Работа со списками: сортировка записей, фильтрация данных. Компьютерный практикум.
Тема 4.3. Создание и редактирование диаграмм.
Диаграмма- это графическое представление числовых данных. В Excel используются следующие основные понятия и определения, которые необходимо знать для правильного и эффективного построения диаграмм.
Ряды данных - это наборы значений, которые требуется изобразить на диаграмме (значения функции на оси Y). Категории (аргументы функции на оси Х) служат для упорядочения значений в рядах данных. Легенда - это условные обозначения значений различных рядов данных на диаграмме.
В Excel имеется около 20 типов двухмерных и трехмерных диаграмм, каждая из которых имеет несколько разновидностей.
При создании объемных диаграмм с областями используется система координат с тремя осями. Объемная гистограмма, объемная линейчатая и объемная круговая диаграммы позволяют достичь эффекта пространственного представления данных.
Excel может построить диаграмму только по ячейкам, в которых уже имеются числа, поэтому, если нужно построить график по его уравнению, то сначала эти числа нужно рассчитать и занести в ячейки.
Большой интерес представляют комбинированные диаграммы, на которых разные ряды данных отображаются в виде разных типов диаграмм. Если данные на диаграмме имеют слишком большой диапазон значений, то удобно использовать логарифмическую шкалу. Для этого в Мастере Диаграмм выбирается подтип диаграммы Логарифмическая из типа Нестандартные.
Тема 4.4. Основные средства обработки таблиц Excel.
Формирование итогов и сводных таблиц. Группировка строк и столбцов. Консолидация таблиц и их частей. Процедура транспонирования данных.
Списки и средства их обработки. Списком в Excel является таблица, строки которой содержат однородную информацию. В предыдущих версиях Excel и других табличных процессорах такая таблица называлась «базой данных», сейчас чаще встречается термин «список». Список состоит из трех структурных элементов:
1) Заглавная строка – это первая строка списка, состоящая из заголовков столбцов. Заголовки столбцов – это метки (названия) соответствующих полей.
2) Запись – совокупность компонентов, составляющих описание конкретного элемента (строка таблицы).
3) Поля – отдельные компоненты данных в записи (ячейки в столбце).
Правила формирования списка таковы:
1) Рабочий лист должен содержат только один список, т.к. некоторые операции, например, фильтрование, могут работать только с одним списком.
2) Если на рабочем листе кроме списка необходимо хранить и другие данные, список необходимо отделить пустой строкой и пустым столбцом. Причем лучше не размещать другие данные слева и справа от списка иначе они могут быть скрыты во время фильтрации списка.
3) Заглавную строку лучше дополнительно отформатировать, чтобы выделить среди строк списка (использовать форматы, отличные от тех, которые применены к данным списка).
4) Метки столбцов могут содержать до 255 символов.
5) Не следует отделять заглавную строку от записей пустыми строками или строкой, содержащей линию из символа «дефис».
6) Список должен быть составлен так, чтобы столбец содержал во всех строках однотипные значения.
7) При вводе значения поля нельзя вставлять ведущие пробелы, это может привести к проблемам при поиске и сортировке.
8) В списках можно использовать формулы
Списки могут обрабатываться, как обычные таблицы, то есть для редактирования данных могут применяться все рассмотренные ранее возможности.
Excel содержит средства формирования сводной информации для проведения анализа данных.
Сводная таблица – это таблица, предназначенная для более наглядного представления и анализа данных из существующих списков и таблиц.
Подбор параметра позволяет определить неизвестное значение (параметр), которое будет давать желаемый результат.
При подборе параметра Excel использует итерационный процесс. Он проверяет для изменяемой ячейки одно значение за другим, пока не получит нужное решение.
Поиск решений может применяться для решения задач, которые включают много изменяемых ячеек, и помогает найти комбинацию переменных, которые максимизируют или минимизируют значение в целевой ячейке. Он также позволяет задать одно или несколько ограничений условий, которые должны выполняться при поиске решений.
Средства защиты данных в Excel позволяют защищать книги, структуры книг, отдельные ячейки, графические объекты, диаграммы, сценарии и окна от несанкционированного доступа или изменения. По умолчанию Excel блокирует (защищает) ячейки, графические объекты, диаграммы, сценарии и окна, но эта защита не вступает в силу, пока не выполнена команда Защита.
Тема 4.5. Автоматизация расчетов в электронных таблицах.
Как и любая другая электронная таблица, MS Excel предназначен прежде всего для автоматизации расчётов. На практике в профессиональной деятельности встречаются довольно сложные расчёты.
При заполнении таблицы принято задавать расчётные формулы только для “первой” (начальной) строки или “первого” (начального) столбца, а остальную часть таблицы заполнять формулами с помощью режимов копирования или заполнения. Прекрасный результат даёт применение автокопирования формул с помощью автозаполнителя.
При копировании происходит транспонирование адресов. При копировании формулы из одной ячейки в другую Excel по-разному реагирует на формулы с относительными и абсолютными ссылками. Для относительных Excel по умолчанию производит транспонирование адресов, в зависимости от позиции ячейки, в которую копируется формула. При копировании формул компьютер сразу производит расчёты по ним, выдавая быстрый и наглядный результат.
В таблице часто требуется вычислить итоговую сумму по столбцу или строке. Для этого Excel предлагает функцию автоматической суммы, выполняемой нажатием кнопки (“Автосумма”) на панели инструментов.
В последней версии программы справа от значка автосуммирования имеется кнопка списка, позволяющая произвести вместо суммирования ряд часто используемых операций.
Начиная с версии Excel 7.0 в электронную таблицу была встроена функция автовычисления. Теперь в электронных таблицах Excel имеется возможность быстрого выполнения некоторых математических операций в автоматическом режиме.
Для упрощения ввода и снижения количества ошибок в Excel имеется “Мастер функций”. Нередко нужно произвести сложение чисел, удовлетворяющих какому-либо условию. В этом случае следует использовать функцию СУММЕСЛИ.
Имеется возможность присваивания имён отдельным ячейкам или диапазонам, которые затем можно использовать в формулах наравне с обычными адресами. Имена могут состоять из букв (в том числе русского алфавита), цифр, точек и символов подчёркивания.
В состав MS Excel входит набор шаблонов — таблицы Excel, которые предназначены для анализа хозяйственной деятельности предприятия, составления счёта, наряда и даже для учёта личного бюджета. Они могут быть использованы для автоматизации решения часто встречающихся задач. Excel позволяет пользователю самому создавать шаблоны документов, а также редактировать уже имеющиеся.
Шаблон Excel — это специальная рабочая книга, которую можно применять как образец при создании других рабочих книг того же типа. В отличие от обычной книги Excel, имеющей расширение *.xls, файл шаблона имеет расширение *.xlt.
При создании документа на основе шаблона программа Excel автоматически создаёт его рабочую копию с расширением *.xls, добавляя в конец имени документа порядковый номер. Шаблон-оригинал при этом остаётся нетронутым и может быть впоследствии использован повторно.
Контрольные вопросы:
1. Электронная таблица и ее основные функции?
2. Что такое рабочий лист и рабочая книга?
3. Что такое формула и что называется ссылкой?
4. Какие бывают ссылки? Дать определения.
5. Чем отличается формула от функции?
6. Из каких структурных элементов состоит список?
7. Для чего предназначена сводная таблица?
8. «Поиск решения» и команда Подбор параметра.
9. Перечислите основные компоненты диаграммы?
10. Типы и основные компоненты диаграммы.