Характеристики и особенности средств составления и изготовления текстовых и табличных документов

Средства составления и изготовления текстовых и табличных доку­ментов.

К средствам составления и изготовления текстовых и табличных доку­ментов относятся ручные пишущие средства, пишущие машины, печатающие устройства для персональных компьютеров, графопостроители, диктофоны и некоторая другая техника.

По распространенности среди средств составления текстовых доку­ментов приоритет принадлежит ручным пишущим средствам составления текстовых документов: автоматическим, перьевым, шариковым, фитильным ручкам (фломастерам). Как технические средства они характеризуются про­стотой конструкции и невысокой произвольностью труда.

Довольно много текстовой и табличной документации изготавливается на пишущих машинах. Их целесообразно применять в следующих случаях:

- если необходимо сэкономить средства, но в то же время требуется вы­сокое качество печати;

- когда приходится регулярно заполнять бланки нестандартных форма­тов или выполненных типографским способом;

- если нет необходимости дальнейшего редактирования отпечатанных материалов.

Для обеспечения секретности печатаемой информации, лучше пользо­ваться рычажными машинами, так как обеспечение компьютерной безопасно­сти требует применения сложных систем, стоящих зачастую дороже ком­пьютера. Использование наиболее простой пишущей техники без постоянной памяти позволяет надеяться, что информация не будет кем-то «случайно» просмотрена в компьютере.

Когда часты случаи отключения электроэнергии. В такой ситуации практически незаменимой является механическая машина.

К пишущим машинам предъявляются следующие общие требования: обеспечение высокой производительности труда при минимальных его затра­тах, высокое качество изготавливаемых документов, надежность в работе. Долгое время в критерии оценки пишущих машин входил такой показатель, как количество одновременно изготовляемых копий. Однако существующая в на­стоящее время практика показала его несостоятельность, поскольку тира­жирование документов пишущими машинами в условиях наличия малогаба­ритных и высокопроизводительных копировальных аппаратов различных сис­тем является нерентабельным и малооперативным.

По мере развития компьютерной техники обновление модельного ряда пишущих машин практически остановилось. Прогнозируется, что по мере па­дения стоимости компьютерной техники, некоторые модели электронных пишущих машин уйдут с рынка. Останется спрос на машины, имеющие ин­терфейс с персональным компьютером, поскольку машина любого типа абсо­лютно незаменима при необходимости регулярной работы с бланками нестан­дартных форматов или выполненных полиграфическим способом.

Однако в силу ряда причин останутся востребованными механические пишущие машины. Это связано с тем, что они энергонезависимы, отличаются простотой в обслуживании и низкой стоимостью расходных материалов (под­ходят практически любые сорта бумаги и отечественные красящие ленты).

Характерной особенностью электронных пишущих машин является мо­дульная конструкция которая позволяет на основе базовой модели выпускать модификации с изменяющимся уровнем функциональной оснащенности, полнее и быстрее удовлетворять запросы различных групп потребителей.

В отличие от механических, электронные пишущие машины компактны, легки, не нуждаются в специальной мебели, автоматически форматируют текст и выполняют другие операции редактирования, позволяют печатать разными шрифтами. В этом режиме работа мало, чем отличается от рабо­ты на компьютере. Машины имеют как постоянную, так и оперативную па­мять. Многие электронные пишущие машины оснащены жидкокристалличе­ским однострочным или полно страничным дисплеем.

К недостаткам электронных пишущих машин относятся: высокая стои­мость; необходимость квалифицированного обслуживания и ремонта; высокая стоимость расходных материалов; меньший срок службы.

Для сокращения процесса изготовления подлинников документов извест­но применение стенографии как способа, сокращающего разрыв между скоро­стью речи и возможностью ее фиксирования ручными способами (рукописно) или печатанием на пишущей машине или персональном компьютере. Стено­графия за счет условного изображения, которое успевает за скоростью про­изнесения речи, помогает сократить этот процесс. Однако стенография име­ет недостатки: обязательное наличие двух человек - диктующего и стено­графиста - и затрата дополнительного времени автором-составителем в процессе диктования текста стенографистке и в процессе его расшифровки.

В связи с этим представляется оптимальным использование такого средства составления и изготовления документов, как диктофон.

Диктофонами называют устройства для записи и воспроизведения рече­вой информации. Они применяются для подготовки документов, а также за­писи хода совещаний, заседаний и т. д. Воспроизведение записи может быть осуществлено либо с замедлением, либо с автоматическим многократным по­втором, что позволяет проводить ее расшифровку более качественно.

Диктофоны применяются для подготовки писем, приказов, докладных записок, докладов, справок и других документов (при этом сокращаются за­траты труда диктующего и машинистки, исчезает необходимость составле­ния черновиков), записи резолюций, указаний, запросов, заметок в процессе оперативной деятельности руководителей и специалистов (сокращается вре­мя доведения указаний до исполнителей, отпадает необходимость рукописного их фиксирования), хода совещаний, собраний, заседаний, выступлений, докла­дов, лекций (отпадает необходимость их стенографирования) и т. д. Наи­большее применение в деятельности находят компактные диктофоны общего пользования, у которых запись звука производится на стандартные компакт -кассеты или мини - кассеты. Такие диктофоны используются для передачи ко­ротких сообщений с последующим их прослушиванием, для диктовки текстов небольших по объему документов, или записи докладов, выступлений, совеща­ний и других видов речи с целью дальнейшего оформления машинописных доку­ментов. Эти диктофоны обладают следующими функциями: голосовой сис­темой активации записи, обеспечивающей автоматическую остановку записи во время паузы (длительностью 5 секунд) с последующим автоматическим во­зобновлением записи при продолжении речи; изменением уровня чувствитель­ности микрофона; регистрацией записи (позволяет замечать начало, конец или какой-либо фрагмент сделанной записи, чтобы быстрее их найти среди других записей); регулировкой скорости движения ленты; световой индикаци­ей степени разрядки элементов электропитания.

Наряду с компактными переносными диктофонами, производятся и в определенных случаях предпочтительны в употреблении настольные дикто­фоны, которые обладают примерно таким же набором функций, но имеют большие размеры и, соответственно, более крупные клавиши управления, а иногда и выносной пульт управления. С 1997 г. Производятся цифровые дик­тофоны. В них используются технологии записи голоса на микросхему, и за­пись звука производится не на магнитную ленту, а на микрочип (встроенную микросхему) или мини-карты (заменяемые карты с флэш-памятью). В цифро­вых диктофонах реализуются такие функции, как присвоение каждой записи порядкового номера, датирование сообщений, запись секретных сообщений и доступ к ним по паролю, мгновенный доступ к нужной записи, перемещение или удаление записей, воспроизведение их в указанное время и др. У них, как правило, имеется дисплей, на который выводится номер записи, время, режим работы. Отсутствие ленты и лентопротяжного механизма позволяет сде­лать цифровые диктофоны особенно легкими и миниатюрными.

Принтер - самое распространенное периферийное устройство ПК, сред­ство изготовления текстовых и иных документов, позволяющее получать твердую копию выходных данных вашей работы. Все принтеры выполняют одну и ту же задачу обеспечивают вывод твердой копии документа из ком­пьютера.

Несмотря на все это, принтеры очень отличаются друг от друга по многим показателям, поэтому выбирать конкретный тип и модель следует исходя из своих потребностей и возможностей. Принтеры отличаются друг от друга по многим показателям: типам, цене, скорости печати, дополни­тельным возможностям и т.д. Существует широкое многообразие принтеров, отличающихся по типам, цене, скорости Принтеры бывают трех типов: матричные, струйные, лазерные, и каждая группа имеет свои достоинства и недостатки.

