График деловых совещаний

Этап: Подготовка совещания

Организация делового совещания в предприятии

 

В организации делового совещания в предприятии можно выделить три этапа:

1) подготовка совещания;

2) проведение совещания;

3) подведение итогов совещания.

1.1. Планирование совещания

Оно осуществляется с целью:

- упорядочивание количества мероприятий, частоты, времени их проведения;

- определение качественного и количественного состава участников;

- обеспечение осведомленности участников совещания.

Запланированные совещания проводят согласно графику, который составляют на месяц (квартал).

Организация делового совещания
1. Подготовка совещания:	2. Проведение совещания:	3. Подведение итогов совещания:
1.1. Планирование совещания.	2.1. Открытие совещания.	3.1. Принятие решения.
1.2. Подготовка доклада и проекта решения.	2.2. Объявление доклада.	3.2. Подписание протокола.
1.3. Подготовка документов и помещение.	2.3. Ответы на вопрос.	3.3. Контроль выполнения принятых решений.
1.4. Подготовка участников к совещанию.	2.4. Обсуждение доклада.

Рис. 1 Содержание организации делового совещания в предприятии

График состоит из таких пунктов:

- повестка дня;

- кто проводит совещание (директор, заместитель директора, главный бухгалтер, но др.);

- дата и время проведения;

- место проведения;

- состав собравшихся;

- длительность совещания.

Однако регулярные совещания типа ежедневных, а также оперативок, как правило, заранее обусловленную повестку дня не имеют. На них решают текущие, оперативные вопросы деятельности предприятия, подраздела. В табл.1 приведен образец графику регулярных совещаний.

Таблица 1

№ п\п	Повестка дня (вопрос для рассмотре-ния)	Кто проводит совеща-ние	Дата и время проведения	Место проведе-ния	Состав собравшихся	Длительность совещания	Примечание

Решение о проведении совещания принимает руководитель. При этом следует учитывать, что для участия в совещании от выполнения своих основных обязанностей отвлекаются, как правило, руководящие работники, которые имеют высокую заработную плату. Очевидно, что принятие решения самим руководителем без привлечения широкого круга работников нуждается в меньших расходах, чем проведении совещания. Следовательно, необходимость и целесообразность созыва совещания следует тщательным образом проанализировать.

Однако, нередко совещания проводят ради отчета, формально («для галочки»), иногда без подготовки и определенной цели, превращают в форму выяснение взаимных претензий и обид.

Недопустимы попытки подменить решение вопросов, которые следует решать на основе единоначалия, коллективным их обсуждением. Следует подчеркнуть, что совещание – это орган при руководителе, который использует его по своему усмотрению. Независимо от того, какое решение будет принято на совещании, право окончательного решения, как правило, сохраняется за руководителем.

Не следует сзывать совещания ради мелких, отдельных вопросов, которые можно выяснить и решить в процессе работы.

Мету совещания необходимо формулировать четко и однозначно, что позволит:

- обеспечить ее действенное проведение;

- даст возможность сосредоточить внимание собравшихся на важнейших моментах;

- отделить второстепенные вопросы; верно определить состав участников;

- повысить эффективность решений, которые принимаются;

- организовать контроль за выполнением решений, которые приняты.

Цель проведения совещания может быть разной: получение и разъяснение информации (заслушивают и обсуждают отчеты подчиненных и руководителей, выясняют подробности но др.); обмен информацией, инструктирование подчиненных, консультации, обсуждения, необходимые при подготовке важных решений, определения заданий и путей их выполнения; стимулирование новых идей и предложений; разработка и принятие коллективного решения, анализ конфликтных ситуаций; согласовывание общих действий, координация сроков, распределение ресурсов, определения методов работы разных структур управления; обсуждение запланированных мероприятий, программ и проектов решений, но др.

Определяя цель совещания, следует четко представлять ожидаемый результат (разработка рекомендаций, убеждения оппонентов, сообщения новой информации, согласования действий, в ситуации, которая сложилась, и тому подобное).

Требования к повестке дня совещания:

- должен содержать оптимальное количество вопросов (один-два| пункты);

- формулировка вопросов должна быть четкой и понятной для всех участников совещания;

- последовательность вопросов должна быть логично и психологически оправданной. Первыми в повестку дня включают вопросы, из которых не предусматривается острая по­леміка|. Потом обсуждают наиболее спорные проблемы, дискуссия из которых может быть острой и длительной. Отмеченный порядок дает возможность начать обсуждение дискуссионных проблем в спокойной обстановке, избежать предубежденности, ослабить внимание эмоциональных факторов.

Если в повестке дня несколько вопросов, первым целесообразно обсуждать те, которые касаются всех собравшихся, а затем в более узком кругу те, которые остались.

