Деловая информация.
Научно-техническая информация содержит: сведения о конструкциях машин и оборудования; схемы; материалы, которые используются; рецептуры; методы и способы производства (особенно о новых изделиях, которые разрабатываются); новые технологии, направления модернизации известных технологий, процессов и оборудования; программное обеспечение ПК.
Деловая информация содержит:
- сведения о финансовой стороне деятельности предприятия, кроме финансовых отчетов (состояние расчетов с клиентами, задолженность, кредиты и др.);
- сведения о размере прибыли, себестоимости производимой продукции;
- планы развития предприятия (тактические и стратегические);
- планы и объемы реализаций продукции (планы маркетинга, данные о характере и объеме торговых операций, об уровнях цен, наличии товаров);
- анализ конкурентоспособности выработанной продукции, эффективность экспорта и импорта, время выхода на рынок, что предлагается;
- планы рекламной деятельности;
- списки торговых и других клиентов, представителей, посредников, конкурентов, ведомости о взаимоотношении с ними их финансовое положение, проведенных операциях и объемах, условиях действующих и новых контрактов и др.
Перечень и объем сведений, которые составляют коммерческую тайну предприятия, сроки конфиденциальности, порядок защиты и доступа к конфиденциальной информации, а также правила ее использования определяются руководителем организации. Руководитель может привлечь для проведения этой работы аналитиков специалистов.
Основная цель защиты конфиденциальной информации заключается в том, чтобы, как говорят профессионалы, предотвратить распространение ее к конкурентам. В некоторых случаях требуется защита и "чужих" коммерческих секретов, которые могут быть доверены предприятию другими лицами, организациями. Отсутствие такой защиты может оставить предприятие без выгодных партнеров, клиентов.
Обеспечение защиты коммерческой тайны содержит:
- установление правил отнесения информации к коммерческой тайне;
- разработку и доведение до лиц, допущенных к сведениям, которые составляют коммерческую тайну, инструкций за соблюдением режима конфиденциальности;
- ограничение доступа к носителям информации, которые вмещают коммерческую тайну;
- использование организационных, технических и других средств конфиденциальной информации;
- осуществление контроля за соблюдением установленного режима охраны коммерческой тайны.
Как и все сотрудники фирмы, менеджер должен при вступлении на работу подписать обязанность о неразглашении коммерческой тайны (об ответственности за ее сохранение).
В этом документе основными являются следующие обязанности:
1) не разглашать сведений, которые составляют коммерческую тайну, которые будут доказаны станут ли известны при выполнении служебных долгов, в том числе, на протяжении определенного срока после освобождения из фирмы;
2) придерживаться доведенных до сотрудника требований по защите коммерческой тайны;
3) не использовать сведения, которые составляют коммерческую тайну без ведома на это ее владельца;
4) не иметь никаких обязанностей перед другими лицами и предприятиями.
За информированностью менеджеры большинства предприятий есть вторые лица после руководителя. Менеджер имеет доступ к самым многообразным источникам информации. Он может ее получать:
- организовывая разные парады, приемы, переговоры;
- принимая и обрабатывая корреспонденцию;
- составляя и контролируя выполнение документов;
- проводя телефонные переговоры;
- принимая посетителей и др.
Менеджер является основной фигурой для лиц, которые добывают многообразную информацию. Потому ему необходимо проявлять умную осмотрительность в разговорах с потенциальными партнерами или клиентами, для которых любая информация может стать важной.
Менеджер часто должен отвечать нарезные вопросы. Нужно все время четко проводить границу: обычные, рядовые вопросы и вопросы "скользящие", ответы на которые раскрывают конфиденциальные стороны работы фирмы. В этом случае нужно спросить себя: "Имеет ли право собеседник знать данную информацию? Необходима ли она ему в работе?". На "скользящие" вопросы ответа должны быть уклончивые. Хотя за рекомендациями японских специалистов, самый умный ответ на подобный вопрос — "не знаю", а за деловой этикой такой ответ для менеджеров нежелательная. Можно также порекомендовать собеседнику обратиться с этим вопросом к руководителю фирмы.
В большинстве конфиденциальной информации необходимо руководствоваться рекомендациями руководителя фирмы или службы безопасности предприятия. Менеджер за видом своей деятельности должен знать, кто и к какой информации или оборудованию имеет допуск и придерживаться установленных правил. И если, например, рядовой работник фирмы вдруг заинтересовался конфиденциальным документом, нужно быстро и тактически остановить эту попытку.
Особенно внимательным нужно быть до предметов, которые "забывают" посетители. Обычный блокнот, фломастер, портмоне или другие предметы могут оказаться техническими устройствами для подслушивания и "снятия" самой важной информации, например, сразу после переговоров и выхода посетителей. Нельзя оставлять посетителей в кабинете самих, так как профессионалы могут легко на протяжении секунды установить подслушивающее устройство. Все оставленные или найденные предметы нужно быстро передать в службу безопасности предприятия. Разобраться с ними — задание специалистов.
Менеджер, как и другие работники фирмы, должен осознавать значимость конфиденциальной информации для успешной работы и процветания фирмы, а также знать о приемах и методах, которыми могут пользоваться конкуренты по сбору такой информации.
Существуют испытанные на практике рекомендации относительно защиты конфиденциальной информации.
Для ограничения доступа к информации коммерческой тайны руководитель выдает специальный приказ о введении "Перечня сведений, которые вмещают коммерческую тайну предприятия", мероприятия по охране этих сведений, устанавливает круг лиц, которые имеют доступ к этой информации, и правилу работы с документами, которые имеют гриф "Коммерческой тайны". Сотрудники предприятия должны под расписку ознакомиться с приказом и приложениями к нему.