Правила ведения делового телефонного разговора

Специалисты советуют на телефонную беседу отводить 3 мин.:

1. взаимное представление – 20±5 с;

2. введение собеседника в курс дела – 40±5 с;

3. обсуждение ситуации, проблемы – 100±5 с;

4. заключительное резюме – 20±5 с.

Навык лаконичного собеседования приобретается со временем, по мере повторения разговоров в жестком регламенте.

Документация. Кроме плана, участник телефонного разговора должен знать, какие документы ему потребуются для разговора (картотека клиентуры, обзор, проспекты, отчет, акты, корреспонденция).

Запись разговора. Нужно подготовить все для записи информации, если это будет необходимо.

Поведение во время разговора. Следует, сняв трубку, представиться. Говорить в трубку, произносить слова четко. Узнать, есть ли у собеседника время на разговор (если нет, спросить позволения перезвонить, уточнив когда). Настроиться на положительный тон. Стараться прямо не возражать собеседнику, слушать его не перебивая. Избегать монотонности, периодически меняя темы и интонацию разговора. В речи избегать жаргонизмов и примитивизма. Эффективно использовать паузу. Если собеседник чего-то не понимает, надо терпеливо пояснить сказанное, а в конце разговора уточнить его (разговора) перспективы.

Бенедиктова В.И. в книге «О деловой этике и этикете» (М.: Фонд «Правовая культура», 1994. – 176 с.) приводит краткий перечень того, что не следует и что следует делать в тот момент, когда в вашем офисе звонит телефон.

Не следует

Следует

1. Долго не поднимать трубку. 2. Говорить «привет», «да», когда начинаете разговор. 3. Спрашивать: «Могу ли я вам помочь?». 4. Вести две беседы сразу. 5. Оставлять телефон без присмотра хотя бы ненадолго. 6. Использовать для заметок клочки бумаги и листки календаря. 7. Передавать трубку много раз. 8. Говорить: «Все обедают», «Никого нет», Пожалуйста, перезвоните».

1. Поднять трубку до четвертого звонка телефона. 2. Сказать «доброе утро (день)», представиться и назвать свой отдел. 3. Спрашивать: «Чем я могу вам помочь?» 4. Концентрироваться на разговоре и внимательно слушать. 5. Предложить перезвонить, если для выяснения деталей требуется время. 6. Использовать бланки для записи телефонных разговоров. 7. Записать номер звонящего и перезвонить ему. 8. Записать информацию и пообещать клиенту перезвонить ему.

Кроме того, нельзя превращать беседу в допрос, задавать вопросы типа «С кем я разговариваю?» или «Что вам нужно?». Надо следить за своей дикцией, не зажимать микрофон рукой, когда передаете что-то из разговора тем, кто находится рядом – ваши комментарии может услышать партнер, разговаривающий с вами по телефону. В случае высказывания жалобы или рекламации не говорить партнеру, что это не ваша ошибка, что вы этим не занимаетесь и что вам это неинтересно. Итак, владение культурой телефонного разговора означает следующее:

· Я набираю номер телефона только тогда, когда твердо уверен в его правильности.

· Я тщательно готовлюсь к деловому телефонному разговору, добиваясь максимальной краткости.

· Перед особо ответственными телефонными переговорами делаю нужные записи на листке бумаги.

· Если предстоит долгий разговор, спрашиваю собеседника, располагает ли он достаточным временем и, если нет, переношу разговор на другой, согласованный день и час.

· Добившись соединения по телефону с нужным учреждением, называю себя и свое предприятие.

· Если я «не туда попал», прошу извинить меня, а не вешаю молча трубку.

· На ошибочный звонок вежливо отвечаю: «Вы ошиблись номером» и кладу трубку.

· Работая над важным документом, выключаю телефон или переключаю его на секретаря.

· Во время деловых телефонных переговоров «держу себя в руках», даже если до этого был чем-то раздосадован.

· В качестве отзыва на телефонный звонок называю свою фамилию.

· Во время продолжительного монолога собеседника по телефону время от времени подтверждаю свое внимание краткими репликами.

· Завершая деловой разговор по телефону, благодарю собеседника и желаю ему успеха.

· Если коллега, которого просят позвать к телефону, отсутствует, спрашиваю, что ему передать, и оставляю записку на его столе.

· Если телефон звонит во время беседы с посетителем, я, как правило, прошу перезвонить позже.

· В присутствии сотрудников стараюсь говорить по телефону вполголоса.

· Если собеседника плохо слышно, прошу говорить громче или перезвонить.