Тема 8. Организационные процессы в системе менеджмента

Разделение и специализация коллективного труда значительно повышает его производительность. Вместе с тем , если отношения между подразделениями и сотрудниками организации не будут четко определены и скоординированы то эффект специализации будет потерян.Поэтому одной из основных функций управления является функция организации ,которая заключается в установлении как постоянных так и временных взаимоотношений между всеми подразделениями ,рабочими местами и работниками ,а также обеспечение координации их действий.

Организация как процесс представляет собой функцию ,суть которой состоит в обеспечении систематической координации множества задач и формальных взаимоотношений дюдей ,их выполняющих. Поэтому функцию организации необходимо рассматривать в 2-х аспектах :

-формирование организационной структуры то есть деление организации на подразделения в соответствии с её целями и стратегией.

- установление формальных взаимоотношений между членами организации в рамках её структуры.

Вопросы формирования и основные типы организационных структур управления организациями были достаточно полно рассмотрены в теме 7 ,в этой связи рассмотрим вопросы эффективной координации отношений внутри организации .Основным средством .который обеспечивает установления формальных взаимоотношений работников в организации и распределении между ними полномочий и ответственности является процесс делегирования полномочий .Делегирование полномочий означает передачу задач и полномочий определенному лицу ,которое принимает на себя обязанности их выполнения.

Делегирование –одна из наиболее сложных проблем управления ,связанная прежде всего с размерами организации .Делегирование – это средство ,с помощью которого руководство распределяет среди работников организации множество задач и работ ,выполнение которых необходимо для достижения поставленных целей.Между тем именно умение добиваться выполнение работ другими и составляет смысл управления и возможность делегирования превращает человека в менеджера.

Если какому –либо работнику в организации делегируется выполнение определенных задач ,организация должна предоставить ему необходимые для этого ресурсы .Поэтому вместе с задачами руководитель вынужден делегировать и соответствующий объем полномочий. Полномочия – это ограниченное право распоряжаться ресурсами и определять действия работников организации .Организационные полномочия имеют как внутренние так и внешние ограничения .Пределы полномочий внутри организации определяются организационными нормативами –правилами ,положениями о структурных подразделениях ,должностными инструкциями ,а также нормами корпоративной культуры. Внешние ограничения содержатся в различных законодательных актах и кроме того формируются традициями ,обычаями и социально- культурными стереотипами общества.

Полномочия связаны с должностью ,а не с конкретным человеком ,занимающим её в данный момент. Хотя в практике управления обычно говорят о делегировании полномочий именно конкретному человеку. Сущность делегирования предполагает передачу задач и полномочий от высших уровней руководства к низшим.

Процесс делегирования всегда двухсторонний процесс так как он предполагает как передачу так и принятие полномочий. Процесс учитывает не только волю и желание руководителя , но и возможности и согласие подчиненного. Если подчиненный не принимает полномочий от руководителя то делегирование не происходит. Чтобы добиться эффективной организации взаимодействия руководство должно делегировать работнику полномочия .которые достаточны для выполнения всех задач, связанных с занимаемой им должностью. Данное правило ,называемое в менеджменте принципом соответствия.

Делегирование задач и полномочий порождает в организации и проблему распределения ответственности .Ответственность это обязательство работника выполнять задачи ,которые присуще занимаемой им должности и отвечать за результаты своей деятельности. При этом следует различать ответственность руководителя и ответственность исполнителя. Ответственность исполнителя –это обязательство работника выполнять делегированные ему задачи и отвечать за результаты своего труда. Ответственность руководителя – обязательство отвечать за выполнение задач и результаты труда подчиненных ему работников. Руководитель не должен «размывать « ответственность в организации и делегируя в случае необходимости часть своих полномочий не может вместе с ними передать подчиненным и часть своей ответственности ,продолжая отвечать за их дела. Поэтому ответственность в отличие от полномочий не делегируется. Все это свидетельствует от о сложности нахождения баланса задач ,полномочий и ответственности .Но данная проблема так или иначе решается в каждой организации с учетом её целей , структуры и конкретной управленческой ситуации.

Рассматривая организационные полномочия необходимо рассмотреть и близко связанное с ними ,но вместе с тем отличное от других понятий – власть. Полномочия- это делегированное ,ограниченное ,присуще данной должности право использовать ресурсы организации или другими ловами то ,что работник занимающий определенную должность в организации имеет право делать. Власть это реальная возможность использовать ресурсы организации и действовать или то что человек действительно может делать .Таким образом можно обладать полномочиями и не иметь власть и наоборот обладая властью не иметь при этом необходимых полномочий.

Рассмотрим виды организационных полномочий. По характеру полномочий принято различать 2 основных типа оргполномочий : линейные и аппартные.Линейные полномочия- основной вид полномочий появившийся одновременно с возникновением иерархической организации .Они означают право непосредственного единоличного командования ,отдачи приказов и распоряжений ,принятия решений по всем вопросам ,возникающим в подчиненном руководителю коллективе в тех пределах ,которые установлены организацией , законом или обычаем. Руководитель , наделенный линейными полномочиями называется линейным руководителем. Линейные полномочия лежат в основе формирования организационной структуры так как они передаются непосредственно от начальника к подчиненному и их делегирование создает иерархию уровней руководства в организации , которая зазывается скалярной цепью или цепью команд .Цепь команд сформированная делегированием линейных руководителей- отличительная черта всех достаточно крупных формальных организаций.

Возникновение аппаратных полномочий вызвано усложнением организацией и управленческого труда ,его разделением и следовательно специализацией руководителей. В результате такой специализации сформировался аппарат , главное назначение которого – помощь линейным руководителям в принятии и реализации решений. В аппарате управления можно выделить различные организации ,руководители которых наделяются специальными аппаратными полномочиями. К конкретным управленческим функциям ,выполняемых аппаратными службами необходимо отнести планирование ,управление персоналом и т.д.

Объем аппаратных полномочий может варьироваться весьма широко от совсем незначительных до широких ,почти совпадающих с линейными. Конкретные полномочия ,которыми наделяются аппаратные службы определяются в реальных организациях набором ряда факторов таких как важность работы данного подразделения и его вклад в достижение целей организации ,традиции организации ,авторитет руководителя организации ,его взаимоотношения с вышестоящим руководством организации .Основными разновидностями аппаратных полномочий можно считать :

-рекомендательные

-полномочия обязательного согласования

-функциональные

-параллельные .

Наличие у административного аппарата рекомендательных полномочий означает ,что линейные руководители могут но не обязаны обращаться к нему за консультациями, когда при решении каких либо проблем требуются его специальные знания. Линейный руководитель не обязан им следовать ,он может их принять или отвергнуть .Очевидно ,что это минимальный объем полномочий и он должен постоянно доказывать линейному руководству свою полезность и эффективность .

Полномочия обязательного согласования –более широкие аппаратные полномочия. Означают для линейного руководителя необходимость обсуждать и согласовывать с соответствующими подразделениями административного аппарата и его специалистов готовящиеся к принятию решения ,что призвано повысить их обоснованность.