Отметка о контроле
Заголовок к тексту
Резолюция
Резолюция - надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое решение. Допускается оформление резолюции на отдельном листе.
Резолюция должна быть четкой, конкретной, краткой. Резолюция состоит из текста, подписи и даты. Резолюция должна содержать решение вопроса, а не порядок его подготовки.
Если в резолюции указано несколько исполнителей, то лицо, указанное первым, является ответственным за исполнение документа и организует работу других.
Резолюция переносится работником, ответственным за ведение делопроизводства, в регистрационную форму и часто является основанием взятия документа на контроль. В этом случае срок исполнения документа берется из резолюции;
Составной частью документа является заголовок, кратко и точно отражающий содержание документа. Закончив составлять текст документа, к нему формулируют заголовок, являющийся необходимым элементом любых
документов, выполняемых на бумаге формата А4, независимо от вида, содержания и назначения документа.
Без заголовка разрешается составлять короткие документы, выполненные на бумаге формата А5.
Заголовок не составляется к телеграммам.
Заголовок образуется, как правило, с помощью отглагольного существительного в предложном падеже, начинается предлогом "о" ("об") и должен отвечать на вопрос "о чем?" (например: "Об установлении...", "Об утверждении...", "О предоставлении...", "О мерах...", "Об увеличении...", "О ходе...").
В протоколах, актах, правилах, инструкциях заголовок чаще всего отвечает на вопросы "кого?" или "чего?" (например: протокол - заседания президиума, акт - приема дел, правила - трудового распорядка, инструкция - главного специалиста и др.).
Если заголовок к тексту превышает 150 печатных знаков (5 строк), его допускается продлевать до границы правого поля.
Заголовок составляется специалистом, готовившим документ, и размещается в левом верхнем углу документа над текстом, что значительно облегчает обработку документа и работу с ним, так как, не читая всего текста, можно получить представление о содержании и направить документ на исполнение;
Если документ требует исполнения и берется на контроль, на нем проставляется отметка о контроле в виде буквы "К" или слово "Контроль" на левом поле документа на уровне заголовка. Эта отметка может быть нанесена штемпелем или написана от руки ярким красным, синим, зеленым карандашом. Ее цель - напоминание исполнителю, что документ контролируется;