В.2. Методика проверки

По расчетам с подотчетными лицами необходимо проверить следующие вопросы:

1. соблюдение действующего порядка выдачи в подотчет наличных денежных средств:

- имеются ли разрешительные документы на выдачу подотчётных сумм. На операционные и административно-хозяйственные расходы деньги должны выдаваться должностным лицам, определенным (утвержденным) приказом или распоряжением руководителя проверяемой организации, а на служебные командировки – в соответствии с приказом по организации;

- не выдавались ли подотчетные суммы лицам, не состоящим в списочном составе ревизуемой организации;

- не было ли повторной выдачи авансов без представления отчета по ранее выданным суммам;

- не превышает ли размер выданного аванса запрашиваемой сумме по расчету;

нет ли скрытого авансирования подотчетных лиц на личные нужды;

- имели ли место случаи передачи подотчётны сумм от одного лица другому;

2. Обоснованность расходования средств на операционно-хозяйственные нужды.

- при оплате через подотчетных лиц погрузочно-разгрузочных, ремонтно-строительных и других работ, а также расходов по приобретению материальных ценностей проверяются все документы (железнодорожные и автотранспортные документы, приемные акты, счета, накладные, трудовые соглашения, ведомости, расписки и другие документы), подтверждающие объем выполненных работ, поступление на склад материальных ценностей.

Для этого проводится сопоставление по связанным операциям (расходы подотчётных лиц сопоставляются с операциями по поступлению ценностей).

Проверке должны подвергаться соответствующие учётные записи:

на стоимость поступивших ценностей: Дт 07, 10, 43, 41 Кт 71;

на стоимость оплаченных работ: Дт 20, 25, 26, 23, 08 Кт 71 ит.п.

- проверяется правильность выплаченных сумм и наличие в документах всех необходимых реквизитов (адрес получателя, номер и дата паспорта, кем выдан).

В случае возникновения сомнений следует путем опроса получателей денег, а также путем встречной проверки документов убедиться в правильности выплаченных сумм;

3. Обоснованность расходов на служебные командировки

- проверяется правильность расчёта суточных (на основании приказа о направлении работника в командировку, отметок в командировочном удостоверении, проездных билетов устанавливается количество дней пребывания работника в командировке; проводится перерасчёт суточных с учётом действующих норм на дату отчёта);

- проверяется обоснованность списанных с подотчётного лица расходов (сверяются сведения о расходах по авансовому отчёту на их соответствие законодательству; включение в авансовый отчёт расходов, не предусмотренных законодательством, может допускаться при их погашения за счёт собственных источников организации с удержанием подоходного налога с подотчётного лица с суммы превышения)

- учётные записи, которые должны быть проверены:

Дт 25, 26 , 84, 92 Кт 71

4. Правильность возврата неиспользованных подотчётных сумм и окончательного расчёта с подотчётным лицом.

· Устанавливается полнота расчётов на основании отчета о выполнении задания по командировке и авансовых отчётов, а также путём сверки с кассовыми документами;

В этой связи выясняются следующие вопросы:

- целесообразность направления работника в командировку,

- выполнение заданий по командировке,

- соблюдение сроков пребывания в командировке,

- своевременность и полнота представления авансовых отчётов,

- наличие документов, подтверждающих произведенные расходы к авансовому отчёту,

- своевременно ли утверждаются авансовые отчёты руководителем организации, своевременное погашение оправдательных документов с целью предотвращения их повторного использования,

- расходование подотчётных сумм по целевому назначению,

- своевременность возврата остатков неиспользованных подотчётных сумм.

· Проверяется соблюдение сроков представления авансового отчета (должен сдаваться должностным лицом в бухгалтерию в течение трех дней после возвращения из командировки либо после получения средств на операционно-хозяйственные расходы)

· Выявляются случаи возврата больших подотчетных сумм без их использования и не являлась ли в этих случаях выданная сумма скрытым авансированием подотчетного лица;

· Выявляется дебиторская задолженность подотчётных лиц, числящаяся за уволенными работниками;

· Правильность отражения расчетов с подотчетными лицами в аналитическом учете и в балансах организации. Сальдо по этим расчетам должно показываться развернуто по дебету и кредиту счета расчетов с подотчетными лицами.

Все выявленные по авансовым отчетам переплаты, незаконные выплаты и другие необоснованные расходы должны быть подробно перечислены в отдельной описи, которая прилагается к акту проверки.

Проверка расчётов с поставщиками и подрядчиками включает:

Проверка сроков образования, реальности и правильности отражения в учете задолженности по расчетным операциям с поставщиками и подрядчиками:

проверка полноты и своевременности оприходования товарно-материальных ценностей от поставщиков, принятия к учету работ, услуг;

проверка соответствия учета НДС по приобретенным товарно-материальным ценностям, принятым работам и услугам действующему законодательству;

оценка правильности ведения аналитического учета по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;

проверка правильность отражения расчетных операций на счетах бухгалтерского учета.

Особое внимание следует уделить неотфактурованным поставкам. Следует установить, не значатся ли в составе неотфактурованных поставок суммы, оплата которых отражена на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». Были ли после проверки по неотфактурованным поставкам бухгалтерией запрошены от поставщиков документы или объяснения причин не предъявления документов.

В процессе проверки целесообразно проводить сопоставления по связанным операциям. В частности следует сопоставлять данные аналитического учёта расчётов с данными складского учёта о поступлении ТМЦ либо данными учёта затрат. Выявляется дебиторская задолженность за материалы и товары, фактически оплаченные и полученные.

Дополнительно следует сопоставлять сведения по расчётному счёту об оплате за ТМЦ, услуги и работы с данными об остатках задолженности по Ж-о № 6-АПК. Это позволит проверить реальность числящихся сумм кредиторской задолженности перед поставщиками. В ходе данной проверки выявляются факты переплат поставщикам и выясняются причины этого.

Наиболее эффективным приёмом в данном случае является встречная проверка (подтверждение), в процессе которой целесообразно ознакомиться с соответствующими записями в учёте поставщиков (подрядчиков) проверяемого предприятия. Кроме того, необходимо сличить первичные документы, являющиеся основанием для возникновения задолженности перед поставщиками (товарно-сопроводительные документы), имеющиеся в делах проверяемого предприятия и поставщиков.