Тема 6.2. СУБД Access и ее структура.

СУБД MS Access - яв­ляется средой разработки на двух языках программирования (Visual Basic и сильно усеченный диалект SQL), и CASE-средством, а также мощным и наглядным средством создания отчетов по результатам работы.

MS Access идеальна для решения небольших офисных за­дач, так как средство не требует особых затрат на раз­работку.

РСУБД MS Access (access – доступ) – новая популярная система управления базами данных, построенная на основе реляционных моделей, используется в качестве инструментального средства для создания автоматизированных информационных систем, основанных на технологии баз данных.

MS Access – это реляционная СУБД, представляющая собой совокупность связанных между собой реляционных таблиц, применяется многодокументный интерфейс (MDI – Multiple Document Intеrface, одновременно работает с несколькими таблицами, формами, отчетами, макросами, модулями, страницами доступа к данным).

Объект таблица – основа базы данных, и все другие объекты зависят от данных таблиц.

Все объекты MS Access и средства их отображения хранятся в одном файле с расширением .mdb. MS Access – позволяет использовать все возможности DDE (Dynamic Data Exchange – динамический обмен данными); реализует принцип связи и внедрение OLE – объектов, т. е. ссылок на конкретную информацию, которая сохраняется в своей первоначальной форме. OLE – объектом может быть Excel – таблица, Paintbrush – иллюстрация, звуковой файл и др.

MS Access воспринимает множество различных форматов данных, включая файловые структуры других СУБД (Paradox, dBase III, dBase IV, FoxPro и др.). MS Access работает с другими базами данных и поддерживает стандарт ODBC (взаимодействие баз данных открытой архитектуры), включая Microsoft SQL Server, Oracle, DB – 2 и Rdb.

В MS Access входят специальные средства: конструктор, мастер, построитель выражений, маска ввода, что позволяет создавать экранные формы, запросы, отчеты.

Программное средство конструктор содержат инструментальные средства, позволяющие довольно простым способом составлять нужные формы, запросы, отчеты.

Программное средство мастер помогают проектировать форму или отчет путем ответа пользователя на ряд вопросов для получения законченного отчета (формы, запросы).

Пользователю системы предоставляются средства автоматизации разработки приложений - элементов управления: в диалоге с системой пользователь может создать нужные ему элементы управления.

Программное средство по разработке баз данных (Database Wizard) «Мастер баз данных» содержит более 20 шаблонов, которые создают таблицы, формы, отчеты.

Мастер защиты создает новую БД, копируя в нее все объекты из исходной БД, снимает все права предоставленные для работы с ней пользователям и шифрует ее. После завершения работы мастера администратор может присвоить пользователям новые права доступа к новой БД.

В Access присутствуют и другие мастера, работающие с данными других СУБД. Непосредственно могут обрабатываться файлы Paradox, dBase, FoxPro, Btrieve, а также файлы СУБД, поддерживающих стандарт доступа к данным ODBC (Open Database Connectivity) - Oracle, Microsoft SQL Serve, Sybase SQL Server.

База данных обычно содержит сведения, необходимые многим пользователям. Получение одновременного доступа нескольких пользователей к общей базе данных возможно при установке MS Access в локальной сети и создании многопользовательской базы данных.

Для пользователей, которые не всегда имеют возможность подключиться к сети, MS Access позволяет создавать репликации.

Репликацией называют создание специальных копий (реплик) общей базы данных, с которыми пользователи могут работать на разных компьютерах, например, дома или в командировке. Отличие реплики от обычной копии файлов БД заключается в том, что для реплики возможна синхронизация изменений. Реплицироваться могут не все объекты БД, а только их часть.

СУБД MS Access может функционировать в локальной сети, поддерживающей концепцию «клиент-сервер». В такой сети используется сервер баз данных SQL, который располагается на мощном компьютере и обеспечивает их целостность и сохранность. Для управления БД на сервере используется язык структурированных запросов SQL (Structured Query Language).

Архитектура объектов MS ACCESS представляет собой связь отображений между объектами базы данных, то есть между таблицами, запросами, формами, отчетами, макросами, модулями, страницами доступа.

 

Тема 6.3. Работа с таблицами Access.

Таблицы составляют основу базы данных Access - именно в них хранятся все информационные данные. Таблицы должны быть тщательно спланированы. Структура таблиц определяется содержанием запросов, выходных форм и отчетов, которые должны быть получены. При планировании таблиц необходимо избежать дублирования информации в разных таблицах. Структура таблицы определяется перечнем полей и включает: имя поля; тип данных; свойства поля; описание.