Нередко повестка дня включает «Разное». Поскольку срок не несет конкретную информацию, рекомендуется дополнять этот пункт коротким перечнем вопросов, которые подлежат обсуждению, например: «О командировке Василенко В. С», «О собраниях членов общества «Знания», «Об участии в семинаре в доме научно-технической пропаганды» но др. Пункт «Разное» можно не расшифровывать тогда, когда вопросы, которые предусматривается рассмотреть, не нуждаются в решении (информация к сведению).

Дату и время проведения совещания устанавливают согласно плану или за указанием руководителя. В случае потребности их согласовывают с заинтересованными подразделами и работниками. Длительность совещания не должна превышать 1,5 час, а оперативной – 30-35 мин.

Определяя время подготовки до совещания, дату ее проведения менеджер должен учитывать такие факторы:

- количество и сложность вопросов повестки дня;

- срочность вопросов повестки дня;

- необходимость осведомленности и подготовленности участников.

Совещание целесообразно проводить во второй половине дня, во время второго пика суточной работоспособности, поскольку первая более производительная для самостоятельной работы. Не рекомендуется проводить больше одного совещания на день, тем более с постоянным составом участников.

В графике, объявлении или сообщении, о проведении совещания отмечают часы ее начала и окончания. Это необходимо не только с точки зрения порядка, уважения к участникам, но и для того, чтобы каждый из них мог планировать свое рабочее время. Если совещание назначенно, например на 14 час, и работник не знает, когда она закончится, это не дает ему возможность назначить деловые встречи, договориться о совместной работе но др.

Состав участников совещания устанавливают согласно его цели и повестке дня. Он определяется степенью деловой заинтересованности потенциальных участников, их компетентностью, желанием и способностью, активно участвовать в обсуждении, вносить свои предложения, предполагаемым участием в реализации решений совещания и другими факторами.

Нередко в повестку дня совещания включают вопросы, которые вызывают интерес, в первую очередь, у исполнителей. В этом случае руководитель подраздела – участник совещания превращается еще в одну инстанцию, которая лишь усложняет передавание информации и нередко приводит к ее изменению. Не целесообразно также приглашать на совещание работников, чье присутствие на ней не обязательно, поскольку такой порядок стимулирует пассивность, приводит к нерациональному использованию времени специалистов.

Следовательно, на совещание следует приглашать не по соображениям «престижности», а тех, кто может эффективно использовать добытую на ней информацию, то есть привлекать сотрудников, от которых можно ожидать реального взноса в решение обсуждаемых проблем.

Количество участников совещания должно быть минимальным, желательно не больше 20 чел. Неоправданное увеличение численности усложняет управление ходом совещания, продлевает дебаты, вызывает в собравшихся чувство неудовлетворения, потерянного времени. С определенной степенью условности можно утверждать, что эффект от совещания обратно пропорциональный количеству ее участников.

В том случае, когда идет речь о регулярном проведении совещаний с утвержденной тематикой, может быть определен постоянный контингент участников.

В некоторых ситуациях руководитель, который имеет информацию о совещании, которое должно состояться, сам решает, быть присутствует ему или направить одного из подчиненных.

В ряде министерств, ведомств сложилась практика, когда на все совещания, независимо от рассматриваемых вопросов, приглашают только первых руководителей. Это по большей части нецелесообразно, поскольку они часто не имеют специальную информацию и их участие в совещании имеет пассивный характер. Роль руководителя в этих случаях сводится к тому, что информацию, добытую на совещании, он передает своим подчиненным, которые будут выполнять решения, принятые на совещании. У этих работников, как правило, возникает множество вопросов, на которые руководитель ответить не может. Непосредственные исполнители вынуждены обращаться за разъяснением к организаторам совещания. Это отвлекает работников, порождает многочисленные телефонные переговоры, переписки, потребность проведения консультаций.

Следовательно, присутствие руководителя на совещании целесообразно лишь тогда, когда рассматриваемые вопросы не выходят за пределы его компетенции. Во всех других случаях его представляют на совещаниях соответствующие специалисты – заместители, руководители подразделов или другие ответственные работники.

Если организаторы совещания заинтересованы в присутствии на ней того или другого работника, в приглашении следует это подчеркнуть.

Способами оповещения участников совещания (они зависят от условий работы и расположения предприятия, круга участников, технических средств) могут быть:

- сообщение работникам графику совещаний;

- объявления;

- приглашение;

- сообщение по телефону или радиосети но др.

При этом не рекомендуется использовать фразу «Присутствие обязательно». Приглашение следует рассылать как можно раньше. Его текст должен быть четким и не вызывать вопросы у адресата.

Определение плановой сметы совещания предусматривает такие этапы:

1. Определение общего фонда рабочего времени специалиста за месяц:

Оф=Рдх Пр

где:

Рд – количество рабочих дней за месяц;

Пр – длительность рабочего дня, час.

