Формування регламентованої звітності
Формування стандартної звітності
Тема 10: Формування звітності
1. Формування стандартної звітності
2. Формування регламентованої звітності.
3. Підготовка до складання регламентованих звітів
4. Особливості формування звітів
5. Як редагувати звітні форми з 1С: Підприємства 7.7 в Ехсеl
Накопичена за певний обліковий період інформація може бути подана бухгалтерові для оцінки й аналізу бухгалтерських підсумків на рівні рахунків, субрахунків, валют та об’єктів аналітики за допомогою певного набору, стандартних звітів таких як:
üОборотно-сальдовая ведомость;
üжурналів-ордерів та відомостей за будь яким рахунком з можливістю деталізації як за об’єктами аналітики, так і за датами операцій;
üкарток за рахунками і субконто;
üзвіту за проводками з можливістю відбору проводок за різними критеріями;
üАнализ счета;
üШахматка
üЖурнал-ордер по субконто;
üГлавная книга.
База даних програми містить відомості про стан активів, капіталу й зобов’язань підприємства. Ці відомості згруповано за інформаційними розрізами згідно з планом рахунків (рахунками), а також за додатковими аналітичними розрізами, характерними для внутрішньої структури плану рахунків, який використовує програма (сальдо і обороти за субконто). І ці відомості можуть бути у будь-який момент “витягнуті” з бази даних і надані користувачеві у вигляді стандартних бухгалтерських звітів.
Стандартні звіти можуть бути сформовані за будь-який діапазон дат і у будь-який момент часу. Побудова стандартного звіту це доволі проста процедура заповнення діалогової форми Отчеты. Сформовані стандартні звіти доступні для перегляду й аналізу безпосередньо на екрані комп’ютера, а також можуть роздруковуватися. У програмі передбачена можливість оперативної розшифровки (деталізації) окремих сум у звітах. Цей механізм дозволяє виявити, локалізувати і виправити помилки, що їх допущено під час введення інформації.
Діалогова форма потребує введення періоду за який формується звітність. Натискання кнопки Сформировать забезпечує формування звітності.
Під регламентованими звітами в 1С: Бухгалтерії розуміють: звіти і декларації щодо податків та зборів, які необхідно регулярно подавати до податкової інспекції, органів соціального страхування і статистики. Форму, порядок складання і подання таких звітів законодавчо визначено.
Набір регламентованих звітів оновлюється як мінімум кожного кварталу. Чергове оновлення звітності за квартал звичайно виходить на початку наступного кварталу. Нові форми регламентованої звітності можна безкоштовноотримати у фірми-франчайзі, де ви купували програму 1С: Бухгалтерія. Оновлення звітів ніяк не впливає на саму базу даних, оскільки вони не входять до конфігурації – внаслідок їх частих змін відповідно до змін у законодавстві. Звіти поставляються у вигляді зовнішніх файлів (із розширенням .ert). Ці файли зберігаються в підкаталозі ExtForms, розташованому в каталозі бази даних. Звіти різних кварталів знаходяться в окремих папках, тому в процесі оновлення старі звіти не ліквідуються, а лише додаються нові. Старі звіти залишаються доступними.
Доступ до регламентованих звітів можна отримати через меню Отчеты - Регламентированые отчеты. На екрані з’явиться вікно для перегляду складу звітів та зведення до них.
У верхній частині вікна розташоване поле для вибору групи звітів. У нижньому полі виводиться список звітів цієї групи. Для зведення до конкретного звіту слід вибрати його у списку і натиснути на кнопку Открытьабо двічі клацнути мишею.
Кнопка Загрузить використовується для завантаження нової групи звітності з файлу оновлення. Натискуючи на неї, ви відкриєте вікно завантаження оновлення, в якому потрібно зазначити, де на вашому комп’ютері знаходиться новий файл оновлення звітів. Файл оновлення звичайно передається у вигляді архіву, що само розпаковується, та іменується за шаблоном. Наприклад, «rp08g3.exe»– файл оновлення за ІІІ квартал 2008 року. Далі дотримуйтесь підказок програми.
