Этапы процесса контроля

Виды управленческого контроля

Принципы управленческого контроля и требования к его проведению

4. Внешний и внутренний контроль

 

 

1. Принципы управленческого контроля

 

Контроль - деятельность по формированию стандартов, проверке и оценке их исполнения, осуществлению корректирующих шагов.

По степени охвата объекта контроль может быть сплошным или выборочным, требовать или не требовать разру­шения последних, происходить в нормальном или усиленном режи­ме. Контроль осуществляется руководителем, специально назна­ченными для этого лицами (контролерами), а также самими работниками (самоконтроль).

Контролю подлежат, прежде всего, важнейшие характеристики производственного, технического, кадрового потенциала, финансо­вого состояния фирмы, промежуточные и конечные результаты вы­полнения плановых заданий, показатели расходования ресурсов, экономическая эффективность и качество, величина запасов и прочее.

Контроль решает в системе управления несколько задач:

1. Помогает изучить положение дел в организации и об­наружить в ее внутренней или внешней среде факторы, которые мо­гут оказать существенное влияние на ее деятельность.

2. Позволяет отследить нечетко выраженные тенденции развития, их направление, глубину и соответственно скорректиро­вать планы.

3. Помогает своевременно выявить неизбежные в работе любой организации нарушения и изъяны, ошибки, промахи и опера­тивно принять необходимые меры для их устранения.

4. Результаты контроля служат основой оценки и воз­награждения персонала.

5. Ориентирует, на что нужно обращать особое внимание в дальнейшем.

Контроль осуществляется в соответствии с определенными принципами:

1. Привлечение максимального числа сотрудников, то есть, прежде всего, контроль должен быть всеохватывающим.

2. Система контроля должна иметь четкую стратегическую направ­ленность, заданную приоритетами развития организации.

3. Направленность на предотвращение ошибок. Главная цель контроля не поиск, а предотвращение ошибок, что значительно дешевле.

4. Гибкость. Эффективный контроль должен увязываться не только с процес­сом планирования, но и с изменениями в структуре организации и системе управления ею.

5. Своевременность. Контроль должен быть своевременным, позволять устранять на­рушения прежде, чем они примут опасные размеры.

6. Экономичность - выгоды, приносимые контролем, должны превышать затраты на его проведение.

7. Индивидуализированность. Эффективный контроль индивидуализирован, нацелен на кон­кретные процессы, результаты, требует учета личных качеств людей, их положения, связей в коллективе.

8. Ориентированность на человека означает не только объектив­ность контроля, но и его доброжелательность, исключение какой бы то ни было слежки за людьми, поисков «козлов отпущения», созда­ние благоприятного морально-психологического климата.

9. Наконец, контроль должен соответствовать характеру контролируемого процесса, а цель его — должна быть понятной всем.

2. Виды управленческого контроля

 

На практике существует три основных вида управленческого контроля:

- предварительный контроль предшествует активной деятельности. Задача его в основном состоит в проверке готовно­сти организации, ее персонала, производственного аппарата, систе­мы управления к работе.

- текущий контроль бывает стратегическим и оперативным.

Стра­тегический имеет в качестве основного объекта эффективность ис­пользования ресурсов организации. Такой контроль предназначен для оценки состояния производственной системы, а не для исправле­ния ошибок и поиска виновных.

Оперативный контроль, сливающийся на практике с оператив­ным управлением, имеет объектом текущую производственную и хо­зяйственную деятельность.

- итоговый. Обычно он связан с оценкой выполнения организацией своих планов и предполагает всесторонний анализ не только конкретных результатов деятельно­сти зa истекший период, но и сильных и слабых сторон организации. Данные итогового контроля используются для составления очеред­ных планов.

 

3. Этапы процесса контроля

 

I. Выявление параметров деятельности организации, подлежащих контролю (стандарты, нормативы и прочее).

II. Создание модели функционирования организации и определение точек кон­троля.

Здесь создается модель функционирования организации, где от­ражаются потоки ресурсов, информации, места образования проме­жуточных и конечных результатов. Эти так называемые точки кон­троля являются наиболее подходящим местом для наблюдений и из­мерений.

Измерения — самый трудоемкий и дорогостоящий элемент кон­троля. На них приходится львиная доля затрат. Именно величина по­следних зачастую и предопределяет, стоит ли заниматься контролем. Ведь его задача состоит, прежде всего, в нахождении путей сокраще­ния расходов, а не в их увеличении.

III. Осуществление наблюдений и обработка информации.

В процессе наблюдений накапливается информация о состоя­нии и результатах функционирования объекта контроля. Она долж­на быть точной, дающей возможность принимать обоснованные ре­шения. Информация сопоставляется с нормативами, что позволяет опре­делить, имеются или нет отклонения от них, насколько эти отклоне­ния находятся в пределах допустимого, не пора ли осуществлять кор­ректирующие действия, а если действовать — то как, с какой интен­сивностью.

IV. Принятие и выполнение решений о корректирующих действиях — пересмотр целей, планов, перераспределении заданий, совершенствовании технологии произ­водства и управления.

Если дела идут неплохо и поставленные цели в основном достигаются, лучше не вносить лишних изменений.

На практике существует два пути корректирующих действий. Первый заключается в устранении причин, порождающих отклоне­ния, их ликвидации или нейтрализации. Второй путь состоит в изме­нении самих стандартов деятельности, которые могут быть ошибоч­ными, поскольку, например, часто устанавливаются на основе про­гнозов.

 

4. Внешний и внутренний контроль

 

Контроль делится на внутренний и внешний.

Внешний осущест­вляется руководством или специальными сотрудниками — контроле­рами. При внутреннем контроле исполнители сами следят за своей работой, ее результатами и вносят по мере необходимости изменения в собственную деятельность.

Идея внешнего контроля основывается на том непреложном факте, что люди лучше выполняют свои обязанности, если знают, что за ними наблюдает руководитель или специальный сотрудник.

Самоконтроль эф­фективен в условиях благоприятного морально-психологического климата, позволяющего исполнителям трудиться легко и свободно, принимать активное участие в постановке целей своей деятельности, вовремя обнаруживать проблемы и находить пути их решения.

На практике внутренний и внешний контроль применяются в оп­ределенном соотношении, зависящем:

- от стиля руководства организацией (при авторитарном, когда менеджер держит себя по отношению к подчиненным деспо­тично, преобладает внешний контроль; при демократиче­ском — самоконтроль);

- возможности получить надежную оценку результатов деятель­ности работников и спросить с них персонально за порученное дело. Если такая возможность имеется, предпочтительнее внешний контроль; в противном случае — внутренний (творче­скую деятельность контролировать, например, невозможно);

- характера подчиненных (для недобросовестных, неаккуратных людей больше подходит внешний контроль; для добросовест­ных и педантичных — внутренний);

- взаимоотношений в коллективе (при благоприятных условиях лучше внутренний контроль; при неблагоприятных — внеш­ний, позволяющий волевым путем сглаживать или предотвра­щать возможные конфликты);

- принятой системы вознаграждения за результаты деятельности (в условиях преобладания индивидуальных форм на первом месте находится внешний контроль, при коллективных — внутренний).

 

Тема 13. Руководство, лидерство и власть