2. Определение заработной платы одного специалиста за день:

Зп=Зс:Рд

где:

Зс – среднемесячная зарплата, грн.;

Рд – количество рабочих дней за месяц

 

3. Определение заработной платы одного специалиста за 1 час:

Зп1=Зп:Пр

где

Зп – зарплата одного специалиста за день, грн|.;

Пр – длительность рабочего дня, час.

 

4. Определение суммы заработной платы всех участников совещания за 1 час:

Зп2=ку´Зп1

где:

Ку – количество участников совещания, чел|;

Зп1 – заработная плата 1 участника совещания за 1 час, грн.

 

5. Определение общей суммы заработной платы всех участников совещания за запланированный период ее проведения:

Зппл.=Зп2´Кч

 

где:

Зп2 – сумма заработной платы всех участников совещания за 1 час;

Кч – запланировано количество часов на проведение совещания.

6. Определение плановой сметы совещания:

Зсв. план. = Зппл. + On

где:

Зппл. – общая сумма заработной платы всех участников совещания за запланированный период ее проведения, грн|.;

On – запланирована стоимость аренды помещения для проведения совещания, грн.

1.2. Подготовка доклада и проекта решения предусматривает:

- выбор докладчика;

- подготовку доклада;

- его обсуждение и коррекция доклада.

Подготовка доклада – один из элементов ответственности организации совещания. Плохой доклад может дискредитировать проблему, покачнуть авторитет руководителя, снизить эффективность совещания.

При выборе докладчика учитывают такие факторы:

- значение проблемы; иногда целесообразно, чтобы с докладом выступал руководитель, подчеркивая тем самым важность вопроса;

- наличие среди подчиненных работника, который знает эту проблему, умеет изложить материал и пользуется авторитетом у коллег;

- необходимость в процессе совещания вести полемику по узкопрофессиональным вопросам, к которой руководитель может быть не готов (например, в период перехода предприятий и объединений на новые условия ведения хозяйства на многочисленных собраниях трудовых коллективов и совещаниях выступали с докладами, как правило, .не первые руководители, а главные экономисты, начальники плановых, экономических, финансовых отделов и другие работники);

- желание руководителя активизировать подчиненных, повысить степень их участия в проведении тех или других мероприятий.

Руководитель обсуждает с докладчиком мету, какую он ставит перед совещанием, основные идеи доклада, ее структуру, предполагаемые решения.

В зависимости от важности выступления, сложности проблемы, уровня подготовки руководителя (докладчика) и аудитории, при подготовке к выступлению составляют короткий или развернутый план, тезисы, конспект или полный текст доклада.

План доклада может состоять из таких пунктов: вступление, основная часть доклада, предложения (рекомендации), вывод.

Во вступлении формулируют цель (задание) совещания, положения, которые определяют ее актуальность, предполагаемые результаты (разработать рекомендации, принять решение и тому подобное). Следует четко определить предмет обсуждения и направление дискуссии.

В основном разделе формулируют все вопросы, которые подлежат рассмотрению, подают их характеристику (причины, факторы, обстоятельства, условия) и отмечают пути решения.

Важно, чтобы у доклада не было отклонений от основной темы и она была убедительной. Для проверки этого используют, например, такие контрольные вопросы:

- дает ли возможность вмещенная в докладе информация сделать определенные выводы или разработать рекомендации?

- добавляет ли эта информация что-нибудь к знаниям присутствующим и новое к исходным предпосылкам?

- является ли информация доклада достаточно аргументированной для освещенных в ней выводов и рекомендаций?

Если предмет обсуждения определен и понятен присутствует, то вспомогательную информацию можно сократить и освещать только действительно важные, необходимы сведения.

Фактические данные доклады должны быть абсолютно достоверными.

Рекомендации следует выделить особенно. В ряде случаев целесообразно предоставлять альтернативные варианты, чтобы собравшиеся могли самостоятельно сделать выбор.

Вывод может быть представлен в виде итогов или выводов. В первом случае идет речь о сжатом перечне основных положений доклада, во втором – на основе изложенных аргументов делают выводы и обобщения. В обоих случаях в выводе не рекомендуется использовать новые данные и аргументы.

Материал доклада необходимо выкладывать четко и объективно. Следовательно, все положения доклада необходимо тщательным образом продумать, систематизировать и подавать только компетентное установлены факты, данные и характеристики. Непоследовательность, неопределенность, несогласованность, противоречивость суждений, слушатели, как правило, легко чувствуют, что резко снижает доверие к информации.

Выкладывая суть дела, следует избегать второстепенных деталей и подробностей. Доклад не нужно перегружать фактами и цифрами, ее основу должны составлять собственное положение, а примеры (цифры, описания, факты) наводят лишь с целью аргументации, убеждения, привлечения внимания.