Заповнені звіти можна зберегти в базі, а потім відновлювати їх з архіву і продовжувати працювати з ними – редагувати, друкувати тощо. Для цього необхідно на закладці Дополнительно довідника Фирмы ввести ім’я каталогу, в якому зберігатимуться регламентовані звіти.
До набору регламентованих звітів зараз входить близько 35 звітів, нижче наведені деякі з них:
ü форма № 1-ПП (про отримані пільги);
ü форма № 1 ДФ (про нарахований і виплачений дохід);
ü перерахунок прибуткового податку;
ü повна та скорочена декларація з ПДВ;
ü декларація з податку на прибуток;
ü розрахунок єдиного податку;
ü розрахунок акцизного збору;
ü Баланс, Звіт про фінансові результати та інші фінансові звіти;
ü фінансова звітність малого підприємства за П(С)БО 25;
ü звіти до Пенсійного фонду;
ü звіти до органів соцстраху.
Ступінь автоматизації заповнення звітів для різних звітів різний. Автоматично будуються звіти, які можна однозначно заповнити за даними бухгалтерського та податкового обліку, - декларації з ПДВ і податку на прибуток, статистична звітність, звіти до фондів, розрахунок єдиного податку, довідки щодо нарахованої заробітної плати тощо.
Решта звітів видає бланк-заготівку, заповнену реквізитами сторони, яка здає, і сторони, яка приймає. Дані до такого звіту вводять уручну з клавіатури. Як мінімум у всіх звітах буде автоматично заповнено ваші реквізити (з довідками Фирмы) та реквізити фонду або податкової інспекції, до яких подається звіт.
Підготовка до складання регламентованих звітів
Найпершим рядком у списку звітів будь-якої групи стоїть пункт Информация для пользователя, з якою обов’язково слід ознайомитися. Тут записано історію зміни звітності для групи і для всіх попередніх груп, починаючи з ІІ кварталу 2000 року. В історії відображено, коли з’явився звіт, коли і як його було змінено. Якщо в історії змін немає інформації про будь-який звіт, він не змінюється.
Найостаннішим у списку звітів стоїть пункт Технологический анализ бухгалтерского учета. Це – спеціальний технологічний звіт, призначений для аналізу складу рахунків (субрахунків) та структури аналітичного обліку з метою виявлення технічних помилок.
Цей звіт рекомендується виконувати перед формуванням регламентованої звітності. Розглянемо 4 види перевірок, що виконуються під час технологічного аналізу.
1. Аналіз робочого плану рахунків. Перевіряються властивості синтетичних рахунків, задіяних у бухгалтерському обліку. У разі некоректного віднесення рахунка до активу чи пасиву бухгалтерського балансу видається повідомлення про помилку. Наприклад, якщо ви не використовуєтесубрахунки 371 і 681 для обліку авансів (передоплат), то суми отриманих і виданих авансів у розрізі контрагентів буде відображено по кредиту субрахунку 361 і дебету субрахунку 631 відповідно. Субрахунок 361 позначено у програмі як активний, субрахунок 631 – як пасивний. Не характерні для цих субрахунків залишки не буде враховано при побудові звіту Баланс. Актив балансу не збігатиметься з пасивом, і такий звіт доведеться коригувати вручну. Якщо встановити прапорець Структура аналитического учета, то по всіх рахунках, задіяних в алгоритмах складання форм регламентованої звітності, перевірятиметься також і аналітика.
2. Аналіз рахунків, що підлягають закриттю наприкінці звітного періоду.Якщо рахунки, що підлягають закриттю на кінець звітного періоду, мають незакриті залишки, видається інформація про такі рахунки.
