперації і взаємодопомоги |
| Управління конфліктами | Кожен керівник повинен прагнути до того, щоб уникати будь-якого типу конфліктних ситуацій у своєму колективі. Для цього він може проводити визначену профілактичну роботу. Якщо ж уникнути такої ситуації не удалося, то тягар вирішення проблеми знову лягає на плечі лідера |
| Дисципліна і критика | Будь-який керуючий у своїй діяльності стикається із ситуаціями, коли необхідно відновити дисципліну, що похитнулася, покритикувати підлеглих за несумлінність, порушення інструкцій, неякісну працю. Дисциплінарними впливами можуть бути офіційне попередження, позбавлення премій, пониження в посаді, звільнення |
4. Стилі керівництва
Стиль управління (керівництва) — це стала сукупність особистих та індивідуально-психологічних характеристик керівника, за допомогою яких реалізується той чи інший метод (методи) керівництва.
Стиль лідерства (керівництва) - це типова для лідера (керівника) система прийомів впливу на ведених (підлеглих).
| У практиці і теорії управлінської діяльності виділяють різні типи стилів керівництва за ознакою переважання одноосібних чи групових способів впливу на організацію виробничого процесу | |||
| Авторитарне управління (директивне, імперативне) | Керівник сам визначає групові цілі, сам приймає рішення, на підлеглих діє, головним чином, наказом, розпорядженням, які не підлягають обговоренню | Патріархальне | Всі "члени сім'ї" повинні слухатися керівника, а він вважає підлеглих такими, які не "доросли" до прийняття рішень. Але це його "діти", про яких він, звичайно, повинен піклуватися |
| Автократичне | Більш притаманне інституціям (державі, підприємству), ніж окремим особам. Керівництво здійснюється апаратом через підлеглі інстанції, які побічно проводять рішення автократа (самодержця), залишаючись підлеглими йому | ||
| Бюрократичне | Домінує деперсоналізація (людина — носій регламентованих функцій), керівники всіх рівнів займають своє місце в структурі інстанцій і мають право на виконання даних їм повноважень. Системі регулювання підпорядковуються і керівництво, і підлеглі (предметна компетентність) | ||
| Харизматичне | Харизма — милість Бога: за лідером визнаються видатні, єдині в своєму роді якості, атому він може побажати будь-якої жертви від підлеглих і не зобов'язаний про них турбуватися. | ||
| Демократичне управління (кооперативне, колективне) | Керівник мобілізує групу на колективну розробку рішень і колективну їх реалізацію, організовує систематичний обмін інформацією, думками, на підлеглих діє переконаннями, порадами, аргументами. Демократичний стиль характеризується високим рівнем децентралізації повноважень, вільним прийняттям рішень і виконанням завдань, оцінкою роботи після її завершення, турботою про забезпечення працівників необхідними ресурсами, встановленням відповідності цілей організації і цілей груп працівників. | ||
| Ліберальне (пасивне) управління | Низький рівень вимог до підлеглих, головні засоби впливу - прохання, інформація. Ліберальне керівництво базується на майже повній свободі у визначенні своїх цілей і контролі своєї власної роботи. Його можна розглядати як різновид демократичного стилю. | ||
| Анархічне управління | Фактична відмова від активного впливу на підлеглих, уникання в прийнятті рішень, невтручання і потурання підлеглим ("роби як знаєш") |
У наш час на Заході в менеджменті практикують комбінування авторитарного і кооперативного стилів керівництва, причому останній переважає.
| Поряд з цим виділяють ще й індивідуальні стилі керівництва. Вибір індивідуального стилю керівництва колективом є одним із найважливіших завдань для менеджера. Як правило, виділяють п'ять основних стилів керівництва: | |
| Невтручання | Низький рівень турботи про виробництво і людей. Керівник не керує, багато працює сам. Домагається мінімальних результатів, які достатні тільки для того, щоб зберегти свою посаду в даній організації |
| Тепла компанія | Високий рівень турботи про людей. Прагнення до встановлення дружніх стосунків, приємної атмосфери і зручного темпу праці. При цьому керівника не дуже цікавить, чи будуть досягнуті конкретні й стабільні результати |
| Завдання | Увага керівника повністю зосереджена на виробництві. Людському фактору або взагалі не приділяється увага, або приділяється її вкрай мало |
| Золота середина | Керівник у своїх діях прагне достатньою мірою поєднати орієнтацію як на інтереси людини, так і на виконання завдання. Керівник не вимагає занадто багато від працівників, але і не займається потуранням |
| Команда | Керівник повністю прагне поєднати в своїй діяльності як інтерес до успіху виробництва, так і увагу до потреб людей. Питання тільки в тому, щоб бути і діловим, і людяним. Спільні обов'язки, що їх беруть на себе працівники заради досягнення цілей організації, сприяють взаємовідносинам довіри і поваги |
| Крім типологічного та індивідуального стилів керівництва, на практиці існують принципи і прийоми управління, про які не прийнято говорити вголос. | |
| Ефект опудала | Керівник вибирає із працівників, причому з високим статусом і висококваліфікованих, "опудало", тобто того, ким він лякає решту працівників |
| "Бий своїх, щоб чужі боялися" | Деякі керівники показують, що вони розрізняють поняття "дружба" і "робота". З кимось із своїх підлеглих у позаробочий час дружать і мають спільні інтереси чи хобі — і про це всі знають |
| "Розділяй і владарюй" | Цей принцип використовують часто керівники, які не відчувають себе впевнено на своєму місці або ж наділені манією підозрілості |
| "Тихе теля двох маток ссе" | Відразу зазначимо, що цей принцип стосується поведінки керівника до вищого над собою начальства. Він означає, що керівник певної нижчої структури ніколи не заперечує вищим керівникам, навіть якщо, на його думку, ті неправі у своїх рішеннях, виявляє підкреслену ввічливість, старанність, беззастережність |
| "Кожній сестрі по сережці", або "давайте жити дружно" | Цей принцип стосується передусім стимулювання, як одного із важелів керівництва. При розподілі премій, путівок, відпусток тощо, а також конкретної роботи між членами колективу керівник, який сповідує цей принцип, прагне нікого не образити, зробити так, аби всі залишалися максимально задоволеними. Для нього основне, щоб була стабільність і не було скаргу вищі інстанції |
| "Ефект клітки" | Ця особливість стосунків означає, що колишній підлеглий відчуває до свого колишнього керівника певні "претензії" зате, що доводилося коритися чужій волі. За аналогією із тигром, якого випустили з клітки, він готовий роздерти свого "опікуна", хоча той і годував його м'ясом |
5. Конфлікти та шляхи їх подолання
Конфлікт - це зіткнення, він є невід'ємною складовою людських відносин.
Міжособистісний підхід - це свідоме протиріччя між особами, що спілкуються, при наявності спроб вирішення протиріччя на фоні емоційного стану.
Дійовий підхід - дії протилежних, несумісних в даній ситуації тенденцій, мотивів, інтересів.
Реактивний підхід - реакція людей на перешкоди по досягненню різного роду цілей сумісної діяльності на поведінку інших, що не відповідає сподіванням; реакція на основі несумісності характеристик шаблонів поведінки, невідповідності культурних основ та потреб.
Суттєвий підхід - протиборство, активне зіткнення принципів, мотивів, еталона поведінки.
Цільовий підхід - бажання людей затвердити свою позицію, вчинки, тобто самоствердитися.
Мотиваційний підхід - усвідомлена несумісність індивідуальних намірів та сподівань з інтересами сторін що протиборствують.
В основі будь-якого конфлікту лежить конфліктна ситуація, в якій закладені суб'єктивні фактори та об'єктивні умови для зіткнення протилежних думок, оцінок, позицій.
Перехід від позицій до інтересів
Конфлікти класифікуються:
За характером прояву:
1. відкриті;
2. приховані.
За суб'єктами конфлікту розрізняють:
1. внутрішньоособистісний - виникає, коли особа намагається
виконати одночасно протилежно спрямовані дії, бо діяти
супротив власних цінностей;
2. міжособистісний - найбільш поширений, виникає на основі
різних інтересів, поглядів, уподобань;
3. між особою та групою - виникає, коли хтось прагне виділитися,
або коли керівник обрав невдалий стиль керівництва;
4. міжгруповий - базується на об'єктивних умовах (правова
невизначеність, конкуренція) та суб'єктивному баченні результатів діяльності окремих організацій.
За функціями:
1. стабілізуючі створюють, збалансовують атмосферу порозуміння;
2. конструктивний - сприяє підвищенню ефективності діяльності організації;
3. негативний - розстроює і призводить до зменшення задоволення
працею та погіршення діяльності організації в цілому.
Для розв'язання конфлікту керівник повинен вчасно:
4. Визначити основну проблему (діагностика).
5. Визначити проблему.
6. Визначити шляхи розв'язання.
Сторони конфлікту:
- емоційно-мотиваційна (реакція);
- інтелектуальна (вирішення розумової задачі);
- тактична (регулювання міжособових відносин);
- етична (прояв міжособистісних характеристик).
Виникнення конфлікту та його подолання призводить до погіршення самопочуття, роботи, стресу. Кожна людина напрацьовує для себе механізм захисту особи від тяжкої ситуації:
1. витискування - забуття емоційного стану, що існував під час
конфлікту;
2. раціоналізація - пояснення, пізнання процесів, відчуттів, що виникли
в конфлікті
3. проекція - не усвідомлення своєї вини, або негативних рис, але
пошук їх у інших.
Для досягнення власної мети люди обирають різні маніпуляційні стійкі:
- диктатор - вимагає власне підлеглості;
- комп'ютер постійно рахує результат своїх дій;
- суддя - перебирає на себе право судити всіх;
- захисник - втручається на захист інших;
- прилипало - демонструє свою другорядність, а насправді маніпулює;
- ганчірка - умисно принижується для користі;
- славний хлопчина - вміє маніпулювати;
- хуліган - умисне створення негативного іміджу з метою запобігання
втручання у власне життя.
Вибір стилю поведінки у конфліктній ситуації,
З метою вирішення проблем кожна людина повинна обрати стиль виходу з конфліктної ситуації, що не вступає в протиріччя з її етичними нормами, не порушує довгострокові зв'язки з оточенням та може принести найбільшу користь.
Англійські вчені Томас та Кіллмен розробили метод, що допомагає визначати стиль вирішення конфліктної ситуації:
| Співробітництво | ||
| Уникання | Зговірливість |
одноосібне спільне кількість осіб
Контрольні запитання та завдання:
1. Як Ви розумієте керівництво?
2. Суть лідерства.
3. Основні якості лідера та менеджера.
4. Шість елементів ефективного керівництва.
5. Необхідність влади в управлінні.
6. Поняття відповідальності. Зв’язок влади та відповідальності.
7. Форми влади та впливу.
8. Охарактеризуйте теорію рис характеру індивідуума.
9. Охарактеризуйте теорію поведінки.
Модуль 2
ОСНОВНЫ ФУНКЦІЇ МЕНЕДЖМЕНТУ
Тема 10
КОМУНІКАЦІЇ В УПРАВЛІННІ
Лекція 17
КОМУНІКАЦІЇ В УПРАВЛІННІ
1. Інформація, її види та роль в менеджменті
2. Класифікація інформації
3. Основні складові комунікацій
4. Перешкоди в комунікаціях
5. Комунікаційний процес, елементи та етапи процесу
Рекомендована література
1. Осовська Г.В. Основи менеджменту: Підручник / Г.В. Осовська, О.А. Осовський. – К.: Кондор, 2006. – 664 с.
2. Мостенська Т.Л. Менеджмент / Т.Л. Мостенська, В.О. Новак, М.Г. Луцький, М.А. Міненко. – К.: Сузір'я, 2007. – 690 с.
3. Мескон М. Основы менеджмента: Пер. с англ / М. Мескон,
М. Альберт, Ф. Хедоури. - М. : Дело, 2001. - 800 с.