Необходимо акцентировать внимание на главном, выделять аспекты, которые могут неоднозначно восприниматься слушателями, то есть вызывать полемику, помогать участникам совещания осознать новые элементы, которые есть у доклада, аргументировать предложенные решения и выводы.

Автор доклада должен четко представлять состав и подготовку аудитории, чтобы не повторять известные участникам совещания положения, оперировать доступными и необходимыми фактами.

Целесообразно ознакомить участников совещания с докладом предварительно. Это даст возможность глубже выучить ее содержание, избежать многих вопросов непосредственно на совещании, сократить ее длительность. В некоторых случаях такой порядок дает возможность отказаться от чтения доклада и начать совещание непосредственно с ее обсуждения.

Текст доклада и особенно ее выводы должны иметь рубрикацию, то есть их следует распределить на разделы, подразделы, пункты. Отдельную мысль следует освещать в одном или нескольких абзацах. Это облегчает ссылку на доклад, дает возможность более целеустремленно и предметно обсуждать ее.

Если докладчик предусматривает, что ряд положений доклада может вызывать резкое несогласие некоторых работников, то целесообразно предварительно обсудить эти положения с ними. Возможно, что можно будет избежать расхождений к совещанию, достичь взаимоприемлемых решений и тем самым сократить обсуждение доклада непосредственно на совещании, избежать недоразумения, острой полемики и тому подобное.

Проекты доклада и решения целесообразно обсуждать с заместителями и специалистами. Это даст возможность учесть более широкий спектр мыслей, интересы отдельных подразделов и служб.

В ряде случаев одновременно с докладом готовят проект решения. Если доклад является результатом индивидуального творчества руководителя (докладчика), то к выработке проекта решения совещания следует привлекать специалистов, руководителей, тех работников, которые его будут выполнять.

Подробное согласовывание проекта решения к его вынесению на обсуждение| участников совещания даст возможность избежать непродуктивных дебатов, беспредметной полемики, расходов времени на согласовывание действий, обработку формулировок, и тому подобное. Разработан проект решения обсуждают с руководителем.

Проект решения должен быть конкретным, содержать четкие и однозначные формулирование с указанием исполнителей, сроков выполнения, предполагаемых результатов, форм контроля.

Формулировать каждый пункт следует с учетом реальной возможности проверки его выполнения (критерии, количественные показатели, названия объектов, но др.). Нецелесообразно использовать формулировку типа «усилить», «обеспечить», «поднять», «обратить особенное внимание на...», поскольку они, как правило, беспредметные и не дают возможность эффективно контролировать ход выполнения решений.

В некоторых случаях решение совещания входит в состав его протокола, иногда оформляют в виде отдельного документа. В последнем случае оно, как и протокол, подлежит регистрации.

На практике при проведении совещаний во многих случаях отказываются от докладов. Подготовленную вместо доклада информацию предварительно передают участникам совещания. Эффективность таких совещаний более высока, чем традиционных. Участники должны возможность серьезнее ознакомиться с материалом, тщательнее продумать свою позицию.

1.3. Подготовка документов и помещения

Подготовка документов для участников совещания имеет такие цели:

- сократить время на изложение доклада;

- убедиться в том, что все ознакомлены с положениями и фактами, которые будут обсуждаться на совещании;

- сконцентрировать внимание участников на тех вопросах, которых докладчик считает основными.

Документы, которые перед началом совещания раздают участникам, содержат основные тезисы, выводы, предложения, а также описания, выдержки из директивных и нормативных документов, статистический материал, схемы и тому подобное.

Следует учитывать, что при условии надлежащей подготовки аудитории в некоторых случаях можно обойтись вообще без доклада, предложив участникам материал, где раскрыта она основные положения.

Документы для участников совещания следует готовить и вручать предварительно. Практика вручения таких документов непосредственно перед началом или тем более во время совещания неоправданная, поскольку участники лишены возможности серьезно выучить документы, обсудить их со специалистами.

Документы, которые предлагаются участникам, систематизируют, скрепляют или кладут в папку. Недопустимо требовать возвращения документов после совещания.

Помещения выбирают с учетом численности участников, чтобы каждый мог хорошо видеть и слушать докладчика. Помещением, где проводят совещание, как правило, есть кабинет руководителя или зал (комната) для совещаний.

Помещение может быть оборудовано экраном, демонстрационной доской, средствами, для демонстрирования слайдов. Для участников необходимо создать комфортные условия (удобные кресла или стулья, письменные принадлежности, минеральная вода но др.).

Если есть. возможность, совещание, не рекомендуется проводить в кабинете руководителя, где некоторые из участников могут чувствовать давление подчеркнуто официальной обстановки, находиться в неравноправному с владельцем кабинету положении. Это может в некоторых случаях сковывать инициативу, сдерживать желание выразить собственное мнение.

