Заключительная форма вежливости

Page 2

Sheet 2

Continuation sheet No 2

Указание на последующие страницы

Основной текст письма

Указание на общее содержание письма

Во многих письмах после вступительного обращения делается краткое указание на общее содержание письма. Часто это указание дается без каких-либо предваряющих слов, оно лишь подчеркивается чертой. Иногда это указание предваряется словами:

Rе:

Subject:

Conc:

Re является сокращением от латинского выражения in re, которое обозначает «касательно», относительно. «Conc — это сокращение от английского слова concerning» (касательно).

 

После указания на общее содержание письма следует само письмо. Обычно оно состоит из двух или более абзацев. Каждый абзац, как правило, выражает одну законченную мысль.

Специалисты подчеркивают, что тон письма особенно важен. Он должен быть позитивным и спокойным.

Письмо должно быть кратким, логичным и предельно ясным. Однако чрезмерное увлечение лаконичностью изложения неоправданно, так как может вызвать дополнительные вопросы, дополнительную переписку и затянуть решение вопроса.

В тексте письма предпочтительны небольшие предложения. Рекомендуется чередовать простые предложения со сложносочиненными и сложноподчиненными. Необходимо отметить, что в письмах широко употребляются формы пассивного залога глаголов.

Язык писем в настоящее время все более приближается к разговорному. Поэтому стиль письма не должен быть слишком официальным или высокопарным.

Однако сокращения аналитических форм глаголов, широко используемые в разговорной речи, в письмах практически не используются, и даются полные их формы.

Объем большинства коммерческих писем невелик и занимает лишь одну страницу. Но если в письме большее количество страниц, в конце страницы, справа или посредине, делаются следующие указания:

continued cont.

/2

…

… / …

На следующей странице при этом делаются отметки:

/2

-2-

В редких случаях на этих страницах повторяются дата письма и адресат.

Иногда вторая страница текста печатается не на отдельном листе, а на обратной стороне основного письма. В этом случае в конце первой страницы пишется p.t.o., что означает Please turn over. (Смотрите на обороте). В американских письмах в этом случае может быть дано одно слово over.

Заключительные слова вежливости обычно пишутся слева, с небольшим отступом от основного текста письма. Выбор заключительной формы вежливости зависит, как правило, от вступительного обращения. Существует следующая корреляция: