Конверты
Указания на копии и приложения
Yours faithfully, Authorized
For the Manager
Signature)
Yours faithfully,
Н. Brian Huxbury For the Manager
Signature)
Yours faithfully
Подпись
Dear Miss,
Dear Madame,
Dear Sirs,
Dear Sir, Yours faithfully,
Dear Sir/Madame,
Dear Mr. Yours Sincerely,
Dear Mrs., Sincerely,
Gentlemen:
Dear Sirs: Yours truly,
Dear Gentlemen:
Dear Mr.... Very truly yours,
Dear Mrs. ...
Dear Miss...
Запятая после заключительной формы вежливости может опускаться.
Под заключительной формой вежливости ставится подпись, а под подписью указывается фамилия подписывающего должностного лица, его должность, отдел.
Иногда письмо подписывается должностными лицами по поручению компании:
или
Вместо слова Forможет быть использовано сокращение Per proили р. р., от латинских слов per procautionem,что означает по доверенности.
Иногда, особенно в банковской переписке, под самой подписью просто пишутся слова Authorized Signature,т.е. лицо, имеющее право подписи, например:
…
Authorized Signature.
Когда копии письма направляются также и другим адресатам, соответствующая отметка об этом делается слева или справа ниже подписи:
c.c. …
Copy to ...
с. с. — сокращение от слов carbon copy.
Если к письму имеется приложение (каталоги, проспекты, контракт,счет и т. д.), то внизу, после подписи, слева или справа делается указание об этом, начинаемое так:
Еnс: Encl:
Это сокращения слова Enclosure. Если приложение включает несколько страниц, то делается соответствующее указание, например:
Еnс: Letter of Guarantee (2 pages)
Encl.: Bill of Lading (3 copies)
Insurance Certificate (1 copy)
12. Надпись конверта
В правом верхнем углу конверта обычно указывается способ отправки (доставки), например:
| Air Mail | авиапочтой |
| Urgent | срочное |
| Express | экспресс |
| Registered | заказное |
| Private | личное |
| Confidential | конфиденциально |
| To be called for | до востребования |
| Please forward | направить далее |
| By hand | нарочным |
В правом верхнем углу конверта наклеивается марка или ставится штамп, заменяющий марку.
Наименование адресата и его почтовый адрес указываются, как правило, в центре конверта. Адрес отправителя пишется либо на оборотной стороне конверта, либо в верхнем левом углу.
Miss К. White
100, South Street
PURLEY Surrey
CR2 4 TJ
 | |
 |
Messrs Black & Sons
P.O.Box 135 Liverpool
AB3 DE4
 | |||
 |
| AIR MAIL |
| Faster Services Inc. 82 West 1 10th Street San Francisco, Calif. 27044 USA |
Registered
C. V. Tapatex
4Tiang Bendera
Jakarta
Indonesia
|
Многие компании используют window envelopes, т.е. конверты с небольшим отверстием, покрытым прозрачной пленкой. Письмо складывается таким образом, чтобы адрес приходился именно на это отверстие. И в этом случае нет необходимости писать наименование и адрес получателя на конверте.
The graphic below represents the US Postal Service automation guidelines for a standard business envelope that is 4-1/8 x 9-1/2 inches.
This format is just a guide. Variations and customizations are common
1. Return Address: If your stationery has a letterhead, skip this. Otherwise, type your name, address and optionally, phone number. These days, it's common to also include an email address.
2. Date: Type the date of your letter two to six lines below the letterhead. Three are standard. If there is no letterhead, type it where shown.
3. Reference Line: If the recipient specifically requests information, such as a job reference or invoice number, type it on one or two lines, immediately below the Date (2). If you're replying to a letter, refer to it here. For example,
Re: Job # 625-01
Re: Your letter dated 1/1/200x.
4. Special Mailing Notations: Type in all uppercase characters, if appropriate. Examples include:
special delivery
certified mail
airmail
5. On-Arrival Notations: Type in all uppercase characters, if appropriate. You might want to include a notation on private correspondence, such as a resignation letter. Include the same on the envelope. Examples are:
personal
confidential
6. Inside Address: Type the name and address of the person and/or company to whom you're sending the letter, three to eight lines below the last component you typed. Four lines are standard. If you type an Attention Line (7), skip the person's name here. Do the same on the envelope.
7. Attention Line: Type the name of the person to whom you're sending the letter. If you type the person's name in the Inside Address (6), skip this. Do the same on the envelope.
8. Salutation: Type the recipient's name here. Type Mr. or Ms. [Last Name] to show respect, but don't guess spelling or gender. Some common salutations are:
Ladies:
Gentlemen:
Dear Sir:
Dear Sir or Madam:
Dear [Full Name]:
To Whom it May Concern:
9. Subject Line: Type the gist of your letter in all uppercase characters, either flush left or centered. Be concise on one line. If you type a Reference Line (3), consider if you really need this line. While it's not really necessary for most employment-related letters, examples are below.
subject: resignation
letter of reference
job inquiry
10. Body: Type two spaces between sentences. Keep it brief and to the point.
11. Complimentary Close: What you type here depends on the tone and degree of formality. For example,
Respectfully yours (very formal)
Sincerely (typical, less formal)
Very truly yours (polite, neutral)
Cordially yours (friendly, informal)
12. Signature Block: Leave four blank lines after the Complimentary Close (11) to sign your name. Sign your name exactly as you type it below your signature. Title is optional depending on relevancy and degree of formality. Examples are:
John Doe, Manager
P. Smith
Director, Technical Support
R. T. Jones - Sr. Field Engineer
13. Identification Initials: If someone typed the letter for you, he or she would typically include three of your initials in all uppercase characters, then two of his or hers in all lowercase characters. If you typed your own letter, just skip it since your name is already in the Signature Block (12). Common styles are below.
JAD/cm
JAD:cm
clm
14. Enclosure Notation: This line tells the reader to look in the envelope for more. Type the singular for only one enclosure, plural for more. If you don't enclose anything, skip it. Common styles are below.
Enclosure
Enclosures: 3
Enclosures (3)
15. cc:Stands for courtesy copies (formerly carbon copies). List the names of people to whom you distribute copies, in alphabetical order. If addresses would be useful to the recipient of the letter, include them. If you don't copy your letter to anyone, skip it.