ОФИЦИАЛЬНО-ДЕЛОВОЙ СТИЛЬ

Письменная форма официально-делового стиля и ее стилевые черты

Устная форма официально – делового стиля

Деловой стиль - один из функциональных стилей языка, который обслуживает сферу официально-деловых отношений.

Официально-деловой стиль закреплен за сферой социально-правовых отношений, реализующихся в законотворчестве, в экономике, в управленческой и дипломатической деятельности. К периферии делового стиля относят информативную рекламу и обиходно-деловую речь (заявления, объяснительные записки, расписки и т.п.). Официально-деловому стилю присущи функции волеизъявления, долженствования, представленные в текстах широкой гаммой императивности от жанров приказа, постановления, распоряжения до просьбы, пожелания, предложения, выражаемых в ходатайствах и деловой переписке; функция фиксации правовых отношений (договор, контракт); функция передачи информации (информационные письма, отчеты, справки).

Большинство текстов официально-делового стиля существует в письменной форме. Документация представляет собой центр деловой письменности, ядро официально-делового стиля.

Документ - это текст, регламентирующий действия людей и обладающий юридической значимостью.

Отсюда повышенное требование коммуникативной точности - адекватного отражения действительности, отражения мысли автора в речевом фрагменте. В документах используются клише (стандартные фразы): договор вступает в силу со дня подписания, на лицо возлагается ответственность,довести до сведения и т.п. Стандартизация языка деловых бумаг обеспечивает ту степень коммуникативной точности, которая придает документу юридическую силу. Любая фраза, любое предложение должны иметь только одно значение и толкование. Чтобы достичь такой степени точности в тексте, приходится повторять одни и те же слова, названия, термины: При предварительной оплате Заказчик обязан в трехдневный срок со дня оплаты вручить Исполнителю заверенную банком копию платежного документа или известить его телеграммой. При невыполнении Заказчиком требования настоящего пункта Исполнитель вправе по истечении десяти дней со дня подписания договора реализовать товар. Подробность изложения в официально-деловом стиле сочетается с аналитизмом, что достигается выражением действий, процессов в форме отглагольного существительного:

Дополнять -	вносить дополнения
Поручать -	давать поручения
Отвечать -	нести ответственность
Решать -	принимать решения
Уточнять -	вносить уточнения
Платить -	производить оплату

Подчеркнутая логичность, безэмоциональность изложения при стандартном расположении текстового материала на листе также весьма существенно отличают письменную деловую речь. Информацию в документе несут не только текстовые фрагменты, но и все элементы оформления текста, имеющие обязательный характер, - реквизиты. Для каждого вида документов существует свой набор реквизитов, предусмотренный государственным стандартом - ГОСТом. Реквизит - это обязательный информационный элемент документа, строго закрепленный за определенным местом на бланке, листе. Наименование, дата, регистрационный номер, сведения о составителе и т.д. постоянно располагаются в одном и том же месте - первые три в верхней части, а последний - в нижней части листа после подписей. Число реквизитов бывает различным и зависит от вида и содержания документов.

Выбор и закрепление в практике одного языкового варианта из нескольких возможных диктуется требованиями все усложняющейся экономической и социально-политической жизни общества, техническим прогрессом. Использование устойчивых формул, принятых сокращений, единообразного расположения материала при оформлении документа позволяет кодировать информацию, закрепляя определенные языковые средства за типовой ситуацией. Особой стандартизации подвергаются так называемые тексты-аналоги (бланки, формуляры), в которых трафарет имеет вид формализованного текста. Процесс создания трафаретных текстов заключается в выделении для группы однотипных текстов постоянных частей, содержащих заранее известную информацию, и пробелов для вписывания меняющихся сведений. Как правило, это даты оформления, подписания документа, указания стоимости, количества, формы поставки товара (оборудования), объема работ и т. п. Трафаретные тексты с постоянным и меняющимися частями именуются бланками. "Бланк - это своего рода идеальная основа деловой бумаги, в заполненном виде это тот эталон, к которому она стремится и которого достигает. В бланке жесткость формы сводит к нулю все возможности нескольких толкований", - справедливо замечает П.В. Веселов, один из крупнейших специалистов в области документной лингвистики. Стандартизация языка документов выработала особые типы текстовой организации: трафарет, анкета, таблица. Данные типы текстовой организации могут использоваться в различных жанрах деловой документалистики: анкетным методом можно смоделировать кадровые анкеты, приказы, докладные, объяснительные записки; в табличной форме могут быть представлены следующие виды документов: штатное расписание, структура штатов, график отпусков, кадровые приказы. Трафаретными часто бывают договоры, деловые письма. Процесс стандартизации и унификации охватывает все уровни деловых документов языка - лексику, морфологию, синтаксис, текстовую организацию - и определяет своеобразие и специфику официально-делового стиля. Даже известные типы текстов (повествование, описание, рассуждение) модифицируются в деловом стиле, превращаясь в типы изложения утверждающе-констатирующего или предписывающе-констатирующего характера. Отсюда синтаксическая и лексическая однородность речи, высокая повторяемость слов. Типизация деловых документов позволяет моделировать текст любой разновидности в любой ситуации. При этом человек, составляющий текст, оперирует типовыми блоками, которые представляют собой клишированные части текста (например, в текстах договоров это - представление сторон, предмет договора, порядок расчета, обязанности и права сторон, срок действия договора).