Известно, что матричные принтеры самые дешевые, с самым низким качеством печати и часто они применяются в небольших офисах для печати деловых бумаг. Символы формируются из точек. В процессе печати маленькие иглы печатающей головки прижимаются к красящей ленте, оставляя след на бумаге. Матричные принтеры более высокого качества (24 иглы) печатают быстрее, имеют больше игл на печатающей головке (по сравнению с 9-игольчатыми) и смещаются на меньшие промежутки за шаг, оставляя на бу­маге таким образом более четко оформленные символы. Они могут печатать сложные формы на широкой бумаге (формата АЗ) и часто используются в до­машних условиях или в небольших офисах (особенно если используется хорошая бумага и новые ленты). Крупные фирмы стараются не использовать матрич­ные принтеры, потому что по качеству печати они уступают всем извест­ным на сегодня принтерам, да и скорость вывода у них небольшая. Матричные принтеры очень шумные, у большинства отсутствует возможность цветной печати, кроме того, качество печати падает по мере износа ленты.

Очень трудно выбирать модель принтера, если пользователь привык к качеству печати лазерных принтеров, а бюджет позволяет приобрести толь­ко матричный. К счастью, есть возможность не сталкиваться со всеми вы­шеназванными трудностями при печати на матричных принтерах, получать распечатки типографского качества. Все это можно сделать, если приобре­сти струйный принтер.

Принтеры струйного типа обеспечивают скоростную черно-белую пе­чать более высокого качества, чем матричные; некоторые из них по этим па­раметрам сопоставимы с лазерными. Скорость вывода при черно-белой печати в 1,5 - 2 раза выше, чем при цветной. Символы составляются из точек, как и в матричных принтерах, но точки являются не следами красящей ленты, а ка­пельками чернил, которые разбрызгиваются на страницу. Разные производи­тели применяют различные методы вывода точек на бумагу, но все использу­ют поток чернильных капель. Струйные принтеры малогабаритные (кроме моделей фирмы НРс горизонтальными лотками) и почти бесшумные. В боль­шинстве предусмотрен режим энергосбережения. Габаритные размеры моде­лей лазерных принтеров со скоростью печати 4—6 стр./мин лишь немного пре-

вышают размеры листа бумаги. Модели со скоростью печати 8—12 стр./мин крупнее. Они бесшумные, если не считать шума от подачи бумаги. Многие из них отвечают требованиям стандарта Епег§у 8Шг. К достоинствам струй­ных принтеров следует отнести превосходное качество и скорость работы. Но, с другой стороны, в качестве недостатка следует отметить, что стои­мость вывода на печать больше, чем в других принтерах, из-за высокой стои­мости принтерных картриджей. Из-за хрупкости печатающего механизма следует использовать бумагу хорошего качества, чтобы бумажная пыль не попала в механизм принтера и не испортила его. Хотя качество вывода оправ­дывает дополнительную стоимость бумаги, но новейшие струйные принтеры являются более чем достаточными для печати в небольших объемах.

Лазерные принтеры, обычно более дорогие по сравнению со струйными или матричными принтерами, выдают печать самого высокого качества. Их работа подобна работе аппаратов электрофотографического копирования. Изображение «записывается» на светочувствительный барабан с помощью лазера. Затем лист бумаги пропускается через красящую смесь (тонер), пред­ставляющую собой мелкий порошок. «Засвеченные» участки выбирают крася­щую смесь, которая затем вплавляется в бумагу под воздействием тепла.

К достоинствам лазерных принтеров следует отнести превосходное ка­чество и скорость работы. В качестве недостатка следует отметить, что вывод на печать дороже, чем в других принтерах, из-за высокой стоимости принтерных картриджей. Учитывая особенности печатающего механизма, следует использовать бумагу высокого качества (плотностью 80 г/м). Лазер­ные принтеры слишком дороги для начинающих пользователей и используют ограниченные размеры бумаги.

Стоимость печати страницы на струйных и лазерных принтерах выше, чем на матричных.

Появление устройств для вывода графической информации - плоттеров (графопостроителей) - было естественным следствием развития и широкого внедрения в различные сферы деятельности систем автоматизированного проектирования. Результат работы таких систем - это комплект конструк­торской, технологической и технической документации, в котором наряду с разнообразными графическими материалами (чертежи, схемы, графики, диа­граммы и т. д.) присутствуют текстовые и табличные документы. Необхо­димо отметить, что в офисной деятельности графопостроители находят ог­раниченное применение, хотя многое зависит от функционального назначения офиса, организации.