Система государственной архивной службы

Государственная архивная служба Республики Беларусь — это система архивных органов и учреждений, организующих формирование Национального архивного фонда Республики Беларусь, его хранение, использование и контроль за ведением делопроизводства. В состав Государственной архивной службы входят республиканские, областные, зональные архивы, научно-исследовательские учреждения, специальные технические лаборатории и печатное издание. Руководство и координацию деятельности архивных организаций осуществляет Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь. Он обеспечивает охрану прав и интересов республики в области архивного дела, генеалогии, геральдической службы, организации делопроизводства в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях независимо от форм собственности и видов хозяйственной деятельности; осуществляет межотраслевую координацию работы государственных и ведомственных архивов, контролирует выполнение архивного законодательства Республики Беларусь, организует деятельность архивных учреждений.

Для руководства развитием архивного дела на местах созданы отделы по архивам и делопроизводству облисполкомов. Их задачами являются анализ состояния и регулирование развития архивного дела в области, управление государственными архивами области и обеспечение их деятельности; контроль за исполнением законодательных и нормативных актов по архивному делу и делопроизводству; координация деятельности предприятий, учреждений и организаций в сфере архивного дела и организации документов в делопроизводстве, оказание им организационно-методической помощи в развитии и совершенствовании системы делопроизводства и унифицированных систем документации, и т.д..

Главным звеном Государственной архивной службы являются государственные архивы.

Структура гос. архивной службы

Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь

Научно-исследовательские учреждения:

Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (БелНИИДАД)

Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации (БелНИЦЭД)

Специальные лаборатории:

Республиканская техническая лаборатория микрофильмирования страхового фонда документации

Центральная лаборатория микрофотокопирования и реставрации документов Национального архивного фонда Республики Беларусь

Республиканские архивы:

Национальный архив Республики Беларусь

Национальный исторический архив Беларуси

Национальный исторический архив Беларуси в г. Гродно

Белорусский государственный архив кинофотофонодокументов

Белорусский государственный архив-музей литературы и искусства

Белорусский государственный архив научно-технической документации

Органы и учреждения Государственной архивной службы в областях и г. Минске

Отделы по архивам и делопроизводству главного управления юстиции областных исполкомов

Зональные, районные и городские архивы

Периодическое издание Государственной архивной службы

Журнал «Архiвы i справаводства» («Архивы и делопроизводство»)

Приложение 1

ЧАСТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ОБРАЗОВАНИЯ "ИНСТИТУТ

ПАРЛАМЕНТАРИЗМА И

ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА"

_________№______

г. Минск

Общий бланк

Приложение 2

ПРЫВАТНАЯ УСТАНОВА АДУКАЦЫI «ІНСТЫТУТ ПАРЛАМЕНТАРЫЗМУ І ПРАДПРЫМАЛЬНІЦТВА»		ЧАСТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ОБРАЗОВАНИЯ «ИНСТИТУТ ПАРЛАМЕНТАРИЗМА И ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА»
Вул. Цiмiразева, 65А, 220035, г. Мінск, Рэспублiка Беларусь Т./ф. (017) 209-06 -67. Т. (017) 209-06-89 E-mail ipp@ipp.by Р/р 3012200004723, ААБ “Беларусбанк”, філіял 520, код 253, УНН 190070725	Ул. Тимирязева, 65А, 220035, г. Минск, Республика Беларусь Т./ф. (017) 209-06 -67. Т. (017) 209-06-89 E-mail ipp@ipp.by Р/с 3012200004723, АСБ “Беларусбанк”, филиал 520, код 253, УНН 190070725
________________ № _______________ На № ____________ ад _____________

Бланк письма

Приложение 3

ЧАСТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ОБРАЗОВАНИЯ "ИНСТИТУТ

ПАРЛАМЕНТАРИЗМА И

ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА"

ПРИКАЗ

_________№______

г. Минск

Заголовок, отвечающий на вопрос "О чем?"

Текст констатирующей части приказа. Приводятся факты, послужившие основанием для издания приказа. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Распорядительная часть начинается словом

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Полное наименование должности исполнителя, и.о., фамилия (в дательном падеже) или наименование структурного подразделения – предписываемое действие, выражаемое глаголом в неопределенной форме, - срок исполнения.

2. Полное наименование должности, и.о., фамилия или наименование структурного подразделения (если в пункте приказа несколько предписываемых действий. Разных по характеру, то каждое из них выделяется в подпункт):

2.1. Предписываемое действие и срок исполнения.

2.2. То же.

