Восприятие информации

Движение информации

Процесс сбора информации

 

 

1. Понятие и классификация управленческой информации

 

Под управленческой информацией понимается совокупность сведений о том, что происходит внутри организации и в ее окружении. Обладание ею помогает руководителю ориентироваться в обстановке и принимать правильные решения. Поэтому управленческая деятельность начинается со сбора, накопления, переработки и осмысления информации.

Владение информацией означает обладание реальной властью, ведь нехватка информации, как, впрочем, и избыток ненужной, дезориентирует любую хозяйственную деятельность.

Классификация информации:

- по месту возникновения она бывает внешней и внутренней;

- по направлению движения — входящей и исходящей;

- по содержанию — экономической, правовой, технической и т.д.;

- по возможностям применения выделяют одноцелевую инфор­мацию, позволяющую решить только одну проблему, и много­целевую, пригодную для нескольких различных;

- по назначению информация может быть оперативной, которая служит для корректировки деятельности организации, и отчет­ной, предназначенной для анализа итогов ее деятельности;

- по возможности закрепления и хранения выделяют нефиксируемую информацию, которая содержится некоторое время в памяти людей, а затем забивается, и фиксируемую на носите­лях, хранящуюся практически бесконечно.

- по роли в управлении информация подразделяется на основ­ную, необходимую для разработки важных решений, и вспомо­гательную, самостоятельного значения не имеющую;

- по степени готовности для использования информация бывает первичной, исходной (совокупность несистематизированных данных, полученных непосредственно из источника и содер­жащих много лишнего, ненужного) и конечной, производной, дающей возможность принимать обоснованные управленче­ские решения;

- по степени значимости информация подразделяется на важную и желательную, без которой можно обойтись (об итогах рабо­ты, внутренней жизни и т. п.);

- по полноте охвата объекта выделяют частичную информацию, которая может использоваться лишь вместе с другой, и ком­плексную, содержащую всесторонние сведения о нем, что по­зволяет принимать любые решения;

- по степени применения информация бывает универсальной (пригодна для решения любых проблем), функциональной - для родственных проблем, индивидуализированной — содер­жит сведения только о данной проблеме;

- по степени надежности различают достоверную и вероятност­ную информацию.

- по способам распространения информация бывает устной, письменной и комбинированной.

 

2. Процесс сбора информации

 

Сначала информация существует как массив несистематизированных сведений, которые могут быть документальными (анке­ты, опросные листы, отчеты, справки) или устными (выступления, интервью, беседы, ответы на вопросы и т.д.). Лишь в результате об­работки, группировки, анализа эти сведения превращаются в инфор­мацию, которую уже можно использовать в процессе управления.

Источники информации:

- внутренние - бухгалтерская и статистическая от­четность, текущие наблюдения, специальные обследования как пла­новые, так и проводимые по особому решению руководства;

- внешние источ­ники. Внешние источники более многочисленны и разнообразны:

А) представители организации (руко­водители и специалисты различных подразделений, участники разного рода деловых встреч и переговоров). В рамках служебных контактов, бесед, дискус­сий они имеют возможность между делом осуществлять как общий, так и целенаправленный сбор сведений.

Б) посредники и партнеры — покупате­ли, продавцы, работники финансовых, кредитных, страховых учре­ждений, отставные государственные чиновники, бывшие служащие конкурентов, профсоюзные активисты и представители предприни­мательских объединений.

В) публика­ции в книгах, каталогах, справочниках, журналах, газетах, рекламных проспектах, бюллетенях и т.д.

Г) Промышленная разведка - целенаправлен­ный систематический сбор информации о научно-техническом, про­изводственном, экономическом и ином потенциале конкурентов, а также о личных особенностях, склонностях и даже пороках их руко­водства.

Сегодня источники информации настолько многочисленны, а сама она так разнопланова, что определенная ее часть может быть не вполне достоверной. Поэтому данные должны проверяться и пе­репроверяться при помощи различных источников, для чего в круп­ных организациях создаются специальные подразделения. Они зани­маются планированием потребности в информации, ее сбором, обра­боткой, анализом, оценкой, составлением рекомендаций для руководства, а также созданием базы стратегических данных.

