Способы создания многотабличной формы с помощью мастера.

Явное включение подчиненной формы.Подчиненная форма строится только на основе подчиненной таблицы по отношению к таблице, на основе которой построена основная часть формы

Вызов связанной формы по кнопке.Созданные мастером связанные подчиненные формы могут не включаться непосредственно в основную форму, а вызываться при необходимости включенной в нее кнопкой При этом открывающееся содержимое связанной формы синхронизировано с текущей записью формы Этот способ построения многотабличной формы удобен в сложных формах, перегруженных большим числом элементов управления, а также в случае, когда пользователю нет необходимости постоянно видеть связанные данные

Многотабличная форма без подчиненных и связанных форм.Такая форма создается, если необходимо отображать записи подчиненной таблицы, дополненные полями из одной или нескольких главных таблиц

В этом случае записеобразующим источником данных, выводимых в форме, является запись подчиненной таблицы Форма отображает поля из записи подчиненной таблицы и поля из единственной связанной с ней записи главной таблицы.

Многотабличная форма на основе запроса.Для запроса, в котором записи уже созданы за счет объединения полей связанных записей главной и каждой из подчиненной таблиц, мастер строит форму так же, как если бы ему были заданы исходные таблицы Благодаря этому создается форма, обеспечивающая однократное отображение данных, так как базируется на исходных нормализованных таблицах

Полученная с помощью мастера составная форма при необходимости может быть отредактирована, в том числе дополнена другими включаемыми формами

Выбор таблиц и полей для формы.В окне базы данных надо выбрать закладку Формаи нажать клавишу СоздатьВ окне Новая формавыбрать режим создания Мастер форми можно в качестве источника данных основной части формы выбрать из списка таблицу или запрос В первом открывшемся диалоговом окне Создание формпоследовательно выбираются таблицы и из них поля, включаемые в форму Затем нажимается кнопка Далееи во втором окне Создание формпроизводится выбор варианта создания многотабличной формы, для чего в рамке Выберите тип представления данныхвыделяют таблицу, которая является источником основной части формы (рис. 1). Если таблица была выбрана в окне Новая форма,то она уже выделена.

1 Если таблица — источник основной части формы является главной по отношению к другой таблице, тоже выбранной для фор мы, то в окне Создание формможно выбрать один из двух возможных типов подключения подчиненной формы

•

для непосредственного включения подчиненной формы надо отметить Подчиненные формы(рис. 1),

•

для включения кнопки, вызывающей связанную форму, надо выбрать Связанные формы(рис. 2),

Далее можно выбрать вид подчиненной или связанной формы Ленточнаяили Табличная(рис. 3).

2 Если таблица — источник основной части формы является подчиненной по отношению к другой таблице, тоже выбранной для формы, то создаваемая многотабличная форма не будет включать подчиненную форму. Однако эта форма будет содержать поля из главной таблицы. В окне Создание формавтоматически будет установлен тип формы Одиночная форма(рис. 4). Далее выбирается вид формы В один столбец, Ленточныйили
Табличный.

Вследующем окне выбирается стиль оформления (Обычный или другой), который определяет отображение надписей и значении полей в форме.

В последнем диалоговом окне Создание формзавершается создание формы мастером: можно отредактировать заголовки форм и выбрать дальнейшие действия либо Открытие формы для просмотра или ввода данныхлибо Изменение макета формы.

В первом случае автоматически выводится форма с данными (рис. 5). После нажатия кнопки Готовомастер завершает создание формы. Во втором случае форма выводится в режиме конструктора, позволяющем произвести нужную доработку. Используя технику редактирования формы, можно перемещать поля, менять их свойства, в том числе шрифт и размеры, подпись поля, текст в заголовке формы основной части. Переход к редактированию подчиненной формы можно осуществить двойным нажатием кнопки мыши на поле подчиненной формы.

3. Разработка отчетов.

Средства Access по разработке отчетов предназначены для создания макета отчета, по которому может быть осуществлен вывод данных из таблиц в виде выходного печатного документа. Эти средства позволяют конструировать отчет сложной структуры, обеспечивающий вывод взаимосвязанных данных из многих таблиц При этом могут быть выполнены самые высокие требования к оформлению документа

Access имеет следующие режимы создания отчетов Конструктор, Мастер отчетов, Автоотчет: в столбец, Автоотчет: ленточный, Мастер диаграмм, Почтовые наклейки(рис. 6).

Во многих случаях удобно использовать мастер отчетов Созданный мастером отчет можно доработать в режиме конструктора

При необходимости вывода в отчете данных из многих таблиц в качестве основы для отчета может быть использован многотабличный запрос На запрос могут быть возложены наиболее сложные виды выборки и предварительной обработки данных. Разнообразные возможности конструктора отчетов позволяют полученные в за просе данные успешно структурировать и оформлять.

Отметим, что Автоотчет,доступный для создания с помощью Менюили кнопки Новый объектна панели инструментов База данных,создает отчет, данные в котором будут выведены в столбец Ленточный автоотчет, который выводит данные из всех полей таблицы в колонку, можно вызвать при нажатии кнопки Создатьна вкладке Отчеты.

Мастер отчетовотличается от Автоотчетовтем, что позволяет выбирать поля для отчета, группировать данные по какому-либо полю, устанавливать интервал группировки, устанавливать порядок сортировки, выбирать макет отчета и его стиль. При этом главным преимуществом отчетов перед формами является возможность группировки данных, что значительно улучшает внешний вид документа и повышает его удобочитаемость