Если совещание проводят в кабинете руководителя, то на время ее проведения телефон переключают на секретаря, прекращают принимать посетителей и сотрудников.

Варианты размещения участников совещания могут быть разными. Однако не рекомендуется, чтобы они сидели спиной друг к другу. Целесообразно использовать продольный или овальный стол (65-70 см длины стола на одного человека), а кресла размещать по периметру кабинета.

Помещение должно быть светлым, с хорошей вентиляцией и звукоизоляцией, обеспечивать свободный обзор иллюстративного материала.

Надлежащей организации совещания будет способствовать привлечение к обслуживанию технического персонала, заданием которого является обеспечение участников совещания средствами для записи, стенографирования, ведения протокола, выполнения текущих печатных работ и оперативных поручений руководителя, демонстрирования плакатов, и тому подобное.

1.4. Подготовка участников к совещанию предусматривает:

- определение работниками своей роли в решении заданий, поставленных перед совещанием;

- выяснение работниками своей позиции по вопросам, которые предусматривается обсудить;

- подробное ознакомление с документами;

- четкая формулировка вопросов к ведущему и участникам;

- подготовку материалов (данных, аргументов, фактов) к полемике;

- подготовку текста выступления.

2-и этап: Проведение совещания

2.1. Открытие совещания

Открывая совещание, руководитель, как правило, объявляет короткое вступительное слово, сообщает состав собравшихся, в случае потребности называет П.И.Б. но должности всех или некоторых участников. Среди участников совещания не должно быть неизвестных лиц.

Потом объявляют повестку дня совещания и сообщают регламент.

Заказной регламент проведения традиционных совещаний таким: вступительное слово – 5-7 мин.|, доклад – 25-30 мин., ответы докладчика на вопрос – 5-7 мин.|, выступления в дебатах – 3-5 мин.|, изложение проекта решения – 3-5 мин.|, обсуждение и принятие решения – 8-10 мин.|.

Следовательно, длительность обсуждения одного вопроса не должна превышать один час. Следует учитывать, что через 20-30 мин.| дебатов по одному вопросу люди теряют к нему интерес. Регламент должен предусматривать 10-15-минутные перерывы после каждых 80-90 мин.| работы.

Целесообразно указать мету и задание совещания, коротко охарактеризовать проблемы, поставленные перед ее участниками (актуальность, важность, трудности, которые возникают при их решении), подчеркнуть их практическое значение.

Мобилизации внимания участников будут способствовать такие советы:

- желательно подчеркнуть связь между повесткой дня совещания и профессиональными или должностными интересами ее участников. Очевидно, что задания функциональных ланок управления разные, не всегда совпадают интересы линейных подразделов. При этих условиях будет высоко оценено умение руководителя указать роль каждого из подразделов в решении поставленных перед совещанием заданий;

- целесообразно предложить участникам совещания ряд конкретных вопросов, которые предусматривается обсудить и решить; эти вопросы в повестке дня могут быть не отображены.

Полезно выразить мнение о возможных последствиях тех или других решений, принятых на совещании.

2.2. Объявление доклада

После вступительного слова начинается доклад или сообщение. Такой порядок установлен традиционно. Однако не всегда он оправдан. В ряде случаев доклад может заменить короткая информация, представленная участникам в письменном виде, тезисы доклады или ее текст.

Текст доклада должен содержать конкретные предложения, которые будут предметом обсуждения.

Доклад должен быть коротким и четким, при этом следует сделать необходимые акценты. Этому будут способствовать точность содержания, логика изложения, грамотный язык, необходимый эмоциональность.

Доклад должен вызывать интерес аудитории. Трудно надеяться на активное обсуждение, если вопросы, нарушенные в доклады, далекие для участников совещания, в целом оставляют их безразличными.

Следует уделять внимание мотивации, которая способствует привлечению внимания слушателей, учитывать реакцию аудитории и изменять эмоциональную расцветку выступления в соответствии с ней.

Важнейшим элементом, который способствует успешному восприятию доклада, является смелая и откровенная формулировка трудных, не решенных вопросов. Это всегда привлекает аудиторию, мобилизирует ее внимание. Доклад должен быть информативным для определенной аудитории. Повторение известных положений может лишь отвлечь внимание участников совещания, снизить интерес к проблеме, которая обсуждается.

В определенных ситуациях перед руководителем возникает проблема: выразить свой взгляд к или после обсуждения вопроса участниками совещания. Очевидно, что если руководитель в докладе, который следует обсудить, достаточно категорически определит свою позицию или тем более решение, то большой является достоверность того, что многие участники от выступления откажутся, а если и выступят, то это будут лишь дополнение, уточнения, которые не изменяют суть сказанного руководителем. Кроме того, не исключено, что некоторые участники совещания всячески будут поддерживать докладчика. Это не способствует объективной оценке ситуации. Очевидно, что в обоих случаях, хотя и по различным причинам, интеллектуальный потенциал участников полностью не будет использован.

