Создание запроса с помощью конструктора
Создание запроса с помощью мастера
Создание запроса на выборку
Создать запрос на выборку можно выполнить двумя путями:
– с помощью мастера запросов,
– с помощью конструктора.
Для создания запроса с помощью мастера необходимо выполнить следующую последовательность действий:
– щелкнуть в окне База данных по объекту Запросы,
– щелкнуть по кнопке Создать инструментальной панели окна База данных,
– в окне Новые запросы выбрать строку Простой запрос.
Эти действия приводят к первому шагу мастера.
В раскрывшемся окне первого шага с помощью списков Таблицы и запросы и Доступные поля, а также кнопок >, >>, <, << сформировать список Выбранные поля,
– щелкнуть по кнопке Далее окна Таблицы и запросы.
На этом завершается первый шаг мастера и происходит переход ко второму его шагу.
Второй шаг мастера запросов.
– из раскрывшегося окна второго шага выбрать один из вариантов запроса:
– подробный,
– итоговый;
Выбор варианта Подробный приводит к включению всех отобранных полей всех записей. Он устанавливается по умолчанию.
Выбор варианта Итоговыйприводит к разблокированию (отображение контрастным шрифтом) кнопки Итоги.Щелчок по этой кнопке вызывает открытие окна, содержащего флажки Sum(суммирование), Avg (среднее), Min(наименьшее), Max (наибольшее) для каждого числового поля запроса и общий флажок Подсчет числа записей. С помощью указанных флажков можно включить режим группировки по строкам таблицы с созданием в запросе дополнительных столбцов, соответствующих включенным флажкам. После установки необходимых флажков следует:
– щелкнуть по кнопке ОК, что приведет к переходу к предыдущему окну,
– щелкнуть по кнопке Далее, что приведет к переходу в окно третьего шага мастера.
В последнем окне (третьего шага) предлагается ввести название созданного запроса и открыть его для просмотра или модификации.
Чтобы завершить работу с мастером, необходимо
– щелкнуть по кнопке Готово последнего окна мастера запросов.
Этой последней операцией завершается работа мастера. При этом программа MS Access автоматически сохраняет и выполняет созданный запрос, а также отображает результат запроса в отдельном окне.
В отличие от мастера запросов конструктор предлагает более гибкие возможности. Для перехода в режим конструктора запросов необходимо выполнить следующие действия:
База данных – Запросы – Создать – Конструктор
или же вместо двух последних операций дважды щелкнуть по строке Создание запроса в режиме конструктора.
В результате этих действий откроется окно с пустым бланком запроса и окно Добавление таблицы такое же, как и при создании связей между таблицами.
В окне Добавление таблицыследует выполнить двойные щелчки по названиям всех таблиц, из которых должны отбираться данные в запрос, а затем закрыть его.
После этого появляется окно бланка запроса (рис.24.2).
| Запрос1: запрос на выборку | 
| ||||||||||||
| Преподават. | 
| Предметы | |||||||||||
| Код препод. | |||||||||||||
| Код препод. | |||||||||||||
| Поле: Имя таблицы Сортировка Вывод на экран Условие отбора Или: | Фамилия | Должность | Предметы | Семестр | |||||||||
| Преподават. | Преподават. | Предметы | Предметы | ||||||||||
| По возрастанию | По убыванию | ||||||||||||
| 
|
|
| ||||||||||
| < 6 | |||||||||||||
Рис. 23.2. Общий вид окна бланка запроса
В верхней части бланка отображаются подчиненные окна ранее выбранных таблиц со списками полей и с изображением связей между таблицами. В нижней части окна располагается пустая таблица с элементами управления (слева от нее), предназначенными для создания запроса (поле:, имя таблицы, сортировка, вывод на экран, условие отбора, или:). В эту таблицу следует внести имена интересующих полей, имена таблиц, которым эти поля принадлежат. Проще всего эту операцию можно выполнять путем перетаскивания нужных имен из таблиц, расположенных в верхней части окна.
Таким образом были перемещены с таблицы Преподаватели названия Преподаватели, Должность, а с таблицы Предметы – названия Предметы, Семестр.
В строке Сортировка любого выбранного столбца бланка можно установить способ сортировки (по возрастанию или убыванию). Для этого необходимо щелкнуть по ячейке, в которой необходимо указать вид сортировки, и с помощью появившейся кнопки раскрытия списка установить способ сортировки.
Если в запросе необходимо выполнить групповые операции (сумма, среднее, минимальное, максимальное и др.), то необходимо:
– вызвать контекстное меню щелчком правой клавиши мыши по любой ячейке бланка,
– выбрать команду Групповые операции. Вследствие этого, в бланке запроса, выше строки Сортировка, появится строка Групповая операция,
– щелкнуть по ячейке, которая должна участвовать в групповой операции,
– щелкнуть по появившейся в ячейке кнопке раскрытия списка и выбрать из списка необходимую операцию,
– ответить на поля Вывод на экран, Условия отбора,
– сохранить созданный запрос в файле базы данных с помощью известной процедуры:
Файл – Сохранить – указать имя – ОК.