3. Последний пункт приказа определяет контроль за исполнением приказа и имеет постоянную формулировку: "Контроль за исполнением приказа возложить на … (указывается структурное подразделение или лицо, на которое возлагается контроль – наименование должности, и.о., фамилия пишутся в винительном падеже).

Должность И.О.Фамилия

Визы

Макет приказа по основной деятельности

Приложение 4

ЧАСТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ОБРАЗОВАНИЯ "ИНСТИТУТ

ПАРЛАМЕНТАРИЗМА И

ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА"

ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

_________№______

г. Минск

Об утверждении "Инструкции о

ведении делопроизводства в институте"

В целях совершенствования работы с документами и обеспечения их сохранности

ПРИКАЗЫВАЮ:

Заведующей канцелярией А.С.Ивановой совместно с копировально-множительным бюро А.Е.Рыбиковым обеспечить тиражирование Инструкции до 01.09.2005.

Директор И.О.Фамилия

Верно

Специалист

по кадрам

подпись И.О.Фамилия

16.08.2005

Образец выписки из приказа

Приложение 5

ЧАСТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ОБРАЗОВАНИЯ "ИНСТИТУТ

ПАРЛАМЕНТАРИЗМА И

ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА"

ПРОТОКОЛ

_________№______

г. Минск

Заголовок

(например, «заседания ректората»)

Председатель - И.О.Фамилия

Секретарь - И.О.Фамилия

Присутствовали: Фамилии, инициалы (если количество членов коллегиального органа больше 15 человек, то указывается их общее количество и в скобках - «список прилагается»)

Повестка дня:

1.О_______________________________________________________

(наименование вопроса)

______________________________________________________________

(форма изложения, должность, инициалы, фамилия докладчика)

2.О_______________________________________________________

(наименование вопроса)

_____________________________________________________________

(форма изложения, должность, инициалы, фамилия докладчика)

1.СЛУШАЛИ:

И.О.Фамилия - краткая запись содержания доклада либо запись "текст доклада прилагается" .

ВЫСТУПИЛИ:

И.О. Фамилия - краткая запись выступления

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):

1.1...............................................................................

1.2......................................................................................

Постановляющая часть протокола строится по схеме: действие -исполнитель - срок. Исполнителем может быть структурное подразделение или конкретное должностное лицо.

2. СЛУШАЛИ:

Текст второго вопроса повестки дня строится по аналогичной схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ.

Председатель подпись И.О.Фамилия

Секретарь подпись И.О.Фамилия

Макет протокола полной формы

Приложение 6

ЧАСТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ОБРАЗОВАНИЯ "ИНСТИТУТ

ПАРЛАМЕНТАРИЗМА И

ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА"

ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА

00.00.2005 №___

г. Минск

заседания ректората

Председатель - И.О.Фамилия

Секретарь - И.О.Фамилия

Присутствовали: И.О. Фамилии

Повестка дня:

2...................................................................................................................

(наименование вопроса)

………………………………………………………………………………..

(форма изложения, должность, инициалы, фамилия докладчика)

2. СЛУШАЛИ:

И.О.Фамилия - текст информации

ВЫСТУПИЛИ:

И.О.Фамилия - текст выступления

ПОСТАНОВИЛИ:

2.1. Текст постановления

2.2. Текст выступления

Председатель подпись И.О.Фамилия

Секретарь подпись И.О.Фамилия

Верно

Специалист

по кадрам

подпись И.О. Фамилия

00.00.2005

Макет выписки из протокола

Приложение 7

ЧАСТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ УТВЕРЖДАЮ

ОБРАЗОВАНИЯ "ИНСТИТУТ Руководитель

ПАРЛАМЕНТАРИЗМА И Подпись И.О.Фамилия

ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА" 00.00.2005

АКТ

00.00.2005 №____

г. Минск

Заголовок

Основание: распорядительный или нормативный документ, послужившие основанием для составления акта.

Составлен комиссией:

Председатель-__________________________________________________

(должность, инициалы, фамилия)

Члены комиссии: 1._____________________________________________

(должность, инициалы, фамилия)

2.____________________________________________________________

(должность, инициалы, фамилия

Присутствовали:1.______________________________________________

(должность, инициалы, фамилия)

2.______________________________________________

(должность, инициалы, фамилия)

Текст констатирующей части акта. Описание проведенной работы, фиксация установленных фактов; могут содержаться выводы и заключения комиссии и конкретные предложения. Констатирующая часть может быть разделена на пункты.

Составлен в _______ экземплярах:

1 -й экземпляр (местонахождение)

2-й экземпляр (местонахождение).