4. Хміль Ф.І. Основи менеджменту: Підручник / Ф.І. Хміль. – К.: Академвидав, 2005. – 608 с.
Ключові терміни та поняття
ü Структура
ü Технологія
ü Система
ü Організація
ü Інфраструктура
ü Ресурс
ü Автоматизація
ü Засоби автоматизації
ü Інформаційний менеджмент
ü Інформаційна культура
ü Інформаційна система
ü Інформаційна структура
ü Інформаційні потреби
ü Інформаційний обмін
ü Захист інформації
ü Інформаційні технології
ü Інформаційна взаємодія
ü Комунікації в організаціях
Вивчивши дану тему Ви повинні знати:
ü Сутність інформації та її види;
ü Роль інформації в сучасному виробництві;
ü Особливості комунікації як організаційного ресурсу;
ü Суть та зміст інформаційного менеджменту;
ü Задачі інформаційного менеджменту;
ü Суть інформаційної культури.
Ви повинні вміти:
ü Охарактеризувати вплив інформації на рішення, що приймаються;
ü Класифікувати основні задачі інформаційного менеджменту;
ü Визначити значення інформації-ресурсу при вирішення оперативних, тактичних і стратегічних задач.
1. Інформація, її види та роль в менеджменті
Інформація - це перетворені в певному контексті дані, що є змістовними та корисними для конкретних користувачів.
У загальному розумінні інформація - це документовані або публічно оголошені відомості про події та явища, що відбуваються у суспільстві, державі та навколишньому природному середовищі.
Інформація виступає як основа процесу управління. За допомогою інформації реалізується зв'язок між суб'єктом і об'єктом або між керуючою і керованою частинами системи управління. Інформацію в сфері менеджменту часто образно порівнюють з нервовою системою, що забезпечує функціонування живого організму. Завдяки обміну інформацією між цими системами, якою управляють, інформацію про стан заданих параметрів виробляє команда управління і знову передає їх до системи, якою управляють, для виконання (прямий зв'язок). Надходження інформації про результати управління прийнято називати зворотним зв'язком.
До інформації належать усі види відомостей, повідомлень (усні, письмові, графічні тощо) і знань, потрібних для реалізації функцій менеджменту.
Будь-яка за змістом інформація існує у формі різних її матеріальних носіїв (у вигляді електричних імпульсів, усної мови, магнітного запису, показань лічильників, письмових документів, перфокарт та ін.) Для управління найбільше значення має інформація, зафіксована на постійних носіях, насамперед у вигляді різних паперових документів, магнітних стрічок, барабанів, перфокарт і перфострічок.
Інформацію передають організовано (формально) і стихійно (неформально). Так, періодичні звіти за визначеною формою становлять організований зворотний зв'язок, а стихійне поширення чуток - неформальні канали зв'язку між людьми.
2. Класифікація інформації
| Інформацію, що використовується в управлінні, класифікують за різними ознаками: | |
| за формою відображення | візуальна (графіки, таблиці, табло та ін.) аудіоінформація (сприймається на слух завдяки звукозапису) аудіовізуальна (поєднує інформацію у формі зображення і звуку |
| за формою подання | цифрова буквена кодована |
| за порядком виникнення | первинна похідна |
| за характером носіїв інформації | документована недокументована |
| за призначенням | директивна (розпорядча) звітна довідково-нормативна |
| за напрямом руху | вхідна вихідна |
| за стабільністю | умовно-перемінна умовно-постійна |
| за способом відображення | текстова (алфавітна, алфавітно-цифрова) графічна (креслення, діаграми, схеми, графіки) |
| за способом обробітку | що піддається механізованій обробці що не піддається механізованій обробці |
| Залежно від функції, яку виконує інформація в управлінському циклі, вона буває: | ||
| розпорядчою | зворотного зв'язку | запам'ятовуючою |
| У процесі управлінської діяльності використовують такі види інформації: | |||
| науково-технічну (економічну, соціально-політичну, ідеологічну) | адміністративно-правову | метеорологічну | агробіологічну |
Найбільшу питому вагу у загальній кількості інформації мають економічні дані. Економічна інформація - це сукупність цифр, фактів, відомостей та інших даних, які переважно кількісно відображують суспільно-економічні явища і процеси. Вона містить дані соціально-економічного планування і прогнозування, фінансових планів, первинного, оперативного й бухгалтерського обліку, статистичної звітності, економічного аналізу тощо.
