Адресат
Гриф ограничения доступа к документу
Место составления или издания
Реквизит "Место составления или издания" располагают на общем бланке под реквизитами "Дата" и "Регистрационный индекс".
Оформляется этот реквизит в соответствии с административно-территориальным устройством Республики Беларусь;
Реквизит "Гриф ограничения доступа к документу" размещается в правом верхнем углу документа, т.е. в заголовочной части документа выше реквизитов "Адресат" или "Гриф утверждения", но не выше наименования организации на бланке.
Грифы ограничения доступа к документу "Для служебного пользования" (официальный), "Не подлежит оглашению", "Не для печати", "Конфиденциально" проставляются в соответствии с законодательством Республики Беларусь и располагаются всегда на первом листе документа без кавычек.
Если необходимо указать номер экземпляра, он проставляется ниже грифа ограничения доступа через полтора интервала и центрируется по отношению к нему.
Например: Для служебного пользования
Экз. № 2
Если документ имеет ограничения доступа, на нем указывается место нахождения каждого экземпляра. На обратной стороне последнего листа в правой нижней части проекта документа делается запись с указанием адресатов, которым направлены соответствующие экземпляры документа с грифом ограничения доступа.
Например:
Экз. № 1 - В дело. Подпись. 03.10.2005
Экз. № 2 - В ФПБ. Подпись. 04.10.2005
Реквизит "Адресат" используется преимущественно в различных формах
переписки. Поэтому важным является знание порядка адресования документа.
Адресование указание получателя предназначаемой документной информации, производится на документах, отправляемых в другие организации, представляемых руководству и передаваемых в структурные подразделения.
Каждая составная часть реквизита "Адресат" наименование организации, структурного подразделения, должности, фамилия с инициалами лица, которому адресуется документ, и почтовый адрес организации - должна печататься в правом верхнем углу страницы флаговым способом.
Реквизит "Адресат" максимально может состоять из следующих составных частей: наименование организации, указание должности получателя, фамилии и инициалов.
При оформлении реквизита "Адресат" на документах, направляемых организациям, их названия указываются в именительном падеже.
Например: Могилевское областное
объединение профсоюзов
Допускается адресование документов конкретному должностному лицу. В этом случае наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном падеже.
Например:
Могилевское областное
объединение профсоюзов
Заведующему финансово-
экономическим отделом
Столярову М.В.
Если документ адресуется непосредственно руководителю организации, то наименование организации должно входить в состав наименования должности адресата.
Например: Председателю Могилевского областного
объединения профсоюзов
Чиканову Л.Г.
Конкретному лицу документ адресуют в тех случаях, когда отправитель уверен, что именно это лицо должно быть ознакомлено с его содержанием.
Под наименованием адресата должен указываться его полный адрес: улица, номер дома без знака "№" и сокращенного слова "дом" (д.), почтовый индекс, город, область (государство). Адрес не проставляется на документах, направляемых в Федерацию профсоюзов Беларуси, республиканские органы отраслевых профсоюзов, областные (Минское городское) объединения профсоюзов, а также постоянным корреспондентам Республики Беларусь.
При отправке документов за пределы республики обязательно указывается полный адрес с названием страны ниже основного адреса.
Например: Директору Всероссийского научно-
исследовательского института
документоведения и архивного дела
Ларину М.В.
ул. Профсоюзная, 82
117393, г. Москва-393
Российская Федерация
При рассылке документов нескольким однородным организациям адрес может быть обозначен обобщенно. При отправке документов адресатам прилагается на отдельном листе список с наименованием республиканских органов отраслевых профсоюзов и их почтовым адресом.
Например: Республиканские органы
отраслевых профсоюзов
(по списку)
Адресование документов гражданам осуществляется в соответствии с почтовыми правилами: вначале указываются фамилия и инициалы получателя, затем его полный почтовый адрес: улица, номер дома с сокращенным словом "дом" - д., номер квартиры с сокращенным словом "квартира" - кв., почтовый индекс, город, область (государство).
Например: Иванову И.И.
ул. Красная, д. 3, кв. 48
220113, г. Минск-113
Документ не должен содержать более четырех адресов. При направлении документа слово "Копия" перед обозначением второго, третьего и четвертого адресатов не указывается. Каждый экземпляр должен быть подписан.
Справки, докладные записки, подготовленные работниками организации ФПБ, адресуются должностному лицу с обязательным указанием его должности.
Например: Заместителю председателя Могилевского
областного объединения профсоюзов
Исаченко Т.Н.
17. гриф утверждения
Особым способом введения документа в действие, санкционирующим распространение его на определенный круг организаций, должностных лиц и граждан, является его утверждение.
Утверждение документа производится посредством применения грифа "УТВЕРЖДАЮ" или издания соответствующего распорядительного документа.
Если документ утверждается конкретным должностным лицом, то гриф утверждения состоит из следующих элементов: слова "УТВЕРЖДАЮ", наименования должности, подписи, инициалов и фамилии лица, утвердившего документ, даты утверждения.
Например:
УТВЕРЖДАЮ
Председатель Брестского областного
объединения профсоюзов
(Подпись) Н.И.Басалай
17.01.2006
Если документ утверждается распорядительным документом, то гриф утверждения состоит из следующих элементов: слова "УТВЕРЖДЕНО", заголовка распорядительного документа в именительном падеже, его даты и номера.
Например:
УТВЕРЖДЕНО
Постановление Президиума Совета
Федерации профсоюзов Беларуси
27.10.2005 №178