Консолидация

Итоги

Анализ данных

Для анализа данных можно использовать команды Итоги и Сводные таблицы меню Данные.

Команда Итоги позволяет получать сводные данные по числовым параметрам: сумму, минимум, максимум, среднее значение и другие статистические данные. Предварительно необходимо определить по какому параметру требуется группировать итоги и отсортировать данные по этому параметру. В примере на рис. 6.29, Листинг 6.24 в качестве такого параметра выбран вид продукции. Затем необходимо выделить базу данных и ввести команду Данные, Итоги. На экране появится окно диалога Промежуточные итоги (рис. 6.29). Выберем в списке “При каждом изменении в:” параметр Вид, в списке “Операция” выберем вид операции Сумма. В списке “Добавить итоги по:” установим флажки для параметров Стоимость и Количество. Установим флажки “Заменить текущие итоги” и “Итоги под данными”.

Если флажок “Итоги под данными” не установлен, то итоговые данные выводятся срзу же после шапки таблицы, в ином случае итоговые данные будут размещены в конце таблицы.

Флажок “Конец страницы между группами” позволяет разбить данные по видам и напечатать их на отдельных листах. При малом объеме данных это делать не целесообразно.

Кнопка Убрать все удаляет все итоги и переводит базу данных в исходное состояние

После установки всех параметров щелкните по кнопке ОК база данных преобразуется к виду, представленному на листинге 6.22. Под каждым видом продукции помещены промежуточные итоги, а внизу таблицы Общие итоги. Слева от таблицы появиляются кнопки для управления уровнем просмотра. При щелче по кнопке 2 на экране остаются только промежуточные и общие итоги, при щелчке по кнопке 1 – только общие итоги.

Сводные таблицы

Команда Сводные таблицы позволяет формировать новые таблицы на базе существующих таблиц в различных разрезах и проводить анализ полученных результатов. Создание сводных таблиц осуществляется с помощью Мастера сводных таблиц за четыре шага.

На первом шаге предлагается выбрать источник данных и вид отчета. В качестве источника данных может быть база данных Excel или внешняя база данных, например, база данных Microsoft Access, Visual FoxPro, dBase-Word.

На втором шаге предлагается указать диапазон, содержащий исходные данные.

На третьем шаге можно указать место для сводной таблицы (на текущем листе или на новой странице), создать макет сводной таблицы и настроить некоторые параметры (рис. 6.30.). При выборе команды Макет открывается одноименное окно диалога (рис. 6.31). На макете обозначены четыре зоны: Страницы, Строка, Столбец, Данные. В эти зоны необходимо поместить кнопки требуемыех полей базы данных, расположенных справа от макета. Заполнение зон Страницы, Строка, Столбец, Данные осуществляется претаскиванием кнопок базы данных мышью. Поле Страница выполняет роль фильтра и позволяет выполнить группировку данных по некоторому полю базы данных, например, по дате поступления, отправителю или виду. В зону Строки помещают данные, которые должны быть помещены в строки сводной та блицы. А в зону столбец помещают имена полей, которые должны размещаться в столбцах базы данных. В зону Данные помещаюся как правило числовые поля.

Рассмотрим для примера фрагмент базы данных, приведенный на листинге 6.24. Поместим в зону Страница кнопку Дата, в зону Строка – кнопку Вид, в зону Столбец – кнопку Откуда и в зону Данные – кнопку Количество (рис. 6.31). При установке в зону Данные кнопки Количество по умолчанию предлагается выполнить

суммирование значений данных по соответствующему полю и соответственно имя кнопки изменяется. Можно выбрать другой вид операции. Для этого щелкните дважды мышкой по кнопке Сумма по полю Количество. Для завершения операции щелкните по кнопке ОК – программа возвращается в окно шага 3 (рис.6.31). Для завершения формирования сводной таблицы щелкните по кнопке Готово. Результат приведен на Листинге 6.25. В списке Все содержится список дат поступления товаров. Список Откуда содержит список источников поступления. Эти списки снабжены флажками, которые позволяют управлять выводом информации на экран. Например, открыв список Откуда, можно снять флажки у Вологды, Мурманска, Тюмени. Тогда на экране останутся данные только по Братску. В списке дата по умолчанию флажки установлены у всех элементов списка. Можно установить флажок только для одной, интересующей Вас даты, тогда на экране будет выведен список товаров, поступивших в указанную дату.