Председатель комиссии подпись Расшифровка подписи

Члены комиссии: подписи Расшифровка подписей

Макет акта

Приложение 8

Наименование структурного Наименование должности,

подразделения И.О.Фамилия лица, которому

адресована докладная

записка в дательном падеже

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

00.00.2005 №__

г. Минск

Заголовок текста, отвечающий на вопрос «О чем?»

В первой части докладной записки излагаются факты и события, а во второй выводы и предложения. Текст докладной записки может быть разбит на пункты.

Должность лица, подготовившего

докладную записку подпись И.О.Фамилия

Макет докладной записки

Приложение 9

Адресат

СПРАВКА

00.00.2005 №____

г. Минск

ИВАНОВ Андрей Андреевич работает в Частном учреждении образования "Институт парламентаризма и предпринимательства в должности методиста юридического факультета.

Заработная плата Иванова А.А. в 1996 г. составила: август — ... руб.; сентябрь — ... руб.; октябрь — ... руб.

Директор института подпись расшифровка подписи

Печать

Главный бухгалтер подпись расшифровка подписи

Образец справки о заработной плате

Адресат

СПРАВКА

00.00.2005 №____

г. Минск

Общий трудовой стаж Михалевич Натальи Петровны, старшего преподавателя кафедры гуманитарных дисциплин, проживающей по адресу: г.Минск, ул.Захарова, д.31, кв.2, составляет 19 (девятнадцать) полных лет.

Справка выдана по состоянию на 00.00.0000.

Начальник отдела кадров Подпись Расшифровка подписи

Печать

Образец справки о трудовом стаже

Приложение 10

ЧАСТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ОБРАЗОВАНИЯ "ИНСТИТУТ

ПАРЛАМЕНТАРИЗМА И

ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА"

ПРИКАЗ

_________№______

г. Минск

О приеме на работу

ПРИНЯТЬ:

__________________________________________________________

(ф.и.о)

на____________________________________________________________

(наименование должности, профессии, разряда по ETC)

______________________________________________________________

(наименование структурного подразделения)

с_____________________________________________________________

(дата, срок)

______________________________________________________________

(вид приема)

с_____________________________________________________________

(оклад)

Основание: 1. Заявление.......

2. Контракт от........

Директор института Подпись Расшифровка подписи

Визы

С приказом ознакомлен Подпись Расшифровка подписи

Дата

Макет приказа о приеме на работу

Приложение 11

ЧАСТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ УТВЕРЖДАЮ

ОБРАЗОВАНИЯ "ИНСТИТУТ Руководитель

ПАРЛАМЕНТАРИЗМА И Подпись И.О.Фамилия

ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА" 00.00.2005

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

00.00.2005 №

г. Минск

на_________год

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню	Примечание

Название структурного подразделения

Архивист Подпись Расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Протокол экспертной комиссии Протокол экспертно-методичес Частного учреждения образования кой комиссии государственного

"Институт парламентаризма и учреждения «Национальный

предпринимательства" архив Республики Беларусь»

_____________ № ____ ______________№________

Председатель ЭК Председатель ЭМК

И.О.Фамилия Л.И. Мурмыло

Приложение12

Примерная тематика докладов и рефератов к семинарским занятиям

К семинару № 1:

Доклад № 1: Роль документа в жизни человека и общества.

Реферат № 1: Возникновение письменности и появление документа.

Реферат № 2: Функции документа.

К семинару № 2:

Доклад № 1: Международные стандарты в области делопроизводства (ISO)

Реферат № 1: Унифицированные системы документации.

Реферат № 2: Формуляр документа и его составные части.

К семинару № 3:

Доклад № 1: Постоянные и переменные реквизиты

Реферат № 1: Реквизиты удостоверения документа (подпись, печать, гриф утверждения, гриф согласования, отметка о заверении копии).

Реферат № 2: Способы придания документу юридической силы.

К семинару № 7:

Доклад № 1: Документооборот: теория, история, современная практика.

Реферат № 1:Формы регистрации документов, положительные и отрицательные стороны

Реферат № 2: Роль секретаря в организации ДОУ

К семинару № 8:

Доклад № 1: Архив организации

Реферат № 1:Виды номенклатур дел

Реферат № 2: Архивный фонд Республики Беларусь

К семинару № 9:

Доклад № 1: Роль информационных технологий и организационной техники в ДОУ

Реферат № 1: Проблемы долговечности и экономической эффективности носителей информации.

Реферат № 2: Юридическая сила электронной подписи

Приложение 13