Команда Автофильтр выполняет отбор записей по критериям одного поля.

Применение команды Автофильтр

Сортировка записей в БД по критериям

Записи в БД можно сортировать по значениям ячеек одного или нескольких полей по возрастанию или убыванию.

Порядок сортировки:

1. Поместить курсор в любую ячейку БД и выполнить команды меню Данные, Сортировка. Появляется окно Сортировка диапазона .

2. Выбрать необходимое поле для сортировки.

3. Выбрать переключатель - повозрастаниюилиубыванию.

4. Щелкнуть кнопку ОК.

Примечание. Сортировка по нескольким полям производится с использованием дополнительных пунктов окна Сортировка диапазона.

Порядок фильтрации:

1. Поместить курсор мыши в любой ячейке БД.

2. Выполнить в меню команду Данные, выбрать Фильтр и щелкнуть Автофильтр. После этого в каждом столбце БД появляются кнопки для раскрывающихся списков признаков отбора .

3. Выбрать поле для критерия фильтрации (например, поле Год рождения )и щелкнуть кнопку раскрытия.Раскрывается список, в котором выбрать критерий (например, 1980 ).. На экране останутся все записи с критерием 1980 .

4. Для возврата к исходной таблице (в режиме фильтрации) выполнить команды: Данные, Фильтр, Отобразить все..

5. Выход из режима Автофильтр – выполнить повторно команды Данные, Фильтр, Автофильтр .

Дополнительные пункты раскрывающегося списка команды Автофильтр : Все, Первые 10 , Условие…:( рис. 9.3)

1. Пункт Все – позволяет отменить фильтрацию по данному столбцу .

2. Пункт Первые 10– вызывает диалоговое окно , с помощью которого можно вывести заданное количество записей с наибольшим (или наименьшим) значением критерия по данному полю.

3. Пункт Условие – вызываем диалоговое окно , в котором можем установить выборку записей с использованием логических функций И , а также ИЛИ.