3. Аналіз бухгалтерських підсумків.Виявляються помилкові залишки на бухгалтерських рахунках, помилки ведення кількісного обліку (відсутність сальдо за кількістю або сумою в кількісних рахунків), помилки переоцінки валютних коштів на кінець звітного періоду.
4. Аналіз бухгалтерських проводок. База перевіряється на наявність бухгалтерських проводок, не включених до списку коректних проводок.
Безумовно, всіх помилок обліку технологічний аналіз виявити не може, оскільки відбувається формальний, а не змістовний аналіз даних. Крім того, деякі відхилення від прийнятої в типовій конфігурації системи обліку, введено вами самостійно через специфіку роботи вашого підприємства. Однак провести подібний аналіз бажано, оскільки логіка формування звітів також є формальною та «спіткнеться» на цих же деталях.
Особливості формування звітів
У більшості звітів є однакові кнопки управління. Розглянемо їх на прикладі декларації з податку на прибуток підприємства.
У відповідному вікні форми звіту обов’язково потрібно зазначити період його формування. Якщо звіт буде заповнюватися вручну, то, натиснувши на кнопку Бланк, можна отримати бланк декларації із заповненою шапкою. Якщо ви хочете заповнити звіт автоматично, слід натиснути на кнопку Заполнить.
Ті комірки, інформацію з яких можна розшифрувати, забарвлено в жовтий колір. У комірках, забарвлених у зелений колір, підсумовуються підсумкові дані з відповідних жовтих комірок звіту. Позначивши прапорцем пункт Автоматический расчет, можна включити автоматичний перерахунок підсумкових (зелених) комірок при зміні інформації в жовтих комірках. При цьому редагувати зелені комірки вручну буде неможливо.
Позначивши пункт с копейками, можна отримати звіт з не округленими сумами (у гривнях і копійках), а не в тисячах гривень. Суми в жовтих комірках при цьому можна буде редагувати вручну, але вводити їх також слід у гривнях і копійках – округлення в цьому режимі проводиться автоматично.
Сформований та відредагований або заповнений вручну звіт можна зберегти в каталозі бази, для цього в настройках звіту є кнопка Сохранить. Доречи, програма сама пропонує зберегти звіт при його закритті. Щоб знайти потім збережений звіт, потрібно через меню Отчеты → Регламентированые отчеты зазначити групу звітів, до якої він належить, виділити потрібний звіт у нижньому вікні та натиснути кнопку Восстановить. Зверніть увагу: у відновленому звіті функція Раскрыть буде недоступною.
Як редагувати звітні форми з 1С: Підприємства в Ехсеl
У бухгалтерській діяльності часто відбуваються зміни: то платіжні реквізити для сплати податків поміняють, то звітні форми. Для рядового бухгалтера ці зміни настають, як правило, несподівано. Навіть наявність «крутої» бухгалтерської програми, з налагодженим супроводом, не завжди рятує.
Тому ми розглянемо один з варіантів виходу з ситуації, коли помінялася звітна форма (наприклад, декларація з ПДВ), а користувач з якоїсь причини ще не отримав нового релізу програми.
Регламентована звітність у конфігурації Бухгалтерський облік для України програми «1С: Підприємство» створена в форматі ert, який в Excel не відкривається. Для того щоб внести до звітної форми необхідні зміни засобами Excel, треба:
ü у програмі 1С: Підприємство» відкрити потрібний файл (меню Файл – Открыть), наприклад, Pdv.ert;
ü зберегти відкритий файл у форматі mxl, вибравши відповідний рядок у вікні Сохранить как… у будь якій папці, крім папки зберігання регламентованого звіту Pdv.ert (в іншому випадку програма попросить замінити існуючий файл).
Тепер ви зможете відкрити в програмі Excel файл Pdv.ert (у вікні Открытьвстановіть тип файла Все файлы ) і редагувати його, діючи стандартними засобами. Зверніть увагу, що збережений вами файл – у форматі mxl, проте має розширення ert. Тільки при його збереженні після редагування він отримає всі атрибути Excel-файла.