База стратегических данных — совокупность систематизированных сведений о потенциале, руководстве организации, проводимой ею политике, внеш­нем окружении, препятствиях для функционирования и развития.

 

3. Движение информации

 

Движение любой информации от отправителя к получателю со­стоит из нескольких этапов.

Этапы движения информации:

1. Отбор. На первом происходит отбор передаваемых сведений, который может быть случайным или целенаправленным, выборочным или сплошным, предписанным сверху или проводимым по собственной инициативе, произвольным или основывающимся на определенных правилах.

2. Кодировка. На втором этапе отобранная информация кодируется, т.е. облека­ется в ту форму, в которой будет доступна и понятна получателю, на­пример, письменную, табличную, графическую, звуковую. Соответст­венно подбирается подходящий способ ее передачи: устный, письмен­ный, с помощью разного рода сигналов или условных знаков.

3. Передача. На третьем этапе происходит передача информации. Если послед­няя важна, считается, что лучше делать это одновременно несколь­кими способами, например, позвонить по телефону, а затем послать подробное письмо. Кроме того, такая информация может переда­ваться с некоторым избытком или повторами.

4. Прием, расшифровка и осмысление. На четвертом этапе получатель принимает, расшифровывает и ос­мысливает информацию. Отправитель последней всегда ждет, чтобы получатель каким-то образом на нее отреагировал и донес до него эту свою реакцию; иными словами, установил бы обратную связь.

Обратная связь - сигнал, которым подтверждается факт получения со­общения, и степень понимания или непонимании его смысла, при­ятия или неприятия.

Такой сигнал должен соответствовать ситуации, быть понятен партнеру и отправлен без промедления. Устойчивая обратная связь позволяет существенно повысить на­дежность обмена информацией и хотя бы частично избежать ее по­терь, различных помех, искажающих смысл. Такие искажения и по­тери возникают в результате фильтрации информации, пропуска или неполного восприятия сигналов, отключения ее от источника.

Причины искажения и потери информации:

- излишнее количество сведений их ненужность,

- несоответствие реальным потребностям, содержащиеся в них негативные моменты,

- монотонность подачи,

- пси­хологические особенности восприятия людей,

- технические неполадки,

- физи­ческие или психологические моменты: усталость, слабая память, рас­сеянность (или, наоборот, импульсивность), излишняя эмоциональ­ность, нетерпеливость, не позволяющие сосредоточиться.

Информационный обмен облегчает краткость, ясность, недву­смысленность сообщений, какую бы форму они ни имели; постоян­ный контроль за их содержанием, процессами передачи и приема; использование параллельных и перекрестных коммуникационных каналов, дублирование устной информации письменной.

4. Восприятие информации

 

Под восприятием информации понимается активная полусознательная деятельность человека по приему и переработке значимых для него сведений об окружающих людях и событиях.

На восприятие оказывают влияние следующие основные обстоятельства:

1) ситуация, в которой происходит первое знакомство с информацией. Если она благоприятна, восприятие, как правило, оказывается более благожелательным, чем информация этого на са­мом деле заслуживает; наоборот, в неблагоприятной ситуации все представится гораздо худшим, чем есть на самом деле.

2) глубина понимания ситуации. Много знающий и хорошо разбирающийся в ней человек обычно спо­койнее относится к информации, окружающим и происходящим собы­тиям, не склонен их драматизировать или, наоборот, превозносить и в целом более трезво оценивает, чем тот, кругозор которого ограничен;

3) характеристики субъекта или явления, о которых поступает информация.

4) стереотипы, т. е. стандартные упрощенные представле­ния о сложных явлениях и объектах окружающей действительности. Стереотипы дают основанное на чужом мнении представление о том, с чем человеку еще сталкиваться не приходилось, и этим облегчают

5) восприятие людей часто осложняется непредсказуемо­стью их поведения, сознательными действиями, направленными на свою защиту, сокрытием или искажением сведений о себе, неспособ­ностью себя правильно преподнести и т. п.

 

 

Тема 10. Разработка и принятие управленческих решений