Устная форма официально – делового стиля реализуется в сфере делового общения. Деловое общение – это процесс взаимодействия между собеседниками (партнерами), в котором происходит обмен продуктами деятельности, информации и опытом, предполагающий достижение определенного результата, решение конкретной проблемы или реализацию определенной цели.

Деловое общение возникло столь же давно, как и само человеческое сообщество. Кодекс деловых коммуникаций формировался на протяжении тысячелетий. Основными его принципами являются:

1) доминирующими факторами делового общения должны быть интересы дела;

2) в деловом общении необходимо быть партнерами, соблюдать принцип равенства и кооперативности: поступай по отношению к своему партнеру так, как хотелось бы, чтобы он поступал с тобой;

3) деловое общение требует учитывать индивидуальность партнера: изучай партнера, чтобы использовать знание его индивидуальности в интересах дела;

4) в деловом общении должна использоваться качественная информация, партнеры не должны обманывать друг друга, так как на лжи не построишь долговременные отношения;

5) информация в деловом общении должна быть целенаправленной, нельзя отклоняться от темы, предмета общения, это экономит наше время и время нашего партнера;

6) в процессе делового общения информация должна быть отчетливо подана партнеру и адекватно принята им, необходимо толково объяснить свою позицию и суметь выслушать партнера.

Деловое общение реализуется в различных формах:

- деловая беседа

- деловые переговоры

- деловое совещание

Наиболее распространенной формой делового общения является деловая беседа. Этимологически слово «беседа» восходит к существительному «сед» с предлогом «без» - «без седа» означало «разговаривать накоротке, не садясь». Оттенок краткости со временем исчез, и сегодня слово «беседа» имеет значение «разговор, обмен мнениями».

Деловая беседа состоит из 6 фаз:

1)подготовительная фаза;

2)контактная фаза;

3)ориентировочная фаза;

4)фаза аргументации и контраргументации;

5)завершение;

6)анализ.

Подготовительная и контактная фазы. То, как мы начинаем общение с человеком (в данном случае беседу), во многом определяет характер и результаты нашего взаимодействия.

В некотором смысле общение начинается еще до личной встречи, в процессе предварительной подготовки. Перед началом разговора нужно четко сформулировать для себя, чего необходимо достигнуть в результате.

Чтобы беседа была продуктивной, с самого начала необходимо постараться выполнить задачи контактной фазы:

- установить контакт с собеседником;

- создать благоприятную атмосферу для беседы;

- привлечь внимание партнера к беседе;

- пробудить интерес к беседе;

В налаживании контакта большую роль играют условия беседы — место, время, наличие помех (присутствие посторонних, телефонные звонки, шум, беспорядок в комнате, на столе и т. д.). Постарайтесь обеспечить максимальный комфорт, по возможности предпочтите беседу с партнером посторонним телефонным звонкам. Все это подчеркнет его значимость, покажет ваше уважительное отношение к нему.

Для создания благоприятной атмосферы выражайте собеседнику свое одобрение, избегайте критических оценок его поведения и высказываний. Снять напряженность, которая очень часто присутствует в начале беседы, можно, просто сказав несколько теплых приятных фраз личного характера, мягко пошутив. С той же целью можно использовать какое-то небольшое событие, анекдотичный случай, сравнение, увязав его с содержанием беседы.

Начало беседы. Существуют такие способы начала беседы, которые закрывают нам путь к успеху или сильно затрудняют его достижение (поэтому их называют «самоубийственными»).

1.Проявление признаков неуверенности в себе и в необходимости встречи. Избегайте фраз типа: «Не знаю, даст ли что-нибудь наша беседа...», «Пожалуйста, если у вас есть время меня выслушать...». Наоборот, полезно, начиная разговор, подчеркнуть, что послужило поводом для встречи. Обозначьте цель беседы, дайте партнеру почувствовать, что готовы ответить на все его вопросы.

2.Проявление неуважения в начале встречи, даже в мягкой форме, например: «Давайте с вами быстренько рассмотрим...», «Я как раз случайно проходил мимо и заскочил к вам...».

3.Возбуждение оборонительной позиции у собеседника первыми же вопросами. Это происходит, например, в случаях, когда вы без предварительной подготовки начинаете разговор с трудных проблемных моментов, по которым могут быть разногласия.

Человек, искушенный в деловых контактах, часто начинает беседу с так называемого «Вы - подхода». Он с самого начала пытается поставить себя на место собеседника, представить себе его интересы. Это отражается как на содержании, так и на форме высказываний.