Следовательно, целесообразно, чтобы определение проблемы не сопровождалось изложением взглядов руководителя на способы ее решения. Это даст возможность участникам свободно выразить свои предложения, обменяться мнениями. Руководитель должен возможность оценить предложения, которые поступили, учесть все факторы, глубже понять проблему. В конце обсуждения он выкладывает и обосновывает свои взгляды и соответствующие решения.

Возможен и такой порядок, при котором уже в начале совещания руководитель выкладывает свою позицию. Он целесообразен тогда, когда в коллективе достаточно крепкие демократические традиции и есть уверенность в том, что каждый желающий без препятствий выразит свое мнение.

Большое значение для успеха выступления имеет культура речи того, кто выступает. Как правило, при этом имеют в виду правильность и четкость произношения, логичность языка, ее выразительность и эмоциональность.

Правильность языка, то есть ее соответствие общепринятым языковым нормам, обеспечивает взаимопонимание. Слушатели немедленно чувствуют отклонение от правил произношения. Это ослабляет их внимание, отвлекает от восприятия содержания выступления, снижает доверие к тому, кто выступает.

Необходимо следить за языком дикторов радио и телевидения, за тем, как используются слова и выражения в художественной литературе, публицистике, газетных и журнальных публикациях. Следует постоянно обращаться к словарям, справочникам, пособиям.

Точность языка решающей мерой зависит от знания предмета языка. Слова, которые используются, должны отвечать предмету изложения так, чтобы тот, кто выступает, и слушатели однозначно понимали друг друга. Усложняют восприятие языка, снижают ее образность штампы, канцеляризмы, частое употребление вставных слов.

Логичность языка является основой ее доступности, действенности, уместности. Логическое изложение предусматривает непротиворечивость суждений, раскрытия реальных, настоящих связей и отношений.

Богатство языка определяется в первую очередь тем, насколько большой активный словарный запас того, кто выступает. Важно также, как он умеет использовать этот запас. Очевидно, что чем более широкий активный запас, тем более образной, выразительным и самобытным является его язык. Богатство языка – отображение общей культуры человека.

Достижению цели во многом способствует эмоциональность языка, который повышает восприятие, усиливает влияние на аудиторию, активизирует связь между тем, кто выступает, и слушателями. Особенно это важно во время полемики или дискуссии.

2.3. Ответы на вопрос

По окончании доклада (сообщения, информации) докладчик отвечает на вопросы, которые ему задают в устной или письменной форме.

Умение формулировать вопрос – важен фактор управления дискуссией. Кроме того, лицо, которое проводит совещание, должно уметь своевременно переключать внимание из одной темы на другую, уместно акцентировать проблемы, требовать от каждого участника дискуссии однозначно и четко выражать свою позицию.

Отвечать на вопрос необходимо и тогда, когда с докладом (в письменной форме) участники были ознакомлены предварительно.

Цель ответов на вопрос – разъяснить изложенное в докладе, углубить и дополнить материал согласно просьбе участников, убедить их в достоверности информации. Однако вопросы не должны выходить за рамки обсуждаемую тему, отворачивать внимание участников от основной цели совещания.

Порядок постановки вопросов и ответов на них должен быть четко определен.

Следует ориентировать участников совещания на конкретную и точную формулировку вопросов.

Нередко во время ответов на вопрос возникает полемика. В ее основу чаще всего положена подмена вопроса суждением. Такой обмен мыслями непродуктивный и далеко не всегда интересный другим участникам совещания. Кроме того, он нарушает нормальный ход совещания.

Отвечая на вопрос, следует придерживаться таких рекомендаций:

1. Если в письменном виде задано несколько вопросов, перед тем как отвечать, нужно ознакомиться с их содержанием. Следует распределить их таким образом, чтобы вопросы, на которые наиболее аргументированы ответы, зачитывали последними.

2. Если вопросы ставят в письменном виде, то их следует полностью зачитывать, ничего не изменяя в тексте.

3. Ответы на вопрос должны быть логическими, исчерпывающими по содержанию, понятными за формой и откровенными. Попытки замаскировать или скрыть истину приводят к неосведомленности участников, к созданию ситуации, когда участники совещания не будут стремиться выкладывать свои взгляды и активно участвовать в выработке решения. В последнем случае мету совещания достичь не удается.

4. Тот, кто отвечает на вопрос, должен учитывать мету и задание совещания, ее основную тему, предполагаемые результаты.

5. Неэтично оценивать вопрос и тем более лицо, которое его поставило.

