СРЕДСТВА ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТОВ

Документы, зафиксированные на бумажных носителях, скапливающиеся в результате работы персонала офиса и технических средств, подвергаются обработке специализированными средствами оргтехники.

Под обработкой в данном случае понимается комплекс разнообразных oпераций по физической обработке носителей документов, без применения логических элементов (за исключением программирования работы самих устройств). В первую очередь речь идет о технических средствах, при помощи которых деловая документа­ция приобретает вид, позволяющий ее дальнейшее эффективное использова­ние.

Это могут быть настольные переплетные машины с пластмассовыми или металлическими пружинами (бендеры), термопереплетные машины (тер-мобиндеры), резаки для бумаги настольного исполнения.

Некоторые из этих средств можно применять и в других делопроизвод­ственных процессах, но в большинстве своем они являются технической базой финишных (финишерных) операций процесса копирования и тиражирования документов.

Для повышения сроков сохранности документов применяются ламина­торы, наносящие на поверхность листа документа различные покрытия. Если другие средства обработки документов могут использоваться не только в отношении документов, т е. листов бумаги с нанесенной на них информацией, но и в отношении чистых листов бумаги (например, бумагорезальные устрой­ства, сшиватели и т. п.), то применение ламинаторов целесообразно только в отношении законченных документов.

Наносимые ламинатором покрытия улучшают внешний вид документа, предохраняют его от загрязнения и воздействия агрессивных сред, повышают его механическую прочность.

Нанесение защитной пленки на документ осуществляется наклеиванием его на поверхность (холодный процесс) либо термическим скреплением его с поверхностью (термическое закрепление). Этот способ получил наиболее ши­рокое распространение, поскольку он обеспечивает более прочное скрепление пленки с материалом носителя, высокую химическую и механическую стой­кость покрытия.

В качестве защитного покрытия применяются различные виды пленоч­ных материалов. Выбор материалов определяется целью процесса использова­ния документа (необходимостью сохранить гибкость или придать ему твер­дость), а также сроком службы этого материала. Защитные пленки с тече­нием времени деформируются (например, могут потрескаться) и теряют про­зрачность (мутнеют). Ламинаторы наиболее широко используются там, где обращение документов происходит в неблагоприятных условиях.

Небрежно оставленные, даже в смятом или разорванном виде докумен­ты служат потенциальным источником неприятностей и способны причи­нить серьезный финансовый, моральный или какой-либо другой ущерб.

Решением перечисленных проблем сегодня и в будущем становится ис­пользование шреддеров - новейших уничтожителей бумаги. Название этих устройств происходит от английского глагола «зкгеа¹» (рвать, кромсать). Ес­ли фирма заботится о конфиденциальности своей деятельности, то шредде-ры должны быть необходимой частью оборудования офиса. Шреддеры дос­таточно «всеядны». Помимо бумаги, они в состоянии «проглотить» пласти­ковые карточки, дискеты, компакт-диски, документы в твердой обложке и другие материалы со схожими характеристиками, но только не «мягкий» пла­стик (полиэтиленовые обложки и т. п.).

Главными характеристиками шреддеров является уровень секретности, обеспечиваемый при уничтожении документа, и производительность устрой­ства. Уровни секретности определяются немецким стандартом Б1И 32757, принятым в январе 1995 г.

Шреддеры первого уровня секретности нарезают материал в виде полос не шире 12 мм. Однако все полоски можно сложить вместе и прочесть, по­этому такой шреддер можно применять только для уничтожения общей кор­респонденции. Шреддерам второго уровня можно поручить внутреннюю кор­респонденцию компании. Их конечный продукт полосы шириной не более 6 мм. Секретность при уничтожении конфиденциальных документов обеспечи­вают устройства третьего уровня. Такие шреддеры либо разрезают доку­мент на полосы шириной не более 2 мм, либо производят обрезки документа шириной до 4 мм и длиной до 80 мм. Для уничтожения секретных документов требуются шреддеры четвертого уровня. Они тоже превращают материал в обрезки, но более мелкие — не шире 2 мм и не длиннее 15 мм. Наконец, если уж необходимо уничтожать совершенно секретные документы, не обойтись без шреддеров пятого уровня. После ножей такого шреддера от документа ос-

таются частички шириной до 0,8 мм и длиной до 13 мм. Если и этого недос­таточно, то некоторые модели пятого уровня превращают документ в со­всем мелкий бумажный порошок.

Кроме выбора подходящего уровня секретности, следует обратить вни­мание и на производительность шреддера, которая определяется количеством листов бумаги, обрабатываемых (уничтожаемых) за одну загрузку (техноло­гический цикл). Подобно копировальным аппаратам и другому офисному обо­рудованию, шреддер окупается лишь в том случае, когда реальная загрузка со­ответствует расчетной для данного аппарата. Емкость самых маленьких, индивидуальных, шреддеров составляет около 10 листов за одну загрузку. Средние офисные модели принимают от 20 до 50 листов за одну загрузку. Если уничтожать документы приходится постоянно, существуют шреддеры, пе­рерабатывающие за один цикл от 100 до 500 листов. Существуют и специали­зированные шреддеры (например, для документов большого формата или для поточного уничтожения компьютерных распечаток).