| Інформацію, яку використовують у народному господарстві, поділяють на: | |
| відомчу (інформація підприємств, об'єднань, організацій, міністерств і відомств) | народногосподарську (інформація районних, обласних і центральних загальнодержавних органів управління) |
Економічну інформацію класифікують за:
ü фазами,
ü стадіями і циклами відтворення,
ü сферами економіки,
ü ресурсами, що використовуються,
ü факторами виробництва та ін.
| Інформацію поділяють на: | |
| за призначенням | планову обліково-бухгалтерську звітну статистичну виробничо-оперативну розпорядчу, довідкову нормативну |
| за способом передачі | усно поштою телефоном телетайпом факсом |
| за періодичністю | систематизовану (змінну, добову, декадну, квартальну та ін.) ймовірну, обумовлену зовнішніми і внутрішніми виробничими подіями (вихід з ладу техніки, затримка з поставкою пального, насіння та ін.) |
| за характером носіїв | документизовану недокументизовану |
| щодо процесу обробки | оброблювану, необроблювану аналітичну |
3. Основні складові комунікацій
Теорія комунікацій - комплексна галузь знань. Її розробкою займаються спеціалісти в галузі психології, мовознавства, математичної логіки, електроніки та інших наук. Вчені досліджують види інформації і способи її передачі з точки зору впливу на поведінку окремих осіб і колективів. За теорією комунікацій, їх бажана поведінка досягається тільки через розуміння і узгодження із прийнятою інформацією. Щоб здійснювати комунікацію ефективно, тобто передавати якість повідомлення у вигляді методичних вказівок, інструкцій, наказів, доповідей, звітів і т.п. потрібно враховувати різні фактори: підбір слів при формуванні повідомлень, настрій, самопочуття, потреби адресатів тощо. Тому потреба підвищення ефективності комунікації має різні аспекти: формально-логічний, ціннісний, семантичний (смисловий; відноситься до значення слів), соціально-психологічний, текстово-логічний, організаційний, технічний.
Комунікації- це всепроникаючий і складний процес, який включає людей, що розмовляють під час особистого спілкування або в групах, на зборах, ведуть розмову по телефону чи читають і складають службові записки, листи і звіти. Таким чином, комунікація розглядається як спілкування за допомогою слів, букв, символів, жестів і як спосіб, за допомогою якого висловлюється відношення одного працівника до знань і розумінь іншого, досягається довіра, взаємоприйняття поглядів тощо.
Комунікація є смисловим аспектом соціальної взаємодії, однією із найбільших загальних характеристик будь-якої діяльності, включаючи управлінську. Вона являє собою нову форму політичної, наукової, організаційної і технічної сили в суспільстві, за допомогою якої організація включається у зовнішнє середовище, здійснюється обмін думками або інформацією для забезпечення взаєморозуміння. Вона має досить широке тлумачення. Комунікацію можна визначити як форму зв'язку, як один із проявів інформаційного обміну або обміну інформацією між живими істотами у процесі їх безпосереднього спілкування за допомогою технічних засобів.
Комунікації – це обмін інформацією, на основі якої керівник отримує дані, необхідні для прийняття рішень, і доводить їх до працівників організації.
Комунікаційна мережа – це сукупність індивідів, які постійно взаємодіють між собою на основі створених та функціонуючих інформаційних каналів.