Имя поля – используется при автоматических операциях с базой (по умолчанию имена полей используются в качестве заголовков столбцов таблиц). Имя поля должно быть уникальным. Тип данных - определяет тип данных, которые будут храниться в соответствующем поле. Свойства полей данных определяют способ ввода и хранения данных в таблице, служат для повышения целостности и непротиворечивости данных.

Таблица может содержать следующие типы данных:

«Текстовый» тип данных. Короткий текст. Текстовое поле может содержать 0- 255 символов (по умолчанию 50).

Тип данных «Поле MEMO». Длинный текст и числа.

«Числовой» тип данных. Размер - 8 байт.

Тип данных «Дата/время». Значения даты и времени. «Денежный» тип данных. Значения типа "Денежный" всегда выводятся с указанным числом десятичных знаков после запятой. Размер - 8 байт.

Тип данных «Счетчик». Нумерация начинается с 1. Поле счетчика удобно для создания ключа. В таблице может быть только одно такое поле. Размер - 4 байта.

Тип данных «Логический». Значения «Да»/«Нет». Размер - 1 бит.

Тип данных «Поле объекта OLE». Объекты, созданные в других программах, поддержива­ю­щих протокол OLE, например графики, рисунки и т.п. Объекты связываются или внедряются в базу данных Access через элемент управления в форме или отчете.

Тип данных «Гиперссылка». Строка, состоящая из букв и цифр, и представляющая адрес гиперссылки. Гиперссылка может содержать до 2048 символов.

Существует пять способов конструирования новой таблицы.

Индексирование позволяет ускорить сортировку и поиск данных в таблице. Можно индексировать числовые, денежные, текстовые, логические поля, а также поля типа Счетчик и Дата. Ключ - однозначно определяет каждую запись в таблице; повторяющиеся значения ключа не допускаются. Связываться могут только таблицы, имеющие ключевые поля.

Если при создании таблицы в качестве ключа не определено ни одно из полей, то Access предлагает создать поле «Счетчик», содержащее уникальный номер записи таблицы.

MS Access устанавливает связи между таблицами, участвующими при создании форм, запросов, отчетов.

Для осуществления одновременной выборки данных из нескольких таблиц, их следует связать между собой. Связать можно только те таблицы, которые содержат поля с одинаковыми значениями. Имена этих полей могут не совпадать, однако обязательно должны совпадать типы данных, длины полей, а главное, значения.

Связь устанавливается на схеме данных. Схема данных строится в соответствии с информационно-логической моделью данных. При построении схемы данных Access автоматически определяет по выбранному полю тип связи между таблицами. Создание схемы данных позволяет упростить конструирование многотабличных форм, запросов и отчетов, а также обеспечить целостность взаимосвязанных данных.

Access позволяет устанавливать связи следующих типов:

Связь один-к-одному « 1 – 1 », при которой одной записи из первой таблицы соответствует только одна запись из второй.

Связь один-ко-многим « 1 — ∞ », используется для связи одной записи из первой таблицы с несколькими записями из второй таблицы(используется в Access).

Связь многие-к-одному « ∞ - ∞ » указывает, что несколько записей одной таблицы связаны с одной записью другой таблицы.

Access позволяет устанавливать не только связи между таблицами, но и правила, определяющие условия взаимодействия между таблицами и поддерживающие целостность данных.

Одна из связанных таблиц является базовой, а вторая – подчиненной.

Схема данных отображается в окне «Схема данных», в котором таблицы представлены списками полей, а связи линиями между полями.

Ввод данных в таблицы и их редактирование ведется в режиме таблицы. Последняя запись таблицы всегда пустая и помечена маркером новой записи.

Сортировка записей. Если установлен первичный ключ, то записи таблицы автоматически упорядочиваются в соответствии со значением первичного ключа. Сортировка записей может выполняться по одному или нескольким полям.

Фильтрация записей. Способ быстрого отбора записей таблицы в соответствии с заданным критерием. Различают фильтры трех видов: фильтр по выделенному фрагменту; исключить выделение; расширенный фильтр.

«Расширенный фильтр» позволяет сформировать критерий отбора в окне команды, связывая условия отбора операциями «И» и «ИЛИ». «Применить фильтр» позволяет выполнить отбор записей на основании критерия отбора.