Деловая беседа

Контрольные вопросы

1. Назовите различия между общением и коммуникацией.

2. Назовите четыре цели общения.

3. Проанализируйте алгоритм общения.

4. В чем состоят особенности делового общения?

5. Перечислите функции общения.

6. Каковы основные этико-психологические принципы делового общения?

7. В зависимости от используемой техники общения и его целей выделите виды общения.

Деловая беседа– это осмысленное стремление одного человека или группы людей посредством слова вызвать желание у другого человека или группы людей к действию, которое изменит хотя бы одну из сторон какой-либо ситуации или установит новые отношения между участниками беседы.

В современной трактовке деловые беседы означают устный контакт между партнерами (собеседниками), которые имеют необходимые полномочия со стороны своих организаций для их проведения и разрешения конкретных проблем, это процесс делового общения, направленный на решение вопросов профессиональной деятельности

Примерами деловой беседы являются: прием руководителем сотрудников по личным вопросам, собеседование при трудоустройстве, разбор конфликтных ситуаций и т.д.

Деловая беседа отличается от других деловых форм общения тем, что она дает эффект обратной связи, позволяет реагировать на высказывания собеседника с учетом конкретных условий разговора, поведения собеседника, использовать различные средства коммуникации.

В создании благоприятного климата в коллективе большую роль играет руководитель. Очень многое зависит от его умения и желания создать хорошую трудовую атмосферу. Причем это отнюдь не предполагает ни снижения требовательности, ни заигрывания с людьми. Суть в другом – в умении выявлять, развивать и использовать индивидуальные способности каждого человека, его заинтересованность, чувство ответственности, и, может быть, главное – в умении создать «командный дух», который существует в хороших коллективах, в группах единомышленников, значительно повышая их творческие и производительные возможности.

Но для этого людям надо доверять, контролировать их не по мелочам, а по конечным результатам, попусту не дергать и не нервировать их. Поэтому предпочтительней скорее общий, нежели детальный надзор со стороны вышестоящих руководителей, внимание к личным проблемам работников, помощь им в решении стоящих перед ними проблем, в частности, социально-бытового характера, защита их справедливых интересов и прав, а главное – поощрение их участия в принятии решений.

Созданию и поддерживанию в коллективе благоприятного морально-психологического климата очень способствуют индивидуальные контакты руководителей всех уровней с персоналом.

Прямые человеческие связи между руководителем и подчиненным очень сплачивают коллектив, повышают готовность сотрудников работать «не за страх, а за совесть».

Устанавливаются эти связи либо в процессе совместной групповой деятельности, когда руководитель трудится в одной упряжке с подчиненными, либо в результате групповых или индивидуальных бесед. Причем, если совместная работа, как фактор сплочения коллектива, использовалась у нас достаточно широко и эффективно, то роль беседы долгое время явно недооценивалась. Более того, считалось даже, что они скорее вредны, чем полезны, поскольку, якобы, способствуют развитию панибратства между начальником и подчиненными, тогда как в отношениях такого рода необходимы строгость и требовательность. Почему-то считалось, что добрые отношения и требовательность несовместимы.

Правила служебных бесед

Прежде всего, к беседам нужно готовиться с учетом особенностей будущего собеседника. Не упускать из виду не только ее непосредственный повод, но и более общие долговременные цели установления контактов, а именно: создание в коллективе хороших отношений, удовлетворительности людей работой и своей ролью в ней, обеспечение сотрудничества между людьми и взаимопонимания, содействие их индивидуальному развитию, повышению интереса к работе и осознания ее важности для других и для общества в целом.

При проведении беседы необходимо соблюдать ее этапы. Деловая беседа состоит из нескольких фаз:

· Подготовка к беседе.

· Начало беседы, изучение собеседника. Желание расположить к себе.

· Обмен информацией. Изложение проблемы (вопроса).

· Аргументирование выдвигаемых положений.

· Принятие решений.

· Завершение беседы.

Подготовка к беседе подразумевает:

· - формулировку темы,

· - определение цели,

· - информационную подготовку,

· - отработку формулировок, понятий, суждений,

· - подготовку аргументов и контраргументов,

· - выбор времени и места беседы,

· - учет непредсказуемых неожиданностей.

Начало и завершение беседы очень важны, так как особенно хорошо запоминаются начало и конец любого события. Неудачное – снижают общее впечатление от беседы.

Правила, которые необходимо применять в любой беседе с любым партнером:

Правила для говорящего:

· Никогда не начинайте беседу с отказа или с констатации невозможности разрешения проблемы.

· Постоянно стимулируйте интерес партнера к теме беседы, учитывайте его интересы.

· Логично излагайте свои взгляды и позиции.

· Выбирайте стиль изложения с учетом ситуации деловой беседы, приемлемый для восприятия.

· Выбирайте оптимальную дистанцию в общении, выбирайте мимику, позы, жесты, не раздражающие партнера, создающие для него комфорт в общении.

· Проявляйте уважительность, доброжелательность по отношению к партнеру.

· Будьте вежливы, не допускайте категоричности в суждениях.

· Проявляйте скромность в самооценке и самопрезентации, не навязывайте свои взгляды и оценки.

· Ориентируйтесь на партнера, создайте для него комфортную обстановку.

Правила для слушающего:

· Не прерывайте собеседника.

· Проявляйте внимание к партнеру.

· Поинтересуйтесь, правильно ли вы понимаете собеседника.

· Избегайте поспешных выводов.

· Не заостряйте внимание на разговорных или речевых особенностях собеседника.

· Спокойно реагируйте на высказывания.

· Не отвлекайтесь.

· Ищите истинный смысл слов собеседника.

· Не монополизируйте разговор.

· Не задавайте слишком много вопросов.

· Не давайте непрошенных советов.

· Не жалейте времени для того, чтобы выслушать собеседника.

· Терпеливо и уважительно относитесь к собеседнику.

· Не перебивайте, выслушайте до конца.

· Используйте невербальные средства для поддержания разговора.

Таким образом, деловая беседа является эффективной формой делового общения, но в проведении ее немаловажную роль играют этические нормы и требования. Деловая беседа требует воспитанности, такта, доброжелательности, уважительного отношения к собеседнику.