Комунікації – складний процес, який включає ряд взаємозв’язаних кроків. Кожен з яких відграє суттєву роль у забезпеченні розуміння і сприйняття інформації іншою особою. Найчастіше причиною низької ефективності комунікації є ігнорування факту, що комунікація – це обмін, в якому кожному належить активна роль. У процесі комунікації відправник складає повідомлення і передає його адресату (отримувачу).
| Рух інформації від відправника до одержувача складається з декількох етапів: | ||
| І | Відбір інформації | Він може бути випадковим або цілеспрямованим, вибірковим або суцільним, передбаченим, довільним або таким, який ґрунтується на певних критеріях |
| ІІ | Кодування інформації | Відібрана інформація кодується, тобто приймає ту форму, в якій буде доступна і зрозуміла одержувачу, наприклад, письмову, табличну, графічну, звукову, символічну тощо, та відповідний спосіб її передачі: усний, письмовий, за допомогою різного роду природних сигналів або умовних знаків |
| ІІІ | Передача інформації | Якщо вона дуже важлива, то не варто обмежуватися одним каналом, а за можливістю дублювати цей процес по декількох каналах |
| IV | Сприйняття інформації | Одержувач сприймає, розшифровує і обдумує інформацію. Відправник інформації завжди чекає, щоб одержувач якимось чином на неї відреагував і доніс до нього цю реакцію |
| У підприємницькій діяльності використовуються різні засоби, види і форми комунікації. Завдання полягає у тому, щоб вміло використати різноманітні види комунікації, серед яких можна назвати такі: | |
| передача інформації, утримання, інформування | читання лекції в аудиторії, виступ по радіо тощо |
| експресивна | виразна, що характеризується експресією - силою прояву почуттів, переживань (наприклад, зустріч після довгої розлуки) |
| переконуюча | прагнення вплинути на інших, висловлення захоплення, прохання, що особливо важливо для політичних діячів, юристів, торгових працівників |
| соціально-ритуальна | використання норм і звичаїв соціально-культурної поведінки (процедура знайомства, звичаї гостинності) |
| паралінгвістична | спілкування за допомогою міміки, виразу очей і рота, а також пози рухів (передача різних відтінків повідомлення, його скритого змісту) |
| Для менеджера доступними є два види комунікацій: | |
| формальні | неформальні |
Формальні комунікації – передбачені організаційною структурою. Схема організаційної структури є ілюстрацією “проходження інформації каналами”.
| Формальні комунікації поділяються на: | |||
| вертикальні | горизонтальні | діагональні | |
| зверху вниз | знизу вгору | ||
Комунікації зверху вниз вирішують п’ять основних завдань:
ü ознайомлення працівників з цілями організації для усвідомлення ними важливості виконуваної роботи;
ü викладення конкретних інструкцій щодо виконання робіт;
ü забезпечення розуміння роботи та її зв’язку з іншими завданнями організації;
ü надання інформації про процедури і методи виконання роботи;
ü забезпечення підлеглих інформацією зворотного зв’язку про результати діяльності організації.
Отже, комунікації зверху вниз допомагають пов’язувати різні рівні організації, координувати їх діяльність.
Поряд з тим комунікації зверху вниз мають певні недоліки:
ü створення передумов для формування авторитарної системи;
ü значне завантаження підлеглих;
ü постійні втрати інформації внаслідок викривлень, помилкової інтерпретації.
Один з методів подолання цих проблем – організація потоків інформації знизу вгору, тобто налагодження ефективного зворотного зв’язку. Цими каналами передається інформація від підлеглих до керівників, хоча не всі менеджери приділяють достатньо уваги організації такого типу інформаційних потоків. Результати спеціального дослідження ефективності комунікацій знизу вгору показали, що до керівників фірми доходить не більше як 10% інформації, надісланої робітниками.
Горизонтальні комунікації здійснюються між особами, які знаходяться на одному рівні ієрархії. Такий обмін інформацію забезпечує координацію діяльності (наприклад, між віце-президентами з маркетингу, фінансів, виробництва), як показують дослідження, ефективність горизонтальних комунікацій досягає 90% і пояснюється значним рівнем розуміння працівниками характеру роботи своїх колег і проблем, що виникають у функціонуванні суміжних підрозділів.
Діагональні комунікації здійснюються між особами, які перебувають на різних рівнях ієрархії (наприклад, між лінійними та штабними підрозділами, коли штабні служби керують виконанням певних функцій). Такі комунікації характерні також для зв’язків між лінійними підрозділами, якщо один з них є головним з певної функції.