6. Тональность ответов на вопрос должна быть выдержанной, доброжелательной, а разговор – взаимоуважительный, ровный.

7. Не нужно противопоставлять себя аудитории; вопрос нередко можно разбирать и искать ответа на них вместе с аудиторией.

8. Отвечая на вопрос, следует опираться на знания, которые имеют слушатели. Новую информацию целесообразно предоставлять лишь в случае потребности.

2.4. Обсуждение доклада обеспечивает:

- выявление мнений участников совещания;

- определение сильных и слабых сторон идей доклада;

- формулировка разных взглядов на проблему;

- разработку новых идей, подходов и методов.

Именно в процессе обсуждения, диалогу с участниками руководитель получает новую информацию, выясняет интересы участников совещания.

Полемика должна происходить в деловой, конструктивной и доброжелательной форме. Право выступить на совещании должен иметь каждый ее участник. Ограничивать возможность выступлений не следует. Аргументы типа «У нас нет времени», «Я знаю, о чем вы будете говорить» унижают достоинство сотрудников и не добавляют авторитета руководителю. Тем более недопустимо ограничивать выступления тех, чья позиция и аргументация не совпадают с мнением руководителя. Однако при этом никто не должен выступать по одному вопросу более чем один-два раза.

Если на совещании присутствуют работники разного иерархического уровня, то при обсуждении спорных вопросов рекомендуется сначала предоставить слово подчиненным низового иерархического уровня, потом предоставлять слово в порядке роста служебного положения работников (вверх по иерархии) – во избежание давления должности на обмен мыслей.

Если совещание имеет сугубо информационный, ознакомительный характер, руководитель может ограничить количество участников дискуссии, однако это рассматривают в виде исключения.

Не следует, пользуясь правом председателя (руководителя), немедленно давать оценку выступлениям или тому, кто выступает, тем более негативную. От этого во многих исчезает желание выступать.

Необходимо способствовать потому, чтобы «диктатура» большинства не препятствовала свободному выражению взглядов меньшинства.

Напоминания аудитории о необходимости придерживаться повестки дня и регламента, не уклоняться от обсуждения поставленных вопросов целесообразное, однако перебивать тех, кто выступает, диктовать ему условия, тем более в ультимативной форме, недопустимо.

Нельзя навязывать участникам совещания свою позицию, выкладывать ее след мягко, используя глаголы изъявительного, а не повелительного наклонения. Например: «Может стоит задуматься над...», «Все, о чем здесь шла речь, безусловно, полезно, однако вне поля зрения осталось...», «Не стоит ли рассмотреть проблему с другой точки зрения...».

Свое несогласие с любой идеей необходимо выражать конкретно, избегая оценочных характеристик («неубедительно», «с этим нельзя согласиться», «маловероятно» но др.).

К тому же, следует учитывать такие рекомендации ведущему (председателю) совещания:

1. Не следует начинать совещание до тех пор, пока приглашенные не заняли место, разместили свои материалы, пока не исчез общий шум. Нужно избегать просьб об установлении тишины.

2. Совещания нужно открывать точно в установленное время независимо от того, все ли приглашенные присутствуют в момент открытия. Председатель должен занять свое место за 3-5 мин. к началу заседания, давая понять, что приближается время открытия.

3. Целесообразно информировать присутствующих о составе участников, о том, кто и почему отсутствует на совещании или скольких человек из приглашенных прибыли на совещание.

4. Необходимо напомнить присутствует мету заседание, повестку дня, установить регламент. Регламент должен предусматривать 10-15-минутные перерывы после каждых 80-90 мин. работы. Время, которое отводят для выступления, составляет, как правило, 5-10 мин. Опыт свидетельствует, что за это время человек, который подготовился к выступлению, успевает изложить свои рассуждения.

5. Рекомендуется выяснить, нет ли у участников вопросов, замечаний, предложений, относительно повестки дня, регламенту и составлю собравшихся. Если они есть, руководитель в зависимости от формы организации совещания принимает решение сам или вместе с участниками совещания.

6. Руководитель должен способствовать потому, чтобы выступил каждый желающий. При этом никто не должен злоупотреблять вниманием других. Ведущий имеет право вежливо напомнить тому, кто выступает, о регламенте, мету совещания и вопрос, который обсуждается, предложить выкладывать свои мнения ближе к теме. Однако при этом недопустимые реплики «Говорите за темой», «Это нам неинтересно» но др.

7. Руководитель, который ведет совещание, не должен одновременно исполнять другие обязанности – подписывать документы, разговаривать по телефону, вести переговоры с сотрудниками но др.