Сравните, например:

«Я-подход»	«Вы-подход»
Я бы хотел...	Вы хотите...
Мне представляется интересным...	Это должно быть интересным для вас…
Я пришел к такому выводу…	Вам будет интересно узнать...

 

Фаза ориентации. Для успешной ориентации в проблеме и ведении разговора желательно выполнять следующие условия.

1.Заинтересовать собеседника и объяснить ему, чем вызван ваш интерес к беседе. Подчеркнуть ценность и положительные последствия беседы для партнера. Использовать соответствующие условиям беседы виды слушания (активное, нерефлексивное) и правильно выбрать технику слушания (раскрашивание, эхо, развитие идеи, резюмирование, отражение чувств и др.).

2.Учитывать интересы, мотивы, чувства, стиль общения собеседника.

3.Уважать его мнение, стараться по достоинству оцепить его мысли и ход рассуждений.

4.Избегать преждевременных выводов и решений в начале беседы, которые могут сделать вас «глухим и слепым» в ходе разговора.

5.Стараться не вынуждать собеседника некорректными вопросами или фразами прибегать к защитному поведению; не давать оценок и советов.

6.Придерживаться оптимальной интенсивности, тона и темпа беседы (с учетом стиля собеседника), соблюдать паузы для отдыха и осмысления сказанного.

7.Следить за ходом беседы и поведением партнера, восстанавливать контакт при его нарушении.

Фаза аргументации. В этой фазе делового разговора важно выдержать эффективный стиль ведения беседы. Стиль ведения беседы - комплексное понятие, включающее следующие компоненты речи: высота тона, тембр, скорость, громкость, длительность и частота пауз, интонация, повторения, а также наличие и характер жестов.

Очень важно позаботиться о совпадении стилей ведения беседы с вашим партнером. Типичный результат несовпадения стилей – ощущение давления, игнорирования, манипуляции со стороны партнера.

На этой фазе особенно важно сохранить доброжелательное отношение к собеседнику, учитывать его интересы, быть максимально объективным. Необходимо понимать, что человеку трудно отказаться от своей точки зрения и признать правоту другого; этому мешает прежде всего самолюбие. Именно поэтому человек часто не соглашается с самыми очевидными вещами, нередко даже в ущерб своим интересам, только ради сохранения ложно понимаемого самоуважения.

Собственно аргументация – убеждение партнера – включает различные тактические и методические приемы.

К тактическим приемам относятся:

- уважение позиции собеседника;

- демонстрация собственной убежденности в высказываемой точке зрения;

- дипломатичность и тактичность;

- апелляция к мнению собеседника таким образом, чтобы ему приходилось сказать «да», а не «нет»;

- наличие подробного плана аргументации, фактов, цифр;

- простая, ясная, доступная речь, с учетом уровня компетентности собеседника;

- краткость – подача информации в сжатом виде;

- избегание монолога, построение диалогичной беседы (почаще обращаться к собеседнику с вопросом «Не правда ли?», «Вы согласны со мной?», тем самым заставляя его «привыкнуть» говорить «да»);

- принцип наглядности;

- создание иллюзии, что предлагаемая вами идея принадлежит вашему собеседнику;

- необходимо помнить о целях и задачах беседы, повторять и систематизировать свои главные мысли и основные идеи.

Методическая сторона аргументации предполагает:

- метод «Да, …, но...»;

- метод бумеранга (возврат собеседнику его же аргументов, но направленных в противоположную сторону);

- метод игнорирования (если аргумент партнера не может быть опровергнут, то лучше его проигнорировать);

- метод акцентирования (на приводимых собеседником доводах расставляются желательные для вас акценты) и др.

Принятие решения и завершение деловой беседы. Конечная фаза деловой беседы – принятие решения и завершение общения.

При переходе к принятию решения нужно использовать момент, когда атмосфера беседы наиболее благоприятна, например, при достижении хорошего контакта или согласии собеседника по ряду важных вопросов.

Надо внимательно наблюдать за собеседником и уловить момент, удобный для завершения беседы. Иногда признаками его наступления являются замечания партнера, свидетельствующие о том, что решение им уже принято.

В конце беседы необходимо сделать резюме, сформулировать основные выводы, итоги.

Фаза анализа. Фаза анализа предполагает обдумывание проведенного разговора для извлечения выводов и обнаружения своих ошибок, если беседа прошла неудачно. Необходимо вспомнить детали, ускользнувшие в ходе разговора. Можно предположить, что за этим что-то стоит, собрать дополнительную информацию или сделать вывод о том, что произвело неблагоприятное впечатление. Все это поможет достичь успеха в следующий раз.

Вопросы для самоконтроля

1. В каких сферах жизни используется официально-деловой стиль?

2. Как в деловом тексте достигается коммуникативная точность?

3. Что такое реквизиты? Какова их роль?

4. Какие правила делового общения можно считать основными?

5. Какие тактические и методические приемы включает аргументация в деловой беседе?