8. Особенное внимание ведущий должен уделять высказываниям оппонентов. Людей, которые ради интересов дела раскрывают неверность принятых методов, выкладывают новые взгляды, нетривиальные подходы к решению проблем, необходимо всесторонне стимулировать. Именно к таким выступлениям следует привлекать внимание участников совещания. Руководитель должен создать обстановку, когда тот, кто выступает, должен быть уверен в том, что он не пострадает за критику. Даже когда руководитель не согласен с тем, кто выступает, его критика должна быть максимально корректной и аргументированной.

9. Ведущий совещания не должен допускать дублирований в выступлениях. Необходимо вежливо указать, что докладчик повторяется, что эти положения уже раздавались, отношение к ним известное и повторное обращение к ним лишено смыслу.

10. Важнейшее задание председателя – организовать и поддержать полемику, заинтересованный, откровенный и доброжелательный обмен мыслями между участниками совещания. Для этого он заостряет одни проблемы, просит выразить мнение из других, не допускает бестактных выступлений и реплик, с уважением относится к каждой мысли.

11. Обязанность председателя – поддерживать в зале атмосферу заинтересованности, доброжелательности. Не следует вступать в полемику с участниками совещания, навязывать им свое мнение.

Авторитета ведущего совещание будут способствовать такие рекомендации:

- благодарить каждого оратора за выступление;

- все сообщения делать стоя за исключением коротких комментариев;

- называть не только фамилию того, кто выступает, но и ее имя, отчество и должность.

В своей деятельности менеджер также должен учитывать рекомендации тому, кто выступает на совещании:

1. Принимая участие в полемике, не следует читать текст выступления, даже если он был подготовлен предварительно. Наличие текста, тезисов или плана выступления, безусловно полезно, поскольку предоставляет уверенности тому, кто выступает, организует его язык, дает возможность сдерживать регламент, облегчает ведение протокола. Однако нужно учитывать, что текст выступления, составленный к началу совещания в соответствии с повесткой дня, в ходе совещания может нуждаться в коррекции или даже оказаться неприемлемым. Следовательно, текст не должен ограничивать возможности того, кто выступает; он может быть лишь основой для изложения его мыслей. Кроме того, чтение текста выступления, как правило, лишено эмоциональной расцветки, образности, создает представление формального акта и потому негативно воспринимается аудиторией. Живое, непосредственное изложение всегда лучше, чем обычное чтение

2. Какой бы не была реакция аудитории, основная идея выступления должна быть доказана до слушателей.

3. Принимая участие в дискуссии и выражая свое несогласие, необходимо подчеркнуть сначала, что из ряда вопросов взгляды ваши и оппонента совпадают; желательно привести один-два аргумента.

4. В ходе выступления следует обращаться ко всей аудитории, а не к отдельному оппоненту. Это способствует деловому и спокойному обсуждению.

5. Необходимо четко аргументировать причины своего несогласия с оппонентом. При этом относиться к нему с уважением, не допуская образ; самая резкая критика не должна унизить его. Выступая, нужно критиковать мысль, а не человека. Аргументация должна быть направлена против идеи, принципа, метода, а не их носителя.

6. Выступления должны базироваться на взглядах, идеях того, кто выступает, однако при этом основными должны быть цель совещания, интересы аудитории, сущность вопроса, который обсуждают. Типичная ошибка многих участников полемики – подмена рассмотрения вопроса повестки дня освещением собственных проблем, пожеланий и требований.

7. Каждое выступление должно завершаться конкретными предложениями. Если их нет, выступать нецелесообразно.

8. Влияние на аудиторию существенно усиливается благодаря верно избранной тональности, эмоциональной расцветке выступления, заинтересованному отношению, к обсуждаемым проблемам. Еще больше усиливают эффект от выступления яркие примеры, аргументированные аналогии (образные сравнения, афоризмы но др.). Выступление должно быть не только полезным и деловым, но и интересным для слушателей.

9. Необходимо, чтобы выступление было максимально коротким. При этом следует учитывать реакцию аудитории и, если это нужно, корректировать свое выступление, однако в связи с этим не должна, конечно, страдать его основная мысль.

10. Указывая на слабые стороны в других выступлениях, пытайтесь не спорить с участниками совещания, а устно задавая вопрос, убедить в ошибочности их взглядов.

11. Готовясь к выступлению, целесообразно записывать важные предложения других участников совещания. Это даст возможность избежать повторения, изменить акценты, поддержать или отклонить определенные рассуждения.

12. Выкладывать свои мнения следует точно и конкретно; выступать только по существу вопроса. Необходимо быть объективным, отмечать не только негативные, но и позитивные, стороны; вести разговор о деле, а не о ее значении. Говорить следует медленно и негромко, невзирая на раздражение, избегать общих фраз, сдерживать регламент.

13. Не рекомендуется продолжать полемику во время перерыва, которую следует использовать, чтобы отдохнуть.

Роли на совещании и личностные характеристики людей приведены в табличке. 2.

Таблица 2